李嘉蓉

摘 要：在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求， 檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。

關(guān)鍵詞：檔案；信息建設(shè)

經(jīng)過幾年的工作實踐及學(xué)習(xí)，我對檔案信息化建設(shè)中逐步有了一些認(rèn)識，現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

1 為何要信息化

（一）信息社會化、社會信息化的必然要求

1、信息成為比物質(zhì)、能量更為重要的戰(zhàn)略資源；

2、信息資源共享、信息資源優(yōu)化配置和信息一體化管理的需要；

3、信息產(chǎn)業(yè)、信息市場和信息基礎(chǔ)設(shè)施的飛速發(fā)展；

4、文獻(xiàn)、圖書、情報系統(tǒng)已經(jīng)基本完成了信息化和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，信息中心的廣泛建立。

（二）計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與提高。以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為核心的辦公平臺（OA）、管理平臺（MIS）、科研設(shè)計平臺（CAD、CAM）、教育平臺（CAI）、商務(wù)平臺（EC）、地理信息平臺（GIS、GPS）等已經(jīng)全面地改變了人們的工作方式和檔案的生成方式。

（三）電子政務(wù)（EG）、政府上網(wǎng)工程的全面實施，檔案部門作為政府工作的重要環(huán)節(jié)和政務(wù)信息的發(fā)布者之一必須與之配套和協(xié)調(diào)。

（四）檔案利用者對檔案信息的利用需求，無論內(nèi)容還是方法等途徑都發(fā)生深刻的變化。

（五）文件、檔案的形式、特征、類型及管理環(huán)境要求檔案工作必須變革其工作模式與方法。

（六）已經(jīng)實施的部分檔案信息化進(jìn)程必須得到應(yīng)有的規(guī)范。

2 什么是信息化

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體保管與利用為重點，向以檔案數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。

（一）檔案信息化的核心

1、有規(guī)劃、有組織、有標(biāo)準(zhǔn)的行為：國家檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織檔案信息化的框架與進(jìn)程；國家和各級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)制定國家和地方的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督；機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位分別制定符合國家和主管機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的單位內(nèi)部的檔案信息化規(guī)范和實施細(xì)則。

2、有特定的技術(shù)、流程與特征的行為，以全面運(yùn)用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的采集與管理、組織與處理、 存儲與備份、傳輸與發(fā)布、檢索與利用、分析與恢復(fù)，以非線性、數(shù)字化、多媒體、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化為主要特征。

3、有目標(biāo)的行為，主要表現(xiàn)在：檔案數(shù)字化的規(guī)模；檔案信息收集、發(fā)布與利用網(wǎng)絡(luò)化的程度與范圍；實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化配置、資源共享、科學(xué)管理，提升國家對數(shù)字化信息資源的國家控制力。

（二）信息化內(nèi)容包括以下方面：

1、硬件建設(shè)與軟件開發(fā)；

2、立法管理與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定；

3、檔案信息的數(shù)字化；

4、檔案發(fā)布與利用的網(wǎng)絡(luò)化；

5、實現(xiàn)公務(wù)管理、業(yè)務(wù)工作與檔案工作的和諧發(fā)展；

6、實現(xiàn)檔案各項業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化；

7、實現(xiàn)檔案工作者的觀念更新、知識更新，全面掌握現(xiàn)代化信息管理與處理技能；

8、實現(xiàn)檔案信息與其他信息資源的高度綜合組織與共享；

9、構(gòu)建全新的檔案管理模式；

10、組織與實施數(shù)字檔案館戰(zhàn)略。

3 怎樣信息化

檔案信息化是一個完整的系統(tǒng)化工程， 信息化建設(shè)包括了：基礎(chǔ)設(shè)施（即網(wǎng)絡(luò)）；計算機(jī)的硬件與軟件；檔案信息資源；檔案管理機(jī)關(guān)和檔案專業(yè)技術(shù)人員；檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范等。

1、基礎(chǔ)設(shè)施包括：內(nèi)部網(wǎng)（局域網(wǎng)）、外部網(wǎng)（廣域網(wǎng)）和互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和條件?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)決定著檔案信息化的范圍、模式與信息化的總體質(zhì)量與效果。

