覃麗生

（華南理工大學(xué)圖書(shū)館，廣東 廣州 510640）

0 前言

科技查新是我國(guó)在20 世紀(jì)80 年代中期產(chǎn)生并發(fā)展起來(lái)的一項(xiàng)深層次的科技情報(bào)咨詢工作[1]，是通過(guò)手工檢索、計(jì)算機(jī)檢索等手段，以文獻(xiàn)檢索為基礎(chǔ)，運(yùn)用綜合分析和對(duì)比方法對(duì)科研成果、科研課題的新穎性提供文獻(xiàn)依據(jù)的信息咨詢服務(wù)[2]。進(jìn)入21 世紀(jì)，我國(guó)的科技查新工作蓬勃發(fā)展，不僅體現(xiàn)在查新工作站的隊(duì)伍不斷壯大，還體現(xiàn)在隨著科研事業(yè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，科技查新工作所涵蓋的學(xué)術(shù)范疇、信息量等內(nèi)容也相應(yīng)日益龐大。就筆者所在的華南理工大學(xué)查新工作站為例，自2003 年建站以來(lái)，已由最初的報(bào)告年完成量130 項(xiàng)發(fā)展到近年的700 余項(xiàng)；最初服務(wù)對(duì)象僅是本校的部分教師和研究者，現(xiàn)在，該工作站的業(yè)務(wù)已經(jīng)遍布廣東、海南、湖南甚至河北等各省的高校、企業(yè)的研究者和課題申報(bào)者；最初的查新專業(yè)主要為化工、機(jī)械等幾個(gè)單一專業(yè)，現(xiàn)在通過(guò)查新工作人員經(jīng)驗(yàn)的積累以及各類專業(yè)人員新鮮血液的不斷注入，查新專業(yè)已經(jīng)涵蓋了電子電力、交通、環(huán)境生物等眾多交叉學(xué)科。如此龐大的工作量和信息量，給查新工作人員帶來(lái)了巨大的負(fù)擔(dān)，如何能減輕這些負(fù)擔(dān)，釋放查新工作人員，這就給科技查新系統(tǒng)提供了發(fā)展的平臺(tái)。目前，許多機(jī)構(gòu)和個(gè)人都在積極開(kāi)發(fā)科技查新系統(tǒng)，有部分查新工作站已經(jīng)引進(jìn)了一些查新系統(tǒng)，但是由于查新工作的復(fù)雜性，在工作站應(yīng)用查新系統(tǒng)時(shí)，總會(huì)遇到很多問(wèn)題，筆者嘗試從查新人員的角度分析這些問(wèn)題，并希望給出解決這些問(wèn)題的一些建議。

1 構(gòu)建科技查新系統(tǒng)中遇到的問(wèn)題

構(gòu)建科技查新系統(tǒng)的目的在于實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)完成客戶委托業(yè)務(wù)、通過(guò)微機(jī)妥善管理查新流程中生成的各種電子文檔科技[3]、實(shí)現(xiàn)微機(jī)完成查新報(bào)告。因此科技查新系統(tǒng)可分為三個(gè)部分：信息管理板塊、用戶委托板塊和完成報(bào)告板塊[4]。信息管理板塊主要涉及查新檔案的整理歸檔，以及委托人信息和查新題目、報(bào)告完成人等查新報(bào)告信息的錄入、修改、查詢工作，部分查新站還將查新報(bào)告的分配歸入這一板塊。用戶委托板塊主要是在網(wǎng)上接受用戶委托，并通過(guò)與用戶的交流確定查新報(bào)告的題目、查新點(diǎn)、技術(shù)要點(diǎn)等重要內(nèi)容。完成報(bào)告板塊由查新員和審核員共同操作，查新員接到查新報(bào)告，撰寫，送審，審核員批審，再由查新員修改并定稿，這一系列工作都在這一板塊完成。

