許 磊

（浙江醫(yī)院，杭州 310030）

關(guān)于醫(yī)院就餐卡結(jié)算系統(tǒng)關(guān)鍵控制點(diǎn)的探討

許 磊

（浙江醫(yī)院，杭州 310030）

醫(yī)院就餐卡結(jié)算系統(tǒng)管理作為醫(yī)院日常管理的一部分，與廣大醫(yī)務(wù)人員的日常生活息息相關(guān)。醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，完善就餐卡結(jié)算流程，加強(qiáng)就餐卡結(jié)算系統(tǒng)關(guān)鍵點(diǎn)控制，促進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

就餐卡；結(jié)算系統(tǒng)；關(guān)鍵點(diǎn)；財(cái)務(wù)；內(nèi)部控制

1　醫(yī)院就餐卡結(jié)算系統(tǒng)現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院就餐卡管理系統(tǒng)，可分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。

1.1開(kāi) 卡

就餐卡充值窗口（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“窗口”）根據(jù)相關(guān)職能部門(mén)開(kāi)具的就餐卡通知單開(kāi)辦就餐卡，并收取工本費(fèi)，工本費(fèi)手工匯總后上繳財(cái)務(wù)。

1.2充 值

個(gè)人在就餐卡充值窗口將現(xiàn)金存入（或退出）就餐卡，按日生成預(yù)繳伙食費(fèi)日?qǐng)?bào)表，月末匯總生成月報(bào)表。

1.3消 費(fèi)

醫(yī)院為滿(mǎn)足不同的就餐需求，設(shè)立了多個(gè)食堂，個(gè)人可使用就餐卡在各個(gè)食堂消費(fèi)。各食堂按日結(jié)算，生成就餐卡消費(fèi)日?qǐng)?bào)表，月末匯總生成月報(bào)表。

1.4結(jié) 算

各食堂每月按就餐卡存入、消費(fèi)金額，匯總生成就餐卡收支存月報(bào)表，交財(cái)務(wù)結(jié)算各個(gè)食堂每月的業(yè)務(wù)收入。

2　醫(yī)院就餐卡結(jié)算系統(tǒng)存在的不足與弊端

2.1開(kāi)卡控制不嚴(yán)

在就餐卡開(kāi)卡過(guò)程中，存在“人情卡”，無(wú)法實(shí)現(xiàn)發(fā)放就餐卡數(shù)量與實(shí)際收取工本費(fèi)的統(tǒng)一。開(kāi)卡數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)各類(lèi)人員數(shù)量總和。

2.2對(duì)臨時(shí)就餐卡的管理不到位

目前，對(duì)實(shí)習(xí)生、進(jìn)修人員等臨時(shí)人員辦理的臨時(shí)就餐卡，在開(kāi)卡時(shí)未實(shí)現(xiàn)根據(jù)其學(xué)習(xí)時(shí)間的長(zhǎng)短設(shè)置使用期限，導(dǎo)致在學(xué)習(xí)結(jié)束時(shí)不能做到自動(dòng)封卡、退卡、退資。在一定程度上占用醫(yī)院的公共資源和集體福利。

2.3掛失卡、休眠卡退卡退資控制不嚴(yán)

窗口對(duì)于掛失卡、休眠卡的退卡退資控制不嚴(yán)，無(wú)任何憑據(jù)及相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，僅口頭掛失或出示休眠的就餐卡就予以辦理退資。這顯然不符合財(cái)務(wù)內(nèi)部控制對(duì)貨幣資金控制的要求。

2.4缺乏聯(lián)網(wǎng)功能，無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控

目前就餐卡結(jié)算系統(tǒng)為單機(jī)版，財(cái)務(wù)無(wú)法實(shí)時(shí)查詢(xún)各個(gè)食堂就餐卡充值、消費(fèi)、退卡的金額，采集數(shù)據(jù)不及時(shí)，不利于財(cái)務(wù)日常結(jié)算。

2.5結(jié)算系統(tǒng)功能不健全

由于就餐卡結(jié)算系統(tǒng)缺陷，導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中出現(xiàn)延誤、出錯(cuò)、丟包等情況，影響就餐卡結(jié)算系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

