羅 敏
(武漢工程職業(yè)技術學院 湖北 武漢:430080)
培訓管理系統(tǒng)的應用及思考
羅 敏
(武漢工程職業(yè)技術學院 湖北 武漢:430080)
武漢工程職業(yè)技術學院培訓管理系統(tǒng)是一套完全依照培訓管理流程設計開發(fā)的管理系統(tǒng)。實踐表明,系統(tǒng)有效整合資源,簡化工作環(huán)節(jié),實現(xiàn)了培訓工作的分層控制,規(guī)范化、標準化管理,提高了培訓工作效率。
培訓管理系統(tǒng);流程;應用;思考
信息化技術的飛速發(fā)展,正對人類社會各個方面產(chǎn)生越來越大的影響。培訓,作為一所企業(yè)主辦的高職院校的重要工作,培訓管理水平需要不斷的提高,以適應更高的要求。
培訓管理,是管理者通過一定的管理手段,使得培訓工作達到學院既定的教育培訓目標的過程。培訓管理工作又是一項涉及面廣、人員復雜而又瑣細的工作,包括培訓策劃、教材申報、教師的聘用、教學資源的使用、教學的組織與實施、教學酬金的審核、學員成績、學員評估、以及培訓的總結(jié)與改進等多項內(nèi)容。人工方式的培訓管理存在效率低、安全性低的缺點,而且將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),對信息查詢、更新帶來很大的困難。武漢工程職業(yè)技術學院培訓管理系統(tǒng)由學院培訓部門和計算機網(wǎng)絡中心共同設計開發(fā),由2011年至今,系統(tǒng)運行正常,實現(xiàn)了培訓管理的全面信息化,管理透明、科學,分層控制,全面推動了培訓科學管理工作。
2.1 實現(xiàn)培訓工作的規(guī)范化、標準化管理
培訓管理系統(tǒng)的設計開發(fā)完全依照培訓管理流程設計開發(fā),包括培訓計劃導入,培訓任務分配,培訓策劃書的填寫與審核,教室(實驗室)申請與審核,授課計劃的填寫與審核,教學開始與結(jié)束,訓后評估報告的填寫與審核等,每一個培訓項目,嚴格按照培訓管理流程,完成一個,標記一個,直到全部完成,如圖1所示。系統(tǒng)強化了流程化管理,使得培訓工作清晰明了、有章可循;對培訓前、培訓中、培訓后各個環(huán)節(jié)進行了規(guī)范管理,保證每個培訓項目如期完成,實現(xiàn)整個培訓過程的順暢鏈接,以及對培訓工作的全過程監(jiān)督,實時化控制;培訓管理工作效率大幅提升,培訓管理工作水平明顯提高;同時,提高了培訓質(zhì)量和培訓滿意度。
2.2 有效整合培訓資源
整合,就是把新的信息放到系統(tǒng)中的某個恰當位置上。經(jīng)過這一整合的過程,新的信息被系統(tǒng)所消化,系統(tǒng)也成為既獨立又生長的系統(tǒng)。
培訓管理系統(tǒng)將所有培訓資料集中存檔,實現(xiàn)了培訓資料的無紙化保存,節(jié)約了管理成本,同時有效整合和共享培訓資源,方便查詢,很大程度上釋放了培訓管理、檔案管理人員的工作強度,消除了原有培訓資料分散、雜亂的管理情況,保障培訓工作高效開展。通過分類查詢功能,系統(tǒng)可以將各個部門、各個送培單位、每位培訓師的培訓任務完成情況準確地反映在系統(tǒng)中。相較普通的辦公自動化,在電腦中搜索文檔、查找整理數(shù)據(jù),系統(tǒng)更直觀清晰、省時省力。
2.3 簡化工作環(huán)節(jié)
以教室申請為例,傳統(tǒng)的申請方式,需要首先到管理部門了解教室的使用情況,協(xié)調(diào)確認教室可使用后,填寫一式三份的教室申請表,一份交管理部門,一份交執(zhí)行部門,一份存檔;而采用培訓管理系統(tǒng)后,老師可以在系統(tǒng)中看到教室的實時使用情況,通過時間、地點、學員人數(shù)等信息進行篩選,自行申請教室,管理部門受理后,系統(tǒng)會顯示教室是否申請成功,如圖2所示。系統(tǒng)實現(xiàn)了科學合理的資源調(diào)配,大大節(jié)省簡化了跑部門、打電話等繁瑣的事務環(huán)節(jié),提高了工作效率,基本實現(xiàn)“無紙化”辦公。
圖1 培訓管理系統(tǒng)培訓計劃跟蹤示意圖
圖2 培訓管理系統(tǒng)培訓教室管理示意圖
2.4 分層控制
培訓管理系統(tǒng)對不同的職能部門劃分不同的職能,賦予不同的權限,各部門之間相互協(xié)調(diào)、彼此獨立且資源共享。系統(tǒng)可以根據(jù)實際情況進行靈活應用,登錄界面是所有用戶的公用界面,用戶登錄系統(tǒng)根據(jù)用戶角色不同將轉(zhuǎn)向不同權限的界面,不同的需求可以使用培訓管理系統(tǒng)中的不同部分。系統(tǒng)使用戶責任明確,權限分明,具體事務落實到人,實現(xiàn)分工合作,相互監(jiān)督、促進,查有所依,確保準確及時的反應,避免了部門之間信息傳遞中的阻塞、延誤和失真。
2.5 全面、實時掌握培訓進度
