任遵偉 王蘭 蓋宇

摘 要：核電廠工程建設(shè)期間的實物檔案是以實物為載體將信息、文字、圖表等內(nèi)容進(jìn)行記錄與保存。為了便于檔案的利用與管理，信息的記錄要全面細(xì)致，且不同實物的記錄要獨立進(jìn)行，堅持一物一表。核電廠工程建設(shè)竣工檔案中的部分內(nèi)容就屬于實物檔案，本文將對實物檔案在實際生產(chǎn)生活中的價值與作用進(jìn)行分析，探究現(xiàn)階段存在的一些問題，找到科學(xué)合理的方法管理實物檔案。

關(guān)鍵詞：實物檔案；價值作用；歸檔管理

以核電廠工程建設(shè)為例，建設(shè)周期長文件數(shù)量大，實物檔案的種類繁多且較為復(fù)雜。每一項子工程在竣工后，都需要對工程信息記錄。獎?wù)?、模型等都包含其中，它們與紙質(zhì)檔案共同形成完整的竣工檔案。工程竣工檔案能夠為項目后期的核電廠運行與管理提供重要的參考依據(jù)。因此需重視實物檔案的價值，對其進(jìn)行科學(xué)的歸檔管理。

1 實物檔案的價值作用

實物檔案具有隨機性、多樣性以及復(fù)雜性等特點。紙張檔案與電子檔案的建立可能有一定的規(guī)律性與周期性，例如：人事檔案是個人身份的證明，記錄人的成長過程與經(jīng)歷。但實物檔案則是隨機建立，竣工檔案的建立就是以工程建設(shè)中涉獵到的實物為依據(jù)，不受時間、空間等其它規(guī)律性的制約。

實物檔案最大的作用是可以作為憑證與依據(jù)。實物檔案所記錄的是物質(zhì)成果或者精神活動的內(nèi)容與狀態(tài)，它能夠?qū)⒛骋浑A段的社會變化發(fā)展特征表現(xiàn)出來，具有較高的利用價值。例如，甲骨文就是實物檔案的一種，它記錄了當(dāng)時歷史的發(fā)展特征與一些主要事件，后人可以利用甲骨文對古代社會進(jìn)行研究；而獎狀與證書這種實物檔案則可證明一個人在某方面取得的成就；再以竣工檔案為例，它記錄了工程的整體形象、證書獎狀、執(zhí)照證件、公章私章、領(lǐng)導(dǎo)視察時留下的題詞報告等，這些資料涵蓋了項目建設(shè)中的多方面內(nèi)容，一旦項目被質(zhì)疑存在質(zhì)量等方面的問題，實物檔案就可以作為相應(yīng)的憑證，項目后期的運行、管理、改建等也要以此為依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，竣工檔案在工程建設(shè)活動中的作用越來越突出，實物檔案的價值與作用不言而喻。

2 實物檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理意識薄弱

很多企業(yè)或者組織雖然有較多的實物，但未將其進(jìn)行管理與分類。一些部門沒有意識到實物檔案的重要性，僅對紙質(zhì)檔案或電子檔案進(jìn)行分類與保管?？⒐n案中更多的記錄著工程項目建設(shè)的參數(shù)等文本內(nèi)容，而相關(guān)的審批手續(xù)、證書等并沒有被納入到檔案中。這些問題產(chǎn)生的原因，歸根結(jié)底是管理人員的意識較為薄弱。

2.2 管理組織混亂

實物檔案的規(guī)范收集與保管需依賴于管理與組織的協(xié)調(diào)清晰，但是，在實際工作中管理組織工作經(jīng)常呈現(xiàn)出較為混亂的局面，致使管理工作難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)與要求。當(dāng)前實物檔案的收集有三種途徑，其一是各個部門主動上交歸檔；其二是檔案管理部門依據(jù)企業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布的信息或者表彰文件進(jìn)行跟蹤調(diào)查；其三是檔案管理部門與其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，如果發(fā)現(xiàn)有價值的實物檔案，則主動進(jìn)行收集。但是，有些實物檔案，如獎狀、證書等，常常被當(dāng)做個人或者某一部門的榮譽，因此沒有被上交或者相關(guān)人員不愿主動上交，因此實物檔案的收集是不完整的，管理上較為混亂。

2.3 管理難度較大

實物檔案以實物為載體記載信息，而實物具有多樣性的特點，其形狀、大小等方面存在著較大的差異，因此管理上難度較大?？⒐n案中證書獎狀、執(zhí)照證件等管理起來相對簡便，但是，公章與私章等實物體積小、形狀差異大，難以保管。另外，紙質(zhì)物品、金石制品等實物的材質(zhì)不同，對保管環(huán)境的要求也不一致。

2.4 管理不夠細(xì)致

實物檔案的價值與作用在于可作為憑證與依據(jù)，因此實物檔案應(yīng)當(dāng)具有真實性與直觀性這兩種特點。有關(guān)人員在查看實物檔案時，可以清晰的看到工作軌跡與工作成績。但是，當(dāng)前的一些實物檔案并沒有體現(xiàn)出這些特點，檔案在管理時可能會出現(xiàn)信息缺損、表意不清等狀況，極大的削弱了實物檔案的價值與功能。

