毛蕊

云南恒安電力工程有限公司

淺談電力工程項(xiàng)目檔案的如何收集

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隨著“十二五”規(guī)劃綱要的要求，當(dāng)前我國(guó)電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力還不強(qiáng)，綠色發(fā)電技術(shù)所占的比例與今后的發(fā)展目標(biāo)仍然存在巨大的差距，檔案工作人員必須大膽創(chuàng)新，采取有效的方法來(lái)適應(yīng)新時(shí)代的管理要求。

電力工程項(xiàng)目；檔案管理

電力建設(shè)工程具有資源豐富、先進(jìn)技術(shù)密集的特點(diǎn)。檔案屬于整個(gè)建設(shè)工程當(dāng)中最為直接的記錄，作為整個(gè)電力工程建設(shè)當(dāng)中不可或缺的環(huán)節(jié)，其直接反映著整個(gè)工程的質(zhì)量。鑒于此，筆者總結(jié)自身多年的經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)電力建設(shè)工程當(dāng)中的檔案管理工作進(jìn)行了詳盡的探討，僅供參考與借鑒。

一、電力工程項(xiàng)目文件資料管理是工程項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的重要組成部分

在這所討論的工程項(xiàng)目文件資料管理，主要是指對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的和與項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)聯(lián)的各種文件、資料，按照一定的原則進(jìn)行整理、保存和管理。其主要目的是為了在項(xiàng)目實(shí)施能期提供方便的查閱條件，并為今后的檔案管理奠定基礎(chǔ)。與規(guī)范的檔案管理相比，項(xiàng)目實(shí)施期間的文件資料被查閱的頻度更高，因此，在確保文檔安全的前提下，文件資料管理要以方便實(shí)用為原則，有效地服務(wù)于項(xiàng)目的實(shí)施。

二、電力工程項(xiàng)目實(shí)施期間的文件資料很多，其來(lái)源及特點(diǎn)是甄別的依據(jù)

概而言之，任何與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的，直接或間接的文件、資料，不管是什么形式、什么載體，都屬于工程項(xiàng)目文件資料管理范圍。按照文件資料的內(nèi)容，大致可以分為以下幾種：

1.電力工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中直接形成的文件資料。如項(xiàng)目決策階段形成的文件資料，工程勘察設(shè)計(jì)文件，招標(biāo)投標(biāo)文件，各種合同文件（包括合同變更和補(bǔ)充文件），設(shè)備材料方面的文件，工程施工過(guò)程形成的文件、資料和現(xiàn)場(chǎng)記錄，資金來(lái)源和財(cái)務(wù)管理文件資料，工程竣工驗(yàn)收文件，項(xiàng)目審計(jì)監(jiān)督文件，電力工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部各單位之間各種形式來(lái)往文件，各種會(huì)議記錄、紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)講話、專(zhuān)家咨詢(xún)意見(jiàn)等。

2.電力工程項(xiàng)目的實(shí)施有直接或間接影響的法律、法規(guī)，以及有關(guān)政策、政府有關(guān)部門(mén)和各級(jí)地方部門(mén)的有關(guān)規(guī)定或其他類(lèi)似文件。

3.國(guó)內(nèi)外和電力工程項(xiàng)目相關(guān)的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)資料。

4.各個(gè)媒介所發(fā)表的一些與工程相關(guān)的文章與評(píng)論。這一點(diǎn)往往容易被忽略，但有時(shí)能起到意想不到的作用。

通常，文件資料按內(nèi)容性數(shù)據(jù)的性質(zhì)分類(lèi)，而具體的文件資料管理，如生成、編目、分解、存檔等以說(shuō)明性數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。在項(xiàng)目過(guò)程中，文件資料面廣量大，形式豐富多彩。為了便于進(jìn)行文件資料管理，首先得將它們分類(lèi)。通常的分類(lèi)角度和分類(lèi)方法如下：

