(濰坊學(xué)院體育學(xué)院 山東濰坊 261061)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令）的公布實(shí)施，讓高校檔案工作在高校的發(fā)展中越來(lái)越受到重視，高校檔案的管理工作逐漸趨于規(guī)范化，但細(xì)化起來(lái)，高校檔案管理還存在著一些問(wèn)題，尤其是整個(gè)檔案工作的收集環(huán)節(jié)，還是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，它是高校檔案工作的源頭，是最基礎(chǔ)的工作起點(diǎn)，因此，高校檔案材料的收集受到檔案工作者的高度重視。

一、高校檔案收集工作存在的一些普遍問(wèn)題

當(dāng)前高校在檔案材料的收集過(guò)程中，沒(méi)有實(shí)行動(dòng)態(tài)的追蹤收集，高校內(nèi)部很多部門常態(tài)的和最新的一些活動(dòng)內(nèi)容，沒(méi)有及時(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤的收集整理，必然會(huì)造成一些應(yīng)入檔的檔案材料缺失。收集中主要存在的問(wèn)題有：

1.檔案工作者沒(méi)有很好的貫徹執(zhí)行本部門的檔案管理制度

隨著高校的現(xiàn)代化發(fā)展，各高校普遍制定了相對(duì)比較完善的檔案管理制度，但由于重視程度還不夠高，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則，收集歸檔要求不明確，操作不規(guī)范，檔案工作者執(zhí)行不力。高校各部門收集歸檔的材料許多收集不齊，有些新活動(dòng)產(chǎn)生的材料上交不及時(shí)，或者不上交任何材料，一些有價(jià)值的檔案材料長(zhǎng)時(shí)間保留在自己手上，直接影響整個(gè)高校的文件材料的收集和歸檔。其根本的原因還是檔案工作者的職業(yè)道德與責(zé)任的問(wèn)題。

2.獨(dú)特檔案持有者不能全部上交檔案管理部門

高校內(nèi)一些獨(dú)有的職能部門單獨(dú)形成的文件材料，視為各部門獨(dú)有，其它人沒(méi)有權(quán)力查閱與使用，造成檔案管理部門也無(wú)法收集歸檔的局面；還有一些特殊人才，在進(jìn)行各種高層次教研、訪學(xué)、深造、留學(xué)等到過(guò)程中的發(fā)生的檔案材料，不能及時(shí)上交，時(shí)間長(zhǎng)了，勢(shì)必造成這部分急缺材料的缺失。

3.重要活動(dòng)事件中發(fā)生的材料上交責(zé)任不清淅

高校內(nèi)的許多的活動(dòng)是需要不同的部門共同去完成的，材料的收集必須保持連貫性，并保持各文件之間的有機(jī)聯(lián)系，這是形成有效檔案的必須要求。而目前高校檔案的收集缺少統(tǒng)一的要求，形成的材料不系統(tǒng)，無(wú)法客觀地反映該主要活動(dòng)事件發(fā)生真實(shí)情況，對(duì)將來(lái)檔案的利用價(jià)值也會(huì)大打折扣。

4.實(shí)際檔案材料的收集方式不規(guī)范

許多高校內(nèi)部存在文件材料歸檔立卷不規(guī)范的現(xiàn)象，現(xiàn)有的各部門立卷歸檔制度，不可能避免檔案的重復(fù)性，還不能形成一個(gè)完整的大檔案材料，因?yàn)楦髯詾檎唤涣?，就?huì)發(fā)生收集工作重疊，還會(huì)形成無(wú)頭無(wú)尾。所形成的檔案都是割裂形式的，真正需要檔案時(shí)，又不能發(fā)揮出檔案真正的作用，這種現(xiàn)象也是急需解決的一個(gè)重要的問(wèn)題。

二、高校檔案材料收集的覆蓋面

高校檔案材料記錄著高校發(fā)展的全部歷史，是高校信息的儲(chǔ)存庫(kù)，概括地反映高校成長(zhǎng)的全貌，凡是記錄和反映高校經(jīng)歷、重大事件、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、學(xué)術(shù)交流、成績(jī)貢獻(xiàn)、工作情況、人事材料、重大工程等內(nèi)容的有關(guān)文件材料，都屬于收集的范圍。

三、解決高校內(nèi)部檔案收集的一些措施

1.加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化高校內(nèi)各部門對(duì)檔案收集的認(rèn)知度 提高收集效率

高校檔案工作者要加強(qiáng)宣傳檔案管理的法律法規(guī)，利用專題會(huì)議、校報(bào)、校園廣播、校園網(wǎng)、交流會(huì)等方式宣傳檔案知識(shí)，工作中用規(guī)范的檔案工作成果向上級(jí)匯報(bào)，得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，用出色業(yè)績(jī)?nèi)〉脤W(xué)校每個(gè)職工的信賴。檔案管理工作者要深入到全校各職能部門的第一線，了解各職能部門的工作性質(zhì)，在此基礎(chǔ)上，確定各部門形成文件材料的數(shù)量、類別及涉及到的范圍。要對(duì)各重要的職能部門，進(jìn)行動(dòng)態(tài)式檔案收集模式，爭(zhēng)取從每一個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃開始，預(yù)測(cè)到該職能部門可能要產(chǎn)生的文件材料。及時(shí)發(fā)放檔案收集報(bào)檔表格，分時(shí)段收集，最后匯總檢查有無(wú)遺漏。在做好收集檔案的同時(shí)，宣傳檔案材料的收集、歸檔、利用的好處，逐步形成一個(gè)全校職工愛護(hù)文件材料、收集文件材料及時(shí)入檔保管材料的良好風(fēng)氣，促進(jìn)高校檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度與規(guī)定，發(fā)揮檔案工作者的責(zé)任心

