常軍，王亞楠，魏紅艷

(長春市測繪院，吉林 長春 130021)

1 引 言

檔案管理工作是生產活動中的一項基礎工作，檔案管理部門是企事業(yè)單位不可缺少的一個重要部門。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)與利用備受人們的重視。在信息與網絡的新形勢下，如何加強檔案工作的規(guī)范化、標準化、科學化管理，如何使檔案信息快速地發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息資源有效利用和共享，是目前面臨的緊迫任務。

長期以來，一些測繪生產單位的測繪檔案管理還處于手工管理階段，查詢極不方便，檔案管理的落后現(xiàn)狀與測繪生產的先進技術極不協(xié)調，嚴重地制約了測繪工作的進一步發(fā)展。特別在測繪技術由傳統(tǒng)模擬測繪技術體系向數字化測繪技術體系的轉變，并且正向信息化測繪技術體系的方向加速發(fā)展的過程中，檔案管理工作也要從檔案實體管理轉向信息化管理與服務上來。長春市測繪院以多種形式、多種渠道向測繪地理信息生產服務及社會各界提供測繪檔案信息，建立檔案現(xiàn)代化管理體系勢在必行，也是當務之急。

2 系統(tǒng)的建設目標

長春市測繪檔案綜合管理系統(tǒng)(以下簡稱檔案管理系統(tǒng))以測繪綜合檔案信息化建設需求為基礎，參考國家及相關行業(yè)標準和規(guī)范，應用標準地圖服務技術、數據庫技術、文件傳輸技術等，建設以測繪科技檔案管理為主，文書、會計、人事檔案管理為輔的現(xiàn)代化檔案綜合管理與服務系統(tǒng)。

系統(tǒng)建設以測繪檔案信息管理與服務為中心，強化檔案信息服務功能，滿足檔案資料管理的安全性、規(guī)范性和嚴密性。改變檔案的存儲形式，實現(xiàn)數字化數據存儲與原件存儲并舉。改變傳統(tǒng)手工管理模式，實現(xiàn)動態(tài)的、智能的自動化管理。注重和強調系統(tǒng)的一體化建設和信息資源的集成化管理與整合，為相關人員創(chuàng)建高效、簡潔、實用、人性化的辦公模式。

3 系統(tǒng)建設整體思路

檔案管理系統(tǒng)服務于日常測繪地理信息采集與服務工作，服務于數字長春及智慧長春建設，并為數字長春地理空間框架提供現(xiàn)狀及歷史地理信息成果及相關標準。

系統(tǒng)采用了Flex 及三維技術構建二三維一體化虛擬庫房，實現(xiàn)了檔案歸檔入庫的可視化管理，使得檔案上下架成為“舉手之勞”。所謂虛擬庫房即用二維剖面圖、三維立體圖表達實際庫房，再利用Flex 及三維虛擬動畫技術實現(xiàn)二維及三維動畫。將檔案管理業(yè)務與二三維動畫掛接，實現(xiàn)對客戶透明的可視化管理。

系統(tǒng)架構采用基于SOA 的面向服務的體系架構。通過SOA 技術發(fā)布各類服務如地圖服務、三維服務等，客戶端通過系統(tǒng)發(fā)布的各類服務接口訪問數據，避免與數據庫的直接交互，增強數據的安全性及可維護性，同時增強了系統(tǒng)的擴展性及開放性。

4 系統(tǒng)建設、實現(xiàn)與應用

根據檔案管理的具體需求，檔案管理系統(tǒng)建設包括:資料匯交、歸檔管理，資料檔案管理，資料檔案虛擬庫房管理，檔案查詢、分發(fā)、借閱，GIS 應用服務。結合系統(tǒng)建設，按照根據《中國檔案分類法測繪業(yè)檔案分類表》，長春市測繪檔案資料分為14 大類，61 個二級類目，系統(tǒng)按照該分類方法對檔案資料進行分類管理。

4.1 資料匯交子系統(tǒng)

資料匯交系統(tǒng)是系統(tǒng)所管理的整個匯交(歸檔)資料的入口，提供各種檔案(包括工程項目檔案、人事、財務和文書檔案)信息的錄入，控制點信息的錄入，提供元數據信息的導入，上傳和檔案相關的電子資料。根據不同類型檔案的清單，對資料進行完整性檢查。提供資料的著錄項全文檢索，資料匯交流程如圖1 所示。

具體功能項包括:控制點信息錄入、導入;檔案相關電子資料的上傳、下載、更新;導入從元數據文檔中提取的信息;提取現(xiàn)有長春市測繪院辦公自動化系統(tǒng)中數據，導入到檔案系統(tǒng)中;根據定義的資料清單，進行資料的完整性檢查;提供著錄項全文檢索，資料匯交界面如圖2 所示。

