練漢雄

摘要：我國人員流動越來越頻繁，每年的流動人才都在不斷增加，大量的人員流動雖然促進(jìn)了社會發(fā)展與進(jìn)步，但是流動人才人事檔案管理與服務(wù)問題卻愈加嚴(yán)峻，一些問題逐漸暴露出來。本文以現(xiàn)實流動人才情況入手，分析了基層人事檔案管理工作中流動人才人事檔案管理中存在的問題，并從實踐中提出了幾點可行性的應(yīng)對措施，借以提高基層人事檔案的管理和服務(wù)水平，促進(jìn)人才運用與開發(fā)工作。

關(guān)鍵詞：基層；流動人才；人事檔案；問題；應(yīng)對措施

隨著我國人事制度改革工作的逐步推進(jìn)，人才流動越來越頻繁，規(guī)模越來越大，流動人才人事檔案管理中暴露出來的問題也越來越多，這不僅影響了人事制度改革進(jìn)程，還降低了人才挖掘與利用水平。作為一名人事檔案管理工作者，有責(zé)任去探索問題，尋找問題解決途徑。為此，筆者基于當(dāng)前基層流動人才檔案管理的現(xiàn)狀探討其中存在的問題，深挖問題產(chǎn)生的原因，然后以改革與創(chuàng)新為切入口，針對原因提出有效的應(yīng)對措施，以改善現(xiàn)階段的基層流動人才人事檔案管理的現(xiàn)狀，從而優(yōu)化管理水平、提高服務(wù)質(zhì)量、開發(fā)流動人才。

1、基層流動人才人事檔案管理中存在的問題

我國流動人才人事檔案管理在組織部、人社部的相關(guān)政策指導(dǎo)下，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、人員結(jié)構(gòu)、歸檔范圍、檔案數(shù)量等各面都取得了較大進(jìn)步，促進(jìn)了人才的選拔錄用和合理流動，為流動人才的工齡計算、社保繳費、職稱評審、權(quán)益保障等提供依據(jù)，維護(hù)了流動人才檔案的真實性和嚴(yán)肅性。但是隨著人事制度改革的深入，流動人才人事檔案管理制度、管理模式、管理手段及人員結(jié)構(gòu)等都已難以適應(yīng)新形勢的工作需要，在實際工作運作中表現(xiàn)出了諸多問題，亟待解決。現(xiàn)階段基層流動人才人事檔案管理中存在的問題具體如下：

1.1個人“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象較嚴(yán)重

“棄檔”就是流動人才把檔案放在人才服務(wù)中心或其他人事檔案管理機(jī)構(gòu)后，長時間不與存放單位聯(lián)系。我國每年有6百至7百萬的大中專畢業(yè)生流入社會，除極少部分進(jìn)入機(jī)關(guān)事業(yè)單位或大型國企就業(yè)并接收檔案外，其余大部分流動人才的檔案管理意識比較淡薄，還未深刻認(rèn)識檔案管理價值，常常是學(xué)校把檔案放在相關(guān)機(jī)構(gòu)后流動人才本身卻置之不顧，一些無人問津的檔案最終成為“死檔”。目前，我中心就存有歷年大中專畢業(yè)生和辭職人員檔案5100多份無人問津，最早的競是1983年的中專畢業(yè)生，另外每年還以700多份的畢業(yè)生檔案遞增，這其中絕大部分若干年后也將成為“棄檔”、“死檔”。

1.2人事檔案過于注重管理

在人事制度改革過程中，不少人才服務(wù)中心或其他人事檔案管理機(jī)構(gòu)在流動人才管理與服務(wù)上做了一些相應(yīng)調(diào)整，但是管理模式和手段依然處于較原始的層面上。以我中心看，本中心流動人員檔案管理基本上只關(guān)注流動人才檔案的接收、分類、保存、裝訂、傳遞流程，忽視了檔案的收集、鑒別、開發(fā)和利用。由于受人員和涉及面廣、情況復(fù)雜等原因限制，對用人單位的一些不良行為不太重視也沒有辦法主動去收集和介入，影響了流動人才檔案管理與服務(wù)能力。如，一些用人單位經(jīng)常在無檔案、無黨團(tuán)組織關(guān)系、無原單位證明情況下用人，即使有檔案，也不太重視檔案審閱、整理、甄別、歸檔工作，造成個人檔案內(nèi)容不完整、時間中斷等，對養(yǎng)老保險、權(quán)益保證等都產(chǎn)生不利影響。

