潘乃青

摘 要：最近幾年，我們國家不論是在經(jīng)濟亦或是科技方面都獲得了飛速的發(fā)展。此時許多全新的領域開始呈現(xiàn)在人們的生活之中。比如電子公文就是一個顯著的代表。它是一種全新的事物，不過它在發(fā)展的過程中也面對著很多的問題，嚴重的干擾到其發(fā)展。作者具體的分析了其在發(fā)展的時候面對的各種不利現(xiàn)象以及具體的應對方法。

關鍵詞：中國公文學；公文；電子公文；紙質公文

1 當前時期電子公文面對的各個不利現(xiàn)象分析

1.1 關于它的學科性

通過分析之前的公文的發(fā)展階段，我們可知，公文會因為信息依托體的改變而不斷的改變。從最初的甲骨文到當前的電子媒介，不論是體現(xiàn)形式亦或是其他一些特點都在不停的變化著。它是時代發(fā)展到一定階段的必然衍生體。當前時期我們必須要認清它和一般公文之間的聯(lián)系以及差別，要從研究課題以及活動要素等層面上加以區(qū)別。以歷史的眼光來分析，電子和紙張體現(xiàn)的是兩個完全不一樣的形態(tài)，它們都被劃定為公務學中，都具有公文的常見特征。不過因為時代一直在發(fā)展，兩者之間的明顯差異使得公文不論是本質亦或是外在表現(xiàn)形式都會發(fā)生很大的變化。從此層次上來分析的話，它可以被看成是一個學科。

1.2 關于它的格式

通過分析發(fā)現(xiàn)，當前的公文格式樣式很多，具體來說超過二十類。由于格式的類型非常多，必然會使得文件在互換以及處理的時候面對費用增加的現(xiàn)象。一個非常關鍵的問題是，當前對于它的格式的問題，相關人員依舊沒有統(tǒng)一思想。此類爭辯的論點不一。

1.3 關于流程再造

通過分析信息化相關的知識可知，公文處理在歷經(jīng)了長久的發(fā)展之后，它在制作以及存儲等層面上獲得了很大的發(fā)展，不過它的流程自動化方面還存在一些問題。在國務院各部委至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府這個龐大的應用體系中，政府公文主要在遠程傳輸方面實現(xiàn)了電子化，而在公文處理的最后“一米”（即單位內(nèi)部）卻進展緩慢。客觀原因是政府的公文處理工作非常靈活，其“隨需隨地隨時而變”的處理特點，導致工作流建模的復雜性大大增加。從仍在使用的一些辦公系統(tǒng)看，工作流通用性差、靈活性差是一個不爭的事實，經(jīng)常面臨領導要改改不了、網(wǎng)管要改也改不了的尷尬局面。

1.4 關于歸檔

電子和紙張模式的文件在很多方面都不同。前者的歸檔活動不像后者那樣非常容易從視覺上看到。很多在紙張模式中很好使用的措施在電子形式中并不能夠發(fā)揮作用。

1.5 關于制度發(fā)展

通過分析公文的發(fā)展過程可知，它的制度要較之于具體活動發(fā)展的慢一些。對于電子公文來講，它的制度較之于具體活動也要落后很多，這主要是由技術本身的規(guī)定以及社會發(fā)展的必然導致的。所以，必須認真分析技術以及具體工作的變化，認真分析它的發(fā)展方向，為其打造良好的制度氛圍。

1.6 關于技術標準

當公文發(fā)展到今天，它依舊沒有形成一致的標準。在各個區(qū)域的電子實踐中，一些區(qū)域使用郵件技術平臺，有的采用了WEB技術平臺，平臺的技術架構缺乏科學規(guī)劃。電子公文的登記、簽收、審核等處理流程缺乏規(guī)范性，手寫簽名技術和手寫批文技術還不夠成熟穩(wěn)定和實用，電子印章技術需要進一步改善，數(shù)字版權技術在電子公文中的應用還處于初級階段，公文的制作版式、傳輸、辦理、歸檔等技術還不完善。

1.7 關于物理安全

電子公文行使政府職能的特點導致可能來自外部或內(nèi)部的各種攻擊，這些攻擊有黑客組織、犯罪集團或信息戰(zhàn)時期國家間的信息對抗攻擊等。攻擊的手段主要包括基于偵聽、截獲、竊取、破譯、業(yè)務流量分析、電磁信息提取等技術的被動攻擊和基于修改、偽造、破壞、冒充、病毒擴散等技術的主動攻擊。如今，很多的公文體系在安全方面都存在著很大的問題。硬件方面的問題會導致網(wǎng)絡無法正常使用。

