陳旭陽

阜陽師范學(xué)院招生就業(yè)處，安徽阜陽，236041

完善高?；n案管理工作 實現(xiàn)其信息資源價值

陳旭陽

阜陽師范學(xué)院招生就業(yè)處，安徽阜陽，236041

基于基本建設(shè)檔案的系統(tǒng)、規(guī)范、復(fù)雜、長期、完整、有效等特性，針對高校基本建設(shè)檔案管理過程中由于檔案管理工作人員、歸檔材料、部門配合協(xié)調(diào)、檔案管理方式等諸多原因?qū)е聶n案管理雜亂的現(xiàn)狀，建立了基建檔案形成過程模型，理清了高?；窘ㄔO(shè)檔案的工作思路，從廣泛宣傳、建章立制、獎懲到位、專業(yè)運作等方面對高?；n案信息資源價值實現(xiàn)路徑進(jìn)行分析和闡述，為加強高?；窘ㄔO(shè)管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程，充分發(fā)揮基建檔案的全面記錄和有效憑證作用，全面實現(xiàn)基建檔案工具和信息資源價值提供了理論基礎(chǔ)。

高校；基建檔案；存在問題；價值實現(xiàn)

我國高等教育發(fā)展迅猛，紛紛上馬的高校新校區(qū)占地幾百畝甚至上千畝，基建力度不斷加大，校舍面積動輒幾十萬平方米。在此情況下，且不論校園基本建設(shè)的科學(xué)性和規(guī)范性，單是基本建設(shè)的檔案問題就凸顯了出來。

高?；窘ㄔO(shè)檔案問題涉及面較多：從征地到校園建設(shè)項目的可行性研究、設(shè)計、建設(shè)、項目實施、竣工和相關(guān)驗收（包括穿插其間的所有項目的招標(biāo)和采購），諸多項目實施過程中產(chǎn)生的檔案收集、整理、成卷和歸置等。不少高校管理層無暇顧及基建檔案問題，更談不上對基建檔案資源的開發(fā)和利用，高?；n案的管理實踐和理論研究也處于邊緣化狀態(tài)。

高校規(guī)模的快速擴大對基建檔案管理實踐和理論研究提出了更高的要求，需要更多學(xué)者對此領(lǐng)域給予一定的關(guān)注。目前，學(xué)界對一般檔案的實務(wù)操作研究稍多，理論層次研究偏少，對高?；n案研究少之又少。2015年1月5日以“基建檔案”“高校”共同為關(guān)鍵詞，從CNKI數(shù)據(jù)庫檢索（2000－2014年）進(jìn)行檢索，其結(jié)果為：學(xué)術(shù)論文133篇，發(fā)表核心期刊的僅13篇，CSSCI以上的為0篇。鑒于此，本文從高校基建檔案形成過程和價值實現(xiàn)的角度對高?；n案管理理論和實務(wù)進(jìn)行分析和探討，力圖為高?；n案價值的最大化實現(xiàn)提供有效實現(xiàn)路徑。

1 基建檔案的內(nèi)容與特性

基建檔案是對基本建設(shè)項目的全面記錄，具有有效憑證的作用。關(guān)于基建檔案的內(nèi)容，國家檔案局、國家計委國檔發(fā)［1988］4號文件《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》，“基本建設(shè)項目檔案資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。”［1］它一般分為四大部分：“依據(jù)性文件材料、基礎(chǔ)性文件材料、施工文件材料、竣工圖竣工驗收文件材料?！保?］“《中華人民共和國建筑法》［3］、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》［4］、中華人民共和國教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》［5］等法規(guī)性文件都對基建檔案資料和高?；n案管理都做出了明確的規(guī)定?！保?］基建檔案包括的內(nèi)容既繁雜又具體，具有嚴(yán)謹(jǐn)、復(fù)雜、系統(tǒng)有效等性質(zhì)，按照政府和組織的不同類別，可以將基建檔案分成城建基建檔案、機構(gòu)基建檔案、專項基建檔案等不同的種類。從其內(nèi)涵、性質(zhì)分析可以總結(jié)出基建檔案的以下6個特點。

