周 平 羅艷紅

（江西理工大學(xué)，江西 贛州 341000）

隨著會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)步，如何利用會(huì)計(jì)信息化技術(shù)規(guī)范財(cái)務(wù)行為，提升資金效率是急需解決的問(wèn)題。為此，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，從實(shí)踐來(lái)看，它不僅有效地解決了高校財(cái)務(wù)工作當(dāng)中比較普遍存在的報(bào)賬困難問(wèn)題，同時(shí)還是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)操作方式的顛覆，利用現(xiàn)代信息技術(shù)重建會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，提高了財(cái)務(wù)管理效率，節(jié)省了人力、物力。

一、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的特點(diǎn)

（一）流程物流化

報(bào)賬者填完報(bào)賬信息之后，賬目管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，隨后財(cái)務(wù)部門會(huì)對(duì)賬目信息進(jìn)行審查核實(shí)、錄入賬目信息。在整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，報(bào)賬者可以隨時(shí)跟蹤報(bào)賬情況，對(duì)整個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可以立即發(fā)現(xiàn)并解決。

（二）項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)更加安全

報(bào)賬者直接在網(wǎng)上填寫報(bào)賬信息的時(shí)候，系統(tǒng)設(shè)定只有當(dāng)事人才能使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)相關(guān)權(quán)限，其他人無(wú)法對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行操作，規(guī)避了經(jīng)費(fèi)被盜用的風(fēng)險(xiǎn)。而且，為了提升整體安全，系統(tǒng)為每個(gè)登錄個(gè)體都設(shè)置了不同的界面，根據(jù)登陸者身份的不同，會(huì)自動(dòng)屏蔽相應(yīng)的權(quán)限菜單，而且在登入模塊之后，系統(tǒng)也會(huì)對(duì)其身份信息進(jìn)行核查，一旦發(fā)現(xiàn)其權(quán)限受到限制，那么相應(yīng)的模塊就不會(huì)開(kāi)放。如此就能避免出現(xiàn)不必要的操作風(fēng)險(xiǎn)。

（三）費(fèi)用額度控制嚴(yán)格

報(bào)賬者在系統(tǒng)中填寫資金額度的時(shí)候，具體金額會(huì)被控制在預(yù)算允許范圍之內(nèi)。如果填寫的金額一旦超過(guò)規(guī)定的限度，系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警告，后續(xù)的操作就會(huì)被強(qiáng)行終止，如此就可以避免無(wú)法報(bào)賬的情況發(fā)生。從江西某高校的實(shí)際運(yùn)行情況來(lái)看，對(duì)于會(huì)計(jì)人員和報(bào)賬人員而言，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬行為很難準(zhǔn)確把握費(fèi)用額度，對(duì)于額度超限的情況時(shí)有發(fā)生，自從網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)實(shí)施以來(lái)，該高校報(bào)賬人員填寫資金額度時(shí)的超額行為得到了控制，財(cái)務(wù)人員在會(huì)計(jì)處理時(shí)如及時(shí)發(fā)現(xiàn)額度超額后可向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)核實(shí)，極大地提升了額度控制的效率。

（四）財(cái)務(wù)報(bào)賬效率提高

對(duì)于報(bào)賬者而言，從傳統(tǒng)的報(bào)賬排隊(duì)等待轉(zhuǎn)向個(gè)性化報(bào)賬，報(bào)賬者可以根據(jù)自身的時(shí)間選擇預(yù)約，對(duì)于報(bào)賬者降低等待的實(shí)踐機(jī)會(huì)成本，提升工作效率具有重要作用。對(duì)于財(cái)務(wù)工作人員而言，由于報(bào)賬者與財(cái)務(wù)人員之間存在有效的信息互通，有利于財(cái)務(wù)人員有效準(zhǔn)確核實(shí)報(bào)賬信息，節(jié)約了會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)核算的時(shí)間。據(jù)統(tǒng)計(jì)，江西某高校會(huì)計(jì)人員每天人均處理報(bào)賬筆數(shù)，由傳統(tǒng)的報(bào)賬制度每人每天處理20～30筆業(yè)務(wù)上升至網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)以來(lái)的每人每天處理業(yè)務(wù)40～50筆。

二、會(huì)計(jì)信息化背景下高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬存在的問(wèn)題

（一）使用者不熟悉操作流程

該高校于2015年5月開(kāi)始實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，由于時(shí)間比較短，大部分教師對(duì)于該系統(tǒng)不熟悉，同時(shí)由于系統(tǒng)設(shè)定了相應(yīng)的考核機(jī)制，有報(bào)銷需求的教師在登錄系統(tǒng)之前，需要根據(jù)系統(tǒng)的要求錄入必要的報(bào)銷信息，然后在紙質(zhì)的報(bào)銷單上填寫信息，有些單據(jù)上需要填寫的內(nèi)容比較繁雜，比如差旅費(fèi)等，這讓一些手續(xù)比較繁瑣的報(bào)賬業(yè)務(wù)無(wú)法順利完成報(bào)銷。在這種情況下，一些教師就會(huì)重新使用傳統(tǒng)的報(bào)銷程序，到財(cái)務(wù)部門排隊(duì)等待。這種情況明顯制約了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的傳播。

（二）網(wǎng)上審批問(wèn)題

從實(shí)施的實(shí)際情況來(lái)看，新實(shí)施的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)尚未直接與審批系統(tǒng)互聯(lián)，使得教師們?cè)趫?bào)賬審批環(huán)節(jié)還需要按照傳統(tǒng)審批流程進(jìn)行審批。高校在審批方面有著嚴(yán)格規(guī)定，有些經(jīng)費(fèi)報(bào)銷需要經(jīng)過(guò)重重關(guān)卡，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人外出辦公，審批就會(huì)被擱置。雖然網(wǎng)上系統(tǒng)已經(jīng)作了一些改進(jìn)，但是仍然沒(méi)有達(dá)到高效的目的。