2、計算機(jī)的硬件與軟件，包括硬件、操作系統(tǒng)與應(yīng)用系統(tǒng)（如檔案 管理軟件、電子文件管理軟件等），檔案信息化質(zhì)量的高低、檔案信息資源的建設(shè)水平、檔案（電子文件）信息管理模式很大程度上與計算機(jī)軟硬件的質(zhì)量狀況與性能有著極大的關(guān)系。

3、檔案信息資源：

檔案信息資源既是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源，又是檔案信息化建設(shè)的核心。目前檔案信息資源主要有兩種形式，一是傳統(tǒng)的檔案信息資源，既紙質(zhì)檔案和傳統(tǒng)的模擬型檔案（感光照片和音像磁帶），二是（計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下 產(chǎn)生的、模數(shù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換的）電子文件（或數(shù)字文件）。 因此，檔案信息資源建設(shè)就有兩條道路，一是組織和管理好原生的電子文件， 二是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和模擬型檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

4、檔案管理機(jī)關(guān)和檔案專業(yè)技術(shù)人員，即檔案干部和檔案人才隊伍建設(shè)這是檔案信息化建設(shè)的組織者、管理者和工作者，是檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的人才保障。

5、檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的制訂與實施是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障，要從規(guī)劃、管理、法制、技術(shù)等方面進(jìn)行規(guī)范與協(xié)調(diào)，逐步制定、試點與完善。

（一）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實施的對電子文件/檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，包括計算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等。如：《中華人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》等。

（二）業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是對電子文件/檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件/檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。如：《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，《電子文件歸檔及管理規(guī)范》等。

（三）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括電子文件/檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。如《信息交換用七位編碼字符集》等。

此外，還應(yīng)建立健全檔案管理與專業(yè)技術(shù)人員的職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)，推行檔案從業(yè)人員職業(yè)資格認(rèn)證制度，崗位培訓(xùn)制度，繼續(xù)教育制度，編寫 教材。

4 檔案信息化建設(shè)的原則

（一）以國家信息化建設(shè)為框架

檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一部分，要以國家信息化建設(shè)為基本 框架和指導(dǎo)方針，同步進(jìn)行，協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）文檔一體化管理原則

文檔一體化管理便于實現(xiàn)超前控制，便于檔案（電子文件）管理系統(tǒng)與專業(yè)系統(tǒng)（OA、CAD、CAM、CAT、CAI、GPS、GIS）之間的文件與數(shù)據(jù)的互換，能減少工作流程，便于文件的歸檔，確保檔案（電子文件）的質(zhì)量，便于實現(xiàn)信息資源的優(yōu)化配置和高度共享，降低人、財、物的消耗。

（三）紙質(zhì)文檔與電子文件雙軌并存原則

由于法律上和技術(shù)上的原因，在相當(dāng)長的時期之內(nèi)，具有重要保存價值的電子文件必須轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，實行紙質(zhì)文件和電子文件歸檔雙軌制。

（四）確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則

檔案信息大量涉及到國家、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個人的利益與權(quán)益，所以檔案信息化網(wǎng)絡(luò)必須有安全保證。因此，做到以下三個方面尤其重要：一是，檔案信息化系統(tǒng)必須有與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實行物理隔離的措施。二是，涉密檔案信息不得存儲在與公共信息網(wǎng)相連的信息設(shè)備上，更不能存儲在公共信息網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)存儲器上。三是，檔案信息網(wǎng)絡(luò)一定要有防火墻、身份驗證等控制技術(shù)與制度。

（五）科學(xué)先進(jìn)、求實適用、逐步實施的原則

檔案信息化建設(shè)是一項高投入的系統(tǒng)工程，是一項長期而艱巨的任務(wù)。既要堅持科學(xué)性、先進(jìn)性、前瞻性，又要兼顧適用性。因此，檔案信息化建設(shè)要從我國的國情出發(fā)，要考慮到本單位的財力與技術(shù)基礎(chǔ)，量力而行，分步實施。檔案信息化建設(shè)是一個長期的過程，不可能一蹦而就，只能逐步建設(shè)，持續(xù)發(fā)展。既要能夠獨立開發(fā)，也要會合作與引進(jìn)，對于能為我所用的技術(shù)方法，不必追求自己開發(fā)，可以采取合作或引進(jìn)方式，避免走彎路和重復(fù)建設(shè)。