劉靜

[摘要]本文闡述了人事檔案管理的意義，對(duì)當(dāng)前我國人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析研究，并在此基礎(chǔ)上，提出了一些具有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；檔案管理；問題與對(duì)策

人事檔案管理是為社會(huì)人力資源管理提供人事數(shù)據(jù)和信息支持的一種管理活動(dòng)。對(duì)于人事檔案的定義，國內(nèi)外有著不同的表述，但就具體內(nèi)容來說，大多是指各種機(jī)構(gòu)、組織在人事活動(dòng)中形成的，能夠反映人員經(jīng)歷、德行、才能以及工作表現(xiàn)的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、表格等形式的原始記錄。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主擇業(yè)已經(jīng)成為了當(dāng)今社會(huì)人力資源調(diào)配的一種常態(tài)，在新的形勢(shì)下，人事檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，存在著一些新情況與新問題，應(yīng)當(dāng)予以重視。

1、人事檔案管理的意義

真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的人事檔案能夠全面的反映一個(gè)人的經(jīng)歷、德行、能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等，是用人單位選賢任能的重要參考工具。人事檔案是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，對(duì)一個(gè)人的就職、晉升、調(diào)職等起著舉足輕重的作用。

隨著我國人事制度改革的不斷推進(jìn)與深化，人們?cè)诰蜆I(yè)選擇上有了很高的自由度，人才的流動(dòng)頻率不斷加快，過往人事檔案對(duì)人才流動(dòng)造成的制約作用呈現(xiàn)逐步弱化的趨勢(shì)。在這種狀態(tài)下，很多人對(duì)于人事檔案的重要性產(chǎn)生了質(zhì)疑，以至于一些人產(chǎn)生了錯(cuò)誤的“檔案無用論”的思想，不但使人事檔案管理工作陷入被動(dòng)，也使得個(gè)人的發(fā)展受到了影響。二十一世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)于人才的管理是現(xiàn)代人力資源管理的核心，而人事檔案是對(duì)人才進(jìn)行管理的最基本的信息來源與依據(jù)，它真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德行才能以及工作表現(xiàn)等信息，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案及其管理工作的重要性，對(duì)于個(gè)人、單位以及社會(huì)整體發(fā)展來說，都具有重要的意義。

2、當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案內(nèi)容失真

人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性可以說是其存在價(jià)值的根本，而就我國現(xiàn)有人事檔案來說，其真實(shí)性卻并不是很高，檔案內(nèi)容失真問題較為嚴(yán)重。具體表現(xiàn)為對(duì)檔案材料中需要填寫時(shí)間的地方表現(xiàn)隨意，公歷、陰歷不分隨意填寫，重要事件日期如參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間等填寫不夠準(zhǔn)確，經(jīng)常只填寫大致時(shí)間且每次填寫不一致；填寫姓名時(shí)不填寫曾用名也不加以說明；很多人事檔案中的考核鑒定往往只有優(yōu)點(diǎn)，只表現(xiàn)成績，對(duì)于缺點(diǎn)與工作中的差錯(cuò)往往不加以說明。這些問題的存在致使人事檔案不能如實(shí)反映檔案人的真實(shí)情況，給人事檔案的利用帶來較大的影響。

2.2人事檔案的材料不夠完整

人事檔案的一些基本材料的不完整，使得人事檔案的利用價(jià)值大打折扣。如一些基本材料如履歷表、年度考核表及學(xué)歷、職稱、工資等材料的不完整，對(duì)人事檔案的利用價(jià)值來說是具有重要影響的。這種問題的產(chǎn)生究其原因，一方面是檔案人對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠全面，對(duì)于人事檔案材料的完整性不夠重視，填寫時(shí)能省則?。涣硪环矫媸窃趩挝换蚪M織機(jī)構(gòu)的人事部門在對(duì)人事檔案材料進(jìn)行歸檔時(shí)沒有收集完整，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)人員調(diào)離時(shí)也沒將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。

2.3人事檔案利用率較低

對(duì)人事檔案進(jìn)行充分的利用是人事檔案價(jià)值的具體體現(xiàn)，也是人事檔案工作的主要目的。從我國人事工作的現(xiàn)狀來看，對(duì)于人事檔案的利用率比較低，利用范圍狹窄是主要原因。按照我國傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要集中在了黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的改革不斷深入，非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，這種人事檔案利用范圍的狹窄在很大程度上制約了人事檔案價(jià)值的發(fā)揮，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及人才的發(fā)展與流動(dòng)都造成了一定程度的影響。

