倫英君

摘 要：近年來我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展很快，不斷推動(dòng)著城鎮(zhèn)化的進(jìn)程，人員流動(dòng)也日益頻繁。構(gòu)建計(jì)劃生育信息管理系統(tǒng)，對(duì)人口信息實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，是應(yīng)對(duì)社會(huì)新變化、滿足人民新需求的重要手段。完善的計(jì)劃生育信息管理系統(tǒng)，能夠創(chuàng)新計(jì)劃生育管理工作，提高計(jì)劃生育服務(wù)質(zhì)量與水平，全面準(zhǔn)確掌握人口發(fā)展變化的規(guī)律特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)人口計(jì)生事業(yè)全面發(fā)展?；诖吮疚脑囮U述計(jì)劃生育檔案信息化存在的問題，并提出了可行的改善對(duì)策。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育；檔案管理；信息化

因?yàn)槲覈丝诨鶖?shù)龐大，增長幅度較大，只有嚴(yán)格貫徹落實(shí)計(jì)劃生育的基本國策，才能實(shí)現(xiàn)我國的長治久安，維持社會(huì)的和諧穩(wěn)定。但在時(shí)代發(fā)展的過程中，我國人口特點(diǎn)也處于不斷變化的過程，面對(duì)著新的變化，以往計(jì)劃生育檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新形勢的要求，所以，計(jì)劃生育檔案管理方式的改革勢在必行。隨著信息化技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的廣泛應(yīng)用，也取得了一定的效果，實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃生育檔案管理工作水平與效率的提升。

1 計(jì)劃生育檔案信息化存在的問題

1.1 認(rèn)識(shí)不到位，重視程度低

信息時(shí)代讓我們面臨著新的課題，怎樣發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建高效合理的檔案信息系統(tǒng)，為人口計(jì)生事業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。然而，很多計(jì)生部門負(fù)責(zé)人未能站在全局的角度，對(duì)新形勢下檔案管理工作認(rèn)識(shí)不充分，單方面認(rèn)為做好檔案信息化管理作用不大，沒有在思想上引起重視，缺乏較強(qiáng)的檔案意識(shí)，在建設(shè)檔案信息化過程中出現(xiàn)了應(yīng)付心理。此外很多單位受到編制、人員等因素影響，缺少專職的檔案管理人員，而就算安排專門檔案人員也通常是身兼數(shù)職，很少靜下心來抓好檔案工作。這樣導(dǎo)致檔案管理工作面臨著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面，導(dǎo)致計(jì)生檔案管理工作成效不高。

1.2 管理方式落實(shí)，工作效率不高

因?yàn)楹芏嘤?jì)生部門受到計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用水平的限制，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)人口計(jì)生信息的共享，不利于進(jìn)行查閱。目前人口計(jì)生部門在提供與利用檔案方面，主要為實(shí)體檔案，基本依賴于人工進(jìn)行歸檔[1]。雖然實(shí)體檔案有著較廣的利用范圍，適應(yīng)性也很強(qiáng)，能夠發(fā)揮出原始憑證的作用，但實(shí)體檔案利用效率不高，工作量巨大，很難適應(yīng)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的要求。

1.3 人員配備不足，整體素質(zhì)偏低

從現(xiàn)階段人口計(jì)生部門檔案管理人員素質(zhì)來看，學(xué)歷層次低、理論知識(shí)缺乏、專業(yè)素質(zhì)不高等情況普遍存在著，無法滿足新時(shí)期計(jì)劃生育信息化條件下的檔案工作發(fā)展要求。很多計(jì)生部門檔案管理人員缺少豐富的信息化管理經(jīng)驗(yàn)，管理觀念薄弱。在培養(yǎng)人口計(jì)生部門人才的過程中，重視提高專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)和實(shí)踐能力，但卻忽視了提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致很多檔案管理人員管理水平仍十分落后，思想觀念和管理水平無法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新力與活力都不強(qiáng)。

1.4 資金匱乏，缺少有效技術(shù)指導(dǎo)