1.3流動人才人事檔案與人員流動存在“脫節(jié)”情況

一些地區(qū)或用人單位為吸引人才實行“三不”政策，其中一條就是接受不帶人事檔案的人員，造成原單位有檔無人，新單位有人無檔，“人檔分離”的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，在我中心這樣情況十分常見。由于這些情況的存在，新用人單位對人員的學(xué)歷、背景、能力、原單位工作情況等了解不足，可能在崗位安排上存在偏差，甚至出現(xiàn)違法違紀(jì)人員被重新任用到重要崗位而出事故，降低了人事檔案利用率，影響了人才挖掘與利用成效。比如，我縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)一罪犯逃往外地，重新就業(yè)后又違法，在外地司法機(jī)關(guān)追查到原單位后才被發(fā)現(xiàn)是逃犯。

1.4檔案材料收集欠佳，缺乏補充

人事檔案內(nèi)容包括各種履歷表、登記表、學(xué)歷背景、工作表現(xiàn)等一系列內(nèi)容，但是由于對檔案材料收集工作不夠重視，補充更新不及時，使得人事檔案資料不完整。比如，有的人在非公有制企業(yè)工作，且該單位與存檔管理單位無隸屬關(guān)系，企業(yè)對流動人才在工作中形成的檔案材料收集不夠，形成不了完整的“經(jīng)歷鏈”。

我中心一些人事檔案在以上情況影響下，檔案材料因為長時間的無更新、無補充，使得檔案價值貶值、功能退化。

1.5流動人才檔案管理規(guī)定與制度未落實到位

從現(xiàn)實的人才檔案管理情況看，上級文件所提出的規(guī)定、制度等并未得到徹底的貫徹落實，出現(xiàn)多頭管理，一些社會中介參與管理的情況，造成流動人才檔案管理較混亂。有的大學(xué)生畢業(yè)后直接把檔案存放在人事檔案管理機(jī)構(gòu)，由這些機(jī)構(gòu)管理檔案；有的大學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)入企事業(yè)單位后，把檔案轉(zhuǎn)到工作單位的檔案管理機(jī)構(gòu)，由用人單位管理檔案。比如，石化、廣電、銀行、衛(wèi)生、教育等單位都有專門的流動人才人事檔案管理機(jī)構(gòu)，而有的大學(xué)生對檔案管理價值認(rèn)識不到位，直接由自己保管檔案，導(dǎo)致檔案成為“死檔”，檔案價值得不到充分發(fā)揮。

1.6檔案管理手段匱乏，管理人才缺失

就目前而言，基層流動人才檔案管理的創(chuàng)新力嚴(yán)重不足，管理模式、管理手段一直停留在過去，缺少對檔案的有效管理。特別是在管理手段上，尚未完全實現(xiàn)信息化，電子檔案較少，還處于手工編輯、檢索層面上。我們知道檔案管理是一種較枯燥的工作，人員流動較頻繁，造成檔案人才緊缺。而且，人事檔案管理機(jī)構(gòu)在職工培訓(xùn)上偏重于理論講解，實訓(xùn)操作訓(xùn)練不足，部分管理人員實踐能力與服務(wù)能力不高。

2、基層流動人才人事檔案管理中問題的應(yīng)對措施

2.1加強(qiáng)宣傳教育，使流動人才認(rèn)識到檔案的重要性

檔案是一個人背景與經(jīng)歷的一個原始記錄，與養(yǎng)老保險、職務(wù)晉升等息息相關(guān)，它的管理工作是一件非常重要工作。為增強(qiáng)畢業(yè)大學(xué)生的檔案意識，各檔案管理單位應(yīng)與轄區(qū)內(nèi)各高校建立合作關(guān)系，舉行檔案宣傳活動，并在就業(yè)指導(dǎo)教學(xué)中應(yīng)積極宣傳檔案的重要性，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視程度，加強(qiáng)檔案的維護(hù)、管理與追蹤，絕不允許學(xué)生自帶檔案，應(yīng)把檔案轉(zhuǎn)至用人單位的流動人才人事檔案管理中心或直接寄回生源地人事人才服務(wù)中心等部門，以免檔案成為“死檔”或“棄檔”。