圖1 資料匯交系統(tǒng)流程圖

圖2 資料匯交界面

4.2 檔案管理子系統(tǒng)

資料檔案管理子系統(tǒng)主要提供對歸檔入庫檔案的日常維護和管理，主要提供檔案著錄項編輯、更新、打印、庫房定位、檔案銷毀等功能，檔案管理子系統(tǒng)流程如圖3 所示。

具體功能項包括:檔案分類自定義;控制點查詢、范圍線查詢、屬性數據查詢、庫房定位查詢;控制點數據編輯、范圍線編輯、屬性數據編輯;電子資料更新;提供檔案打印功能，包括卷內目錄、卷內備考表、檔案盒封面、檔案盒側面、光盤封面等檔案日常打印功能以及檔案內容打印;檔案的上架(歸檔)、下架(取檔);檔案的銷毀要根據指定的銷毀流程進行。

4.3 檔案虛擬庫房管理

圖3 檔案管理子系統(tǒng)流程圖

通過構建圖形化虛擬庫房，輔助檔案管理員對實體檔案進行管理，并建立與電子檔案的關聯(lián)，方便對實體檔案的借閱及查找，提升測繪檔案查詢業(yè)務響應能力。主要提供庫房自定義，庫房狀態(tài)編輯，檔案的上架(歸檔)、下架(取檔)，庫房圖示以及庫房的輔助清查，如圖4 所示。

具體包括:庫房自定義，根據實際情況編輯庫房，包括新建、刪除、修改;對已錄入的檔案進行上架(歸檔)、下架(取檔)操作;庫房示意圖的打印功能;庫房狀態(tài)的編輯功能;庫房類別統(tǒng)計，按庫房中類別、項目統(tǒng)計等;庫房輔助清查，查詢庫房中某檔案柜中所有檔案的上架(歸檔)、下架(取檔)情況以及借閱情況，如圖5 所示。

圖4 虛擬庫房系統(tǒng)流程圖

圖5 虛擬庫房庫柜界面

4.4 檔案查詢、分發(fā)、借閱子系統(tǒng)

檔案查詢、分發(fā)、借閱管理子系統(tǒng)主要提供對資料分發(fā)、借閱實現(xiàn)一個統(tǒng)一的管理。

具體功能項包括:提供著錄項全文檢索;提供圖形的基本操作(漫游、縮放、移動)，可以根據點、地名定位;可在地圖上進行拉框、緩沖區(qū)、行政區(qū)查詢方式查找檔案，滿足國家坐標和城市坐標不同的坐標系統(tǒng);結合查詢結果，提供分發(fā)訂單登記、編輯、初審、復審、審定、下載等一套檔案資料分發(fā)業(yè)務流程管理，如圖6 所示。

圖6 借閱、分發(fā)系統(tǒng)流程圖

圖7 控制點分發(fā)界面

4.5 系統(tǒng)實現(xiàn)與應用

系統(tǒng)采用B/S 架構模式，整個系統(tǒng)分為前臺Web展現(xiàn)、后臺數據庫服務、后臺管理三大部分，其中前臺Web 展現(xiàn)采用ExtJS 開發(fā)、后臺數據庫采用SQL Server2000、后臺服務開發(fā)采用C++進行開發(fā)、后臺管理部分采用C#開發(fā)。

該系統(tǒng)已經在長春市測繪院投入使用近兩年的時間，運行情況良好，規(guī)范了資料提交、歸檔及利用的管理，提高了資料管理及利用效率，大大節(jié)約了人力。目前已錄入測繪科技檔案、文書檔案、聲像檔案等多種類型檔案資料，累計匯交紙質資料檔案信息記錄10 160條，錄入控制點數據2 143條，工程范圍線數據1 562條。

5 結論與展望

檔案管理系統(tǒng)的建設，推進了長春市測繪地理信息檔案的數字化水平，實現(xiàn)了測繪地理信息檔案從傳統(tǒng)的紙質、手工管理向信息化、網絡化管理方式的轉變;服務模式從面對面離線模式逐步轉變?yōu)樵诰€服務模式，降低了測繪地理信息檔案的使用和服務門檻，擴大了在測繪院內部的服務范圍;對不同用戶提供權限內發(fā)布服務、功能服務，提高了院內服務水平，實現(xiàn)了信息的安全控制使用。開發(fā)的同時考慮了系統(tǒng)的擴展性，可廣泛應用于測繪相關行業(yè)的檔案管理及檔案利用工作。

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