培訓管理系統(tǒng)的應用,使得培訓管理者和相關人員能夠更加容易地組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)控、評價培訓工作;可以快捷、方便地瀏覽每一個培訓項目的進展完成情況,在監(jiān)督培訓師完成相關工作的同時,也可以不斷改進和提升培訓工作,實現(xiàn)培訓工作的動態(tài)化管理。
大數(shù)據(jù)時代,信息化對于現(xiàn)代化的培訓管理工作意義重大,影響長遠。武漢工程職業(yè)技術學院培訓管理系統(tǒng)是針對實際需要而設計的一套集數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)導入、查詢、統(tǒng)計、打印、報表生成、數(shù)據(jù)導出等為一體的多功能信息管理系統(tǒng),系統(tǒng)界面直觀、操作簡潔、功能齊全,在工作中發(fā)揮了預期的效果,滿足了多方的需求,極大的提高了培訓管理的工作效率。當然,隨著用戶使用經(jīng)驗的積累和信息技術的進一步發(fā)展,培訓管理系統(tǒng)還有提升的空間。
3.1 建立培訓教師庫、教材庫
培訓有別于傳統(tǒng)的教育工作,它具有更強的針對性,靈活性,因人而異,個性突出。傳統(tǒng)的教育工作,同一門課程,往往采用統(tǒng)一的教材,統(tǒng)一的進程,統(tǒng)一的講授。而培訓會因為不同的培訓對象,不同的培訓目的,采用側(cè)重點不同的教材,不同的教學方法,風格迥異的講授風格。培訓管理系統(tǒng)的應用,在日積月累中將逐步建立形成培訓師資庫,教材庫。
(1)培訓師資庫包含教師基本信息(姓名、職稱、專業(yè)、所在單位),擔任的課程,選用的教材,課程的方案,課酬的標準,還包括學員出勤率,學員評教。教師庫的建立,可緩解培訓師資資料數(shù)量少、專業(yè)不全、企業(yè)需要合適的培訓師時無法及時提供等難題。
(2)培訓教材庫包含培訓教材的基本信息(書名、書號、編者、出版社、單價、選購類型),對應的課程、授課教師等。特別說明的是這里選購類型通常指自制教材、企業(yè)內(nèi)部教材或外購教材,這樣的分類又極大地滿足了企業(yè)培訓中因人而異的要求。
3.2 系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互
武漢工程職業(yè)技術學院現(xiàn)運行多套管理系統(tǒng),而培訓管理系統(tǒng)與學院高職的教學管理系統(tǒng)、教學工作量平臺之間還未能相互打通。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間若能通過“中間表”進行數(shù)據(jù)交互,將可進一步規(guī)范化流程化經(jīng)費核算的部分,使得培訓酬金申報審批直至教師每月培訓課酬的發(fā)放銜接起來,可進一步簡化工作流程,也避免多系統(tǒng)反復錄入中產(chǎn)生錯誤,這將是我們下一步工作的方向。
簡而言之,信息化是培訓管理改革的一個大方向,以培訓管理系統(tǒng)為載體,不斷地深化推行信息化,才能真正實現(xiàn)培訓管理的精確化、科學化、系統(tǒng)化和人性化。
[1] 裴東鋒,張磊,薛曙光.網(wǎng)絡化培訓管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用[J].中國電力教育,2013,(24):73-75.
[2] 林勇.企業(yè)員工培訓管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[J].現(xiàn)代計算機,2012,(11):70-73.
(責任編輯:董 柯)
Application And Thought of Training Administrative System
LUO Min
(Wuhan Engineering Institute, Wuhan 430080, Hubei)
The training administrative system of Wuhan Engineering Institute is a system developed by training administrative flow design. The practice indicates that the system can integrate resources effectively, simplify work link, achieving level control of training and standardization administration and improving the efficiency of the personnel training.
training administrative system; flow; application; thought
2014-11-19
2015-05-05
羅 敏(1983~),女,講師.E-mail:lmin@ugxy.net
F272.7-39
A
1671-3524(2015)02-0066-03