叢曉妹

[摘要]隨著我國(guó)科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需求，將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于辦公室檔案管理工作中，使得管理工作更加有序化、準(zhǔn)確化，同時(shí)還可以推動(dòng)單位各部門(mén)的工作。文中對(duì)辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要論述，并對(duì)提高辦公室檔案管理工作效率進(jìn)行了深入思考。

[關(guān)鍵詞]辦公室；檔案管理；工作效率

辦公室檔案管理工作與單位各項(xiàng)工作的展開(kāi)密切相聯(lián)系。但是隨著科技的發(fā)展，信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)被各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，在檔案管理工作中仍然存在著一些問(wèn)題。為了跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，應(yīng)不斷完善辦公室檔案管理工作，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)提高辦公室檔案管理的工作效率。

一、辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

辦公室檔案管理是為了保持檔案的完整性，以方便人們查找，使其實(shí)現(xiàn)最大的利用價(jià)值。但是，目前我國(guó)檔案管理存在著一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）管理意識(shí)淡薄，管理方式落后

我國(guó)辦公室檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，大多數(shù)管理人員都不具備專(zhuān)業(yè)的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進(jìn)行管理工作，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數(shù)管理工作只是表面工作，對(duì)日常資料的保存和搜集相對(duì)欠缺，管理的方法采用傳統(tǒng)的管理模式，落后于時(shí)代發(fā)展的步伐，因此，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該引進(jìn)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高管理工作效率。

（二）管理人員的管理素質(zhì)較低，有待提高

現(xiàn)在培養(yǎng)出來(lái)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，管理人員的管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，所以提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作技能是首要解決的問(wèn)題。其次，這是一個(gè)信息化的時(shí)代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，運(yùn)用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專(zhuān)業(yè)水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。

（三）辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，管理的檔案種類(lèi)越來(lái)越復(fù)雜，因此對(duì)管理人員的要求也隨之提高。針對(duì)不同時(shí)段、不同種類(lèi)的檔案信息，要進(jìn)行有效地記錄和整理，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作，加之，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的技術(shù)還不完善，許多設(shè)施無(wú)法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質(zhì)管理方式。同時(shí)，檔案管理行政機(jī)構(gòu)沒(méi)有合理規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化系統(tǒng)，使得許多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中處于隨機(jī)狀態(tài)，有些還被定期銷(xiāo)毀，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統(tǒng)化的管理模式。

二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開(kāi)展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類(lèi)比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：

1、完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系

現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨(dú)將這兩個(gè)工作分開(kāi)，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對(duì)文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過(guò)程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。

2、增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念

由于我國(guó)現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識(shí)不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國(guó)檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對(duì)于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，立足于我國(guó)辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無(wú)論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹(shù)立，都需要包含單位檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)，強(qiáng)化單位檔案管理體系建設(shè)。

3、加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

由于我國(guó)單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過(guò)不同的渠道對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專(zhuān)業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強(qiáng)自身對(duì)于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門(mén)的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。

4、強(qiáng)化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排，再將收集到的檔案按類(lèi)目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展，對(duì)檔案整理工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來(lái)越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén)，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶(hù)推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專(zhuān)題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。