朱 丹

(齊齊哈爾市建華區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題

(一)人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

在當(dāng)前我國(guó)檔案管理人員培養(yǎng)工作中，高校檔案管理專業(yè)設(shè)置的時(shí)間較短，這就導(dǎo)致專業(yè)的檔案管理人才相對(duì)數(shù)量較少，從而導(dǎo)致人才供給受到一定的限制。同時(shí)在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位中，檔案管理人員多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，缺乏專業(yè)背景，這就導(dǎo)致檔案管理人員在具體工作過程中，由于理論知識(shí)及實(shí)踐技能較少，再加之制定相應(yīng)的培訓(xùn)及再教育機(jī)制，這就導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)較低，專業(yè)能力不高，而且結(jié)構(gòu)組成缺乏科學(xué)性。另外在機(jī)關(guān)單位中，對(duì)于檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，這就導(dǎo)致檔案部門經(jīng)費(fèi)較少，這對(duì)于檔案管理專業(yè)人才的配置和培養(yǎng)也帶來(lái)了較大的制約作用。

(二)缺乏完善的規(guī)章制度

目前很大一部分機(jī)關(guān)檔案管理工作都處于粗放式的管理模式下，不僅相應(yīng)的管理制度缺失，而且崗位職責(zé)及規(guī)章制度都不完善，這就導(dǎo)致檔案資料在歸檔時(shí)往往審查不嚴(yán)格，材料不完整及缺乏認(rèn)真性，造假現(xiàn)象較為常見，使檔案的真實(shí)性和完整性受到較大的影響。

(三)管理模式相對(duì)落后，信息化水平較低

目前大多數(shù)機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作還沿用傳統(tǒng)的管理模式，機(jī)關(guān)檔案多以紙質(zhì)為主，檔案信息化水平相對(duì)較低。雖然紙質(zhì)檔案曾經(jīng)起到了重要憑證和記錄的作用，但在當(dāng)前信息化時(shí)代，紙質(zhì)檔案由于存在重復(fù)利用、歸檔工作量大及保管苛刻等諸多弊端，被數(shù)字化和電子檔案取代已成為必然的趨勢(shì)。

二、改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的具體策略

(一)加強(qiáng)組織建設(shè)，打造機(jī)關(guān)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，這就對(duì)檔案檔案管理工作提出了更高的要求，需要具有高素質(zhì)的人地來(lái)管理機(jī)關(guān)檔案。所以作為當(dāng)前新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案管理工作人員，必然努力提高自身的綜合素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，能夠與當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展要求相適應(yīng)。檔案工作作為一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性及專業(yè)性的工作，工作中任何一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)理論和技術(shù)都具有較高的要求，所以當(dāng)前機(jī)關(guān)單位在錄用檔案管理人員時(shí)，需要選擇具有專業(yè)檔案背景的專業(yè)人才，這些人員由于經(jīng)過專業(yè)化的檔案理論和實(shí)踐知識(shí)學(xué)習(xí)，能夠更好的勝任檔案管理工作，有利檔案管理質(zhì)量的提升。另外，還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，確保檔案管理人員能夠在學(xué)習(xí)過程中加快理念的轉(zhuǎn)變，更好的對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法和手段，從而確保機(jī)關(guān)檔案管理整體水平的提升。

(二)完善制度建設(shè)，強(qiáng)化制度執(zhí)行實(shí)效

新的歷史條件下，機(jī)關(guān)檔案管理工作欲尋求自身的突破，實(shí)現(xiàn)科學(xué)可持續(xù)發(fā)展，必須堅(jiān)持用制度管人管事，沒有制度就無(wú)所謂管理，建立健全各項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化的題中之義。首先，完善機(jī)關(guān)檔案管理責(zé)任制度，落實(shí)崗位職責(zé)分工，切實(shí)扭轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，失職、瀆職行為，強(qiáng)化檔案材料收集管理和及時(shí)移交歸檔的力度。其次，完善競(jìng)爭(zhēng)上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實(shí)機(jī)關(guān)檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，完善機(jī)關(guān)檔案管理經(jīng)費(fèi)支付預(yù)算制度，保障檔案管理耗材供給，保證教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，從硬件和軟件兩個(gè)方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量。

(三)創(chuàng)新管理模式，提高機(jī)關(guān)檔案信息化水平

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來(lái)了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺(tái)已不能滿足社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的需要。積極運(yùn)用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理手段，提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。

(四)拓展管理平臺(tái)，構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)是充分利用數(shù)字信息技術(shù)，進(jìn)一步提升檔案管理水平及推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的重要舉措。

首先，通過檔案信息數(shù)字化的過程，把檔案信息轉(zhuǎn)化為能夠?yàn)橛?jì)算機(jī)識(shí)別的二進(jìn)制代碼，并將這些數(shù)字代碼統(tǒng)一存儲(chǔ)，以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。

其次，將已轉(zhuǎn)換的數(shù)字信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為機(jī)讀數(shù)據(jù)，錄入過程需要嚴(yán)格的校對(duì)審核，確保數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并被計(jì)算機(jī)完全識(shí)別。

第三，數(shù)據(jù)庫(kù)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部調(diào)整

(1)簡(jiǎn)化整理工作，即采用一系列方法使檔案簡(jiǎn)化有序，從而解決檔案的零亂與管理和利用的系統(tǒng)化要求之間的矛盾，便于檔案實(shí)體管理與查找利用;

(2)深化檢索工作，為檔案查詢者提供高效便捷的信息服務(wù);

(3)數(shù)據(jù)的保管和保護(hù)工作，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)載體須配置防塵、除塵，防磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，并嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，確保數(shù)據(jù)安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

目前我國(guó)處于信息化時(shí)代，這就對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了更高的要求，需要機(jī)關(guān)檔案管理工作在從傳統(tǒng)的管理模式中脫離開來(lái)，利用現(xiàn)代化的科技成果及管理理念來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作，做到與時(shí)俱進(jìn)，加快推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，確保機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化、制度化和信息化的實(shí)現(xiàn)，使其能夠與當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展需求更好的適應(yīng)。

［1］劉子芳，劉沛江機(jī)關(guān)檔案工作的有效組織與管理［J］．檔案管理，2013－05－15 ．

［2］郭泳雅淺談如何提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2013－09－05．