丁琳偉

(中國石化集團公司辦公廳，北京 100728)

目前，大型企業(yè)推廣實施智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢，是對機要文件、信函處理的全新技術的運用，是對傳統(tǒng)機要文件、信函管理的全面改革創(chuàng)新，也是實現(xiàn)機要文件、信函處理過程的安全保證，更是推動實現(xiàn)全面管理信息化的關鍵。中國石化集團公司利用2008年辦公大樓搬遷時機，實施了智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)，該系統(tǒng)以全面的實用功能及良好的應用效果，大大提高了公文管理的安全性和工作效率。

1 傳統(tǒng)管理方式存在的問題

該系統(tǒng)實施前，集團公司各類文件、信件的流轉、分發(fā)主要采用手工登記方式進行，存在以下突出問題。

1.1 信息孤島，沒有共享

近十年來，隨著辦公自動化和網(wǎng)絡化的不斷深入，中央、國家機關和大型央企在文件流轉中，先后采用了基于條形碼、文件交換箱、數(shù)據(jù)庫技術的計算機智能文件交換系統(tǒng)，特別是中辦、國辦聯(lián)合發(fā)文也將條碼技術應用在文件交換中，下發(fā)的文件都帶有包含文件主要信息的條形碼。在沒有采用這一系統(tǒng)前，在文件交換中不能共享中辦、國辦及各部委、軍隊系統(tǒng)等文件的主要信息；另一方面，發(fā)出文件的主要信息與其他單位也不能共享，只能沿用手工登記的方式重復登記文件收發(fā)內容，形成文件流轉的信息孤島。

1.2 重復勞動，效率低下

此前，每天登記接收的各類文件、信件數(shù)量極大。這些文件主要在各級領導、業(yè)務部門之間流轉傳閱辦理，每次交接過程都要在收發(fā)人員、文件管理人員以及領導秘書之間進行重復性的手工登記，而登記的內容又都是相同的內容，重復性的勞動造成大量人力和時間的浪費。

1.3 暗箱流轉，沒有跟蹤

在文件流轉過程中，若要查詢文件所處位置，需要從文件流轉源頭一步一步詢問當事人，存在文件流轉過程的暗箱，無法實施實時監(jiān)控和有效跟蹤，無法進行有效管理，特別是對密級文件的傳閱范圍更是無法實時監(jiān)控和有效跟蹤，這對文件的安全和保密管理帶來很大隱患。

1.4 難以規(guī)范，易出差錯

人與人交接文件時，有時為加快流轉過程，簡化登記手續(xù)，極易出現(xiàn)差錯，特別是錯登了秘密文件后，需花費大量時間查找，而查找過程也是手工方式，極易造成泄密和文件丟失。

2 智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的實用功能

2.1 信件管理方便快捷

一是信件錄入功能，取消了手工登記本以及在計算機上對信件信息進行登記，而是利用條形碼及數(shù)據(jù)庫技術經掃描條碼完成信息的登記，利用交換箱與條碼技術完成登記分揀過程。二是信件查詢功能，可在系統(tǒng)中查詢已經登記了的信件信息，根據(jù)選擇和輸入的條件進行自動檢索，查詢到的信件信息為登記的信息以及信件在流轉交換過程中由系統(tǒng)自動記錄的交換記錄。即系統(tǒng)不但可以查找到信件的基本信息，同時可以得知信件的具體去向。三是信件修改功能，對登記錯誤的信件或者特殊情況需要修改的信件，可以對其登記的信息設定修改信件權限，如可以設置為只有登記該信件的工作人員才可以修改信件。四是信件刪除功能，系統(tǒng)中已經登記了的信件信息，為了保證數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)中所進行的刪除操作不會真正刪除錄入的信件信息，只是標識信件為已刪除的信件；五是大宗信件的處理功能，可以批量登記大批量固定范圍的信件，包括內部發(fā)送的批量裝封文件，以及收到的批量固定內部接收范圍的文件。六是信件統(tǒng)計功能，根據(jù)用戶選擇的統(tǒng)計條件，統(tǒng)計系統(tǒng)中登記了的各類信件的數(shù)量，可以用來準確的統(tǒng)計一段時間內工作人員的工作量。七是發(fā)信統(tǒng)計功能，對發(fā)出的信件進行統(tǒng)計。八是清單打印功能，信件登記后完成分揀投箱工作，當分戶單位人員取信或者收發(fā)室人員送信時，只需要工作人員刷卡，則對應的程序設置好的該工作人員負責的箱門自動打開，打印機自動打印出清單。九是清單修改功能，對系統(tǒng)中已經打印的清單進行修改，可以對某一張清單上的信件進行刪除操作，或者追加一封新的信件到清單上，然后可以重新打印清單，清單號不變。從而解決了用戶出現(xiàn)信件清單上某封信件分戶單位拿走后出現(xiàn)問題的修正。十是清單查核功能，由收發(fā)室人員使用該功能對信件清單進行核銷，系統(tǒng)打印的清單上包含清單編號、清單種類等信息的條形碼，掃描條碼選擇執(zhí)行核簽操作即可；十一是特急信件處理功能，通過網(wǎng)絡共享數(shù)據(jù)，各單位可在其子系統(tǒng)中實時監(jiān)控到與其工作有關的特急信件，做特殊標示及聲音處理。

