丁琳偉

(中國石化集團(tuán)公司辦公廳，北京 100728)

目前，大型企業(yè)推廣實施智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢，是對機(jī)要文件、信函處理的全新技術(shù)的運(yùn)用，是對傳統(tǒng)機(jī)要文件、信函管理的全面改革創(chuàng)新，也是實現(xiàn)機(jī)要文件、信函處理過程的安全保證，更是推動實現(xiàn)全面管理信息化的關(guān)鍵。中國石化集團(tuán)公司利用2008年辦公大樓搬遷時機(jī)，實施了智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)，該系統(tǒng)以全面的實用功能及良好的應(yīng)用效果，大大提高了公文管理的安全性和工作效率。

1 傳統(tǒng)管理方式存在的問題

該系統(tǒng)實施前，集團(tuán)公司各類文件、信件的流轉(zhuǎn)、分發(fā)主要采用手工登記方式進(jìn)行，存在以下突出問題。

1.1 信息孤島，沒有共享

近十年來，隨著辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，中央、國家機(jī)關(guān)和大型央企在文件流轉(zhuǎn)中，先后采用了基于條形碼、文件交換箱、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的計算機(jī)智能文件交換系統(tǒng)，特別是中辦、國辦聯(lián)合發(fā)文也將條碼技術(shù)應(yīng)用在文件交換中，下發(fā)的文件都帶有包含文件主要信息的條形碼。在沒有采用這一系統(tǒng)前，在文件交換中不能共享中辦、國辦及各部委、軍隊系統(tǒng)等文件的主要信息；另一方面，發(fā)出文件的主要信息與其他單位也不能共享，只能沿用手工登記的方式重復(fù)登記文件收發(fā)內(nèi)容，形成文件流轉(zhuǎn)的信息孤島。

1.2 重復(fù)勞動，效率低下

此前，每天登記接收的各類文件、信件數(shù)量極大。這些文件主要在各級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門之間流轉(zhuǎn)傳閱辦理，每次交接過程都要在收發(fā)人員、文件管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)秘書之間進(jìn)行重復(fù)性的手工登記，而登記的內(nèi)容又都是相同的內(nèi)容，重復(fù)性的勞動造成大量人力和時間的浪費。

1.3 暗箱流轉(zhuǎn)，沒有跟蹤

在文件流轉(zhuǎn)過程中，若要查詢文件所處位置，需要從文件流轉(zhuǎn)源頭一步一步詢問當(dāng)事人，存在文件流轉(zhuǎn)過程的暗箱，無法實施實時監(jiān)控和有效跟蹤，無法進(jìn)行有效管理，特別是對密級文件的傳閱范圍更是無法實時監(jiān)控和有效跟蹤，這對文件的安全和保密管理帶來很大隱患。

1.4 難以規(guī)范，易出差錯

人與人交接文件時，有時為加快流轉(zhuǎn)過程，簡化登記手續(xù)，極易出現(xiàn)差錯，特別是錯登了秘密文件后，需花費大量時間查找，而查找過程也是手工方式，極易造成泄密和文件丟失。

