齊 芳

（深圳市光明新區(qū)建筑工務(wù)和土地開發(fā)中心 廣東·深圳 518107）

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)有待加強(qiáng)

目前，一些事業(yè)單位缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，其會(huì)計(jì)檔案管理工作人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，有的單位只是安排相關(guān)會(huì)計(jì)人員作為會(huì)計(jì)檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人。對(duì)于一些規(guī)模較小、業(yè)務(wù)較為單一的事業(yè)單位，管理人員認(rèn)為單位賬目比較簡單，僅需要對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿等核算材料進(jìn)行保存即可，導(dǎo)致單位的預(yù)決算材料、合同協(xié)議等大量丟失。

（二）會(huì)計(jì)檔案信息化管理水平較差

事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的信息化在逐步開展中，但是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理信息化工作的開展卻差強(qiáng)人意。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用固然使得會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)了電子化的保存，但是對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存多數(shù)單位只是對(duì)其按照一定的順序裝訂以后放入固定的書柜或者箱子里。時(shí)間越長，紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案就越多，管理起來也就越繁瑣。由于對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿、合同、預(yù)決算材料的保存并沒有實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)上的管理，導(dǎo)致無法及時(shí)獲取這些材料存放的位置，并且也無法對(duì)這些材料的有無進(jìn)行核實(shí)，影響事業(yè)單位的工作效率和效果。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏精細(xì)化

實(shí)務(wù)中，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度多是按照國家相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行制定，但是國家相關(guān)文件的規(guī)定實(shí)際上是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的一個(gè)整體引導(dǎo)，仍舊需要事業(yè)單位結(jié)合自身財(cái)務(wù)管理工作情況予以針對(duì)性的細(xì)化。目前，一些事業(yè)單位對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)歸類、憑證的整理與裝訂、會(huì)計(jì)賬簿的打印與裝訂、會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與裝訂、檔案目錄的編寫、電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔保存、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的存放方式以及存放地點(diǎn)和工具、相關(guān)合同的分類以及儲(chǔ)存等，不是沒有細(xì)節(jié)性的規(guī)定，就是沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得會(huì)計(jì)檔案管理人員的具體工作缺乏細(xì)致的引導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂、操作不規(guī)范。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行力較弱

完善的管理制度需要有人的執(zhí)行才能夠真正發(fā)揮作用。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案制度執(zhí)行力度的弱化是導(dǎo)致管理效率低下的重要原因之一。一方面是不按照管理制度執(zhí)行。比如，在立卷和歸檔上沒有嚴(yán)格按照預(yù)設(shè)案卷制度予以執(zhí)行，導(dǎo)致分類立卷與歸檔的混亂；沒有嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案定期歸檔以及定期入庫驗(yàn)收等制度，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案歸檔不及時(shí)。另一方面是管理制度執(zhí)行不徹底。比如，雖然會(huì)計(jì)憑證按照規(guī)定予以裝訂，但是裝訂并不規(guī)范，對(duì)于一些簽章不齊全的憑證沒有予以及時(shí)查證和剔除就予以裝訂；會(huì)計(jì)資料查閱雖然履行了相應(yīng)手續(xù)，但是手續(xù)不健全或者只是流于形式，沒有起到實(shí)質(zhì)性的查閱權(quán)限制和監(jiān)督作用。

二、完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度的對(duì)策

（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，對(duì)管理人員要進(jìn)行循序漸進(jìn)的引導(dǎo)，讓其體會(huì)到檔案管理工作的混亂給財(cái)務(wù)管理工作帶來的影響。比如，某事業(yè)單位讓會(huì)計(jì)檔案管理人員參與到預(yù)算編制的前期資料收集過程中，讓其在尋找歷年相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿等工作中體會(huì)到會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于財(cái)務(wù)管理工作的重要性，發(fā)現(xiàn)日常會(huì)計(jì)檔案管理中所存在的問題，并積極解決問題。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要保證會(huì)計(jì)檔案管理人員的專職性以及穩(wěn)定性, 即避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理人員的現(xiàn)象，避免出現(xiàn)隨意更換會(huì)計(jì)檔案管理人員的現(xiàn)象。同時(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)性。在會(huì)計(jì)人員中選出一名檔案管理人員，加強(qiáng)其檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使其不僅具有專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，還要具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)。

