李秀紅
(秦皇島市山海關(guān)區(qū)檔案館 河北 秦皇島 066200)
檔案館作為收集和保管檔案的機(jī)構(gòu),具有悠久的歷史。然而,隨著社會(huì)的進(jìn)步,用戶對(duì)檔案的需求越來(lái)越挑剔,檔案館管理工作也變得更加錯(cuò)綜復(fù)雜。[1]傳統(tǒng)的檔案管理方法不僅造成了大量人力、物力、財(cái)力等方面資源的浪費(fèi),由于社會(huì)的高速發(fā)展、信息受眾的不斷擴(kuò)大,老舊的管理方法逐漸開始跟不上時(shí)代的變遷,造成資源大量浪費(fèi)的同時(shí),效率也非常不可觀,很多時(shí)候由于信息使用者范疇分布過于廣泛,還會(huì)出現(xiàn)信息混亂導(dǎo)致出錯(cuò)的情況。檔案管理方法的改革亟待進(jìn)行。筆者在此文中探討關(guān)于檔案管理的管理方向上的方法——目標(biāo)管理法。
首先,檔案管理的目標(biāo)代表著所有檔案管理員的目標(biāo)取向,由全體成員制定和實(shí)施,全體成員一起制定的目標(biāo)會(huì)讓團(tuán)隊(duì)更有凝聚力,從而帶來(lái)分工合作的良性效果以及更高的檔案管理效率。故它具有很強(qiáng)的協(xié)作性。
其次目標(biāo)管理也具有激勵(lì)性質(zhì)。檔案管理的目標(biāo)既然是有所有人員一起制定的,那么這個(gè)目標(biāo)必定關(guān)系著所有人的切身利益,不僅如此,目標(biāo)的制定除了激勵(lì)之外還有一定的敦促、警示作用,為了目標(biāo)完成過程的順利進(jìn)行,每個(gè)人不得不各司其職,否則將依程序追求到個(gè)人的責(zé)任這樣無(wú)形之中就為管理活動(dòng)掃清了很多人力資源管理方面的障礙,有效推進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施。
目標(biāo)管理的提出者已經(jīng)對(duì)目標(biāo)管理的方法做出了具體的描述,宗旨是整個(gè)目標(biāo)管理在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)呈現(xiàn)出樹狀管理的模式,首先所有人討論出總目標(biāo),并且總目標(biāo)由最高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者隨時(shí)掌控,再將總目標(biāo)依次按職能類型分為不同的一級(jí)子目標(biāo)給第二級(jí)中高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人,這些人再依據(jù)自己的專業(yè)知識(shí),將分到自己手上的目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分,這樣知道系統(tǒng)內(nèi)每個(gè)人都知道自己在此次檔案管理過程中的職能和目標(biāo)。[2]我們知道,這種樹狀管理模式雖然不利于讓最高層領(lǐng)導(dǎo)人與最底層員工的直接交流,卻大大降低了大規(guī)模檔案管理過程中矛盾的產(chǎn)生和浪費(fèi)情況的出現(xiàn)。這就是目標(biāo)管理所要表達(dá)的核心精神。至于具體做法,首先對(duì)于出現(xiàn)管理混亂問題的管理系統(tǒng),應(yīng)該先重新將制定目標(biāo)之前的管理系統(tǒng)進(jìn)行梳理,對(duì)以前檔案的基本數(shù)據(jù)以及編制工作等要做出比較全面的排查,將其中不規(guī)范的檔案重新整理。其次我們必須注意到每個(gè)單位的發(fā)展都離不開有塑造性、可提出高度可行性的策略的人才,這在檔案館在執(zhí)行目標(biāo)管理方法上也是如此,人才永遠(yuǎn)是發(fā)展的必要條件和基礎(chǔ)。引進(jìn)人才的時(shí)候要注意專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同時(shí),其性格品質(zhì)也非常重要,畢竟檔案館管理工作是以枯燥重復(fù)的工作為主要,做些小的調(diào)整的工作性質(zhì)。人才引進(jìn)后做相應(yīng)的目標(biāo)制定或?qū)徍丝己瞬?shí)時(shí)更新其專業(yè)素養(yǎng),同時(shí)可以建立類似叢林法則的淘汰制度來(lái)促進(jìn)工作的高效執(zhí)行。
