陳小微

(上海西部企業(yè)(集團)有限公司威斯特房地產(chǎn)分公司 上海 200060)

一、開發(fā)的戰(zhàn)略與目標

(一)戰(zhàn)略

現(xiàn)代化技術作為房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)利用的支撐，促進房地產(chǎn)檔案管理模式不斷完善，以實現(xiàn)其收集、整理、查詢、利用、提高檔案管理水平以及開發(fā)利用質量，為房地產(chǎn)更好發(fā)展進行服務。

(二)目標

開發(fā)利用的目的是為公司改善經(jīng)營管理、提高開發(fā)質量、降低物質消耗和增加社會效益和經(jīng)濟效益服務。

二、開發(fā)的內容與模式

(一)開發(fā)的內容

從根本說，是將房地產(chǎn)檔案信息中隱含的信息量以及知識價值展現(xiàn)出來并且傳遞出去，從而實現(xiàn)檔案信息真正的價值。

(二)開發(fā)的模式

1.專業(yè)性

房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)具有很強專業(yè)性，更是一種知識載體，逐步深入到各個學科領域中，使得檔案開發(fā)利用工作人員必須具有著高度專業(yè)性。

2.現(xiàn)實性

公眾隨著信息全球化的不斷發(fā)展，其信息需求量驟增，對房產(chǎn)權利人自身的合法權益維護保障，開征房地產(chǎn)稅收以及住房制度改革的知情需要以及利用需求也隨之提升。因此，對房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)利用具有很強的現(xiàn)實性。

三、當前的現(xiàn)狀及存在問題

(一)開發(fā)現(xiàn)狀

作為國民經(jīng)濟先導產(chǎn)業(yè)，市場變動必然影響著房地產(chǎn)發(fā)展與繁榮，在不斷明確房地產(chǎn)權利歸屬關系的同時，另一方面還需要時刻確保二手房地產(chǎn)交易行為合法有效。房地產(chǎn)檔案信息及現(xiàn)代化圖形數(shù)據(jù)檔案庫，可全面良好清晰的反映出各類房產(chǎn)結構，面積以及戶數(shù)，為建設部門及時提供各類相關數(shù)據(jù)，使得城市建設既能夠節(jié)省資金，對成本可以方便快捷的計算，從而加快工程進度。

(二)開發(fā)存在的問題

1.檔案部門自身存在的問題

第一，檔案開發(fā)利用服務觀念落后，對檔案認識不足。許多人對檔案工作的認識僅局限于個人人事檔案，但具體涉及到保管，利用以及內容卻均不清楚，甚至許多領導干部認為檔案工作只是單純保管好檔案實體。第二，檔案工作者自身素質不高。多數(shù)檔案工作人員僅具備檔案文史知識，而熟悉精通計算機信息化，管理，法律等綜合知識人員稀少，單一知識結構直接阻礙了檔案信息資源開發(fā)利用。第三，檔案收集范圍狹小，室藏單一，導致利用率低下。目前室藏檔案一般多以紙質檔案，其他如照片、計算機信息、錄像等載體形式少之又少，收藏檔案門類不全面，范圍狹窄，導致室藏檔案無法滿足群眾需求。

2.體制存在的問題

在目前情況下，我國房地產(chǎn)檔案信息均分散在多個部門進行保管存放，一些檔案室的建設并不是檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃下進行建立，這種分級管理模式常導致檔案資源難以做到有效共享，并且檔案室進程出現(xiàn)重復存檔以及爭奪檔案資源現(xiàn)象，甚至存有相關法律法規(guī)相互沖突，無法協(xié)調工作等問題。例如檔案實際工作標志不一，直接對檔案資源的充分開發(fā)利用造成一定程度的阻礙。

許多房地產(chǎn)企業(yè)存在局室合一的管理制度，雖然此制度有助于管理部門執(zhí)行其應有職責，監(jiān)督并且協(xié)調室藏檔案開發(fā)利用工作但是這樣管理制度，從根本來說部門對檔案室的監(jiān)督相當于對自身的監(jiān)督，因此無法對開發(fā)利用檔案形成有效的督促檢查。

3.法律法規(guī)不夠完善

我國目前相關法律法規(guī)中并沒有明確指出哪些檔案可以隨時開發(fā)利用，哪些不可以，而當?shù)狡跁r對開放的檔案需要如何處理，檔案部門需要如何審查檔案均沒有相應的法律法規(guī)指引與指示，檔案室對檔案信息開發(fā)利用具體尺度無法準確把握，另外《中華人民共和國檔案法實施辦法》與《中華人民共和國檔案法》中均有對公民隱私權做出保護。但是，相關檔案法律法規(guī)中并沒有明確指出，涉及到公民隱私的檔案需要如何處理，什么是涉及公民隱私的檔案，檔案開發(fā)利用重要還是保護隱私重要等問題均沒有涉及。一定程度上阻礙了房地產(chǎn)檔案信息的開發(fā)與利用。