（二）提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理水平

從電算化系統(tǒng)來講，事業(yè)單位要提高電子會(huì)計(jì)檔案的管理水平。比如，對(duì)于電子檔案要及時(shí)予以存盤；及時(shí)檢查盤內(nèi)會(huì)計(jì)檔案是否完整；按照一定的日期或其他標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案予以排序等。這些管理上的細(xì)節(jié)問題只需要在日常管理中加以注意，按照要求不斷提高管理水平即可。對(duì)于事業(yè)單位來講，值得注意的是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理。事業(yè)單位可以創(chuàng)新性的借鑒固定資產(chǎn)信息化管理的一些措施。通常，管理人員會(huì)對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編制會(huì)計(jì)檔案目錄。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可以利用掃碼器、條碼以及辦公室自動(dòng)化軟件對(duì)各會(huì)計(jì)賬簿、合同文本等進(jìn)行定位。比如，以會(huì)計(jì)檔案裝箱為例，可以在每個(gè)箱子上貼上條形碼，然后用掃碼器予以掃描，在Excel 表格等中輸入箱子所對(duì)應(yīng)的編碼、位置以及內(nèi)部所儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容等。在實(shí)務(wù)中，具體表格內(nèi)容以及條形碼單元可以由單位根據(jù)自身的情況予以變更。

（三）建立精細(xì)化會(huì)計(jì)檔案管理制度

事業(yè)單位要結(jié)合自身的情況，在國家相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上構(gòu)建企業(yè)自身的會(huì)計(jì)檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)，為管理人員提供精細(xì)化的、標(biāo)準(zhǔn)化的、規(guī)范化的操作流程。以會(huì)計(jì)檔案的分類為例，不能簡單的將其分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他，而是要對(duì)這四大類進(jìn)行進(jìn)一步的詳細(xì)劃分。比如，某事業(yè)單位將其他類別細(xì)分為10 余個(gè)小項(xiàng)目，諸如各項(xiàng)稅費(fèi)納稅申報(bào)表及相關(guān)資料、資產(chǎn)處置資料、稅務(wù)審計(jì)等相關(guān)部門檢查資料、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表及報(bào)告等。此外，對(duì)于具體細(xì)節(jié)工作要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。比如統(tǒng)一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面以及檔案盒等。以某單位為例，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于80g/m的書寫紙；憑證封皮的統(tǒng)一規(guī)格為125×232×2 mm；會(huì)計(jì)憑證檔案盒的統(tǒng)一規(guī)格為135×231×30mm 等。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的移交、保管、查閱以及銷毀等制定規(guī)范化的工作流程，使得管理人員在沒有足夠引導(dǎo)的情況下也可以迅速開展工作。對(duì)有獨(dú)立的檔案室單位可根據(jù)自身的實(shí)際情況決定是否將會(huì)計(jì)檔案移交至檔案室統(tǒng)一管理。如果移交至檔案室統(tǒng)一保管，會(huì)計(jì)檔案的管理除了遵守檔案室的檔案管理規(guī)定外，一定要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的管理制度，保證移交、查閱等環(huán)節(jié)的安全，以免會(huì)計(jì)檔案遺失、信息外泄，給單位造成損失。

（四）強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行力度

事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員往往較少，有些規(guī)模較小、業(yè)務(wù)單一的事業(yè)單位僅有一個(gè)管理人員，因此對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行力度的強(qiáng)化主要在與對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員工作情況的監(jiān)督。有些事業(yè)單位通過充分發(fā)揮員工績效管理的作用來激勵(lì)和約束會(huì)計(jì)檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，取得了一定的進(jìn)展。即把握會(huì)計(jì)檔案管理制度的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，設(shè)置關(guān)鍵性指標(biāo)，對(duì)關(guān)鍵性指標(biāo)進(jìn)行權(quán)重設(shè)計(jì)，結(jié)合財(cái)務(wù)部門其他工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員工作情況的反映以及對(duì)工作的定期抽查檢驗(yàn)等因素對(duì)關(guān)鍵性指標(biāo)進(jìn)行分?jǐn)?shù)計(jì)算，根據(jù)結(jié)果來計(jì)算會(huì)計(jì)檔案管理人員的績效工資以及相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施，對(duì)其形成強(qiáng)有力的工作壓力與動(dòng)力，促使其嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理制度。

三、結(jié)語

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作是其一切財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)，也是我國公共財(cái)政體制深化改革中一項(xiàng)重要的具體工作。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，制定精細(xì)化的管理制度并強(qiáng)化制度的執(zhí)行力度，不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理工作，助推財(cái)務(wù)管理工作的順利進(jìn)行。

[1]鄭欽源.新時(shí)期事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].中國市場，2014，(9).

[2]皋霜楓.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理探析[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2011，(7).