目標(biāo)的制定難免會(huì)有一定的不足,這時(shí)候就需要相關(guān)職能部門來(lái)對(duì)目標(biāo)的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估?;跈n案管理中目標(biāo)管理工作隨著社會(huì)不斷在做修改以使其更加適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展,評(píng)估的工作也會(huì)隨之進(jìn)行。另外,對(duì)及時(shí)為檔案工作者提供相關(guān)變化情況對(duì)人也要給予獎(jiǎng)勵(lì)措施,并且每當(dāng)一個(gè)目標(biāo)完成之后,評(píng)估組織的人也要本著原則對(duì)目標(biāo)管理工作做相應(yīng)評(píng)估和反思,以期后續(xù)工作的提高。
由于之前在樹狀管理的模式的解釋和目標(biāo)管理的特征中,我們已經(jīng)知道檔案管理的一般步驟,即先由所有人討論出總目標(biāo),并且總目標(biāo)由最高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者隨時(shí)掌控,然后將總目標(biāo)依次按職能類型分為不同的一級(jí)子目標(biāo)給第二級(jí)中高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人,這些人再依據(jù)自己的專業(yè)知識(shí),將分到自己手上的目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分,這樣知道系統(tǒng)內(nèi)每個(gè)人都知道自己在此次檔案管理過程中的職能和目標(biāo)。也可以總結(jié)出在檔案管理中應(yīng)用目標(biāo)管理需遵循以下幾個(gè)原則——實(shí)質(zhì)性、效益性、整體性、動(dòng)態(tài)性。下面進(jìn)行進(jìn)一步解釋。
目標(biāo)管理追求實(shí)質(zhì)性,即保持實(shí)事求是的做事態(tài)度。目標(biāo)的制定不可輕浮的不合實(shí)際情況,當(dāng)時(shí)的社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)政治形勢(shì)都是在目標(biāo)制定過程中需要考慮的,否則會(huì)影響檔案管理的發(fā)展,甚至導(dǎo)致直接經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)于目標(biāo)管理的效益性,我們不難知道這是基于一切管理活動(dòng)都是為了利用最少的成本來(lái)獲得最大的效益,這點(diǎn)在目標(biāo)管理里面同樣適用。同樣,由于樹狀模型中目標(biāo)管理最終追求的是最初的那個(gè)給一級(jí)管理者做調(diào)控的終極目標(biāo),而不是分給下級(jí)的小目標(biāo),及時(shí)每個(gè)分系統(tǒng)有個(gè)各自不同的職能,我們最終所追求的目標(biāo)管理,是要達(dá)到子目標(biāo)全部達(dá)到后的整體結(jié)果。誠(chéng)然,整體性也體現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)子系統(tǒng)的職能合作也應(yīng)該是整體均衡發(fā)展,而不可以是只專注于一個(gè)部門的工作,而忽視了其他的小部門。否則發(fā)展的不均衡,分工的不平衡會(huì)造成整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的腐敗。[2]不利于管理系統(tǒng)的健康發(fā)展。而且,由于管理目標(biāo)的可變性,檔案管理也應(yīng)該隨著時(shí)間空間的不同而有所轉(zhuǎn)變,以滿足不同的目標(biāo)管理需求,達(dá)到最好的檔案管理效果。社會(huì)在不斷發(fā)展,日新月異,對(duì)檔案管理的要求也是在不斷變化,作為檔案管理人員應(yīng)該對(duì)各種社會(huì)因素諸如政治經(jīng)濟(jì)文化教育的變化進(jìn)行及時(shí)的了解,對(duì)應(yīng)著做目標(biāo)上的轉(zhuǎn)變,以適應(yīng)社會(huì)。爭(zhēng)取在前進(jìn)中改變,在改變中前進(jìn)。
總而言之,目標(biāo)管理要求檔案管理工作者們充分調(diào)動(dòng)員工的積極性,充分利用已有資源,不僅將資金和設(shè)備作為優(yōu)秀檔案管理的唯一渠道,而且要在實(shí)際經(jīng)驗(yàn)中進(jìn)行充分的思考和總結(jié)。只有在科學(xué)規(guī)范的體系下,檔案管理才能越來(lái)越走向程序化以及專業(yè)化的道路。
[1]季中文.芻議目標(biāo)管理在工程管理中的應(yīng)用[J].科技展望,2015,02:166.
[2]胡日華.企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理有效應(yīng)用目標(biāo)成本管理方法的意義[J]. 中國(guó)商貿(mào),2015,09:22-23.