崔艷平

摘 要 本文通過對現代信息型社會中檔案和檔案信息化保護的現狀進行分析，對檔案分類、檔案管理目前存在的問題做了相關分析與介紹，并結合實際情況，提出了相應改進檔案管理部門對檔案的保護管理方案，以供參考。

關鍵詞 檔案；檔案信息化；數據；保護

中圖分類號G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2015）138-0075-01

隨著現今社會的信息普及程度越來越高，檔案數據的信息化也是一項高效的檔案管理手段。實體檔案往往會占用較大的空間，并且在使用時手續(xù)較為繁瑣，十分的不便利，通過檔案的信息化能很好地改善這些情況。然而正由于電子檔案在存儲過程中有數據密集、傳播快捷等特點，導致電子檔案一旦失效、丟失、泄漏，將會帶來很大的損失與風險。本文主要探討如何在如今信息錯綜復雜的環(huán)境下對檔案以及其信息化的數據進行保護，對檔案管理制度提出了一些改進辦法。

1 檔案的大致分類

檔案是對一些事實和過程的紀錄文件。可以說明文件的原始性也保存了文件的記錄性，是再現事實的一個重要依據。其中個人檔案可以說是個人的生命軌跡輪廓，用人單位可以通過其來了解所需要招收的人才情況的重要途徑，在進行競選等政治活動時也是必不可少的部分。為了工作與生活，每個人都需要和社會上的單位、部門等進行交流和接觸，由于工作以及社會、生活的需要而必須建立起的個人檔案，其重要性絕不可忽視。沒有檔案的人不便于被單位或企業(yè)所了解和認識，對于個人生存十分不利。除了屬于個人的個人檔案之外，檔案還大致包括：民生政務類檔案（包括企業(yè)政務公開、部分公民在參與選舉或者進行申訴等方面）；社會保障類檔案（包括個人在單位就業(yè)、獲得職稱、工資福利情況、收入情況、生育保險、養(yǎng)老保險、技能培訓等方面）；國企轉制類（包括國企轉制后企業(yè)的資產評估、流向以及職工安置等各方面處理事項的記錄）；教育衛(wèi)生類檔案（包括教育收費、學生的學籍管理和招錄信息，居民健康、居民醫(yī)保、患者處理、食品藥品安全管理等方面）；工商管理類檔案（包括企業(yè)及個體各工商戶在登記注銷等方面）；民政司法類檔案（包括婚姻情況、軍隊入伍退伍情況、收養(yǎng)情況、殘疾人、低保、法律援助等方面的檔案）。這些檔案和廣大居民群眾的自身利益關系匪淺，是構件和諧社會的基本條件。

2 現今檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理的重視度不夠

檔案在管理過程中，由于本身數量較大，導致管理工作量較大，并且工作環(huán)節(jié)十分繁瑣。并且相關管理人員對于檔案的管理過程并不重視，管理單位也容易出現缺少相應的管理設備和軟件、管理人員分配不足、經費下發(fā)不到位等情況，使得檔案管理難以保質保量地進行。

2.2 管理機制不暢

部分檔案在各類問題上涉及的方面較為廣泛，由于不同類別的檔案需要部署到不同的管理部門進行管理。就現行的管理機制而言，不同的管理部門對檔案的管理方法各不相同，使得相關部門溝通困難，在進行檔案整合等工作時很難順利進行。

2.3 檔案管理制度尚未完善

根據目前檔案管理管理的基本手段，大部分類別的檔案管理方式由各自的主管部門所指定，導致不同類別的檔案收集范圍和保護形式、保管期限都各不相同。在群眾對檔案需求時，不同類別的檔案的數字化程度和獲取方法都各不相同，導致在取用檔案時產生很多繁瑣的程序。