2.2 收文管理準確高效

一是收文登記功能，可根據(jù)所有接收文件的種類進行分類登記，文件登記后可進行不同的文種處理流程，接收到的印有二維條碼的文件，如外交部來文，可以通過掃描文件上的二維碼直接錄入文件的基本信息，系統(tǒng)自動記錄文件登記人及文件登記時間等信息。二是文件辦理單打印功能，根據(jù)文件的種類不同打印不同的文件處理單，包括文件傳閱單，文件辦理單等。三是領導批示及內部單位辦理情況登記功能，在機要室文件管理系統(tǒng)中提供了領導批示及內部單位辦理情況登記。四是文件查詢功能，通過輸入有效條件查詢系統(tǒng)中登記的文件信息，可及時查看該文件流轉及辦理信息。五是文件統(tǒng)計功能，通過輸入有效條件統(tǒng)計系統(tǒng)中登記的文件數(shù)量，并可打印統(tǒng)計報表。六是取件清單功能，用戶取件后自動打印文件的取件清單，清單管理類似信件的清單管理。七是投件管理功能，在投件管理過程中，對用戶的身份及文件條碼的合法性進行識別，同時對用戶進行不同的投取權限設定，投件過程中記錄投件人信息。八是批量文件的登記分發(fā)管理功能，如國務院文件等具有固定范圍的大批量文件接收，可在系統(tǒng)中調用固定的分發(fā)表一次實現(xiàn)所有文件登記，然后根據(jù)交換箱上提示的分發(fā)范圍及分發(fā)數(shù)量投入文件即可完成文件的分發(fā)操作。九是電報管理功能，在系統(tǒng)中將電報作為一種特殊的文種處理，可提供原件和復印件的分別登記功能，流轉過程與一般公文流轉過程相同，貼條碼經交換箱進行流轉。

2.3 發(fā)文管理信息共享

一是發(fā)文登記，在機要室文件管理系統(tǒng)中提供發(fā)文基本信息登記功能，但一般文件的發(fā)文信息均由起草單位進行登記并共享給機要室發(fā)文管理系統(tǒng)。機要室可補充登記部分信息，發(fā)文登記也根據(jù)現(xiàn)有的文件種類進行劃分，包括內部簽報的處理。二是批抄，機要室可確定或修改文件的批抄范圍，可調用常用的批抄模板進行參考。三是送印單打印，以集團公司名義發(fā)文由機要室打印送印單，送印單上可包含一個與文件信息唯一對應的二維條碼，文件印制部門可通過此二維條碼印制含有二維條碼的文件，此條碼可供相關的合辦單位共享文件基本信息。四是文件分發(fā)，若文件上印制有文件條碼，則用戶在交換箱上掃描文件上的條碼，系統(tǒng)自動調用文件的批抄范圍，交換箱對應箱格擋板開啟，同時提示用戶根據(jù)提示投入文件后箱格擋板關閉，若沒有印制條碼則需要手動在系統(tǒng)中調出相關文件的信息然后進行投箱操作。五是文轉信，部分發(fā)文是針對外部單位，則系統(tǒng)自動根據(jù)文件信息生成相應的發(fā)信信息，并打印信件的大標簽，將大標簽貼于信封后，裝入相應文件等待發(fā)信。

2.4 文號管理統(tǒng)一規(guī)范

系統(tǒng)中文件的文號由機要室統(tǒng)一管理，文件在經機要室前的內部流轉過程中以文件上所貼的條碼號作為文件流轉的唯一標示。文件經領導簽批后在機要室確定最終文號，文號一般根據(jù)文件種類流水號自動生成，用戶也可以修改。

3 智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的現(xiàn)實作用

一是收信管理達到了全程監(jiān)控。收發(fā)室接收信件后在機要管理子系統(tǒng)中登記新建信息或直接通過交換箱掃描條碼投箱實現(xiàn)信件的等級分發(fā)。各內部單位可在其系統(tǒng)中監(jiān)控到交換箱內文件、信件信息，內部各部門刷卡取件，信件信息進入公文管理系統(tǒng)。各部門在公文管理子系統(tǒng)中對信件進行二次分發(fā)登記。

二是發(fā)信管理實現(xiàn)了統(tǒng)一分發(fā)。發(fā)信過程由各部門在各子系統(tǒng)中登記基本信息。登記的信件粘貼由收發(fā)室統(tǒng)一制作的信件條碼后送收發(fā)室投箱。外發(fā)信件待發(fā)送，內部交換信件進入收信單位公文管理子系統(tǒng)。

