黃卉

十堰市疾病預(yù)防控制中心

現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施分析

黃卉

十堰市疾病預(yù)防控制中心

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我們生活的發(fā)展速度比任何一個(gè)歷史時(shí)期都迅速，科技改變了我們的生活，也改變了我們的行為方式。檔案管理也不例外，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及率大大提升的今天，一切人類(lèi)活動(dòng)都可以以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠適應(yīng)社會(huì)的變化和高效了，在信息化管理的今天，檔案管理要進(jìn)行改革創(chuàng)新，也需要檔案信息化。

新形勢(shì)；信息化；檔案創(chuàng)新；建設(shè)發(fā)展；分析

一、科技改變生活

檔案管理歷來(lái)都是一個(gè)企業(yè)或單位的管理工作中的重要內(nèi)容，特別是傳統(tǒng)形式下的檔案管理，工作任務(wù)是十分繁瑣的。首先要考慮單位的人事流動(dòng)和人口基數(shù)，再加上每年進(jìn)行的工作匯報(bào)、個(gè)人資料更新等等一系列事項(xiàng)，林林總總加起來(lái)的數(shù)量是很驚人的，管理起來(lái)也十分麻煩。既要按照自身的情況選擇合適的分類(lèi)，又要將不同屬性的各類(lèi)檔案進(jìn)行整理歸編。這是相當(dāng)繁瑣的工作內(nèi)容，不僅如此，我們更需要花掉大量的時(shí)間和精力來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行保管。

一個(gè)單位的檔案在常規(guī)情況下的各類(lèi)檔案都是需要長(zhǎng)期保存的，如果繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案保管，勢(shì)必花掉大量的人力物力，單是防潮防蟲(chóng)外加庫(kù)房租賃就是一筆不小的開(kāi)支。而且，紙質(zhì)檔的檔案是沒(méi)有備份的，僅此一份，所以保管的難度是相當(dāng)大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生。電子檔的文件不僅可以隨時(shí)查閱，還可以進(jìn)行上傳備份，計(jì)算機(jī)軟件可以幫助檔案管理人員更好的歸納、保管、查閱、更改、共享和應(yīng)用等優(yōu)點(diǎn)，還能節(jié)省人力、物力的成本，便捷高效?？梢哉f(shuō)，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。

二、檔案信息化建設(shè)的深刻意義

1.檔案信息化建設(shè)是為實(shí)現(xiàn)聯(lián)系更緊密、信息更及時(shí)的一個(gè)管理過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，信息化是關(guān)鍵，也是這個(gè)過(guò)程中最重要的手段。就是要利用信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)可共享信息和資源的獲取、傳遞、利用、共享等功能，同時(shí)它也是資源優(yōu)化、重組配置的關(guān)鍵工具。在一家單位中，如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案系統(tǒng)的信息化管理，那么這家單位就可以實(shí)現(xiàn)基本的現(xiàn)代化了。

2.檔案信息化管理是一種創(chuàng)新和融合。當(dāng)檔案管理系統(tǒng)信息化這種新的管理系統(tǒng)和模式出現(xiàn)后，老的那一套管理辦法就面臨著一場(chǎng)更新和革命。這樣的問(wèn)題是屬于管理層面的，并不是單純的IT工具的應(yīng)用就能夠解決的。所以，每一個(gè)現(xiàn)代化的單位都應(yīng)該正確對(duì)待信息化建設(shè)，積極改革創(chuàng)新謀發(fā)展，努力在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)這片汪洋大海中揚(yáng)帆起航。只有不斷的隨著時(shí)代的變化而變化，隨著時(shí)代的變化發(fā)展而創(chuàng)新的單位才有能力在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中存留。在科技如此高度應(yīng)用的今天，許多單位也面向產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展，這就意味著必須要面臨殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。商場(chǎng)如同戰(zhàn)場(chǎng)，每一次的改革都是一次資源重新分配的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，這關(guān)乎一個(gè)企業(yè)的生死存亡，更需要管理層面的創(chuàng)新和融合，只有這樣，企業(yè)才能面向現(xiàn)代化，才能有更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的未來(lái)。

3.檔案信息化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程。檔案系統(tǒng)信息化的發(fā)展是隨市場(chǎng)的變化而不斷提高完善的，而無(wú)論是企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境還是外部的市場(chǎng)環(huán)境，都不是一成不變的，而是不斷變化發(fā)展的。所以說(shuō)，信息化管理不能只依靠信息化工具，而是要將這個(gè)采集信息的過(guò)程與企業(yè)內(nèi)部的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)流程緊密聯(lián)系，只有這樣，信息化管理才能真正的發(fā)揮其作用。在這樣一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理模式中，以前的任何方式都不可能拿來(lái)復(fù)制，這就要求我們必須努力的將檔案信息化管理的動(dòng)態(tài)過(guò)程與企業(yè)的管理發(fā)展相適應(yīng)。