2.4 檔案數據標準不一

目前，檔案數字化進程中存在著大量的問題，例如在對檔案目錄進行數據錄入時，部分案卷目錄和該卷內的文件目錄無法正常對接，對日后案卷的檢索調閱工作帶來很大的阻礙；在對檔案進行掃描存檔時，由于設備問題導致保存像素過低，產生的圖像模糊不清的情況，讓檔案在提取后無法正常使用。另外，數字化檔案的管理缺乏統(tǒng)一有序的標準。在檔案管理部門中，對于檔案的管理包括處理各機構所上傳的電子檔案文件，需將其分類歸檔管理，并對部門內部已有的檔案進行整合。在對各機構所上傳的檔案進行管理時，最好的方案是對電子文件采用自然歸檔，使其和文檔進行一體化的管理，而大部分管理部門的管理系統(tǒng)分為辦公自動化和檔案管理兩套系統(tǒng)，并且不同單位的管理系統(tǒng)也各不相同，由于這些因素而產生的各類差異導致檔案數據在傳遞時難以轉換，這樣一來對電子文件進行歸檔時就會出現相關的難題。

3 相關管理手段與對策

3.1 對實體檔案加強管理

將相關單位的檔案管理機制和檔案管理軟件進行統(tǒng)一，實行整體有序的管理方式，實現檔案管理由管理型工作向服務性工作轉變，保證群眾在使用檔案和提取檔案時能夠更加方便快捷，便于日常生活的使用。同時在對檔案管理過程中，加強管理的規(guī)范性和標準性建設，采用相應的制度將不同檔案標準不一的現象徹底改善。檔案行政管理部門通過自身對責任的傳達與分發(fā)，督促各部門在檔案的形成、整理和保管的過程中按照相應的制度進行操作，使得檔案的管理過程能夠有序統(tǒng)一，管理規(guī)范，形成良好的檔案資源整合共享環(huán)境。另外，在對相關部門管理制度方案進行統(tǒng)一后，對于檔案管理要做相應的宣傳，爭取上級各部門以及政府對于檔案管理工作有相應的重視與支持，能夠加大資金投入量，解決在檔案管理過程中產生的更換落后設備，新建庫房等資金問題。

3.2 重視檔案信息化加工工作

實體檔案由于數量巨大，在管理過程中所消耗的時間也較多，通過為這些檔案建立電子檔，能夠很快捷地將這些檔案方便地送到需求人員手中，這些電子檔案在接受檢查時的全面率和準確率高達99%，不僅精確方便，也便于檔案的存儲和歸類，所以在后續(xù)的工作過程中，檔案數字化應該作為保護與利用檔案的重心來完成。

3.3 加強檔案數據的保護

由于檔案的信息化設計的專業(yè)面廣、過程較為復雜，在實施時有一定的難度。外聯(lián)工作的保護是其重要的第一步，從立項起，通過選擇國內知名度高有實力且誠信的外包單位來對檔案進行管理，能夠很好地保證檔案的安全性。由于目前檔案信息化的形成度不高，社會中各機構和各部門對信息化檔案的認知程度各不相同，而檔案部門若不實行相同的體制，就會導致檔案在管理過程中出現數據資源和業(yè)務流程差異過大，無法形成完成的互聯(lián)狀態(tài)，從而出現管理漏洞，造成檔案信息的外流的情況。此外，相關部門還需要加強檔案管理內部的整體性，對管理部門內部的資源進行整合，優(yōu)化內部管理網絡、資源結構和相關設備，滿足檔案需要被大量利用的特點。

電子檔案在存儲過程中有數據密集、傳播快捷等特點，導致電子檔案一旦失效、丟失、泄漏，將會帶來很大的損失與風險。對此管理部門應當要在檔案管理方面貫徹未雨綢繆的思想，在處理高密度，大規(guī)模的檔案信息管理時，對管理技術要嚴加監(jiān)督，保證資源的安全，同時和政府部門、各檔案所屬社區(qū)都保持一定的聯(lián)絡，形成嚴格的管理機構對檔案的安全進行管理。最后，加快完善相關管理制度和規(guī)定，強化管理人員的責任心，制定相應的技術措施，對各種突發(fā)事件做好預防，提高抗風險能力，使得整個檔案管理過程處于可控制狀態(tài)。

參考文獻

[1]朱嫻.從個人信息保護標準到檔案信息倫理的思考[J].蘭臺世界，2013（8）：19-20.

[2]王瑞芳.檔案信息化及其服務過程中個人隱私權保護問題[J].科技創(chuàng)新導報，2012（27）：251-251.

[3]高山，夏季.淺論信息化條件下如何改進檔案管理工作[J].陜西林業(yè)，2011（6）：27.

[4]田欣.對信息化條件下檔案保密工作的思考[J].陜西檔案，2014（3）：26-27.