1.1 用戶委托板塊

用戶委托板塊所遇到的問(wèn)題和現(xiàn)在的查新制度、查新流程有關(guān)。目前，雖然有部分查新站已經(jīng)引進(jìn)了查新系統(tǒng)，但是試用一段時(shí)間后大都暫停了繼續(xù)使用，問(wèn)題多出在這一板塊。查新報(bào)告系統(tǒng)由查新合同和查新報(bào)告兩個(gè)部分組成，查新合同由委托人提供，其中包含有委托人信息和查新題目、查新技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)等重要信息，查新機(jī)構(gòu)根據(jù)該查新合同，檢索并撰寫查新報(bào)告。目前，查新委托人通常是由查新機(jī)構(gòu)網(wǎng)站下載相應(yīng)的空白查新合同，在電腦上填寫，再通過(guò)郵件的方式或者前去查新機(jī)構(gòu)提交電子版的查新合同，雖說(shuō)目前積極開(kāi)發(fā)的查新系統(tǒng)中用戶委托板塊正是用于簡(jiǎn)化這一程序，但是由于長(zhǎng)期形成的習(xí)慣，委托人多是不愿意或不習(xí)慣在網(wǎng)絡(luò)上完成申請(qǐng)，所以部分啟用了查新系統(tǒng)的查新站會(huì)發(fā)現(xiàn)，即使已經(jīng)告知委托人登錄查新系統(tǒng)提交委托申請(qǐng)，但是委托人還是通過(guò)上述目前普遍的委托方式進(jìn)行查新申請(qǐng)，如果強(qiáng)制性要求委托人在查新系統(tǒng)中完成這一工作，多會(huì)引起委托人的反感，而轉(zhuǎn)向另外一個(gè)沒(méi)有啟用查新系統(tǒng)的查新站，從而使得查新系統(tǒng)的存在變得相當(dāng)尷尬。要解決這一問(wèn)題，筆者認(rèn)為有兩個(gè)途徑。第一個(gè)途徑，需要一個(gè)比較長(zhǎng)時(shí)期的過(guò)程，首先查新站不能因?yàn)榭蛻舨涣?xí)慣而放棄本來(lái)是更先進(jìn)的查新系統(tǒng)，但是也不能忽視委托人長(zhǎng)期的習(xí)慣而一味的要求委托人必須立刻接受查新系統(tǒng)，而是應(yīng)該對(duì)委托人加以耐心的解釋及引導(dǎo)，說(shuō)服委托人漸漸接受查新系統(tǒng)，同時(shí)以往的接收委托方式要保留，并為無(wú)法一時(shí)接受網(wǎng)上申請(qǐng)的客戶繼續(xù)提供他們所習(xí)慣的服務(wù)。當(dāng)委托人網(wǎng)上申請(qǐng)漸漸形成了習(xí)慣，用戶委托板塊存在的問(wèn)題就會(huì)消失，當(dāng)然，這需要一個(gè)幾年甚至是十幾年的時(shí)期。第二個(gè)途徑，就是所有的查新站統(tǒng)一起來(lái)，使得查新系統(tǒng)規(guī)?；贫然?，這可能需要查新站的上級(jí)部門制定相應(yīng)的規(guī)范。當(dāng)然，目前要全國(guó)的查新站都實(shí)行這一標(biāo)準(zhǔn)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，不但某些查新站還不具備配備查新系統(tǒng)的條件，還有一些查新站本身就不愿意改變以往的工作習(xí)慣從而不愿意使用查新系統(tǒng)。但是，這一理想可以由一些具備條件的地區(qū)首先實(shí)現(xiàn)，要做到這一點(diǎn)，需要先行的地區(qū)的查新單位互相溝通協(xié)調(diào)，通力合作，在市級(jí)或者省級(jí)地區(qū)內(nèi)實(shí)現(xiàn)查新系統(tǒng)的統(tǒng)一化規(guī)范化，然后向其他地區(qū)推廣經(jīng)驗(yàn)，從而帶動(dòng)查新系統(tǒng)的發(fā)展。