2 應對措施簡述

2.1 積極開展學科創(chuàng)建工作

具體來說有如下一些體現(xiàn)：注重人本思想，不斷擴寬組織團隊。該項研究活動要想順暢開展，就必須有一批優(yōu)秀的工作者。不但要吸收基礎工作者，還要吸收高層人員以及專家等，同時還要積極的做好人員素養(yǎng)的培訓活動；創(chuàng)辦全天候研究平臺?！笆晃濉逼陂g中國公文寫作研究會牽頭爭取及早創(chuàng)建《公文學》、《公文研究》、《電子公文學》等一批專業(yè)權威學術期刊，拓展公文發(fā)展研究交流空間，推動學術繁榮。第三，提高會議規(guī)模檔次。定期召開全國性學術會議，拓展會議主題，提高會議質量，吸引更多專家學者、領導人員、文秘人員、檔案人員、技術人員等參會，形成百家爭鳴、百花齊放的公文學術研究新氣象。

2.2 注意形式的發(fā)展

我們都知道，公文的速度和分享性是它的關鍵要素。如果格式太多的話，就必然影響它的這一特性。所以，最好是將類型簡化。在具體的選擇的時候，究竟哪一種會被留存，這就需要工作者明確技術在今后的發(fā)展趨向。在作者看來，電子模式的公文并不是單純的對紙張模式的翻版，它是本質以及外在的一種深刻發(fā)展。在當前時代，人們會逐漸的應用多媒體公文。

2.3 再造流程

具體來講有如下的幾點：結合業(yè)務內(nèi)容，不斷的規(guī)范發(fā)文步驟，積極的指引流程再造工作朝著正確的方向發(fā)展。比如流程要對電子簽收、電子登記、電子分發(fā)、電子擬辦、電子批辦、電子承辦、電子催辦、電子查辦、電子立卷、電子歸檔、電子銷毀、收文待辦、收文跟蹤等子過程在國家電子公文處理辦法中給予明確定義，發(fā)文流程要對電子擬稿、電子審稿、電子簽發(fā)、電子繕印、電子校對、電子蓋章、電子登記、電子分發(fā)、電子立卷、電子歸檔、電子銷毀、發(fā)文待辦、發(fā)文跟蹤等子過程給予明確定義；以隨需應變?yōu)閷?，重視公文處理的技術創(chuàng)新。在手寫板、手寫屏、平板電腦上進行批閱，類似紙質文件的批示習慣。在批示效果上相對于以往手寫批示軟件有極大改觀，無論在哪種硬件上批示，都能全真顯現(xiàn)字跡的筆鋒。

2.4 蹤跡歸檔保全，封存歷史真實

該項歸檔工作之所以難以開展，主要是因為文件的種類非常多，而且很復雜。以書生電子公文系統(tǒng)為例，書生電子公文的格式包括GW格式和GW2格式。GW格式的文件是在書生電子公文系統(tǒng)中由書生加密卡加密生成的密文格式的電子公文，屬于特殊（即非通用）電子文件格式。

2.5 做好制度創(chuàng)建工作

我們都知道，制度本身有著明顯的長效性以及根本性特征。假如脫離制度的話，任何發(fā)展都將是無意義的。當前國家已經(jīng)頒布了一系列的法規(guī)條例，用以指引工作開展。由于系統(tǒng)本身非常繁瑣，所以在具體的開展工作的時候還要積極地研究。

2.6 不斷統(tǒng)一標準

當前我們國家還沒有生成統(tǒng)一的技術標準系統(tǒng)，這在一方面表示事情自身很繁瑣，同時還表示著我們的研究力度要加強。由于缺少標準，導致當前的系統(tǒng)呈現(xiàn)出多種多樣的特點。所以，要積極地開展標準研究工作。確保其能夠早日完善，加以合理的使用。

2.7 注重安全，保證運作穩(wěn)定

對于電子公文來講，它的安全可以分為處理過程的安全和歸檔后的安全。其安全方法有制度的以及技術的兩點，技術方面的安全是當前工作的關鍵內(nèi)容也是一大難題。

參考文獻

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