四、開發(fā)利用有效開發(fā)的技術與方法

(一)數(shù)字化建設

自從房產(chǎn)管理信息綜合系統(tǒng)實行以來，極大提高房地產(chǎn)事業(yè)工作效率。但是隨著房地產(chǎn)日益成熟，在業(yè)務辦理過程中逐漸暴露出局限性等問題，開始制約信息化工程發(fā)展。據(jù)調查反應出兩個原則:第一是在前置業(yè)務已受理情況下，在下一步收件的時候進行驗收，如有變化則要掃描變化之后的材料，做到同一資料不同版本管理和共享。若無變化則與前置業(yè)務資料實現(xiàn)共享。第二，當收件資料是前置業(yè)務成果時業(yè)務人員根據(jù)情況查詢前置業(yè)務辦理過程，以數(shù)據(jù)或掃描件等形式完成共享。

為避免資料重復，需要統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務內資料名稱，在統(tǒng)一全局業(yè)務資料基礎上再次調研，統(tǒng)一想法，制定計劃，進行測試。資料共享系統(tǒng)情況穩(wěn)定，不僅實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的資料共享，也為日后信息化檔案管理奠定了基礎。

(二)房屋權屬登記數(shù)字檔案

自從房屋權屬登記數(shù)字檔案利用以來，效果顯著。單位查檔案不受地點，時間等客觀因素影響，根據(jù)新系統(tǒng)隨時查閱檔案資料。服務方式多樣化，加入網(wǎng)上預售備案系統(tǒng)與二手房合同網(wǎng)上交易系統(tǒng)，實現(xiàn)房屋查封，抵押等信息網(wǎng)絡化查詢，并且提供自主信息查詢服務，以提高服務效率，并且建立起房產(chǎn)數(shù)據(jù)GIS整理系統(tǒng)，提高查全率，便于解決某些棘手事件。

(三)對檔案員崗位責任制明確

檔案員將《檔案法實施辦法》以及《檔案法》認真貫徹執(zhí)行在工作當中，同時將各類檔案的收集，整理，立卷與歸檔工作做好，并且對其進行統(tǒng)計分析，只有將檔案資料整理完整才能方便公司人員查詢和使用。在工作過程中進行指導與監(jiān)督，編制出必須的參考資料以及檢索工具，對歸還，借閱，查閱，移交，復制，銷毀檔案等工作需要嚴格履行公司制度。并且需要時刻保證檔案室衛(wèi)生及安全，確保收藏檔案完整與安全。專職檔案員對檔案信息開發(fā)利用有著無法替代的作用。

(四)做好統(tǒng)籌管理及深層次開發(fā)利用

1.統(tǒng)籌管理

第一，以維護與建立房屋樓盤表為中心，對各房管業(yè)務間管理進行梳理，以形成各類型房地產(chǎn)檔案關系結構圖，以便對數(shù)字化房地產(chǎn)檔案更好進行統(tǒng)籌規(guī)劃，避免重復建設與建設不足等現(xiàn)象出現(xiàn)。

第二，對室藏紙質檔案以掃描形式形成其數(shù)字化，并且建立起電子影像文件與業(yè)務數(shù)據(jù)連接通道，完成檔案與業(yè)務數(shù)據(jù)的清點核對工作，對各類數(shù)字檔案以及紙質檔案實現(xiàn)配套管理，以減少冗余數(shù)據(jù)出現(xiàn)。這一步既可以由檔案室與業(yè)務部門共同完成，又可由業(yè)務部門單獨完成。

第三，對產(chǎn)生的檔案以及業(yè)務數(shù)據(jù)需要進行前置管理。即所謂在業(yè)務審核，受理等過程中，對相關數(shù)據(jù)關系直接建立起電子邏輯組織關系。電子數(shù)據(jù)以及文件需要直接歸檔，形成數(shù)字化檔案，盡可能做到避免重復勞動，以提高歸檔質量與歸檔效率。

2.加強信息化建設

加強房地產(chǎn)檔案建設，突破利用局限。房地產(chǎn)檔案信息化主要包括檔案原件管理和檔案數(shù)據(jù)管理信息化。檔案原件就是資料原始文件，是數(shù)據(jù)源頭和房地產(chǎn)身份證明。檔案數(shù)據(jù)指原件數(shù)據(jù)化后的數(shù)字檔案，它從原件提取數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)庫進行各種操作。要建立高質量的檔案信息系統(tǒng)，保障檔案輸入準確性，完整性，在利用檔案的過程中不斷更新升級檔案信息系統(tǒng)。同時建立多途徑搜索方式，方便用戶快速查到想要信息。建立數(shù)字化信息覆蓋，實現(xiàn)房地產(chǎn)交易的全國化，使得數(shù)字檔案成為主流。