1.2 信息管理板塊

信息管理板塊中查新報(bào)告分配部分的工作與查新報(bào)告具體內(nèi)容牽涉不大，因而這一部分是整個(gè)科技查新系統(tǒng)中相對(duì)簡(jiǎn)單的，而且該部分與一般的公司管理軟件有很多相似或者可借鑒之處，所以相對(duì)來(lái)說(shuō)該部分涉及的軟件比較成熟。信息整理板塊中的問(wèn)題一般出現(xiàn)在檔案的整理部分，目前檔案的整理多是由人工來(lái)完成，即通過(guò)人工將查新報(bào)告的題目、委托人信息、報(bào)告完成人和審核員等需要?dú)w檔查詢的查新報(bào)告相關(guān)內(nèi)容輸入或拷貝到記錄系統(tǒng)（一般是excel 文檔）中，而信息整理板塊就是要將檔案整理者從這個(gè)瑣碎的工作中解放出來(lái)，以電腦系統(tǒng)最大限度的代替人工作業(yè)，但是這就需要科技查詢系統(tǒng)自動(dòng)檢索、記錄這些需要錄入的信息，這樣就遇到了和用戶委托板塊同樣的問(wèn)題。查新員（報(bào)告完成人）和檔案管理者所面對(duì)的都是客戶通過(guò)郵件或用存儲(chǔ)設(shè)備送來(lái)的查新合同，一般都是word 格式，而查新系統(tǒng)無(wú)法直接從word 文件中自動(dòng)識(shí)別這些信息（系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員告訴筆者，如果要實(shí)現(xiàn)word 的自動(dòng)識(shí)別，就目前的技術(shù)需要大大增加開(kāi)發(fā)成本，即使實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別，由于客戶在填寫word 時(shí)，可能會(huì)存在不規(guī)范現(xiàn)象，比如空格或者其它無(wú)法識(shí)別的字符，使得自動(dòng)識(shí)別沒(méi)有意義），這還是需要查新員或檔案管理者將相應(yīng)信息輸入或拷貝到查新系統(tǒng)，工作量仍然沒(méi)有得到減輕，還由于與以往的工作習(xí)慣不一致，從而導(dǎo)致執(zhí)行者有增加了工作量的感覺(jué)。要解決這一問(wèn)題，和上面用戶委托板塊所遇到的問(wèn)題解決途徑是一致的，同樣需要一個(gè)長(zhǎng)期的適應(yīng)過(guò)程，當(dāng)委托人接受了查新系統(tǒng)，申請(qǐng)工作都在系統(tǒng)中完成時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)記錄這些信息，不再需要人工的輸入。

1.3 完成報(bào)告板塊

完成報(bào)告板塊和查新報(bào)告的內(nèi)容息息相關(guān)，也是查新系統(tǒng)中最為重要、最復(fù)雜的部分。當(dāng)前的查新報(bào)告格式可謂五花八門，基本上是每個(gè)查新站的查新報(bào)告都具有自己的特色，雖說(shuō)教育部或科技部都試圖規(guī)范查新報(bào)告的格式，但是由于查新報(bào)告的復(fù)雜性，這些規(guī)范只能是一些大的條條框框，有許多細(xì)節(jié)是無(wú)法觸及的。由于查新報(bào)告的多樣性，使得查新系統(tǒng)不像其它行業(yè)的運(yùn)作系統(tǒng)，基本的框架是一樣的，面對(duì)不同的客戶只需要改變一些旁枝末節(jié)就可以得到應(yīng)用，而是針對(duì)每一個(gè)查新站，每一個(gè)學(xué)科、類型的查新報(bào)告都需要有不同的系統(tǒng)去支持，其機(jī)動(dòng)性很大，例如醫(yī)學(xué)類報(bào)告和電子、生物等綜合類報(bào)告，國(guó)內(nèi)查新和國(guó)際查新的區(qū)別。很多查新站負(fù)責(zé)購(gòu)買查新系統(tǒng)的人員都發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)事實(shí)，除了自己查新站主動(dòng)開(kāi)發(fā)的針對(duì)本查新站的查新系統(tǒng)外，推銷系統(tǒng)的人員所展示的查新系統(tǒng)和自己的查新風(fēng)格往往是格格不入的，這個(gè)查新系統(tǒng)，多是在別的查新站得到成功推廣或者就是針對(duì)別的查新站而制作的，然后稍事修改，就由推銷人員四處兜售。這樣的一套系統(tǒng)，在自己的查新站試用時(shí)，總會(huì)遇到大大小小的問(wèn)題，如果一點(diǎn)一滴的都要求制作者修改，幾乎就是一套全新的系統(tǒng)了。而且通常，銷售人員沒(méi)有參與過(guò)查新過(guò)程，甚至沒(méi)有參與查新系統(tǒng)的編寫過(guò)程，當(dāng)購(gòu)買負(fù)責(zé)人對(duì)銷售人員提出各種問(wèn)題和要求時(shí)，銷售人員無(wú)法提供專業(yè)的修改意見(jiàn)，使得事情更加復(fù)雜化。

