高曉慧+楊俊瑋

摘 要：對于企業(yè)的發(fā)展來說，檔案管理是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要因素，檔案管理不僅是一個企業(yè)曾經(jīng)發(fā)展歷程的記載載體，同時也是企業(yè)在過去發(fā)展成果分析資料，這為企業(yè)未來的發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息支持，為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略提供指導(dǎo)，所以創(chuàng)新檔案管理形式對于企業(yè)來說至關(guān)重要。企業(yè)檔案管理社會化模式能夠提高檔案管理的質(zhì)量和水平，確保檔案資料的真實性和完善性，所以有必要對檔案管理社會化問題進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；社會化；質(zhì)量；水平

企業(yè)檔案管理是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中的重要內(nèi)容，檔案資料能夠為企業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)支持，其影響十分深遠(yuǎn)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理形式已無法滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，這不僅影響了企業(yè)的發(fā)展，同時也不利于檔案管理發(fā)展。近年來的檔案管理社會化模式實踐運用取得了較好的成果，能夠提高管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約企業(yè)的管理成本，對企業(yè)的發(fā)展有積極的作用。

1 檔案管理社會化模式的必要性分析

企業(yè)的檔案信息是企業(yè)相關(guān)信息的憑證和載體，如果企業(yè)的檔案管理制度方面存在較大的缺失，那么檔案管理的質(zhì)量和水平必然不高，還會出現(xiàn)各類風(fēng)險問題，如檔案信息泄露、檔案信息無序管理、檔案信息缺乏真實性等。一個科學(xué)的檔案管理模式同時也是體現(xiàn)企業(yè)綜合實力的關(guān)鍵內(nèi)容，隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們的需求不斷提高，對企業(yè)的要求也越來越高，所以企業(yè)對內(nèi)部各部門的要求也越來越高，滯后的檔案管理模式不僅管理的質(zhì)量和效率低下，還會造成檔案管理的可信度不高，極大的影響了企業(yè)的發(fā)展，所以改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式就顯得尤為必要。

自從我國實施改革開發(fā)政策以來，經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展的同時人們的觀念也發(fā)生了巨大的改變，企業(yè)的人員逐漸朝著社會自由人方向發(fā)展，人員的自由度得到了極大的提升，使得企業(yè)內(nèi)部的人員流動性提高，人員流動性提高導(dǎo)致人員檔案信息也呈現(xiàn)著巨大的流動性，這樣使得企業(yè)的檔案管理難度和復(fù)雜度進(jìn)一步提升，但是企業(yè)人員的檔案信息又是企業(yè)確定人員身份信息的重要資料，如果在此期間由于檔案管理工作不到位不僅會影響到企業(yè)的發(fā)展，同時也影響到人員的發(fā)展，可見完善或者創(chuàng)新檔案管理工作制度和工作內(nèi)容成為了當(dāng)前企業(yè)亟需重視的問題。而企業(yè)檔案管理社會化不僅能夠保證人事管理工作的科學(xué)合理性，而且能夠保證人力資源科學(xué)流通，同時采用這種模式能夠確保人事檔案信息的完整性和真實性，即人員的檔案信息是客觀存在并真實公正的，切實體現(xiàn)人員綜合素質(zhì)，這和傳統(tǒng)檔案管理模式有較大的區(qū)別，以往很多企業(yè)為了留住關(guān)鍵性人才，就利用檔案來扶持人員，但是后續(xù)人員和企業(yè)的矛盾會越來越深，不利于企業(yè)的發(fā)展，所以運用檔案管理社會化是必然的趨勢。

2 檔案管理社會化模式分析

2.1 科學(xué)化管理

傳統(tǒng)檔案管理中存在的管理手段落后、管理軟硬件設(shè)備落后、管理理念落后等問題都無法滿足現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的需求，也給企業(yè)的檔案管理帶來了消極的影響，而檔案管理社會化模式完全的避免了上述問題，相關(guān)結(jié)構(gòu)提高檔案管理的質(zhì)量和真實性，采用了網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)管理模式，這樣就極大的提高了管理的效率，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，此外利用網(wǎng)絡(luò)平臺還為流動性高的人員提供了極為方便的檔案管理服務(wù)，簡化了檔案管理的程序，提高管理水平。

2.2 集中化管理

檔案管理社會化最為明顯的特點就是集中化管理，這也是保證檔案管理社會化的首要工作，作為經(jīng)濟(jì)時代誕生的產(chǎn)物，檔案管理社會化和傳統(tǒng)的檔案管理有明顯的區(qū)別，傳統(tǒng)管理模式會根據(jù)人員的文化程度和級別進(jìn)行劃分，主要由企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門管理，這樣極容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，而檔案管理社會化是由相關(guān)的檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一集中管理，這樣就能夠有效的避免管理混亂現(xiàn)象，并且相關(guān)機構(gòu)無論是管理制度上還是管理手段上都要優(yōu)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理。

2.3 杜絕檔案自帶

在檔案管理過程中，檔案管理社會化模式拒絕人員自帶檔案，這主要是因為一旦人員自帶檔案不僅容易導(dǎo)致人員檔案流失，還為機構(gòu)的檔案管理帶來較大的麻煩。目前有的企業(yè)由于檔案認(rèn)識不深刻，人員的檔案保存在人員手中，使得現(xiàn)實生活中出現(xiàn)了很多棄檔，檔案的流失對人員的影響極大，無論是社會保險業(yè)務(wù)還是人員的升遷都和檔案有很大的關(guān)系，一旦出現(xiàn)檔案流失，對人員的發(fā)展極為不利，所以在檔案社會化模式中，堅決杜絕此類情況出現(xiàn)，并規(guī)范化的管理人員檔案。

3 當(dāng)前檔案管理的建議

檔案是一個人的歷史證明，其對人的發(fā)展有至關(guān)重要的作用，因此國家對于檔案管理顯得更為重視，根據(jù)目前檔案管理的形式來看，檔案管理科學(xué)化、集中化以及嚴(yán)禁人員自帶檔案都是對檔案的保護(hù)，確保檔案的完整和真實有效，以發(fā)揮出檔案應(yīng)用的作用，因此針對這種現(xiàn)狀，作者認(rèn)為當(dāng)前檔案管理的思路無疑是正確的，但是目前在實施過程中還是存在著一定的問題，作者在此的建議如下：目前的檔案管理依托于計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)和集中化的保證，因此有必要加強計算機軟硬件的建設(shè)工作，這樣才能確保檔案管理系統(tǒng)能夠高效并穩(wěn)定的運行，保證檔案數(shù)據(jù)和信息的安全，確保其能夠為人服務(wù)；而對于當(dāng)前檔案自帶的情況，作者認(rèn)為有必要加強檔案相關(guān)知識宣傳工作，出現(xiàn)檔案自帶并遺失的問題主要是因為個人在檔案知識方面的匱乏以及不重視導(dǎo)致的，加強檔案宣傳能夠拓寬個人的檔案知識，提高人員的意識，這能夠有效的避免人員自帶檔案的情況出現(xiàn)，就算有個別現(xiàn)象因為意識的提高對檔案的保護(hù)也更加重視。

4 結(jié)束語

檔案信息無論對于人員還是企業(yè)來說都極為重要，傳統(tǒng)的檔案管理模式由于存在著一定的問題無法滿足現(xiàn)代化社會的需求，本文就主要分析了傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，對比的分析了檔案管理社會化運用的必要性和優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上探討了檔案管理社會化模式的特點，其有利于人員的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

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