三是機要交換站文件收發(fā)管理達到了實物流與信息流的準確無誤。機要交換站的信件取回后，掃描信件上的條碼投箱完成信件登記、分發(fā)過程。送機要交換站的信件，由分戶單位用戶在公文管理子系統(tǒng)中進行登記，信件自動在收發(fā)室的機要信函系統(tǒng)中登記，同時在發(fā)信用戶的收發(fā)管理系統(tǒng)中標示該信件已投入收發(fā)室機要交換站渠道代收箱中，即信件已發(fā)出。收發(fā)室工作人員將信件送往機要交換站前，開箱打印信件清單，清點信件數(shù)量是否與清單上一致。分戶單位用戶在其公文管理系統(tǒng)中登記信件時，需要登記其粘貼在信件上的條碼編號，這樣在收發(fā)室進行信件投遞操作時，由于條碼與信件唯一對應，投箱前掃描信件條碼，確保了信件實物流與信息流的絕對對應，準確記錄了信件是否發(fā)送。

四是機要局文件的收發(fā)管理達到了專項操控。由機要局接收的信件掃描條碼后，投入分戶單位信箱中完成信件登記分揀過程。送機要局的信件，用戶需要在其公文管理子系統(tǒng)中登記信件信息，同時粘貼收發(fā)室發(fā)放的標準條碼（條碼中標示了發(fā)信分戶單位信息），然后將信件送收發(fā)室掃描條碼投入機要局的渠道代收信箱中，完成信件簽收登記、分發(fā)過程。收發(fā)室工作人員送信前，系統(tǒng)自動打印送機要局的信件清單。

五是專送信件管理達到了信件直達。專送信件由發(fā)信用戶在其公文管理子系統(tǒng)中登記信件的基本信息后送收發(fā)室，收發(fā)室工作人員掃描信件上的條碼簽收信件，打印清單直送。各專送渠道送達收發(fā)室的信件，如果有條碼，則掃描條碼進行投箱，如果沒有條碼在系統(tǒng)中對信件進行登記，然后投箱。

六是內部交換信件管理達到了簽收的準確性、便攜性。內部交換信件，根據(jù)其內部情況分為兩種處理方式：一方面是在網(wǎng)絡環(huán)境下，分戶單位用戶發(fā)信前在公文管理子系統(tǒng)中登記信件信息，粘貼條碼。然后到收發(fā)室進行信件交換，掃描條碼，則系統(tǒng)自動根據(jù)條碼檢索到該信件的登記信息，簽收信件并提示用戶投箱，用戶根據(jù)系統(tǒng)提示投箱，投錯報警。這種情況下，數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡實現(xiàn)共享，實現(xiàn)網(wǎng)絡信件簽收，提高了準確性。另一方面是在非網(wǎng)絡環(huán)境下，分戶單位用戶發(fā)信前在收發(fā)管理系統(tǒng)中登記信件信息，發(fā)信前系統(tǒng)打印清單，清單上有一個包含了所有發(fā)信信息的二維條碼。在收發(fā)室進行信件交換前掃描清單上的二維碼，然后根據(jù)系統(tǒng)提示進行投箱，系統(tǒng)根據(jù)二維碼中的信息對信件進行簽收登記。二維條碼解決了沒有網(wǎng)絡情況下的信息攜帶問題。

4 實施智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)取得的成效

中國石化集團公司智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)自2008年9月正式運行以來，已近7年時間，經過不斷完善，運行情況良好，取得了很好的成效。

一是實現(xiàn)了機要文件、信函收發(fā)過程中的自動信息采集、自動收發(fā)數(shù)據(jù)核對、差錯提示和及時糾錯功能、交接過程的電子化以及信息源、信息流向的電子化。二是實現(xiàn)了文件、信函基本信息、擬辦協(xié)辦等信息的電子化留存，并在相關單位之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免了相關信息的重復登記。三是利用智能交換箱、條形碼技術實現(xiàn)了文件、信函的智能交換，提高了文件、信函交換的時效性和準確性。四是實現(xiàn)了對文件、信函交接的自動簽收登記，從而提高了安全性和保密性。五是通過應用軟件系統(tǒng)及智能文件、信函交換箱輔助工作人員進行公文處理，既提高了工作效率又減少了差錯率。六是實現(xiàn)了各類文件、信函辦理過程中的自動跟蹤，方便對文件辦理過程的督查催辦。七是實現(xiàn)了對文件、信函辦理情況以及領導批示情況的登記和查詢。

總之，該系統(tǒng)運行7年來，集團公司利用智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)對機要文件、信函進行管理，并利用條形碼信息對文件、信函進行登記，利用網(wǎng)絡、身份識別等技術對所有相關工作人員及文件、信函的全過程信息追蹤、交換及其收發(fā)過程中的自動信息采集、自動收發(fā)數(shù)據(jù)核對、錯誤提示和及時糾錯、針對性信息跟蹤追查等，較好地解決了目前機要文件、信函管理工作中存在的問題，特別是對文件、信函的管理從人人交換轉變?yōu)槿藱C交換，極大了提升了文件、信函的管理水平，通過內部網(wǎng)絡實現(xiàn)了信息共享，徹底實現(xiàn)了機要文件、信函無紙無記錄本登記，減少了人員的重復勞動，大大提高了工作效率，配備了智能文件交換箱，也大大改善了辦公環(huán)境，促進了集團公司辦公自動化的進一步發(fā)展。