在此，筆者希望對(duì)查新系統(tǒng)的編寫人員和銷售人員提出一些建議。首先，編寫人員和銷售人員要認(rèn)識(shí)到查新系統(tǒng)和查新報(bào)告的復(fù)雜性，要了解不同的查新站撰寫的查新報(bào)告具有各自的特色這一事實(shí)，要了解即將推廣的對(duì)象的查新風(fēng)格。編寫者要針對(duì)這種風(fēng)格對(duì)自己原有的軟件程序做出相應(yīng)的修改，而推銷人員同樣要了解這一風(fēng)格，在面對(duì)問(wèn)題時(shí)才可能不會(huì)手忙腳亂。而且，推銷人員最好參與到編寫工作中，在面對(duì)問(wèn)題時(shí)才可以不需要咨詢過(guò)編寫者才能給出解答方案。而編寫者最好能夠參與一次所要面對(duì)的查新站的查新工作，或者觀看一次查新人員完成一次報(bào)告的過(guò)程，再或者，在編寫過(guò)程中能夠有一位查新員參與其中，隨時(shí)提供關(guān)于查新報(bào)告的即時(shí)意見(jiàn)。

而對(duì)于查新站來(lái)說(shuō)，如果有條件，最好能夠由本單位的查新人員參與完成查新系統(tǒng)的制作，或者找到能夠針對(duì)本查新站制作查新系統(tǒng)的人員，這樣可以免去許多繁瑣的步驟及麻煩，如果沒(méi)有這些有利的條件，而要面對(duì)一套需要大為修改的系統(tǒng)，購(gòu)買負(fù)責(zé)人就需要具有耐心，需要做好解決瑣碎問(wèn)題的準(zhǔn)備，同時(shí)要安排并要求制作者和銷售人員都能融入本查新站的具體工作中，幫助他們了解本查新工作的復(fù)雜性和風(fēng)格，這樣才能得到一套稱心如意的查新系統(tǒng)。

1.4 科技查新系統(tǒng)界面

另外，筆者還希望對(duì)查新系統(tǒng)的界面提出小小的建議，撰寫查新報(bào)告是瑣碎平淡的文字工作，查新員需要將所有的精力放在查新點(diǎn)分析，文獻(xiàn)對(duì)比，文字組織上，而且大都查新員都已經(jīng)習(xí)慣了在word 中組織報(bào)告，所以查新界面不需要花巧，不需要吸引查新員的眼球，而是越清淡簡(jiǎn)潔，越符合查新員的需要、習(xí)慣。

2 結(jié)語(yǔ)

科技查新是在科技文獻(xiàn)檢索和科技咨詢基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的一項(xiàng)新型的科技信息服務(wù)業(yè)務(wù)[5]。在科技查新工作日趨繁雜的今天，查新機(jī)構(gòu)都在努力尋求能夠簡(jiǎn)化操作步驟和減輕查新人員負(fù)擔(dān)的一體化微機(jī)操作系統(tǒng)，但是在引進(jìn)相應(yīng)的科技查新系統(tǒng)時(shí)總會(huì)遇到許多問(wèn)題。筆者希望通過(guò)本文能夠給讀者帶來(lái)一些有用的建議。

［1］李海剛,謝毅.基于ASP.NET 技術(shù)的科技查新網(wǎng)上委托及管理系統(tǒng)[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2009(6):42-43.

［2］鄭玲,李豐男,潘穎芳.淺議科技查新信息管理系統(tǒng)的建立[J].江蘇科技信息,2008(11):10-11.

［3］宋樂(lè)平,丁玉東.科技查新項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].情報(bào)探索,2010(2):70-71.

［4］但旺,聶峰英.科技查新業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析[J].圖書(shū)館學(xué)研究,2008(4):67-69,72.

［5］謝新洲,滕躍.科技查新手冊(cè)[M].北京:科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社,2004.