郭 雷

(穆棱市勞動仲裁院 黑龍江 穆棱 157500 )

一、電腦中的文件對仲裁案卷管理工作產(chǎn)生的影響

一是以前傳統(tǒng)的仲裁案卷工作以普通的白紙文件為材料工作對象，而有了計算機后，電腦中的文件取代了以往的白紙為主的文字材料，它是由作者直接寫在專門辦公軟件上，并在word 上進行修改，一旦完成后，馬上存到電腦系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，由專業(yè)計算機人員掌握。白紙式的檔案管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程如仲裁案卷的立卷歸檔制度。仲裁文件的立卷歸檔工作是仲裁檔案工作流程的起點，也是仲裁院專職文書工作和專職檔案工作的結(jié)合點，仲裁案卷形成后，由仲裁文書部門收集歸檔后，交專業(yè)檔案管理部門，一年一般歸檔二次。而計算機文件隨時產(chǎn)生，每時每刻都能變，安全存放在電腦中。因此，它對電腦有很強的依賴性。如果想要歸檔，必須以存盤形式移交，歸檔界限也不能只是“具有保存完整價值”的文件，還應包括此文件的閱讀功能甚至更高級系統(tǒng)。二是電腦文件信息與它主體的可分開性，仲裁檔案分類也可能被模糊分類整理所取代，因為仲裁檔案分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種從性聯(lián)系，因為排列的方式是簡單手動操作管理仲裁檔案的需要，但在當今由電腦管理所有文件的大背景下，檔案文件的形式發(fā)生了變化，仲裁文件可以通過電腦系統(tǒng)進行迅速、有效、多層次的按順序排列，不再需要對它進行象普通白紙文件那樣的簡單整理分類。不同的客戶可以根據(jù)不同的需要，利用電腦自動化系統(tǒng)對電腦上的文件進行自由分類組合。三是電腦里的文件保存價值同時取決于仲裁案件其我價值的實現(xiàn)，其判斷的程序、本身的內(nèi)容及價值都發(fā)生很大變化，原來的仲裁檔案價值也將隨之擴大，要分析電腦中的文件的操作系統(tǒng)。要根據(jù)以前的檔案價值鑒定理論，仲裁文件應依據(jù)自我價值和價值確定保管其中的期限，而電腦中的文件一是由于方便完成，將產(chǎn)生比以往更多的文件，二是由于客戶的需要，數(shù)據(jù)信息不斷地改進和加入，因此很難確定一個完整的保管年限，況且電腦中文件的自身價值還不能保證。因此，其確認、管理方法更無法來下結(jié)論。

二、做好仲裁檔案電腦管理制度的措施及建議

為了更好地發(fā)揮仲裁檔案的作用，著力加強和規(guī)范勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，進一步完善仲裁電腦中的檔案管理可以按照以下辦法:一是實現(xiàn)電腦中的仲裁檔案管理由一個人專門負責。做好仲裁電腦中的文件歸檔處理工作，實施電腦文件管理長遠目標。通過技術(shù)加工處理，將已歸檔的電腦中的文件改為在電腦中可閱讀文件，即只能讀不能改寫的文件，從而區(qū)別和保護電腦文件的最原始結(jié)構(gòu)，保證電腦文件的可靠性，使之與象白紙文件一樣發(fā)揮效用。同時設置專門檔案員具體負責檔案文書材料的整理、立卷、歸檔、保管等工作。將檔案管理責任落實到個人，有利于提高立卷、歸檔的質(zhì)量和效率，杜絕結(jié)案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不歸檔等現(xiàn)象。二是使檔案管理向多個方向發(fā)展。伴著電子文件的加入，仲裁檔案種類在豐富化，其簡單工作和基礎工作也都具有各自的特點了。因此，在原有結(jié)構(gòu)基礎上，又增加了一項檔案電腦信息內(nèi)容，就構(gòu)成多種空間，形成了電腦化的管理結(jié)構(gòu)。推進仲裁檔案整理規(guī)范化。仲裁檔案做到一案一卷，分正卷、副卷兩部分立卷。在組卷整理時，做好材料的篩選、檢查和修補工作，確保材料齊全、手續(xù)完備、格式規(guī)范。正、副卷均按照案卷目錄將各類文稿排序、編碼、組卷、裝訂，做到科學編目、利于檢索。三是嚴格仲裁檔案保管制度。仲裁檔案實行統(tǒng)一保管、專人負責，檔案管理員定期對歸檔情況進行檢查，按照規(guī)定的保管期限保管仲裁檔案。仲裁檔案管理人員要忠于職守、熟悉法律業(yè)務、嚴格把關(guān)、嚴守秘密，積極認真地做好仲裁人事檔案的收集、整理、計算機錄入、轉(zhuǎn)遞、保管和統(tǒng)計等工作。檔案收集要嚴把歸檔質(zhì)量關(guān)，收集和轉(zhuǎn)遞應做到及時、完整、手續(xù)完備;整理要求對歸檔手案卷及時蓋歸檔章，核定保管期限;計算機錄入要將年度仲裁行政文書、業(yè)務等檔案全部輸入計算機，并打印成索引目錄、全引目錄;保管要做到月檢查、年清點，統(tǒng)計工作要做到數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，上報及時并將報表歸檔保存。建立健全仲裁檔案內(nèi)外查閱、借調(diào)等檔案使用制度。建立檔案利用臺賬，嚴格查閱、借調(diào)登記制度和歸還檔案驗收手續(xù)。四是管理仲裁檔案人員知識構(gòu)成的改革近在眼前。仲裁檔案人員要適應電子技術(shù)和檔案事業(yè)的近幾年發(fā)展趨勢必須采取積極措施做好更新知識，適應新的電腦技術(shù)的成果，使專職檔案人員擁有豐富的專業(yè)知識，以適應在新形勢下仲裁發(fā)展的需要。

三、結(jié)語

加快仲裁檔案人員知識的培訓和創(chuàng)新，多種途徑、多個層次培養(yǎng)檔案人才，是仲裁檔案工作迎接這場電子信息變革最根本的辦法。在仲裁院領(lǐng)導的高度重視和細致部署下，通過以上幾個方面的努力，必將實現(xiàn)仲裁檔案管理規(guī)范化，更好地發(fā)揮仲裁檔案的作用，為人民群眾提供方便。

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