張海濤

(寧安市中醫(yī)院 黑龍江 寧安 157400)

醫(yī)院檔案是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過程中最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。醫(yī)院檔案類別很多，包括病歷、基建、設(shè)備、財務(wù)、文書文件、人事、科研等方面。它是醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程最好的記錄和見證，也是醫(yī)院管理工作中的一個重要組織部分。面對日益深化的醫(yī)療改革和競爭，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個方面加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作。

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要真正提高素質(zhì)，關(guān)鍵在于檔案工作者本身，也就是說檔案工作者自己要深刻認(rèn)識到，加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性。首先要從思想上重視檔案工作，充分認(rèn)識到檔案工作與我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的密切關(guān)系，切實增強(qiáng)做好新時期檔案工作的光榮感、緊迫感和使命感。其次，要擺正自己的位置，找到差距，調(diào)整心態(tài)，面對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要樹立信心，不畏困難，更新觀念，積極主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專人才。檔案管理人員的選擇上，要注意選任思想素質(zhì)好、社會關(guān)系較簡單、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人，并且保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。要加大對檔案工作者的培訓(xùn)，講授檔案專業(yè)理論知識、計算機(jī)知識和信息知識，使檔案管理人員具有扎實的檔案知識。其次，要提高檔案工作者的思想素質(zhì)，讓檔案工作者牢固樹立科學(xué)發(fā)展觀，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，讓個人價值在檔案工作提升中得到充分的體現(xiàn)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

1．加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，確保檔案收集齊全、完整。醫(yī)院的檔案資源來源廣泛，信息內(nèi)容豐富、載體形態(tài)多樣，加上醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)建設(shè)和文檔一體化管理的推進(jìn)，給檔案收集工作帶來了一些新的問題。針對收集工作的新特點，醫(yī)院檔案部門應(yīng)進(jìn)一步提高對檔案資源建設(shè)建設(shè)重要性的認(rèn)識，加大工作力度，關(guān)口前移，提前介入，并根據(jù)當(dāng)前工作需要和行業(yè)發(fā)展趨勢，認(rèn)真分析研究、科學(xué)確定歸檔范圍，不斷調(diào)整和擴(kuò)展本單位檔案資料的接收和收集范圍，把具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊全，尤其是注意收集對醫(yī)院持續(xù)發(fā)展具有潛在價值的文件資料。

2．搞好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，是做好檔案工作、提高服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根基和前提。要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以奮發(fā)有為的精神狀態(tài)和與時俱進(jìn)的思想觀念，全面推進(jìn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。

3．安全保管好檔案是檔案部門的責(zé)任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料安全是檔案部門的重要職責(zé)。醫(yī)院檔案管理部門要切實做好檔案的安全保管工作，不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞。在保障檔案實體安全的同時，要確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺做好檔案安全保密工作。

4．建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。

三、加快計算機(jī)在醫(yī)院檔案管理工作中的有利條件

運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等日常管理工作，實行文檔一體化管理。所謂的文檔一體化管理，就是將文件從形成之時起，到文件辦結(jié)歸檔以至檔案管理形成一條流水線的操作過程。通過文檔一體化管理，可達(dá)到一次輸入，反復(fù)利用的目的，提高了文件立卷的效率和檔案的質(zhì)量。同時，為方便傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質(zhì)檔案檔案換為電子文件，充分發(fā)揮計算機(jī)的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。沒有良好的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，就不能很好地為醫(yī)院管理及各項工作服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公自動化程度的不斷提高，醫(yī)院各方面管理對檔案信息的需求有增無減，迫切要求快速、及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供翔實、豐富的檔案信息，這為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計算機(jī)化創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境和機(jī)遇?？偠灾?，加大宣傳，增強(qiáng)全院檔案意識。做好檔案宣傳工作，主動樹立良好形象，充分利用室藏檔案和資料積極在醫(yī)院院報、墻報、櫥窗、網(wǎng)站上介紹宣傳檔案工作，健全制度，規(guī)范管理。只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。健全醫(yī)院檔案工作規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法、檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限、綜合檔案室工作制度等一系列規(guī)定和辦法。加強(qiáng)檔案和利用與開發(fā)，發(fā)揮最佳效益。醫(yī)院檔案作為歷史的真實記錄，其最終目的是作為信息資源在醫(yī)院的建設(shè)中發(fā)揮作用。