2.4人事檔案管理不規(guī)范

對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范的管理，是確保其準(zhǔn)確、完整、真實(shí)有效的重要保障。但在實(shí)際工作中，對(duì)于人事檔案，很多時(shí)候并沒有進(jìn)行規(guī)范的管理，一些檔案管理部門只知道照搬《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成適合自身特點(diǎn)的實(shí)話細(xì)則與制度規(guī)范，在管理過程中存在著隨意性大、不嚴(yán)格等現(xiàn)象，造成了材料收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)等問題；一些檔案管理人員在人事檔案的管理工作上流于形式，往往只是一個(gè)保管員或是接收者的角色，對(duì)于檔案內(nèi)容的齊全完整沒有進(jìn)行甄別鑒定，不規(guī)范的操作導(dǎo)致了很多人事檔案管理上的混亂問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。

2.5人事檔案管理手段落后

目前，我國檔案管理部門在人事檔案管理手段上還比較落后，對(duì)于現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等的應(yīng)用相對(duì)較低，計(jì)算機(jī)在管理中的應(yīng)用還僅僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，科學(xué)與技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在管理中并沒有得到充分的發(fā)揮，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

3、應(yīng)對(duì)策略

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì)

人是一切活動(dòng)的根本，人的素質(zhì)往往是決定工作好壞的關(guān)鍵。對(duì)于人事檔案管理工作來說，人員素質(zhì)也決定著工作的好壞。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)于人事檔案的管理來說是十分重要的內(nèi)容。對(duì)于人員素質(zhì)的提高，要體現(xiàn)出“以人為本”的原則，要體現(xiàn)人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，人員應(yīng)具備的素質(zhì)包括了原則性、紀(jì)律性、保密性。此外，還需要人員具備高度的責(zé)任心，盡量避免工作中的失誤與差錯(cuò)；要注重人員專業(yè)水平的提高，應(yīng)掌握科學(xué)的管理方式與原則，從而提高工作效率及檔案質(zhì)量；要積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。

3.2提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度

在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的很多問題，都與管理者對(duì)人事檔案工作的重視程度不夠有很大關(guān)系。因此，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理工作重要性的宣傳與培訓(xùn)，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，人事檔案管理機(jī)制的滯后使人事檔案的管理工作陷入的被動(dòng)的局面，很多的觀念與思想發(fā)生了變化。面對(duì)形勢(shì)的變化，轉(zhuǎn)變觀念與意識(shí)是十分有必要的，但對(duì)于根本性的原則問題，還是應(yīng)加強(qiáng)宣傳與重視。當(dāng)前出現(xiàn)的“檔案無用論”思想，對(duì)于人事檔案管理工作也帶來了負(fù)面的影響。加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想教育，提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)工作的重視程度，在當(dāng)前環(huán)境下具有十分重要的作用。應(yīng)根據(jù)形勢(shì)的變化，合理引導(dǎo)，正確應(yīng)對(duì)變化，才能確保人事檔案管理工作的高效順暢。

3.3創(chuàng)新檔案管理模式

在人事檔案管理模式上，要具備創(chuàng)新精神與意識(shí)。在這一點(diǎn)上，可以通過借鑒國外人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，取他人之長，補(bǔ)自身之短，再結(jié)合我國當(dāng)前人事檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問題來著手。檔案工作者在實(shí)際工作也要善于思考，從不同角度，不同側(cè)面針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題來尋求解決之道。

3.4加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化

我國傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，用人單位無法從中對(duì)檔案人的潛在能力與發(fā)展趨勢(shì)做出評(píng)估，利用價(jià)值有限。在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境中，個(gè)人的業(yè)績、成果可以以文本、聲音、影像等各種新載體形式產(chǎn)生，如果這些動(dòng)態(tài)的多媒體信息，利用微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、通訊技術(shù)等現(xiàn)代化手段及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)人事檔案，則可以大大豐富人事檔案信息量，極大的提高人事檔案利用價(jià)值，可以為用人單位選拔人才、聘用人才提供更高效的信息服務(wù)。