1.1 系統(tǒng)性

每個項目的基本建設(shè)檔案都是系統(tǒng)工程的具體體現(xiàn)，它涵蓋從征地、規(guī)劃、論證、設(shè)計、招標(biāo)、建設(shè)、工程監(jiān)督、竣工驗收、決算、審計、后續(xù)維修、改造以及相關(guān)工作的全部過程。能夠全面反映項目的系統(tǒng)化、科學(xué)化和規(guī)范化進(jìn)程，隨時可以查閱、分析項目的質(zhì)量、規(guī)模、結(jié)構(gòu)和效益，是各級政府、組織和社會團(tuán)體管理重要的基礎(chǔ)性資料之一。

1.2 規(guī)范性

基本建設(shè)工作的性質(zhì)決定了基本建設(shè)的每一項工作形成的所有文字、圖表和音響資料均須有充分的依據(jù)，且要做到系統(tǒng)、規(guī)范、完整、有效，符合檔案的存檔要求。否則，基本建設(shè)全過程的所有工作就無所依從，更不要講基建檔案的形成、分類、整理、應(yīng)用和其價值的實現(xiàn)等工作。

1.3 復(fù)雜性

基本建設(shè)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它既包含了項目的規(guī)劃、論證，又包括項目的設(shè)計、招標(biāo)，各個環(huán)節(jié)的施工、檢查、驗收，項目完工以后還有相關(guān)的審計、決算和后續(xù)質(zhì)保、維修改造。每一個基建項目都需要用項目管理的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求，進(jìn)行精細(xì)化管理并做好分步實施、監(jiān)督和檢查驗收并落實到位，以保證基建項目質(zhì)量，上述工作的若干環(huán)節(jié)使得基建檔案的收集整理和后續(xù)使用十分復(fù)雜，這也體現(xiàn)了基建檔案的價值。

1.4 長期性

一是基建項目實施時間較長，從一年到幾十年（如三峽工程）都有；二是使用周期長，每一基建項目使用最短也要十余年，長的可以達(dá)到幾十甚至上百年；三是基建工作的終身問責(zé)制要求必須長期保留基建工作所有原始資料并進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)。這些都要求基建檔案要長期妥善保存，使之成為基建項目的永久性憑證。

1.5 完整性

殘缺不全的基建檔案缺乏借鑒、參考和憑據(jù)作用，更談不上信息使用價值。每一項基建項目從始至終都要做好相關(guān)材料的收集和整理工作，以保證每一項目所形成的檔案資料都能完整，避免基建檔案的缺失，為單位和組織后續(xù)工作提供有效支撐。

1.6 有效性

基建檔案內(nèi)容決定了其每一部分的收集、保存、管理都需要有充分的法律、政策和制度依據(jù)，做到圖紙審批、簽字手續(xù)齊全，采購、變更原因清楚，資料規(guī)范，驗收、決算等資料審批手續(xù)符合相關(guān)要求，不能出現(xiàn)越級審批、化整為零等違規(guī)做法。

2 高?；n案管理工作現(xiàn)狀

“高等院?；n案是在基建工程項目活動中伴隨著基本建設(shè)項目的進(jìn)展而產(chǎn)生的，它是高等院校檔案管理中一個比較獨立的門類?！保?］基建工作和基建檔案的特點對基建檔案管理提出了較高要求，然而在現(xiàn)實工作中特別在高校這一特定環(huán)境下，由于多種主客觀因素，管理現(xiàn)狀與目標(biāo)要求差距較大，不少高校基建檔案管理工作依然存在問題。

第一，涉及檔案管理工作人員文檔意識不強。有的認(rèn)為檔案管理可有可無，沒有從思想上提高認(rèn)識；有的覺得從事基建檔案管理不像其他基建工作人員那樣經(jīng)常受到各級領(lǐng)導(dǎo)和社會各界的關(guān)心、幫助和支持；也有的感覺自己一無所長才勉強從事這項工作。

第二，檔案專業(yè)人員缺乏。外界對檔案管理認(rèn)識片面、學(xué)校檔案專業(yè)人才不多、有的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，加之各級機關(guān)、單位編制控制等原因，使得從事高?；n案管理專業(yè)人員嚴(yán)重不足，有的僅靠一兩個非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理。