2 智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的實用功能

2.1 信件管理方便快捷

一是信件錄入功能，取消了手工登記本以及在計算機(jī)上對信件信息進(jìn)行登記，而是利用條形碼及數(shù)據(jù)庫技術(shù)經(jīng)掃描條碼完成信息的登記，利用交換箱與條碼技術(shù)完成登記分揀過程。二是信件查詢功能，可在系統(tǒng)中查詢已經(jīng)登記了的信件信息，根據(jù)選擇和輸入的條件進(jìn)行自動檢索，查詢到的信件信息為登記的信息以及信件在流轉(zhuǎn)交換過程中由系統(tǒng)自動記錄的交換記錄。即系統(tǒng)不但可以查找到信件的基本信息，同時可以得知信件的具體去向。三是信件修改功能，對登記錯誤的信件或者特殊情況需要修改的信件，可以對其登記的信息設(shè)定修改信件權(quán)限，如可以設(shè)置為只有登記該信件的工作人員才可以修改信件。四是信件刪除功能，系統(tǒng)中已經(jīng)登記了的信件信息，為了保證數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)中所進(jìn)行的刪除操作不會真正刪除錄入的信件信息，只是標(biāo)識信件為已刪除的信件；五是大宗信件的處理功能，可以批量登記大批量固定范圍的信件，包括內(nèi)部發(fā)送的批量裝封文件，以及收到的批量固定內(nèi)部接收范圍的文件。六是信件統(tǒng)計功能，根據(jù)用戶選擇的統(tǒng)計條件，統(tǒng)計系統(tǒng)中登記了的各類信件的數(shù)量，可以用來準(zhǔn)確的統(tǒng)計一段時間內(nèi)工作人員的工作量。七是發(fā)信統(tǒng)計功能，對發(fā)出的信件進(jìn)行統(tǒng)計。八是清單打印功能，信件登記后完成分揀投箱工作，當(dāng)分戶單位人員取信或者收發(fā)室人員送信時，只需要工作人員刷卡，則對應(yīng)的程序設(shè)置好的該工作人員負(fù)責(zé)的箱門自動打開，打印機(jī)自動打印出清單。九是清單修改功能，對系統(tǒng)中已經(jīng)打印的清單進(jìn)行修改，可以對某一張清單上的信件進(jìn)行刪除操作，或者追加一封新的信件到清單上，然后可以重新打印清單，清單號不變。從而解決了用戶出現(xiàn)信件清單上某封信件分戶單位拿走后出現(xiàn)問題的修正。十是清單查核功能，由收發(fā)室人員使用該功能對信件清單進(jìn)行核銷，系統(tǒng)打印的清單上包含清單編號、清單種類等信息的條形碼，掃描條碼選擇執(zhí)行核簽操作即可；十一是特急信件處理功能，通過網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)，各單位可在其子系統(tǒng)中實時監(jiān)控到與其工作有關(guān)的特急信件，做特殊標(biāo)示及聲音處理。

2.2 收文管理準(zhǔn)確高效

一是收文登記功能，可根據(jù)所有接收文件的種類進(jìn)行分類登記，文件登記后可進(jìn)行不同的文種處理流程，接收到的印有二維條碼的文件，如外交部來文，可以通過掃描文件上的二維碼直接錄入文件的基本信息，系統(tǒng)自動記錄文件登記人及文件登記時間等信息。二是文件辦理單打印功能，根據(jù)文件的種類不同打印不同的文件處理單，包括文件傳閱單，文件辦理單等。三是領(lǐng)導(dǎo)批示及內(nèi)部單位辦理情況登記功能，在機(jī)要室文件管理系統(tǒng)中提供了領(lǐng)導(dǎo)批示及內(nèi)部單位辦理情況登記。四是文件查詢功能，通過輸入有效條件查詢系統(tǒng)中登記的文件信息，可及時查看該文件流轉(zhuǎn)及辦理信息。五是文件統(tǒng)計功能，通過輸入有效條件統(tǒng)計系統(tǒng)中登記的文件數(shù)量，并可打印統(tǒng)計報表。六是取件清單功能，用戶取件后自動打印文件的取件清單，清單管理類似信件的清單管理。七是投件管理功能，在投件管理過程中，對用戶的身份及文件條碼的合法性進(jìn)行識別，同時對用戶進(jìn)行不同的投取權(quán)限設(shè)定，投件過程中記錄投件人信息。八是批量文件的登記分發(fā)管理功能，如國務(wù)院文件等具有固定范圍的大批量文件接收，可在系統(tǒng)中調(diào)用固定的分發(fā)表一次實現(xiàn)所有文件登記，然后根據(jù)交換箱上提示的分發(fā)范圍及分發(fā)數(shù)量投入文件即可完成文件的分發(fā)操作。九是電報管理功能，在系統(tǒng)中將電報作為一種特殊的文種處理，可提供原件和復(fù)印件的分別登記功能，流轉(zhuǎn)過程與一般公文流轉(zhuǎn)過程相同，貼條碼經(jīng)交換箱進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