2.2提高對流動人才人事檔案開發(fā)利用的重視程度

檔案管理，既要注重檔案保管，更要重視檔案的開發(fā)與利用，只有這樣才能發(fā)揮出人事檔案的真正價值。所以，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提高對流動人才人事檔案開發(fā)利用的重視程度，確保檔案的真實性和完整性，提高檔案的利用率。在檔案開發(fā)利用上，切實落實“三齡一歷”審核工作，促進(jìn)檔案升級達(dá)標(biāo)。同時，是否如銀行個人征信系統(tǒng)一樣，加快建設(shè)全國流動人員人事檔案通用信息庫，形成以電子檔案為主的檔案體系，實現(xiàn)全國流動人才人事檔案信息化，便于檔案的查詢、開發(fā)與利用。

2.3堅持落實集中統(tǒng)一、歸口管理原則

根據(jù)我國的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》內(nèi)容，我國在流動人才人事檔案管理上遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，任何用人單位都要嚴(yán)格按照這一原則進(jìn)行流動人才人事檔案管理，可減少“人檔分離”現(xiàn)象。比如，我縣規(guī)定流動人才檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他無授權(quán)單位無權(quán)接受流動人才檔案，進(jìn)一步規(guī)范了流動人才檔案歸檔行為?；蛘?，成立“檔案管理服務(wù)中心”，集中統(tǒng)一管理本轄區(qū)所有的人事檔案，既能精簡檔案管理機(jī)構(gòu)，又能減少用人單位卡檔現(xiàn)象，確保檔案安全。

2.4實行規(guī)范化的檔案管理

在流動人才人事檔案管理中實行規(guī)范化管理，確保檔案材料收集齊全、內(nèi)容真實準(zhǔn)確。在檔案材料收集上要堅持“求深、求廣、求精”，加強(qiáng)材料內(nèi)容鑒別，提高檔案內(nèi)容深度與廣度。收集過程中應(yīng)做到“口勤、手勤、腳勤”，擴(kuò)大收集范圍，拓展收集渠道。在檔案材料收集上，除了傳統(tǒng)手段之外，可以利用現(xiàn)代化技術(shù)。

如，流動人才服務(wù)中心與各組織單位建立聯(lián)動機(jī)制，檔案人員主動和檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時把能反映業(yè)務(wù)水平、職務(wù)變動、工作變動、考核培訓(xùn)、工資調(diào)整等的最新材料收集歸類，整理后歸檔，以充實人個人事檔案內(nèi)容。

2.5加強(qiáng)與公、檢、法、紀(jì)檢、保衛(wèi)等部門的聯(lián)系

加強(qiáng)與公、檢、法、紀(jì)檢、保衛(wèi)等部門的聯(lián)系，收集流動人才違犯黨紀(jì)國法而形成的處分材料、個人檢查材料以及甄別復(fù)查結(jié)論和判決書等方面的材料，然后整理入檔，提高人事檔案的完整度。同時，建立人才誠信檔案信息系統(tǒng)，作為人事檔案的補充，為用人單位提供所用人員的個人誠信評估報告和誠信查詢服務(wù)。如，我縣在現(xiàn)行中就建立了公、檢、法、紀(jì)檢等部門與相關(guān)檔案管理部門的定期聯(lián)席會議制度，各單位有存在相關(guān)人員的違法違紀(jì)情況互相通告并將形成的處分材料、個人檢查材料以及甄別復(fù)查結(jié)論和判決書等相關(guān)文件、材料送交一份給人事檔案管理部門存入個人檔案。

2.6加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平

抓住人事制度改革的契機(jī)，不斷提高流動人才人事檔案管理的改革與創(chuàng)新力度，實行開放式管理模式，借助信息技術(shù)創(chuàng)新管理手段，優(yōu)化服務(wù)能力，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理需要。同時，完善激勵機(jī)制以積極吸引優(yōu)秀人才，加強(qiáng)在職人員知識更新和實踐操作培訓(xùn)，如存貯、防護(hù)、掃描、微縮照相等方面，熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)辦公和現(xiàn)代科技工具，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。根據(jù)上級規(guī)定從事檔案管理人員每年必需完成相應(yīng)課時的在職繼續(xù)教育學(xué)時，才能從事檔案管理工作。

3、結(jié)束語

總之，為了適應(yīng)現(xiàn)階段的基層流動人才人事檔案管理需要，應(yīng)不斷的優(yōu)化流動人才人事檔案管理與服務(wù)水平。所以，要認(rèn)清目前流動人才人事檔案管理中的問題并做出相應(yīng)的調(diào)整，建立與新時期相適應(yīng)的流動人才人事檔案管理方式，為社會發(fā)展與人才開發(fā)提供更好的服務(wù)。（作者單位：福建省壽寧縣人社局）

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