段少遠(yuǎn)

（阿克蘇地區(qū)拜城縣水利局，新疆 拜城縣 842300）

論信息系統(tǒng)項目的計劃和監(jiān)控

段少遠(yuǎn)

（阿克蘇地區(qū)拜城縣水利局，新疆 拜城縣 842300）

拜城縣農(nóng)村飲水安全管理信息系統(tǒng)項目是在國家提出改善民生的大水利政策指導(dǎo)下啟動的，該系統(tǒng)為用戶提供了工程規(guī)劃、工程建設(shè)等十大主要業(yè)務(wù)功能，項目總投資680萬元，建設(shè)期為1年。系統(tǒng)于2014年4月30日成功上線并順利通過了驗收，得到了用戶的高度評價。本文結(jié)合項目管理實踐，以拜城縣農(nóng)村飲水安全管理信息系統(tǒng)項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目的進度管理，主要從計劃的編制、實施、監(jiān)控和糾偏等幾個方面進行了闡述，總結(jié)了項目進度管理方面的經(jīng)驗和不足。

信息系統(tǒng)項目；計劃；監(jiān)控

拜城縣農(nóng)村飲水安全管理信息系統(tǒng)項目在國家提出改善民生的大水利政策指導(dǎo)下于2013年5月正式啟動。該項目由拜城縣水利局發(fā)起，旨在為全縣各級水利部門提供一套集飲水安全工程規(guī)劃、工程建設(shè)、運行管理、數(shù)據(jù)采集、收費管理、實時查詢、統(tǒng)計匯總和資料檔案等十大主要飲水安全業(yè)務(wù)于一體的全縣農(nóng)村飲水安全管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用瀏覽器/Web服務(wù)器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器四層J2EE體系結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器采用Oracle llg，應(yīng)用服務(wù)器采用Weblogic llg，業(yè)務(wù)邏輯層組件主要采用 EJB 3.0，界面層主要采用ExtJs 3.3/Ajax/Servlet/JSP技術(shù)實現(xiàn)。項目總投資680萬元，建設(shè)期1年。在項目的建設(shè)過程中，由于系統(tǒng)建設(shè)規(guī)模大，有1.2萬多個功能點，建設(shè)時間緊，用戶要求在2014年5月30日前所有功能子系統(tǒng)都必須全部上線。為了保證項目如期按質(zhì)按量順利完成，在項目團隊的努力下，通過有效的項目管理特別是出色的計劃和監(jiān)控管理，使本項目獲得了良好的績效，取得了可喜的成績。

為保證項目達到預(yù)定目標(biāo)，必須加強對項目進度的控制，因為一旦項目進度延誤，項目就難以在預(yù)期內(nèi)完成。在進度管理中要把人員的工作量與花費的時間聯(lián)系起來，合理分配工作量，采用有效分析方法嚴(yán)密監(jiān)視項目的進展情況，并對出現(xiàn)的偏差及時進行糾正，以保證項目在預(yù)期內(nèi)順利完成。本文從項目計劃的編制、實施、監(jiān)控和糾偏四個方面進行了闡述。

1 計劃階段

拜城縣農(nóng)村飲水安全管理信息系統(tǒng)項目是一個信息系統(tǒng)集成項目。因此，首先要加強項目進度管理控制。項目啟動后不久，在了解項目初步范圍的基礎(chǔ)上，制定了初步的、概要的“項目管理計劃”；然后邀請所有項目干系人以及有關(guān)專家，以項目章程、項目范圍說明書、項目管理計劃為依據(jù)，采用規(guī)劃會議和分解技術(shù)把工作包分解到具體的活動中，形成一份詳細(xì)的“活動清單”；利用活動定義的結(jié)果，采用單代號網(wǎng)絡(luò)圖法和確定依賴關(guān)系技術(shù)制定出項目進度網(wǎng)絡(luò)圖；采用自下而上估算、參數(shù)估算、三點估算等方法和技術(shù)估算出活動資源和活動歷時；采用關(guān)鍵路徑法、資源平衡、關(guān)鍵鏈法、假設(shè)情景分析和公司統(tǒng)一采用的項目管理軟件，制定并調(diào)整出項目的進度計劃。并且在項目實施過程中，根據(jù)項目的實際情況，對該計劃進行了必要的調(diào)整。

2 執(zhí)行階段

我們知道，指導(dǎo)和管理項目執(zhí)行就是執(zhí)行在項目管理計劃中所定義的工作，以實現(xiàn)項目目標(biāo)的過程。在本項目中，根據(jù)多年的項目管理經(jīng)驗和靈活運用項目管理方法，通過經(jīng)常對項目的實施進行指導(dǎo)和檢查以及加強項目團隊建設(shè)，抓好項目的落實，保證項目的質(zhì)量。同時，積極與項目干系人進行溝通和協(xié)調(diào)，報告項目的實施情況，準(zhǔn)確把握好全局，確保項目順利進行。