（三）系統(tǒng)完備性與穩(wěn)定性有待增強(qiáng)

高校的教育不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)狀況更加復(fù)雜，各種經(jīng)費(fèi)的額度逐年升高，報(bào)銷量急劇增加，尤其是開(kāi)學(xué)和期末，進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的人數(shù)非常多。由于人數(shù)激增，系統(tǒng)的訪問(wèn)量迅速增加，往往會(huì)在高峰時(shí)導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)中斷。教師不得不選擇傳統(tǒng)報(bào)銷方式，浪費(fèi)了時(shí)間，也會(huì)讓教師對(duì)系統(tǒng)的便捷性產(chǎn)生懷疑。這就要求高校對(duì)系統(tǒng)的進(jìn)行改進(jìn)，以適應(yīng)使用者的要求。

三、改進(jìn)某高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的措施

（一）加大預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的推廣力度

針對(duì)部分教師對(duì)該系統(tǒng)的便捷性等有時(shí)存在懷疑的情況，應(yīng)加大對(duì)預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的推廣宣傳力度。在推廣過(guò)程中，應(yīng)充分宣傳網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的便捷性，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該制定推廣與操作講解方案，讓教職員工詳細(xì)深入的了解系統(tǒng)的具體優(yōu)勢(shì)，并根據(jù)網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)的更新程度和實(shí)踐中存在的普遍性問(wèn)題加以及時(shí)解決。從宣傳平臺(tái)來(lái)看，可以撰寫簡(jiǎn)潔的系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)說(shuō)明書，發(fā)布在校園網(wǎng)絡(luò)上；也可以邀請(qǐng)相應(yīng)的專家或技術(shù)人員在學(xué)校進(jìn)行專題講座，讓系統(tǒng)的使用群體能夠?qū)ο到y(tǒng)帶來(lái)的便捷有更深入的了解。

（二）實(shí)現(xiàn)預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)和審批系統(tǒng)互聯(lián)

從國(guó)外來(lái)看，微軟等一些大型公司，早已憑借自身的技術(shù)開(kāi)發(fā)優(yōu)勢(shì)，以E R P系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將報(bào)賬系統(tǒng)與審批系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效連接，成功的實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息與審批信息的共享，讓財(cái)務(wù)工作的效率得到大幅度提升。但是，這樣的連接方式只是一些大型企業(yè)內(nèi)部的操作方式，并未實(shí)現(xiàn)對(duì)外推廣。鑒于該高校相應(yīng)系統(tǒng)也與之存在不兼容、在連接技術(shù)與成本的要求上較為嚴(yán)格的實(shí)際情況，建議根據(jù)該校經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、審批權(quán)限等方面的實(shí)際，借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，自主開(kāi)發(fā)以E R P系統(tǒng)為基礎(chǔ)的互聯(lián)程序，實(shí)現(xiàn)預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)和審批系統(tǒng)互聯(lián)。

（三）增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性

財(cái)務(wù)信息十分敏感，因此，在使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)之后，財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)的保護(hù)十分重要。利用技術(shù)手段保證相應(yīng)信信不遭到篡改，嚴(yán)格監(jiān)管不同使用者的使用情況，重點(diǎn)防范信息的遺失。還應(yīng)該利用此系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，建立起相應(yīng)的預(yù)警機(jī)制，對(duì)高校的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析，防止財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。還應(yīng)該就系統(tǒng)設(shè)定內(nèi)部管理人員進(jìn)行規(guī)范，防止內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)造成重大損失。對(duì)于已經(jīng)落后的加密技術(shù)實(shí)施更新?lián)Q代，使用最先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，盡量讓財(cái)務(wù)信息的錄入的安全性保持在最高水準(zhǔn)。由于使用系統(tǒng)的人數(shù)會(huì)迅速增多，這就對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器的存儲(chǔ)于計(jì)算能力提出了更高要求，應(yīng)該及時(shí)對(duì)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)。

（四）對(duì)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)

高校應(yīng)該組織專門的系統(tǒng)使用培訓(xùn)，讓廣大教職員工參與其中。撰寫相應(yīng)的使用材料，發(fā)放給教職員工，然后邀請(qǐng)相應(yīng)的專家進(jìn)行講解，讓其詳細(xì)了解系統(tǒng)的操作程序?？梢允褂脠D文結(jié)合的方式，讓講解過(guò)程更加直觀。對(duì)每種類型的填報(bào)單的具體使用步驟進(jìn)行講解。培訓(xùn)的重點(diǎn)是填報(bào)信息的填寫過(guò)程，讓使用者了解如何對(duì)相應(yīng)的信息進(jìn)行修改。入賬處理的各個(gè)環(huán)節(jié)也應(yīng)該重點(diǎn)進(jìn)行講解。一般情況下，會(huì)有多個(gè)業(yè)務(wù)同時(shí)出現(xiàn)的情況，要讓教職員工了解如何同時(shí)辦理多項(xiàng)同類型的業(yè)務(wù)。這些環(huán)節(jié)的培訓(xùn)很大程度上減輕了財(cái)務(wù)工作人員的工作量，提升了業(yè)務(wù)辦理的效率，也讓報(bào)賬流程更加規(guī)范化、合理化。

[1]武迎春.關(guān)于高校實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的思考[J].中國(guó)管理信息化.2013，14(17)：115-116.

[2]許志俊.高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬實(shí)踐的思考[J].會(huì)計(jì)之友.2011，21(33)：54-56.