1.重要性：必須建立，值得建立，不必存檔。

2.資料的提供者：外部、內(nèi)部。

3.登記責(zé)任：必須登記、存檔，不必登記。

4.特征：書(shū)信，報(bào)告，圖紙等。

5.生產(chǎn)方式：原件，拷貝。

6.內(nèi)容范圍：資料，資料包（綜合性資料），如綜合索賠報(bào)告、招標(biāo)文件等。

三、電力工程項(xiàng)目文件資料管理的任務(wù)和要求是管理信息系統(tǒng)有效率運(yùn)行的前提條件

電力工程項(xiàng)目文件資料管理的任務(wù)就是建立項(xiàng)目的文件資料管理系統(tǒng)，并滿(mǎn)足如幾項(xiàng)條件。如，和工程息息相關(guān)的，必須要進(jìn)入到信息系統(tǒng)中運(yùn)行的全部資料，提前將各類(lèi)資料進(jìn)行羅列，并且要實(shí)施系統(tǒng)化；每一個(gè)信息資料都必須要建立單獨(dú)的標(biāo)志，便于進(jìn)行區(qū)別，一般都是利用編碼達(dá)成的；專(zhuān)門(mén)人員或部門(mén)負(fù)責(zé)資料工作；內(nèi)容正確、實(shí)用，在文件處理過(guò)程中不失真。在項(xiàng)目建設(shè)初期，容易出現(xiàn)文件資料“私人占有”情況：一是個(gè)人或部門(mén)收到外單位發(fā)來(lái)的文件資料時(shí)，不按規(guī)定轉(zhuǎn)到文件資料管理部門(mén)登記處理，滯留在個(gè)人或部門(mén)手中；二是在文件資料處理流通周轉(zhuǎn)過(guò)程中，沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)給有關(guān)人員，事情處理完畢后，沒(méi)有及時(shí)退回文件管理部門(mén)。這樣容易造成因人事變動(dòng)帶來(lái)的文件散失，不利于文件資料共享。為此，要及早制定完善的文件資料管理制度和處理流程，關(guān)鍵在“管理”，有了完善的制度并持之以恒地堅(jiān)決執(zhí)行，就能實(shí)現(xiàn)良好的管理。

工程項(xiàng)目檔案主要所指的是在工程項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中所產(chǎn)生的具備儲(chǔ)藏歸檔價(jià)值的聲像、文字以及圖標(biāo)等各類(lèi)形式的記錄文件。凡是和工程施工相關(guān)的各種活動(dòng)、本身具備保存價(jià)值的各類(lèi)型載體、記錄工程施工情況與過(guò)程的，都必須要收集完成，通過(guò)整理后進(jìn)行歸檔。而針對(duì)工程文件的詳細(xì)歸檔范疇?wèi)?yīng)當(dāng)遵循《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）當(dāng)中的“建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表”。

針對(duì)工程項(xiàng)目檔案的組卷方法和編制要求，必須要嚴(yán)格遵循《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）中的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》（建辦[1995] 697號(hào)）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）以及《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB10609.3-89）等相關(guān)文件規(guī)范。立卷工作必須要嚴(yán)格按照工程文件產(chǎn)生的自然規(guī)律來(lái)開(kāi)展，并且要保證卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，以便于整個(gè)檔案的利用與保管；工程項(xiàng)目是由若干個(gè)單位工程所共同組成的，相應(yīng)的，工程文件也必須要按照單位工程來(lái)進(jìn)行組卷。詳細(xì)措施如下：

1.根據(jù)工程程序，可以將工程文件分成工程準(zhǔn)備時(shí)期的文件、施工文件、建立文件、竣工圖以及竣工驗(yàn)收文件。

2.工程準(zhǔn)備時(shí)期的文件根據(jù)專(zhuān)業(yè)、分部工程、單位工程以及形成單位等進(jìn)行組卷。

3.建立文件根據(jù)分部工程、單位工程、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行組卷。

4.施工文件根據(jù)單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行組卷。

5.竣工圖根據(jù)單位工程、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行組卷。

6.竣工驗(yàn)收文件根據(jù)單位工程、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行組卷。

[1]成虎.工程項(xiàng)目管理[M].第2版.北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社，2001.

[2]全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)編.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)匯編.北京：中國(guó)檔案出版社，2010

[3]王顯靜.水電建設(shè)工程項(xiàng)目檔案使用手冊(cè).北京：中國(guó)電力出版社，2011.

[4]云南省檔案局編.檔案工作崗位培訓(xùn)教程.昆明：云南民族出版社，2008.