第三，歸檔材料不完整。每一個基建項目的實施都是一項系統(tǒng)工程，每一項目完整基建檔案的收集涉及面廣，環(huán)節(jié)多、周期長、耗時力較多，加上檔案管理人員偏少、業(yè)務(wù)熟練度不一，如果重視程度不夠，工作稍有不慎就會出現(xiàn)基建檔案材料漏項等現(xiàn)象的發(fā)生。

第四，不同部門協(xié)調(diào)不夠。同一項目的基建檔案往往分散在不同部門，基建檔案工作責(zé)任主體不明，經(jīng)辦人員工作不力，不同部門、不同崗位推諉扯皮，不愿主動協(xié)調(diào)，不愿配合檔案管理工作的開展等情況都會給檔案收集和整理帶來困難。

第五，檔案管理工作滯后。單位長期不重視基建檔案管理的結(jié)果是，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)理論學(xué)習(xí)不夠，工作積極性不高，進(jìn)取精神不強，奉獻(xiàn)精神不足，先進(jìn)的檔案管理手段和方法無法在工作中得到及時有效的應(yīng)用。

3 高?；n案形成過程

高?；n案問題的解決是一項系統(tǒng)工程，應(yīng)全面分析，認(rèn)真研討，明晰責(zé)任主體，分項解決并及時進(jìn)行復(fù)查、糾偏，使高校基建檔案在維護(hù)產(chǎn)權(quán)、解決糾紛、后期維護(hù)、投資效益分析、校園改造和學(xué)校發(fā)展等諸多方面切實發(fā)揮其應(yīng)有的作用，避免不必要的損失和不應(yīng)出現(xiàn)的各種糾紛。

3.1 建立基建檔案形成過程模型

從高?；窘ㄔO(shè)的特點和工作內(nèi)容、工作程序出發(fā)，本文設(shè)計高?；n案形成過程模型如圖1。

3.2 高?；n案價值實現(xiàn)路徑

從模型和工作內(nèi)容看，高?；n案資料分布較廣，不僅高?；ú块T有收集、整理基建項目檔案的重任，校辦、審計、國資、財務(wù)、紀(jì)檢等部門也都有相關(guān)的責(zé)任。若要有效實現(xiàn)基建檔案的價值，就必須切實發(fā)揮上述相關(guān)部門的積極性、主動性和能動性，明確項目各階段責(zé)任主體和責(zé)任人，建立完善相關(guān)規(guī)章制度，制定高效的運行和配合機制，明確責(zé)任追究和獎懲機制。在基建檔案管理時做到“三同步”：“一是堅持建立施工現(xiàn)場監(jiān)督機構(gòu)與工程開工同步；二是堅持項目歸檔材料的收集積累與施工過程和結(jié)算進(jìn)度款同步；三是堅持施工現(xiàn)場預(yù)立卷與施工進(jìn)程和竣工驗收同步，從根本上改變和解決工程竣工圖和基建檔案混亂的現(xiàn)象。”［8］最大限度規(guī)范高?；n案收集過程，充分發(fā)揮基建檔案的信息和資源價值。

圖1 高?；n案形成過程模型

4 完善基建檔案管理工作，實現(xiàn)其應(yīng)用價值

從長遠(yuǎn)看，高?；n案具有重要的工具價值和信息資源價值，實現(xiàn)高?；n案工具價值和信息資源價值的最大化，可重點在以下幾方面開展工作。

4.1 廣泛宣傳，高度重視基建檔案工作

長期以來人們對基建特別是基建檔案工作重視程度不夠，有人甚至認(rèn)為基建檔案可有可無。高校應(yīng)全方位、多層次宣傳基建檔案的重要性，使人了解基建檔案與學(xué)校發(fā)展的密切關(guān)系，懂得基建檔案的缺失給高校發(fā)展會帶來巨大負(fù)面影響。通過宣傳欄、報告會、實地考察等諸多方式，讓人們從思想上提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，形成良好工作氛圍，為基建檔案的收集、整理、完善獻(xiàn)策獻(xiàn)力。

4.2 建章立制，完善管理體制運作機制

把基建檔案工作作為學(xué)校重要工作之一列入議事日程，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》［5］，《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》［9］、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》［10］等規(guī)范性文件和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和基建工作需要，建立分部門基建檔案收集和后續(xù)使用管理規(guī)章制度，加強工作督查，避免形式主義、官僚主義，用完善的制度為高?；n案管理和其價值的最大實現(xiàn)奠定前期基礎(chǔ)。