3 實物檔案的歸檔管理

3.1 提高檔案管理意識

應(yīng)當(dāng)提高各個部門規(guī)范檔案管理的意識，加強對檔案歸檔工作的宣傳。在整個企業(yè)或者組織內(nèi)部開辦相關(guān)的講座或者是展覽活動，讓員工或工作人員意識到實物檔案在工作中的重要價值與作用，可以推舉一些相關(guān)的實例加以說明，例如，在工程項目質(zhì)檢時，以實物檔案資源為依據(jù)，可以證明項目建設(shè)的合理性與規(guī)范性，避免糾紛等問題的產(chǎn)生。

3.2 加強檔案收集工作

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到實物檔案的價值，將實物檔案的收集范圍擴大化，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入到各個部門，加強與部門間的溝通與交流，形成良好的合作與互動關(guān)系。例如，一些較大的工程公司需要將分公司的實物檔案交給總公司，如果總公司與分公司的溝通與交流不及時，很容易導(dǎo)致檔案資料的缺失或者交接延時。

3.3 規(guī)范檔案歸檔程序

檔案管理要遵循一定的程序，保證檔案管理的規(guī)范性。首先要對收集到的實物進(jìn)行鑒定，確認(rèn)檔案符合歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，有歸檔價值。以工程項目為例，工程建設(shè)的項目的整體形象、審批執(zhí)照、證書、公章與私章等都算作實物檔案的內(nèi)容，歸于竣工檔案中。根據(jù)實物在實際經(jīng)驗生產(chǎn)中的價值與作用，確定實物檔案的保管期限，一般來說保管期限為永久。

其次，歸檔要規(guī)范，為了防止檔案收集時發(fā)生混亂，可以將各個部門的實物資源放于各部門保管，到年底時再上交檔案管理部門統(tǒng)一保管，如果實物的價值較高，可提前上交予以保管。歸檔時要做好登記工作，部門交接時要填寫好相關(guān)的手續(xù)，保證交接工作的規(guī)范性。檔案登記表的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括實物的名稱、實物種類上交機構(gòu)、上交時間等，各負(fù)責(zé)人確認(rèn)信息無誤后簽字，如有必要需加蓋公章。

然后，要對檔案進(jìn)行分類。通常情況下，可以將實物按照類別分類，并按時間排序，例如紙質(zhì)類材料、金屬類材料等。然后對檔案進(jìn)行編號，歸檔章號應(yīng)包含實物檔案的基本信息，包括全宗號、年份、代號、件數(shù)、類別等。由于實物檔案的材料不同，對保管要求不同，因此在保存與管理時也要分類，例如證書、執(zhí)照等紙制品可放置于檔案盒，而公章、獎杯等可放于陳列柜底層位置，防止因摔打而造成的損壞。

最后，要將實物檔案的目錄打印保存，對實物檔案進(jìn)行管理。實物檔案要用專用的陳列柜或檔案柜進(jìn)行保管，如果實物價值較高，則應(yīng)當(dāng)采取一定的保護措施。如果需移交檔案，一定要按要求辦理相關(guān)手續(xù)。檔案柜要保持清潔，避免檔案受到侵蝕，做好相關(guān)的保護工作。

另外，管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案保存的合理性與規(guī)范性。如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)損壞要及時上報進(jìn)行補救，避免損失擴大化。

3.4 實現(xiàn)數(shù)字化的管理

隨著社會的發(fā)展，各行各業(yè)對檔案管理的要求不斷提高，數(shù)字化是實物檔案管理的必然趨勢。紙質(zhì)的實物檔案可以掃描到計算機中，金石材質(zhì)的實物可以利用拍照等方法將其留存。計算機中還應(yīng)當(dāng)完整記錄實物檔案的基本信息資料，便于查詢。以工程項目的竣工檔案為例，一些基本的項目建設(shè)資料可以通過電腦向總公司以及相關(guān)部門傳送，節(jié)省了人力與物力。

4 結(jié)語

核電廠建設(shè)工程作為國家重大建設(shè)項目，項目完工后需通過國家發(fā)展和改革委員會組織領(lǐng)導(dǎo)的竣工驗收工作，核電廠建設(shè)工程的實物檔案最大價值在于能夠為事物或者項目建設(shè)提供依據(jù)與憑證，因此應(yīng)當(dāng)對實物檔案進(jìn)行規(guī)范的管理，保證歸檔工作的有序性與合理性。首先應(yīng)當(dāng)加強對實物檔案歸檔工作的重視程度，展開宣傳，進(jìn)行檔案收集時要深入細(xì)致，歸檔時要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，并盡可能的實現(xiàn)數(shù)字化管理，因此做好核電廠建設(shè)工程實物檔案的竣工驗收工作是滿足核電廠安全運行，為國家為社會為企業(yè)應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。

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