莘雪梅

隨著社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案的內(nèi)容也日漸廣泛和豐富起來，現(xiàn)代檔案管理的重要性也日益凸顯?，F(xiàn)代檔案管理的工作對企業(yè)、單位甚至是個人都有重要的作用及意義。檔案管理作為企業(yè)、單位等的記錄憑證，為其將來的發(fā)展提供了極為重要的參考價值。但是現(xiàn)代的一些企業(yè)、單位對檔案管理的工作重要性已經(jīng)逐步淡化，認(rèn)為檔案管理是可有可無的，對其重要性認(rèn)識錯誤。所以，加強檔案的現(xiàn)代化管理，是當(dāng)前檔案管理工作的首要任務(wù)。

一、現(xiàn)代檔案管理工作的重要性

檔案自身價值是決定檔案管理工作重要性因素之一，這不僅要使檔案得到妥善的保管、延長檔案的壽命，而且還要利用有效的、科學(xué)的管理方法為社會服務(wù)。我國頒布了相關(guān)的檔案法，在一定程度上，提高了檔案管理工作的法律高度，可見現(xiàn)代檔案管理的工作十分重要?，F(xiàn)代檔案管理工作的內(nèi)容涉及了檔案的制作、管理、鑒別和保存，是一項非常復(fù)雜的工程，具有一定的系統(tǒng)性。

此外，現(xiàn)代檔案管理工作不僅對專業(yè)性有很高的要求，而且社會價值也相當(dāng)明顯，具體體現(xiàn)在：

第一，現(xiàn)代檔案管理的社會價值主要體現(xiàn)于檔案是一個人人生軌跡的縮寫，且記錄了職員個人的真實信息、家庭的背景、受教育的經(jīng)歷、工作情況和現(xiàn)實的表現(xiàn)等。檔案不僅是一個人的政治生涯中極為重要的一部分，而且是用人單位對職員進(jìn)行深層了解的重要依據(jù)。

第二，除了個人檔案之外，企業(yè)檔案能真實的記錄企業(yè)不同時期生產(chǎn)、經(jīng)營的情況或者重大的改革以及一些對企業(yè)有利發(fā)展的轉(zhuǎn)機等。而如何加強對職員的管理、搞好干群、黨群之間的關(guān)系及企業(yè)的獲利狀況等決策，是企業(yè)在管理活動、生產(chǎn)經(jīng)營中形成的對社會、企業(yè)甚至包括國家都有保存價值的文件材料。

第三，機關(guān)檔案是由圖表、文字和聲像等形式形成各種執(zhí)行代議機關(guān)制定的決定和法律，管理國家的外交、內(nèi)政和軍事等方面的行政事務(wù)的文件?？梢姡魏我环N檔案都具有相當(dāng)重要的社會價值，系統(tǒng)、科學(xué)的開展現(xiàn)代檔案管理工作能夠為檢索、查閱帶來很多方便，還能給以后的決策提供參考依據(jù)。所以，做好現(xiàn)代檔案管理的工作非常重要且具有特殊的意義。

二、現(xiàn)代檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

現(xiàn)代檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一就是檔案管理的基礎(chǔ)工作，如檔案統(tǒng)計、制定檔案標(biāo)題、歸類、編號、排序等。部分檔案的時間跨度大、檔案案卷種類繁多，因此檔案基礎(chǔ)管理工作的工作量大，內(nèi)容冗雜，造成管理中的各種問題，如：（1）檔案編號不規(guī)范。檔案管理部門沒有對部分分類標(biāo)出明確編號;（2）案卷標(biāo)題不規(guī)范，或者基本的內(nèi)容、要素，無法反映主題;（3）檔案缺少目錄;（4）檔案沒有標(biāo)出頁碼。如果在檔案中沒有標(biāo)明案卷的頁碼，使檔案的利用價值降低;（5）檔案組卷出現(xiàn)嚴(yán)重混亂，導(dǎo)致了檔案在需要的時候查找困難;（6）檔案的案卷厚薄不一致。

三、現(xiàn)代化檔案管理的策略

隨著社會生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也在不斷的增加，人們對檔案工作的要求也就越來越高，所以需要有更高效率的自動化技術(shù)來改善檔案的管理和利用工作。近些年，計算機技術(shù)發(fā)展迅速，給檔案的現(xiàn)代化管理帶來了契機，提供了現(xiàn)代化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。順應(yīng)新形勢的需求，現(xiàn)代化管理才能給檔案管理工作帶來出路，才能將檔案的價值發(fā)揮到最大限度。

（1）加強對檔案現(xiàn)代化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)、完善機構(gòu)建設(shè)

現(xiàn)代化檔案管理工作在實施過程中，會遇到各種困難，比如硬件設(shè)施配備不足、人員素質(zhì)無法滿足、人手不足等，解決這些問題，需要領(lǐng)導(dǎo)能夠足夠重視，通過領(lǐng)導(dǎo)的全局組織和協(xié)調(diào)，才能使檔案現(xiàn)代化管理工作有效的開展。同時，應(yīng)該完善現(xiàn)代化檔案管理機構(gòu)的建設(shè)，切實履行管理機構(gòu)綜合指導(dǎo)、全面協(xié)調(diào)和督查的職能，科學(xué)制定檔案現(xiàn)代化管理工作的總體目標(biāo)、各階段任務(wù)，了解檔案現(xiàn)代化管理工作過程中遇到的實際問題，合理分配管理部門的人才和技術(shù)資源，為解決實際問題提供必要的理論和技術(shù)指導(dǎo)。

（2）提高檔案管理人員素質(zhì)、加強檔案管理的建設(shè)

檔案的現(xiàn)代化管理，需要管理人員具備基礎(chǔ)的檔案管理知識外，還需要具備一定的計算機應(yīng)用知識及外語能力。另外，還需要有高度的責(zé)任心和敬業(yè)感。要滿足現(xiàn)代化管理的需求，就要加強檔案管理隊伍的建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)性技術(shù)人才及通過培訓(xùn)的方式來提高管理隊伍的整體素質(zhì)，使管理人員具備相應(yīng)的管理技能以及做好管理工作的使命意識和責(zé)任意識。

（3）應(yīng)用先進(jìn)的計算機技術(shù)

檔案的現(xiàn)代化管理是依托計算機軟硬件平臺、 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺以及掃描儀、刻錄機、照相機等設(shè)備的。計算機技術(shù)發(fā)展迅速，產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，新技術(shù)產(chǎn)品帶來更完善的工作效果、更高的工作效率;因此，適時更新設(shè)備，有利于工作的更好開展。同時，也應(yīng)注意電子檔案的加密及安全，防止因為病毒的入侵造成質(zhì)量損毀，防止因為黑客的入侵造成機密泄露。

（4）現(xiàn)代化檔案管理手段和傳統(tǒng)技術(shù)有機的結(jié)合

檔案管理工作專業(yè)性強，工作內(nèi)容廣泛，涉及收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、利用和編研多個環(huán)節(jié)。檔案的現(xiàn)代化管理，離不開傳統(tǒng)的管理方法和專業(yè)理論知識。只有將現(xiàn)代計算機技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)有機的結(jié)合，才能做好檔案的現(xiàn)代化管理。

（5）制定檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

使用現(xiàn)代化技術(shù)可以提高檔案管理力度，但由于計算機檔案管理技術(shù)發(fā)展時間短，屬于較新鮮的事務(wù)，檔案管理部門要積極的推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才能使不同的檔案管理機構(gòu)按照相同的規(guī)范開展工作。同時，還應(yīng)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的工作進(jìn)程。

（作者單位：河北省血液中心）