武星焰

基層檔案管理工作是整個檔案工作中的一個重要組成部份，是真實(shí)再現(xiàn)基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案管理工作，意義十分重大。但筆者根據(jù)近些年的工作實(shí)踐以及通過調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)在基層檔案管理工作中，還存在著檔案意識不夠強(qiáng)、檔案管理機(jī)制不健全、檔案管理人員素質(zhì)還不高等方面的問題。這些問題的存在，不僅嚴(yán)重影響了基層檔案的工作質(zhì)量，而且關(guān)系到了檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，筆者提出了改進(jìn)基層檔案管理的手段和方法，旨在促進(jìn)基層檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

一、目前基層檔案管理工作中存在的主要問題

1、檔案意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠?；鶎訂挝坏臋n案工作不能與其他工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展，這是普遍存在的問題。有些單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識薄弱，認(rèn)為檔案工作可有可無，不重視也無關(guān)緊要，更認(rèn)識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性等等。這嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案室管理機(jī)制和設(shè)施不健全。有的基層單位的檔案室沒有指定專人管理，管理制度也落實(shí)不到位，管理設(shè)施不健全，分管領(lǐng)導(dǎo)不過問;有的單位沒有獨(dú)立的檔案室，和行政辦公室在一起;有的檔案室里堆放單位的各種雜物象“倉庫”;有的檔案室被擠占，裝具不足，不能統(tǒng)一保管檔案，文書財會檔案立卷后各行其是。這既給檔案保管和利用帶來了諸多不便，又對安全保密工作留有隱患。

3、管理人員更換頻繁，專業(yè)知識不高。由于一些基層單位對檔案工作重視不夠，檔案管理人員還存有一身兼多職，沒有時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，加之更換頻繁，使許多檔案管理人員沒有長遠(yuǎn)的思想觀念，更談不上談鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，所以檔案業(yè)務(wù)知識貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了基礎(chǔ)檔案管理工作水平的整體提高。

二、做好基層單位檔案管理工作的建議

1、加強(qiáng)基層檔案管理領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案室管理工作的前提。因此，作為基層單位的領(lǐng)導(dǎo)必須把檔案管理工作納入全年工作的重要議事日程，并擺在更加突出位置，與其它工作同部署、同考核，考核結(jié)果作為年終個人評優(yōu)評先的重要依據(jù)之一。同時，不斷加大檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識，使廣大人民群眾真正認(rèn)識檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進(jìn)和提高基層檔案室的建設(shè)工作。

2、提高檔案管理人員素質(zhì)。提高工作人員素質(zhì)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)教育，確?；鶎訖n案管理的持續(xù)發(fā)展。一要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，當(dāng)一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業(yè)理論知識。只有通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，才能不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。二要提高管理能力。檔案管理人員要深入實(shí)際，親自實(shí)踐，掌握本部門檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是樹立敬業(yè)觀念。從事檔案工作的管理人員要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，恪守工作紀(jì)律，要有高度的責(zé)任心和使命感，熱愛自己所從事的檔案工作，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘當(dāng)默默無聞的奉獻(xiàn)者，真正體現(xiàn)出檔案人所具備的良好素質(zhì)。

3、完善檔案管理機(jī)制。建立檔案管理機(jī)制，是做好檔案管理工作的重要保證。因此，要建立健全各項管理制度，做到檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能依章行事。一是建立檔案收集、歸檔、利用、保管等制度，制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等相關(guān)規(guī)定。把分散在科室和個人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一設(shè)專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續(xù)齊全。二是基層檔案員更換時，要嚴(yán)格遵守交接規(guī)定，檔案管理人員交接前要清點(diǎn)檔案室的各類檔案，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。避免檔案移交給綜合檔案館時出現(xiàn)多卷少卷、責(zé)任不清等問題。三是把這些制度和規(guī)定納入崗位責(zé)任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，不斷推進(jìn)基層檔案管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

4、改善檔案管理條件。改善工作條件是做好檔案管理工作的必要手段。因此，要不斷加強(qiáng)檔案管理工作的軟硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)基層檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。一是設(shè)立單獨(dú)檔案室，做到專人管理。二是要加大資金投入力度，購置檔案管理必要的現(xiàn)代化電子設(shè)備，快速進(jìn)行高效率的檔案信息處理。以極快的速度準(zhǔn)確讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會發(fā)展同步，在信息技術(shù)高度發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案管理工作必須依靠現(xiàn)代科技，才能實(shí)現(xiàn)與辦公自動化水平的提高相協(xié)調(diào)，才能使基層檔案室管理工作不斷邁上新臺階。

（作者單位：南宮市檔案局）