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        試論如何加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理工作

        2015-08-15 00:54:11
        科技視界 2015年23期
        關(guān)鍵詞:文書(shū)管理工作檔案管理

        楊 俊

        (棗陽(yáng)市太平鎮(zhèn)計(jì)劃生育辦公室,湖北 棗陽(yáng)441200

        1 規(guī)范管理文書(shū)檔案

        文書(shū)檔案的規(guī)范管理方法和手段是做好文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ),是必不可少的。文書(shū)檔案能否做到格式、種類(lèi)以及處理程序的規(guī)范化程度都會(huì)直接的影響到對(duì)文書(shū)檔案管理的效果,尤其是現(xiàn)在,科技的發(fā)展使辦公的自動(dòng)化水平也在不斷的發(fā)展,那么這種規(guī)范管理就顯得尤其重要,例如很多文書(shū)和檔案的歸檔工作都要在決策文件形成之前做好,這樣才能夠更好的保證文件的規(guī)范性和及時(shí)性,在文書(shū)檔案的處理程序上更加要注意和檔案管理進(jìn)行緊密的鏈接,要把檔案管理和檔案記錄進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合,比如在做文件的分類(lèi)、鑒定和編號(hào)等工作時(shí),要在正式文件形成之前就做好并且進(jìn)行歸檔,這樣不僅能夠節(jié)省大量的人力并且能減少工作時(shí)間,避免出錯(cuò),還能夠有效的提高辦公效率。

        2 領(lǐng)導(dǎo)引起重視

        文書(shū)檔案是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理和決策的重要依據(jù)和借鑒,對(duì)機(jī)關(guān)和單位工作計(jì)劃的實(shí)施有著重要的影響。因此工作人員一定要爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視與支持,加強(qiáng)檔案管理部門(mén)和各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)和溝通,領(lǐng)導(dǎo)在加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的工作上首先要做到經(jīng)常參與,要對(duì)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和完善,要把加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理工作納入到日常的工作計(jì)劃中,并且要進(jìn)行認(rèn)真的落實(shí),另外要為文書(shū)檔案的管理工作提出軟、硬件設(shè)施的有利外圍條件,這樣才能夠更好的提升文書(shū)檔案管理工作自上而下的良好管理風(fēng)氣,認(rèn)識(shí)和重視是行動(dòng)的先導(dǎo),這樣才能夠?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作的落實(shí)起到積極的促進(jìn)作用。

        3 加強(qiáng)管理,提高檔案人員素質(zhì)

        在檔案工作的各個(gè)細(xì)節(jié)中都要把規(guī)定的程序落實(shí)到實(shí)處,因?yàn)槲臅?shū)檔案管理是一項(xiàng)非常精密的工作,在此期間,任何一個(gè)環(huán)節(jié)和程序的失誤都能夠影響到整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量,能夠造成檔案材料的缺失,造成檔案不能夠完整和系統(tǒng)的歸檔,就會(huì)對(duì)檔案的完整率造成很大的影響,導(dǎo)致檔案并不能夠全面的反應(yīng)出單位全貌。文書(shū)檔案工作管理人員素質(zhì)的高低對(duì)文書(shū)檔案管理工作的好壞至關(guān)重要,這直接關(guān)系到機(jī)關(guān)和單位日常管理的好壞,因此提升檔案管理人員的素質(zhì),加強(qiáng)管理水平便顯得尤為重。檔案管理人員不僅要有上進(jìn)心、責(zé)任心要強(qiáng)還要具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)。檔案人員需要不斷的學(xué)習(xí),拓寬自身的知識(shí)視野,了解行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài),提高自身的綜合素質(zhì),熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件和資料的制作、使用和維護(hù),從而推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

        4 注重平時(shí)積累

        收集資料是檔案管理蕘的首要環(huán)節(jié),在檔案管理工作中處于基礎(chǔ)地位,只有認(rèn)真做好檔案資料的收集整理工作,才能保證檔案管理后續(xù)工作的開(kāi)展。檔案的材料進(jìn)行收集是整個(gè)檔案管理工作中的第一步,對(duì)檔案材料的收集一定要做到及時(shí)和全面,首先要認(rèn)真的健全各項(xiàng)檔案管理中的規(guī)章制度,并且要認(rèn)真的執(zhí)行檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度,然后要對(duì)檔案材料的收集工作進(jìn)行加強(qiáng)的督促,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)忘記返還的文件要進(jìn)行及時(shí)的催收,這樣才不會(huì)因?yàn)楣ぷ髁慷喽鴮?dǎo)致忘記收集材料,并且要對(duì)檔案的材料進(jìn)行按時(shí)的檢查,要檢查是否存在漏批的文件,如果有,必須要想辦法進(jìn)行補(bǔ)齊,然后按照檔案內(nèi)容的順序或者時(shí)間順序進(jìn)行有效的整理,這樣才能夠在文書(shū)檔案的管理工作中起到事半功倍的效果。

        5 保證制度完善

        俗話(huà)說(shuō),沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓。好的制度和規(guī)矩是規(guī)范人們行為和工作的重要準(zhǔn)則,好的制度會(huì)極大的促進(jìn)工作的發(fā)展,壞的制度會(huì)阻礙工作的發(fā)展,文書(shū)檔案管理工作更是如此。所以,在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中,也要保證制度的完善,并且嚴(yán)格的按照各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行工作,要堅(jiān)持好用制度來(lái)進(jìn)行對(duì)工作人員行為和工作的規(guī)范及約束,要用制度來(lái)試試文書(shū)檔案的管理,要認(rèn)真的學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)各項(xiàng)關(guān)于文書(shū)檔案的法律法規(guī),要對(duì)檔案工作的開(kāi)始至結(jié)束作出系統(tǒng)一體的規(guī)范化要求,并且要建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求,并且要組織檔案管理部門(mén)人員進(jìn)行定期的學(xué)習(xí),從而來(lái)進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),并且對(duì)其中執(zhí)行的程序進(jìn)行統(tǒng)一,從而更好的提高各個(gè)部門(mén)在文書(shū)檔案管理工作的效率,讓文書(shū)檔案的管理工作做到有據(jù)可依,有章可循,只有這樣,文書(shū)檔案管理工作的水平才能夠得到提高。

        6 做好細(xì)節(jié)方面的工作

        在檔案管理的工作中,要做好細(xì)節(jié)方面的環(huán)節(jié),只有這樣,才能夠讓文書(shū)檔案管理工作做到精益求精,要對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的篩選和培訓(xùn),檔案的管理人員首先要求具備高度的責(zé)任感和較高的素養(yǎng),要擁有強(qiáng)烈的保密意識(shí),并且還要具備適當(dāng)?shù)恼螚l件,這樣才能夠保證文書(shū)檔案的管理工作在最基本上有著保證,并且在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中,要對(duì)每種不同的文書(shū)檔案進(jìn)行不同的登記和分類(lèi),這樣才能夠?qū)⑽臅?shū)檔案的工作做到按部就班和循序漸進(jìn),才能夠避免因?yàn)橛洃浀脑蚨a(chǎn)生的疏漏,并且要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi),只有這樣才能夠?qū)⑽臅?shū)檔案做到有條理,有目的。并且要對(duì)文書(shū)檔案的內(nèi)容進(jìn)行定期的備案,這樣才不會(huì)因?yàn)榻栝喌仍蛟斐傻臋n案丟失和辨認(rèn)不當(dāng),在檔案進(jìn)行分類(lèi)以后,還要進(jìn)行嚴(yán)格的存檔工作,這樣才夠保證文書(shū)檔案的完整和有效。

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