2.3 發(fā)文管理信息共享

一是發(fā)文登記，在機(jī)要室文件管理系統(tǒng)中提供發(fā)文基本信息登記功能，但一般文件的發(fā)文信息均由起草單位進(jìn)行登記并共享給機(jī)要室發(fā)文管理系統(tǒng)。機(jī)要室可補(bǔ)充登記部分信息，發(fā)文登記也根據(jù)現(xiàn)有的文件種類進(jìn)行劃分，包括內(nèi)部簽報的處理。二是批抄，機(jī)要室可確定或修改文件的批抄范圍，可調(diào)用常用的批抄模板進(jìn)行參考。三是送印單打印，以集團(tuán)公司名義發(fā)文由機(jī)要室打印送印單，送印單上可包含一個與文件信息唯一對應(yīng)的二維條碼，文件印制部門可通過此二維條碼印制含有二維條碼的文件，此條碼可供相關(guān)的合辦單位共享文件基本信息。四是文件分發(fā)，若文件上印制有文件條碼，則用戶在交換箱上掃描文件上的條碼，系統(tǒng)自動調(diào)用文件的批抄范圍，交換箱對應(yīng)箱格擋板開啟，同時提示用戶根據(jù)提示投入文件后箱格擋板關(guān)閉，若沒有印制條碼則需要手動在系統(tǒng)中調(diào)出相關(guān)文件的信息然后進(jìn)行投箱操作。五是文轉(zhuǎn)信，部分發(fā)文是針對外部單位，則系統(tǒng)自動根據(jù)文件信息生成相應(yīng)的發(fā)信信息，并打印信件的大標(biāo)簽，將大標(biāo)簽貼于信封后，裝入相應(yīng)文件等待發(fā)信。

2.4 文號管理統(tǒng)一規(guī)范

系統(tǒng)中文件的文號由機(jī)要室統(tǒng)一管理，文件在經(jīng)機(jī)要室前的內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中以文件上所貼的條碼號作為文件流轉(zhuǎn)的唯一標(biāo)示。文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后在機(jī)要室確定最終文號，文號一般根據(jù)文件種類流水號自動生成，用戶也可以修改。

3 智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的現(xiàn)實作用

一是收信管理達(dá)到了全程監(jiān)控。收發(fā)室接收信件后在機(jī)要管理子系統(tǒng)中登記新建信息或直接通過交換箱掃描條碼投箱實現(xiàn)信件的等級分發(fā)。各內(nèi)部單位可在其系統(tǒng)中監(jiān)控到交換箱內(nèi)文件、信件信息，內(nèi)部各部門刷卡取件，信件信息進(jìn)入公文管理系統(tǒng)。各部門在公文管理子系統(tǒng)中對信件進(jìn)行二次分發(fā)登記。

二是發(fā)信管理實現(xiàn)了統(tǒng)一分發(fā)。發(fā)信過程由各部門在各子系統(tǒng)中登記基本信息。登記的信件粘貼由收發(fā)室統(tǒng)一制作的信件條碼后送收發(fā)室投箱。外發(fā)信件待發(fā)送，內(nèi)部交換信件進(jìn)入收信單位公文管理子系統(tǒng)。

三是機(jī)要交換站文件收發(fā)管理達(dá)到了實物流與信息流的準(zhǔn)確無誤。機(jī)要交換站的信件取回后，掃描信件上的條碼投箱完成信件登記、分發(fā)過程。送機(jī)要交換站的信件，由分戶單位用戶在公文管理子系統(tǒng)中進(jìn)行登記，信件自動在收發(fā)室的機(jī)要信函系統(tǒng)中登記，同時在發(fā)信用戶的收發(fā)管理系統(tǒng)中標(biāo)示該信件已投入收發(fā)室機(jī)要交換站渠道代收箱中，即信件已發(fā)出。收發(fā)室工作人員將信件送往機(jī)要交換站前，開箱打印信件清單，清點信件數(shù)量是否與清單上一致。分戶單位用戶在其公文管理系統(tǒng)中登記信件時，需要登記其粘貼在信件上的條碼編號，這樣在收發(fā)室進(jìn)行信件投遞操作時，由于條碼與信件唯一對應(yīng)，投箱前掃描信件條碼，確保了信件實物流與信息流的絕對對應(yīng)，準(zhǔn)確記錄了信件是否發(fā)送。

四是機(jī)要局文件的收發(fā)管理達(dá)到了專項操控。由機(jī)要局接收的信件掃描條碼后，投入分戶單位信箱中完成信件登記分揀過程。送機(jī)要局的信件，用戶需要在其公文管理子系統(tǒng)中登記信件信息，同時粘貼收發(fā)室發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)條碼（條碼中標(biāo)示了發(fā)信分戶單位信息），然后將信件送收發(fā)室掃描條碼投入機(jī)要局的渠道代收信箱中，完成信件簽收登記、分發(fā)過程。收發(fā)室工作人員送信前，系統(tǒng)自動打印送機(jī)要局的信件清單。