三、將檔案管理信息化的方法和途徑

首先，要建立健全檔案管理系統(tǒng)。檔案的信息化是一個(gè)單位的發(fā)展的時(shí)代方向，不僅可以解放和發(fā)展勞動(dòng)力，還可以提高檔案管理部門(mén)的工作效率。信息化會(huì)讓檔案的收集匯編工作有效地進(jìn)行，加快檔案的整編速度，更好的為單位的其他部門(mén)提供服務(wù)。而這個(gè)檔案管理系統(tǒng)并不單純的是指以現(xiàn)代化工具進(jìn)行管理，而是包含著有效配置單位內(nèi)部及其相關(guān)單位的各種資源、運(yùn)用各種信息渠道，以更準(zhǔn)確的信息和更便捷的服務(wù)管理對(duì)常規(guī)工作進(jìn)行更好的服務(wù)的管理過(guò)程。

其次，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。將檔案信息化之后，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)可以使檔案管理部門(mén)的職能隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，從原來(lái)的整理和保管職能變成了現(xiàn)在提供電子信息服務(wù)的職能。這可以讓單位更好更快的進(jìn)行其他各項(xiàng)常規(guī)工作。對(duì)于檔案的二次利用和查詢(xún)來(lái)說(shuō)，信息化也能提供便捷高效的服務(wù)。一個(gè)單位的檔案信息體系的建立讓管理者在幾秒鐘之內(nèi)就可以通過(guò)關(guān)鍵字檢索或者分類(lèi)查詢(xún)的方式找到相應(yīng)的信息，進(jìn)行查閱、檢驗(yàn)或是刪改。另外，實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，信息化的管理模式也十分實(shí)用。比如說(shuō)，如果一個(gè)學(xué)?？梢愿焖俚淖寣W(xué)生在校園網(wǎng)平臺(tái)上查閱成績(jī)或是進(jìn)行考證報(bào)名，然后由系統(tǒng)自動(dòng)反饋、整理、歸編，有效地對(duì)檔案進(jìn)行使用和備份，讓學(xué)生在學(xué)校的檔案記錄變得更加透明化、公開(kāi)化，從另一個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，它也具有保證公平性和監(jiān)督性的職能。

最后，要定時(shí)定期的進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)，給公司的服務(wù)系統(tǒng)提供一個(gè)安全的內(nèi)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)這個(gè)復(fù)雜的環(huán)境并不是那么安全可靠的，檔案管理信息化的一大特點(diǎn)是將企業(yè)的各類(lèi)檔案資料和客戶(hù)信息鏈接到了開(kāi)放而又魚(yú)龍混雜的互聯(lián)網(wǎng)上。因此就必須要求企業(yè)所采用的檔案管理系統(tǒng)具有極高的安全性?；ヂ?lián)網(wǎng)開(kāi)放的特性會(huì)給企業(yè)的惡意競(jìng)爭(zhēng)者帶來(lái)可乘之機(jī)，他們可以肆無(wú)忌憚的惡意攻擊企業(yè)的管理系統(tǒng)，發(fā)送病毒致使公司的服務(wù)器癱瘓，甚至盜取泄露公司的各類(lèi)資料、信息。如果企業(yè)的檔案資料被泄露，將使企業(yè)陷入十分被動(dòng)的不利局面。因此對(duì)于電子化信息化的檔案來(lái)說(shuō)，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。同時(shí)，我們也應(yīng)該積極響應(yīng)各個(gè)殺毒或防火墻安全公司提供的安保服務(wù)，在系統(tǒng)安全方面，我們永遠(yuǎn)都要提高警惕，保持較高的警覺(jué)，時(shí)刻為系統(tǒng)安全進(jìn)行保護(hù)工作。

結(jié)束語(yǔ)：

檔案信息化是我們?cè)谛聲r(shí)期創(chuàng)建現(xiàn)代化新型公司的標(biāo)志之一，也是我們不斷進(jìn)步和發(fā)展的象征，雖然檔案信息化之路也會(huì)面臨困難和阻礙，但任何事物的發(fā)展總是曲折的，因此我們要積極面對(duì)，積極改革，將檔案信息化之路進(jìn)行到底。

[1]李國(guó)民.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].檔案.2011(05)

[2]項(xiàng)凌燕.淺議檔案信息化中的保密安全問(wèn)題[J].機(jī)電兵船檔案.2011(03)

[3]丁群華.電信企業(yè)檔案信息化建設(shè)之思考[J].湖北檔案. 2010(12)