張紅巖

【摘 要】隨著近年來社會的發(fā)展以及各單位改革的不斷深入，原始的紙質(zhì)手寫版檔案及其管理方式與現(xiàn)有制度和社會形勢的適應程度較差，暴露出越來越多的問題亟待解決，這就要求人事檔案管理也要緊隨時代的發(fā)展，因此，對人事檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計與實現(xiàn)變得越來越迫切。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；設(shè)計；實現(xiàn)

一、現(xiàn)階段人事檔案管理系統(tǒng)概述

1.現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問題

當今社會隨著市場競爭的日益激烈，各企、事業(yè)單位在人才招聘時更看重的是個人現(xiàn)有能力，對以往的人事檔案信息參考較少，這在一定程度上造成了人們對人事檔案的不夠重視。在單位制度方面，企、事業(yè)單位在深入改革、發(fā)展的同時，對人事檔案管理方面的發(fā)展力度遠遠不夠，造成了現(xiàn)有人事檔案管理與現(xiàn)有制度不相適應的情況發(fā)生，加之人們對人事檔案的重視不足，人事檔案管理方面的問題越積越多，解決起來較困難而置之不管，造成惡性循環(huán)。同時，現(xiàn)代人們在就業(yè)時，早已打破傳統(tǒng)“鐵飯碗”的觀念，工作更換頻率較快，各單位人員流動也較為頻繁，受到人事檔案保管方式的不合理，人事檔案管理責任的不明確，紙質(zhì)人事檔案填寫麻煩、儲存和保管都存在很大的條件制約等因素的影響，現(xiàn)在人事檔案缺失、記錄空缺等現(xiàn)象的頻發(fā)，這對社會資源造成了很大損失。

2.人事檔案管理系統(tǒng)應滿足的功能及要求

對人事檔案系統(tǒng)進行設(shè)計時，應充分滿足人事檔案管理的基本功能以及現(xiàn)代社會的對人事檔案系統(tǒng)的使用要求。人事檔案是將個人的經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、道德品質(zhì)、工作狀況以及獎勵懲罰等方面的現(xiàn)實材料進行真實、原始記錄的文件材料。人事檔案管理是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及開發(fā)利用的活動。對人事檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計時，應充分考慮人事檔案管理的基本功能，并且根據(jù)現(xiàn)代社會人事檔案管理的特點進行系統(tǒng)的基本功能設(shè)計，人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計是對傳統(tǒng)人事檔案管理的優(yōu)化，是滿足社會要求的進步表現(xiàn)，因此在做開發(fā)時，必須滿足人事檔案的基本功能，同時順應社會的發(fā)展。除此之外，還應對人事檔案管理系統(tǒng)的操作方式進行優(yōu)化，以滿足現(xiàn)代社會對便捷性以及高效性的要求，同時還要考慮經(jīng)濟成本問題，為企、事業(yè)單位帶來利益是人事檔案管理系統(tǒng)能夠推廣實現(xiàn)的根本途徑。

二、人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

1.人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計人員的要求

在對人事檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計時，應對系統(tǒng)設(shè)計人員進行合理的安排。人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計人員首先應具備優(yōu)良的專業(yè)知識，在現(xiàn)代社會，懂得合作的人才能成就大事業(yè)，人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計人員還應具備良好的合作精神，在團隊中充分發(fā)揮自己的實力。除此之外，人事檔案管理涉及細節(jié)較多，要想設(shè)計出能夠滿足社會發(fā)展的產(chǎn)品，就必須對原有人事檔案管理方式方法進行充分調(diào)研，并對需要改進、保留或者刪減的部分進行詳細的討論分析，還可以通過試運行等方式對所涉及的人事檔案管理系統(tǒng)進行效果反饋以及再次改進，保障人事檔案管理系統(tǒng)的順利設(shè)計與實現(xiàn)。

2.人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計

在對人事檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計時，應充分考慮系統(tǒng)的實用性。人事檔案管理系統(tǒng)應對信息進行合理設(shè)置及分類，滿足信息項的錄入、添加、修改等基本功能，還應設(shè)置智能錯誤檢驗對信息進行模糊糾錯，在一定程度上保障信息的準確性。對界面設(shè)計時，在實用的基礎(chǔ)上還應考慮美觀、簡約等因素。對檔案維護方式進行優(yōu)化，人事檔案經(jīng)信息化儲存后并非一勞永逸，后期的檔案維護工作也極為重要，在發(fā)生人事調(diào)動時，需要對調(diào)職人員的個人信息進行修改或添加，同時刪除無需保留的信息，考慮到人事檔案維護的安全性需符合實際情況，應對系統(tǒng)設(shè)置鎖定功能，管理者可根據(jù)自身需求對閱覽進行設(shè)置，有利于信息的安全管理。人事檔案信息化對信息的開發(fā)利用效率較傳統(tǒng)方式有顯著提高，要想充分彰顯這一特性，就需要設(shè)計者在對人事檔案進行信息統(tǒng)計方面的設(shè)計時，合理設(shè)置信息的篩選分類，通過對關(guān)鍵字、某一信息范圍等方式對數(shù)據(jù)庫進行精確分類，方便信息統(tǒng)計及利用。

3.人事檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

完成人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計工作后，要想得到理想的應用效果，還應進一步的采取措施。提高企、事業(yè)單位對人事檔案的重視程度，應當認識到，人事檔案具有社會需要的豐富并且真實的信息，是對一個人進行認識的基礎(chǔ)因素，對人事檔案進行妥善保存和處理，是對個人發(fā)展的保護和尊重，并且人事檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)對未來社會、各單位的發(fā)展方向具有重要參考作用，對這些信息資源的良好開發(fā)對社會的發(fā)展具有良好的推動作用。企事業(yè)單位應加強人事檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施建設(shè)，雖然對人事檔案進行信息化管理對人事檔案信息的儲存及共享較傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理方式來說有了很大的優(yōu)化，但是如果對人事檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施配備不到位，很可能造成系統(tǒng)使用不便，甚至出錯、銷毀等問題。提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是充分發(fā)揮人事檔案管理系統(tǒng)的一個重要前提之一，要使管理人員認識到自身工作的重要性，規(guī)范管理行為，達到時代對人事檔案管理人員的要求。

三、結(jié)語

人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)是對傳統(tǒng)人事檔案管理的現(xiàn)代化革新，隨著現(xiàn)代社會信息量越來越大，緊靠人力進行人事檔案的收集、整理、統(tǒng)計、開發(fā)利用等工作不僅工作量龐大，效率較低，而且出錯率較大。人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)是企、事業(yè)單位進一步信息化的表現(xiàn)，相信人事檔案管理系統(tǒng)會在日后的發(fā)展中更加完善。

參考文獻：

董國平，顏志軍，萬麗.VISUALBASIC數(shù)據(jù)庫開發(fā)[M].北京：電子工業(yè)出版社，2011endprint