3.豐富檔案信息形式

加強房地產(chǎn)檔案信息的服務開發(fā)，增加利用形式。第一加大宣傳力度，通過各種媒體，以舉辦房地產(chǎn)展覽向社會展示檔案資源的價值和利用方法，使人們的意識形態(tài)影響實踐行為，逐步提高民眾的檔案信息意識。同時也要樹立超前服務的意識，建立房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡中心，實現(xiàn)資源的最大化共享。其次積極開展檔案的編研工作。對房地產(chǎn)資源檔案深層次的開發(fā)利用。

4.豐富室藏

想要滿足社會各界對房地產(chǎn)檔案信息的需求，必須大力豐富室藏，擴大房地產(chǎn)檔案信息的儲備量，開闊房地產(chǎn)檔案信息接收渠道，建立起種類齊全，內容豐富同時科學系統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案信息室藏體系，才能夠滿足于房地產(chǎn)檔案信息資源進一步開發(fā)利用。

(五)房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)利用方式

1.宣傳開放式。

利用電視，報紙等新聞媒介以增強社會檔案信息意識，并且宣傳房地產(chǎn)檔案效益的實例。還可以通過房地產(chǎn)安全內容的實物展覽，利用效益圖等室藏內容展覽介紹等，將其介紹給全社會，以促進房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)利用率。

2.咨詢服務式

這種方法可以說是運用作為普遍的開發(fā)利用方式。需要設立起專門的房地產(chǎn)檔案信息借閱，由熟悉室藏的工作人員負責接待，采取多種檢查，搜索工具，幫助用戶更快捷方便的尋找到所需資料。

3.開展編研

這種方法是對房地產(chǎn)檔案信息資源深層次的開發(fā)利用。所謂編研，就是將室藏的檔案資料按照一定形式加工、提煉、匯集將其整合為具有專業(yè)性以及系統(tǒng)性，指導性的檔案信息。

4.建立房地產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡中心

想要做到這一點，必須大范圍的實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的資源共享，其也是檔案信息開發(fā)利用的發(fā)展趨勢。

五、檔案信息資源有效開發(fā)利用的益處

(一)檔案部門通過檔案信息資源的有效開發(fā)，可以豐富服務手段

通過對檔案信息資源的有效開發(fā)利用，使得房地產(chǎn)行業(yè)的服務手段不僅局限于借閱紙質檔案資料方面，而是擴展到計算機互聯(lián)網(wǎng)等更加方便，由傳統(tǒng)的被動接待變?yōu)橹鲃臃?，由不同層次不同角度熱情回應客戶利用需要，主動幫客戶劃定查找范圍，群定查詢內容，利用計算機檢索系統(tǒng)為主，其余相關檢索工具為輔，提高查詢效率，一旦確定客戶所需要檔案資料，迅速提供利用。高效快捷的服務手段，使得客戶能夠“足不出戶，共享天下事”。

(二)檔案部門通過檔案信息資源的有效開發(fā)，拓寬服務領域

檔案部門通過對檔案信息資源的有效開發(fā)，使得房地產(chǎn)檔案信息不僅局限于為市場規(guī)范以及產(chǎn)權管理方面服務，而是通過檔案室內部各個環(huán)節(jié)，檔案室與檔案室之間以及社會各界的溝通交流，使得城市規(guī)劃、建設、經(jīng)濟發(fā)展計劃，預測房地產(chǎn)走向以及提供政策依據(jù)等均成為了房地產(chǎn)檔案信息資源的服務領域。

(三)檔案部門通過檔案信息資源的有效開發(fā)，加大服務力度

通過對房地產(chǎn)檔案信息資源的有效發(fā)開，將現(xiàn)代核心技術——計算機技術運用在其中，使得房地產(chǎn)檔案信息由收集、整理、查詢，利用更加真實，可靠，快捷，方便。其咨詢工作由檔案室資深專家以及接待服務人員組成，接待服務人員負責解決客戶在進行檔案利用查閱時所遇到常規(guī)性問題以及注意事項，而資深專家則負責解答客戶帶有一定難度以及專業(yè)性的疑問。

(四)檔案部門通過檔案信息資源的有效開發(fā)，增強服務效果

通過對房地產(chǎn)檔案信息資源的有效開發(fā)，可以大幅度的增強服務效果，檔案部分利用重大紀念日，節(jié)日等依照不同主題舉辦檔案資料信息展覽，活躍檔案工作，增強檔案信息開發(fā)利用社會影響力，同時可以通過互聯(lián)網(wǎng)，報刊，電視以及廣播的媒體對社會公眾進行房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)利用教育宣傳，讓更多人了解到房地產(chǎn)檔案信息的價值，促進房地產(chǎn)檔案信息的服務效果以及利用率。

［1］蔣瑛.淺談房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)與利用［J］.北京檔案，2014(03)．

［2］譚英.淺談房地產(chǎn)檔案信息的開發(fā)和科學利用［J］.才智，2009(35)．

［3］王金鳳.談檔案信息開發(fā)利用的對策［J］.黑龍江檔案，2013(03)．

［4］段超燕.論高校檔案信息資源的開發(fā)利用［J］.工會論壇(山東省工會管理干部學院學報)，2007(04)．