例如在質(zhì)量保證方面，在公司質(zhì)量保證中心的指導(dǎo)下，執(zhí)行好公司要求的項目管理過程，同時全力支持QA對該項目的質(zhì)量審計，發(fā)現(xiàn)問題馬上整改，絕不含糊。另外，對QA采用質(zhì)量審計等工具審計項目后提交的“項目質(zhì)量審計報告”中提出的問題和建議，我們都會積極認(rèn)真對待，把問題落實到具體責(zé)任人，并確定改進期限，對好的建議和意見，我們會立即在后續(xù)項目管理中及時采用。

例如在信息分發(fā)過程中，對外對內(nèi)我們采用不同的信息分發(fā)方式。對項目外部干系人，我們主要采用書面方式進行信息分發(fā)。例如甲方領(lǐng)導(dǎo)和項目負(fù)責(zé)人最關(guān)心的是項目進度、成本和質(zhì)量情況，我們每周就收集項目進展情況，形成項目情況簡報，以書面方式上報甲方領(lǐng)導(dǎo)和項目負(fù)責(zé)人。對項目內(nèi)部人員，我們主要通過電子郵件、每周例會、共享服務(wù)器等方式進行信息分發(fā)。例如要求項目團隊成員在軟件開發(fā)過程中，嚴(yán)格按照配置管理流程及時將配置信息提交至配置管理庫，以保證其他項目成員能及時獲得最新項目信息。在項目各干系人的大力支持下，通過項目團隊成員的共同努力，項目實施進展順利。

3 監(jiān)控階段

在項目進度控制方面，我們利用公司在網(wǎng)絡(luò)版Project基礎(chǔ)上二次開發(fā)的功能模塊進行進度監(jiān)控。各項目團隊成員只需要填寫每天工作的完成情況，該模塊就可以自動統(tǒng)計出工作績效，并展示實際工作進度與計劃工作進度之間的差異[1]。另外，我們每周周五下午會召開項目例會，在例會上，各小組負(fù)責(zé)人需要用PPT向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和項目團隊成員匯報各小組的工作完成情況、存在的問題和改進措施等，會后形成正式會議紀(jì)要并安排專人跟蹤落實，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)了進度偏差，我們要求立即采用加班或快速跟進技術(shù)予以解決。通過這些有效的進度和績效監(jiān)控工具的綜合使用，在很大程度上保證了項目進度的可控。

4 糾偏階段

我們知道，里程碑計劃是項目控制的重要檢查點。在每一個里程碑我們都采取小組會議的形式，對本階段的工作進行確認(rèn)、總結(jié)。在各里程碑點采用掙值分析方法對項目進度績效指標(biāo)（SPI）及成本績效指標(biāo)（CPI）進行監(jiān)控，同時根據(jù)項目的階段偏差，采取了恰當(dāng)?shù)募m偏措施。例如在需求開發(fā)里程碑計劃中，由于我們對水利行業(yè)的一些工作業(yè)務(wù)流程熟悉度不足，加之客戶方對部分系統(tǒng)的功能也未能清晰表述，導(dǎo)致需求階段用在編制用戶需求規(guī)格說明書上的時間超過即定計劃，而且后期又花了較多的時間同用戶反復(fù)溝通、確認(rèn)，使得整個里程碑的計劃偏差達到12%，不得不在后續(xù)的設(shè)計工作中，從其它項目組抽調(diào)了1名資深且從事過水利信息化項目的設(shè)計工程師加入到后一階段的設(shè)計工作中來，從而保證了后續(xù)計劃的按時開展。

通過有效的項目管理特別是出色的進度管理，項目于2014年4月30日提前1個月成功上線并順利通過了驗收。項目完成后，我們對項目實際數(shù)據(jù)進行了統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)該項目的總生產(chǎn)率比公司的標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)率提高了9%，實際成本比預(yù)算少花了8%，人月成本也比公司標(biāo)準(zhǔn)人月成本降低了7%。工作效率的提高和人月成本的下降與我們良好的進度管理是密不可分的。

雖然項目取得了一定的成績，然而，在本項目的進度管理方面，也存在著一些問題，需要我們在以后的項目管理過程中不斷改進，如：（1）進度監(jiān)控還有不到位的地方，曾有個別成員虛報進度，影響了項目工作的正常開展；（2）如何解決好趕工和項目質(zhì)量之間的關(guān)系，這些方面的工作還有待改進和提高。

[1]徐赟.淺談管理信息系統(tǒng)及項目管理應(yīng)用[J].大科技，2013（21）：2-3.

2014—12—05