在高校檔案管理的工作中，結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立和健全檔案材料收集歸檔制度，細(xì)分實(shí)施長(zhǎng)效細(xì)則，做到收集工作有章可循。檔案工作者執(zhí)行政策的工作責(zé)任心，會(huì)直接影響到高校內(nèi)檔案收集的質(zhì)量與數(shù)量，應(yīng)強(qiáng)化檔案工作者的責(zé)任心。檔案工作者在爭(zhēng)取到高校領(lǐng)導(dǎo)和職工理解支持的情況下，從自身做起，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，發(fā)揮出個(gè)人的主觀能動(dòng)性，確保檔案文件材料的及時(shí)準(zhǔn)確收集。檔案管理部門對(duì)收集的材料還要認(rèn)真核對(duì)，在確認(rèn)應(yīng)交材料完整準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，登記好交接手續(xù)。另外，還應(yīng)對(duì)檔案工作收集工作的表現(xiàn)區(qū)別對(duì)待，收集歸檔好的，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，收集歸檔不好的給予懲處，進(jìn)一步推動(dòng)檔案的收集歸檔工作走向制度化、規(guī)范化。

3.配備高素質(zhì)的檔案收集工作者，讓檔案信息收集工作逐步現(xiàn)代化

隨著高校的快速發(fā)展，現(xiàn)代化設(shè)備在高校正常業(yè)務(wù)中的應(yīng)用普及化，檔案材料的形成方式與傳統(tǒng)的檔案材料發(fā)生了根本上的變化，現(xiàn)代的檔案管理系統(tǒng)由人員、設(shè)施、目標(biāo)、利用組成，需要用現(xiàn)代化的設(shè)施去進(jìn)行收集，甚至遠(yuǎn)程進(jìn)行收集，這些都需要一支業(yè)務(wù)精良的檔案工作隊(duì)伍，徹底改變?cè)S多高校原先的檔案人員的文化程度、專業(yè)程度、利用能力低等因素影響。有了人才，才會(huì)有真正意義上的檔案收集管理的現(xiàn)代化。 通過(guò)定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案工作人員再次更新知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域的技術(shù)和知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段收集管理檔案，以適應(yīng)檔案工作的發(fā)展與需要。另外還提高收集鑒別檔案材料的能力，主動(dòng)、及時(shí)向各部門收集應(yīng)歸檔的材料，提高整個(gè)檔案收集質(zhì)量，維護(hù)好整個(gè)高校檔案材料的完整與準(zhǔn)確。

4.檔案收集采取多樣化方式，建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)

檔案工作者平常要深入調(diào)查，多種渠道收集檔案材料，逐步摸清高校各時(shí)段形成檔案的規(guī)律，先分散后集中，先抓重點(diǎn)后全面補(bǔ)充，搞好收集歸檔工作；對(duì)一些獨(dú)特性的檔案材料要主動(dòng)介入，從一開始就抓住檔案形成的主線，防止遺漏；對(duì)一些特殊人才特殊事件形成的材料，及時(shí)做好與當(dāng)事人的溝通，爭(zhēng)取主動(dòng)上交材料，完善檔案的收集；多樣化的收集方法，檔案材料才能全面、高效地集中到檔案管理部門，為做好檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高校檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)將校內(nèi)各職能部門的檔案專職人員聯(lián)系起來(lái)，做到每個(gè)職能部門都有專人負(fù)責(zé)收集，形成高校內(nèi)上下貫通的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，各職能部門真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的檔案收集才會(huì)發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

5.提升檔案利用服務(wù)的價(jià)值，促進(jìn)檔案材料的收集

高校檔案工作的管理，要適應(yīng)高校快速發(fā)展的需要，高校檔案管理工作者，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思路，深化高校檔案開發(fā)利用價(jià)值，首先健全完備的高校檔案信息庫(kù)，建立方便好用的檢索工具，利用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理服務(wù)水平，讓高校完備的檔案信息資源更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展，服務(wù)于教職工的信息需求。其次強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)，高校檔案信息收集的完整性與信息的快速交流，能為高校檔案信息的利用者提供準(zhǔn)確及時(shí)、方便靈活、熱情周到、安全有效的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓每一位調(diào)閱高校檔案信息的利用者深刻感受到現(xiàn)代的檔案管理模式給他們的信息利用帶來(lái)了確實(shí)的便利與安全，就會(huì)進(jìn)一步增強(qiáng)利用者在日常工作中收集檔案材料的熱情，從而轉(zhuǎn)化為檔案材料收集歸檔的自覺(jué)性和主動(dòng)性，為高校檔案收集工作打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

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