劉曉

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)的中等職業(yè)學(xué)校獲得了較大程度的發(fā)展。而隨著其學(xué)生數(shù)量的增多，學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作也提出了新的要求。本文就中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行一定的研究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；問(wèn)題；對(duì)策

中等職業(yè)學(xué)校是為我國(guó)培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才的重要場(chǎng)所。近年來(lái)，人們對(duì)于中等職業(yè)學(xué)校所具有的認(rèn)可度也在不斷提升，使其無(wú)論是辦學(xué)規(guī)模還是學(xué)生數(shù)量都得到了較大的提升。在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足學(xué)校日益擴(kuò)大的需要。對(duì)此，需要通過(guò)信息化的方式對(duì)檔案開(kāi)展管理工作。

一、檔案信息化所存在的問(wèn)題

1.認(rèn)識(shí)不到位

在部分職業(yè)學(xué)校中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)往往沒(méi)有對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作引起充分的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)資料的管理，這項(xiàng)工作開(kāi)展的良好與否對(duì)于學(xué)校的整體發(fā)展影響不大。這就使得部分學(xué)校在經(jīng)費(fèi)以及人員方面都沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予足夠的支持。甚至部分學(xué)校并沒(méi)有設(shè)立專門的部門對(duì)檔案進(jìn)行管理，即使有也是由其他人員兼職該項(xiàng)工作。這種情況的存在，則會(huì)對(duì)檔案工作的有效開(kāi)展產(chǎn)生非常不利的影響。

2.人員素質(zhì)參差不齊

在很多職業(yè)學(xué)校中，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員普遍年齡較大，且絕大部分人員無(wú)論是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)還是專業(yè)知識(shí)都存在著較大的不足，檔案整體管理隊(duì)伍所具有的素質(zhì)不高。同時(shí)，一些人員在檔案管理方面缺乏責(zé)任心，認(rèn)為只要不泄密、不丟失即可，對(duì)于新式的信息化檔案管理工作缺少足夠的熱情，甚至部分人員由于對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟練而對(duì)該項(xiàng)工作存在較大的畏難情緒。

3.制度不健全

目前，對(duì)中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作如何開(kāi)展，需要開(kāi)展到什么程度，相關(guān)部門還沒(méi)有制定一套統(tǒng)一的要求與規(guī)范。而在技術(shù)層面，學(xué)校檔案工作也往往缺少一套統(tǒng)一、全面的標(biāo)準(zhǔn)，使工作出現(xiàn)了浪費(fèi)以及重復(fù)的現(xiàn)象。而在信息化檔案管理的軟件方面，也缺少足夠的應(yīng)用研究與開(kāi)發(fā)，軟件所具有的功能不能滿足檔案管理工作的要求。

二、提升中職院校檔案管理工作的方式

1.加大資金投入

對(duì)于中等職業(yè)學(xué)校來(lái)說(shuō)，需要對(duì)檔案管理工作有充分的認(rèn)識(shí)，在與本校實(shí)際情況充分聯(lián)系的基礎(chǔ)上制定出一套適合本校的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大力支持的基礎(chǔ)上加大資金投入，拓寬資金的來(lái)源渠道。而在條件允許的情況下，也需要在相關(guān)技術(shù)部門支持的基礎(chǔ)上，使本校的檔案工作得到更好的開(kāi)展。

2.加強(qiáng)信息化建設(shè)

在有資金保障之后，中等職業(yè)學(xué)校就要對(duì)開(kāi)展檔案信息化工作所需要的軟件和硬件加大投入力度。首先，要加強(qiáng)管理人員對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)、文字資料以及檔案管理軟件的培訓(xùn)，使其通過(guò)培訓(xùn)工作的開(kāi)展，在對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行良好掌握的基礎(chǔ)上，能夠?qū)n案管理軟件進(jìn)行更好的利用與開(kāi)發(fā)。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提升對(duì)電子文檔的全過(guò)程管理工作。對(duì)于電子文檔來(lái)說(shuō)，由于其自身性質(zhì)的不同，為了能夠?qū)ζ渌哂械恼鎸?shí)性進(jìn)行保障，需要對(duì)相關(guān)原稿做好收集與整理工作，保證電子文檔能夠同紙質(zhì)文檔建立起科學(xué)的標(biāo)識(shí)關(guān)系，以便在對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)能夠?qū)ζ涓玫乩谩?/p>

3.規(guī)范檔案信息化管理

在日常工作開(kāi)展的過(guò)程中，中等職業(yè)學(xué)校也需要針對(duì)本校實(shí)際情況建立一套統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)保證檔案工作所具有的規(guī)范性，通過(guò)網(wǎng)上信息查詢系統(tǒng)以及檔案管理制度的建立與完善，使本校的檔案管理制度同檔案信息化管理工作保持良好的聯(lián)系。此外，為了對(duì)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范，學(xué)校還需要建立電子文檔管理、電子文檔查閱、信息系統(tǒng)管理以及庫(kù)房管理等制度。

4.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于檔案信息化管理這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)都有更高的要求。為了保證相關(guān)人員更好地滿足檔案信息化工作開(kāi)展的需求，就需要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行全面、科學(xué)的培訓(xùn)工作，通過(guò)對(duì)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)以及知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，使其能夠?qū)n案信息分類、檔案信息收集、檔案信息組織以及計(jì)算機(jī)水平等進(jìn)行提升，使他們?cè)谔嵘陨韯?chuàng)新能力和科研能力的同時(shí)，更好地適應(yīng)時(shí)代要求。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今我國(guó)中等職業(yè)學(xué)?？傮w建設(shè)的重要一環(huán)。我們對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行了一定的研究，需要中等職業(yè)學(xué)校把握重點(diǎn)，通過(guò)良好方式的應(yīng)用，提升自身檔案信息化的管理水平。

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