4.3 獎懲到位，提高檔案管理工作效率

好的制度也需要認(rèn)真的工作人員來執(zhí)行，完善的規(guī)章還要配合有效的獎懲機制才能相得益彰。獎懲制度可以分為經(jīng)濟、職務(wù)晉升和其他三類：為基建檔案管理作出重大貢獻(xiàn)的，可以給予物質(zhì)和精神獎勵，優(yōu)先晉升職稱職務(wù)，學(xué)?？冃Э己撕蛯嵤┫嚓P(guān)激勵制度時給予同步考慮；反之則分別給予罰款，延緩晉升和其他相關(guān)處罰，實行優(yōu)勝劣汰機制，確?；üぷ鞯母咝н\轉(zhuǎn)，切實提高檔案管理工作效率。

4.4 專業(yè)運作，形成基建檔案良性互動

在規(guī)范現(xiàn)有工作基礎(chǔ)之上，還要加強基建檔案的創(chuàng)新管理，包括技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，強化檔案工作的服務(wù)理念，主動加強與校內(nèi)各相關(guān)部門、地方政府以及政府的土地、規(guī)劃、城建、市政等部門的溝通、聯(lián)系與合作。創(chuàng)新工作理念，改變工作方法，發(fā)揮自身優(yōu)勢，形成基建檔案新的特色。為高等教育的大眾化、普及化提供檔案資源支持，最大限度實現(xiàn)高?；n案的“還原歷史、規(guī)范工作、展望未來”的信息資源價值。

在對基建檔案性質(zhì)與特性分析的基礎(chǔ)上，針對高?；n案管理過程中存在的問題從源頭上進(jìn)行了梳理，建立了高校基建檔案形成過程模型。提出了通過營造高?；n案良好工作氛圍，設(shè)置科學(xué)、規(guī)范、有序的檔案管理工作流程，建設(shè)高素質(zhì)且具有創(chuàng)新精神和服務(wù)理念的專業(yè)人員隊伍，實行較好的獎懲機制等方式提高基建檔案管理實效，實現(xiàn)基建檔案的應(yīng)用價值，給高校的建設(shè)、發(fā)展和高等教育普及提供有關(guān)的信息資源支撐。

［1］國家檔案局，國家計委.基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定［EB/OL］.［2015-01-06］.http：//wenku.baidu.com/linkurl＝ SDe-7D303Sr LywHqQhE 5srqbGtsDiOdQR 3UHTymPojREUSpd2X ＿rXc2JHP3WlaZ-5lj9w ＿zlB06 Lf9kQA5CLosAILgnOFF8o-uvIqjEeF2y

［2］秦奕.淺析高?；n案管理人才隊伍建設(shè)［J］.檔案天地，2012（11）：53-54

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［5］教育部辦公廳.高等學(xué)校檔案管理辦法解讀［M］.高等教育出版社，2010：31-37

［6］范譯文.淺談高校基建檔案管理中存在的問題和措施［J］.科技風(fēng)，2014（4）：234-234

［7］安尼瓦爾·塔西.淺談高校基建檔案管理［J］.圖書與檔案，2011（35）：504-504

［8］傅毅.高校基建檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)程同步［J］.浙江檔案，2005（7）：34-35

［9］中國建筑工業(yè)出版社.建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范［M］.中國建筑工業(yè)出版社.2008：2-7

［10］陳秀菊.電力科技檔案管理手冊［M］.3版.中國電力出版社，2011：37-39

G64

A

1673－2006（2015）06－0040－04

10.3969/j.issn.1673－2006.2015.06.011

2015-01-13

安徽省哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃課題“技術(shù)創(chuàng)新提升大學(xué)生創(chuàng)業(yè)能力實證研究”（AHSK09－10D124）；安徽高校檔案協(xié)會

基金項目“高校檔案專職人員定位與規(guī)劃研究”（2014dw06）。

陳旭陽（1966－），安徽臨泉人，副研究館員，同濟大學(xué)博士研究生，主要研究方向：檔案管理。

（責(zé)任編輯：劉小陽）