3　找準(zhǔn)關(guān)鍵控制點(diǎn)，優(yōu)化結(jié)算流程

按照不相容崗位分離的要求，醫(yī)院應(yīng)合理設(shè)置財(cái)務(wù)及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。財(cái)務(wù)部門(mén)必須對(duì)窗口辦理就餐卡充值、消費(fèi)、退款等貨幣資金的流程進(jìn)行全面監(jiān)督，有效審核各個(gè)食堂的就餐卡結(jié)算，這就要求就餐卡結(jié)算系統(tǒng)具有實(shí)時(shí)查詢(xún)功能，并能及時(shí)生成相應(yīng)的匯總報(bào)表。只有當(dāng)財(cái)務(wù)匯總的報(bào)表與窗口及各個(gè)食堂上繳的明細(xì)報(bào)表一致時(shí)，財(cái)務(wù)才能辦理食堂業(yè)務(wù)結(jié)算，以確保資金安全。財(cái)務(wù)部門(mén)必須在全流程監(jiān)管的基礎(chǔ)上，找準(zhǔn)關(guān)鍵控制點(diǎn)，優(yōu)化就餐卡結(jié)算流程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，不斷提高財(cái)務(wù)內(nèi)部控制水平。具體結(jié)算流程見(jiàn)圖1。

圖1　就餐卡結(jié)算流程

3.1緊抓源頭，完善開(kāi)卡歸口管理

窗口開(kāi)卡作為整個(gè)結(jié)算流程的起點(diǎn)，起著舉足輕重的作用。食堂為哪些人員提供服務(wù)、哪些人員可以享受伙食補(bǔ)助優(yōu)惠、不同類(lèi)型人員的就餐卡如何設(shè)定使用期限，這些問(wèn)題都應(yīng)由窗口管理部門(mén)予以明確和落實(shí)，并明確崗位職責(zé)權(quán)限。為此，浙江醫(yī)院就餐卡管理制度規(guī)定，新進(jìn)職工開(kāi)辦就餐卡由人事部門(mén)負(fù)責(zé)申請(qǐng)，實(shí)習(xí)、進(jìn)修及規(guī)陪人員開(kāi)辦就餐卡由科研教育部門(mén)負(fù)責(zé)申請(qǐng)，由分管院長(zhǎng)審批。其中，新職工第一次開(kāi)辦就餐卡免收工本費(fèi)。

實(shí)習(xí)、進(jìn)修及規(guī)陪人員在開(kāi)辦就餐卡時(shí)應(yīng)根據(jù)學(xué)習(xí)時(shí)間設(shè)置就餐卡使用期限，學(xué)習(xí)結(jié)束后及時(shí)自動(dòng)封卡，促使持卡人及時(shí)辦理退卡、退款事宜，同時(shí)生成退款報(bào)表，并要求持卡人簽字確認(rèn)，食堂負(fù)責(zé)人審核簽字。如需延長(zhǎng)使用期限，則需持卡人按開(kāi)卡流程重新申請(qǐng)辦理。

3.2實(shí)時(shí)查詢(xún)，完善就餐卡資金管理

貨幣資金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，控制難度大，風(fēng)險(xiǎn)高。財(cái)務(wù)部門(mén)在會(huì)計(jì)核算中，要加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)部控制，確保貨幣資金業(yè)務(wù)的核算符合國(guó)家統(tǒng)一財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的要求，做到貨幣資金收、付、存數(shù)據(jù)真實(shí)，核算及時(shí)，資料齊全，使貨幣資金在會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表上的列示準(zhǔn)確、完整。通過(guò)控制，應(yīng)保證所有貨幣資金的收入、支出都能得到真實(shí)地記錄和反映，保證貨幣資金完全處于財(cái)務(wù)部門(mén)的監(jiān)控之中，保證貨幣資金的保管可靠、安全。

3.3建立就餐卡結(jié)算報(bào)表體系，完善財(cái)務(wù)監(jiān)管功能

建立就餐卡結(jié)算報(bào)表體系，是醫(yī)院財(cái)務(wù)監(jiān)管必不可少的組成部分。就餐卡結(jié)算系統(tǒng)針對(duì)每日各個(gè)食堂的伙食費(fèi)存、退金額生成預(yù)繳伙食費(fèi)明細(xì)日?qǐng)?bào)表；各食堂的消費(fèi)額按日結(jié)算，生成就餐卡消費(fèi)明細(xì)日?qǐng)?bào)表。財(cái)務(wù)根據(jù)結(jié)算系統(tǒng)生成的就餐卡財(cái)務(wù)月報(bào)表與日?qǐng)?bào)明細(xì)匯總核對(duì)，核對(duì)一致后，確認(rèn)各食堂收入。

主要參考文獻(xiàn)

［1］沈藺.醫(yī)院飯卡結(jié)算系統(tǒng)的控制關(guān)鍵點(diǎn)［J］.衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2014（12）：58-59.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.033

R197.3

A

1673-0194（2015）18-0047-01

2015-07-11