五是專送信件管理達(dá)到了信件直達(dá)。專送信件由發(fā)信用戶在其公文管理子系統(tǒng)中登記信件的基本信息后送收發(fā)室，收發(fā)室工作人員掃描信件上的條碼簽收信件，打印清單直送。各專送渠道送達(dá)收發(fā)室的信件，如果有條碼，則掃描條碼進(jìn)行投箱，如果沒有條碼在系統(tǒng)中對信件進(jìn)行登記，然后投箱。

六是內(nèi)部交換信件管理達(dá)到了簽收的準(zhǔn)確性、便攜性。內(nèi)部交換信件，根據(jù)其內(nèi)部情況分為兩種處理方式：一方面是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，分戶單位用戶發(fā)信前在公文管理子系統(tǒng)中登記信件信息，粘貼條碼。然后到收發(fā)室進(jìn)行信件交換，掃描條碼，則系統(tǒng)自動根據(jù)條碼檢索到該信件的登記信息，簽收信件并提示用戶投箱，用戶根據(jù)系統(tǒng)提示投箱，投錯報警。這種情況下，數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)共享，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信件簽收，提高了準(zhǔn)確性。另一方面是在非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，分戶單位用戶發(fā)信前在收發(fā)管理系統(tǒng)中登記信件信息，發(fā)信前系統(tǒng)打印清單，清單上有一個包含了所有發(fā)信信息的二維條碼。在收發(fā)室進(jìn)行信件交換前掃描清單上的二維碼，然后根據(jù)系統(tǒng)提示進(jìn)行投箱，系統(tǒng)根據(jù)二維碼中的信息對信件進(jìn)行簽收登記。二維條碼解決了沒有網(wǎng)絡(luò)情況下的信息攜帶問題。

4 實施智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)取得的成效

中國石化集團(tuán)公司智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)自2008年9月正式運(yùn)行以來，已近7年時間，經(jīng)過不斷完善，運(yùn)行情況良好，取得了很好的成效。

一是實現(xiàn)了機(jī)要文件、信函收發(fā)過程中的自動信息采集、自動收發(fā)數(shù)據(jù)核對、差錯提示和及時糾錯功能、交接過程的電子化以及信息源、信息流向的電子化。二是實現(xiàn)了文件、信函基本信息、擬辦協(xié)辦等信息的電子化留存，并在相關(guān)單位之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免了相關(guān)信息的重復(fù)登記。三是利用智能交換箱、條形碼技術(shù)實現(xiàn)了文件、信函的智能交換，提高了文件、信函交換的時效性和準(zhǔn)確性。四是實現(xiàn)了對文件、信函交接的自動簽收登記，從而提高了安全性和保密性。五是通過應(yīng)用軟件系統(tǒng)及智能文件、信函交換箱輔助工作人員進(jìn)行公文處理，既提高了工作效率又減少了差錯率。六是實現(xiàn)了各類文件、信函辦理過程中的自動跟蹤，方便對文件辦理過程的督查催辦。七是實現(xiàn)了對文件、信函辦理情況以及領(lǐng)導(dǎo)批示情況的登記和查詢。

總之，該系統(tǒng)運(yùn)行7年來，集團(tuán)公司利用智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)對機(jī)要文件、信函進(jìn)行管理，并利用條形碼信息對文件、信函進(jìn)行登記，利用網(wǎng)絡(luò)、身份識別等技術(shù)對所有相關(guān)工作人員及文件、信函的全過程信息追蹤、交換及其收發(fā)過程中的自動信息采集、自動收發(fā)數(shù)據(jù)核對、錯誤提示和及時糾錯、針對性信息跟蹤追查等，較好地解決了目前機(jī)要文件、信函管理工作中存在的問題，特別是對文件、信函的管理從人人交換轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)交換，極大了提升了文件、信函的管理水平，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了信息共享，徹底實現(xiàn)了機(jī)要文件、信函無紙無記錄本登記，減少了人員的重復(fù)勞動，大大提高了工作效率，配備了智能文件交換箱，也大大改善了辦公環(huán)境，促進(jìn)了集團(tuán)公司辦公自動化的進(jìn)一步發(fā)展。