實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案的信息化管理，必須將大量的資金投入到硬件設(shè)備投入中，但是人口計(jì)生部門經(jīng)費(fèi)通常由財(cái)政進(jìn)行撥款，經(jīng)費(fèi)來源中并沒有關(guān)于檔案建設(shè)方面的資金。就算調(diào)用有限的辦公經(jīng)費(fèi)，很多時(shí)候也只是杯水車薪，無法適應(yīng)計(jì)生檔案信息化工作需求。此外，在檔案信息化建設(shè)過程中，面臨著很多新的問題與情況，很多都涉及較強(qiáng)的專業(yè)內(nèi)容，對(duì)于這些專業(yè)內(nèi)容應(yīng)用怎樣入手操作，相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)并未跟上，從而不利于人口計(jì)生部門檔案信息化工作效率與水平的提升。

2 計(jì)劃生育檔案信息化改善對(duì)策

2.1 檔案人員要重新做好角色定位

以往的計(jì)生檔案基本由人工進(jìn)行管理，檔案人員通常兼任著檔案保管員的任務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行管理、保護(hù)。然而在現(xiàn)階段計(jì)生檔案信息化背景下，檔案人員需要盡快重新做好角色定位，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化檔案管理知識(shí)，提高自身綜合素質(zhì)，更快適應(yīng)工作環(huán)境。只有做好以上幾點(diǎn)，才能將更優(yōu)質(zhì)的計(jì)生檔案信息及知識(shí)服務(wù)提供給社會(huì)。

2.2 努力爭取領(lǐng)導(dǎo)重視與支持

只有領(lǐng)導(dǎo)提高重視、加大支持力度，才能為檔案信息化建設(shè)提供更好的發(fā)展條件。對(duì)人口計(jì)生部門來說，要在人口計(jì)生工作的整體規(guī)劃中納入信息化建設(shè)，實(shí)行辦公自動(dòng)化、信息化、區(qū)域網(wǎng)總體方案的過程中，也要將檔案信息化融入其中。必須將檔案信息化建設(shè)具體分類、信息安全、公用信息資源管理、存檔閱檔等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行明確，不斷細(xì)化責(zé)任，保證相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范能夠得到貫徹落實(shí)。此外，還要加大專項(xiàng)資金的投入力度，保證檔案信息化建設(shè)需要的場地、人員、裝備等落到實(shí)處。

2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)，整體推進(jìn)

計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，堅(jiān)持科學(xué)布局，只有這樣才能避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的情況。第一，按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中強(qiáng)調(diào)的數(shù)字化建設(shè)意見，加強(qiáng)檔案室與檔案使用部門的合作力度，保證最大限度優(yōu)化檔案信息資源配置[2]；第二，抓好檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，確保檔案的收集完整、整理有序、鑒別準(zhǔn)確、安全保密，加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)；第三，充分發(fā)揮全國人口信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，抓好文書檔案、計(jì)生檔案的入檔工作，這樣有利于實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的共享，加快檔案開放與利用，滿足不同使用者的實(shí)際需求。

2.4 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施檔案分級(jí)管理

在全省人口信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一使用的前提下，加快計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)速度，采用技術(shù)先進(jìn)、功能齊全、安全可靠的計(jì)劃生育檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。為讓檔案信息更加保密和安全，要嚴(yán)格界定各種信息資料的密級(jí)，根據(jù)用戶、數(shù)據(jù)、信息授予不同的單位、部門及使用者，有針對(duì)性的授予使用權(quán)限。此外，在授予權(quán)限后，使用者具備查看權(quán)，能夠獲取相關(guān)信息，人口計(jì)生系統(tǒng)內(nèi)部與上級(jí)主管部門的檔案信息資源共享得以實(shí)現(xiàn)，這樣不僅方便了使用者，還提高了計(jì)劃生育檔案利用效率，最終實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃生育檔案的信息化管理。

3 結(jié)語

總之，計(jì)劃生育檔案的信息化管理，能夠滿足時(shí)代發(fā)展的要求，并能提高檔案管理工作水平與效率，減少檔案管理工作成本，在計(jì)劃生育檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。所以，作為計(jì)劃生育工作者，要通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)掌握更多先進(jìn)的信息化技術(shù)，保證計(jì)劃生育檔案管理各項(xiàng)工作順利開展，有效提升計(jì)劃生育檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]臧芬芬.推進(jìn)人口與計(jì)劃生育檔案管理信息化的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015，06：28.

[2]溫曉巖.基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理[J].中外企業(yè)家，2014，17：194-195.