王明惠

摘 要：科技檔案是一種潛在的資源，其自身的價(jià)值只有經(jīng)過開發(fā)利用，才能轉(zhuǎn)化為物質(zhì)財(cái)富，創(chuàng)造出可觀的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。供電企業(yè)科技檔案的管理和利用對(duì)于電力企業(yè)生產(chǎn)、科學(xué)研究、基本建設(shè)和經(jīng)營(yíng)決策等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。通過對(duì)當(dāng)前電力企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)闡述，提出了信息化背景下供電企業(yè)對(duì)與科技檔案的利用策略，以進(jìn)一步適應(yīng)電力企業(yè)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；科技檔案；檔案利用

科技檔案是企業(yè)檔案的主體，是企業(yè)開展科技管理、科研生產(chǎn)、基建施工、設(shè)備安裝和檢修的依據(jù)；是企業(yè)開展科學(xué)研究和產(chǎn)品設(shè)計(jì)更新等工作的必要條件。電力企業(yè)檔案部門要強(qiáng)化科技檔案的管理，充分發(fā)揮科技檔案的作用?？萍紮n案工作環(huán)節(jié)包括積累、管理和利用，就三者關(guān)系而言，積累是基礎(chǔ)，管理是手段，利用才是最終目的。所以電力工程科技檔案的中心工作就是提供利用，將“死”檔案變成“活”檔案，為供電企業(yè)自身發(fā)展發(fā)揮最大效益。

1 電力企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)分析

科技檔案能在人們的科技和生產(chǎn)活動(dòng)中發(fā)揮知識(shí)儲(chǔ)備、依據(jù)憑證、情報(bào)功能和促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益等功能。充分發(fā)揮科技檔案的這些功能，不僅是檔案管理部門開發(fā)利用科技檔案信息資源的重要方面，也是廣大科技工作者避免重復(fù)研究，降低研究成本、提高研究效率，加速科技創(chuàng)新的必然要求?？萍紮n案管理作為科技工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，在服務(wù)科技創(chuàng)新、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等領(lǐng)域發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。電力企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：（1）專業(yè)性。科技檔案形成于特定的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，是相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的記錄和產(chǎn)物因而在電力系統(tǒng)領(lǐng)域的科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技檔案，也就集中地反映電力系統(tǒng)的科技內(nèi)容及相關(guān)的科技方法和手段。（2）多樣性。電力系統(tǒng)科技檔案所記載的科技和生產(chǎn)活動(dòng)專業(yè)多樣，形式復(fù)雜。這就客觀地要求電力企業(yè)必須適應(yīng)科技內(nèi)容和手段的多樣性也就使得電力企業(yè)科技檔案不僅在種類方面而且在類型方面呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)。（3）成套性。電力企業(yè)任何科技、生產(chǎn)活動(dòng)都是以一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目或某一特有的現(xiàn)象為對(duì)象進(jìn)行的。比如一個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和施工圍繞一個(gè)工程項(xiàng)目形成了一系列相關(guān)的科技文件記載和反映了該項(xiàng)目的全部過程和成果構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)目全部活動(dòng)的文件整體。（4）現(xiàn)實(shí)性。電力企業(yè)科技檔案不同于其他檔案，歸檔進(jìn)入檔案部門的大多數(shù)科技檔案材料，不但不能退出現(xiàn)行使用過程相反，這正是它們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時(shí)期，而且將在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮效用。在設(shè)計(jì)單位歸檔保存的底圖和藍(lán)圖是進(jìn)行現(xiàn)行設(shè)計(jì)不可缺少的條件；在生產(chǎn)單位歸檔保存的設(shè)備檔案是設(shè)備使用、維護(hù)的不可短缺的現(xiàn)行依據(jù)。

2 電力企業(yè)科技檔案管理的利用策略

2.1 加強(qiáng)正確引導(dǎo)，提高管理意識(shí)

科技檔案是第一手材料，應(yīng)本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)為現(xiàn)實(shí)服務(wù)替未來(lái)著想”的宗旨堅(jiān)持依法治檔，進(jìn)一步完善“提前介入、超前控制、跟蹤服務(wù)、監(jiān)督指導(dǎo)”的全過程管理體系；加快構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、高效的檔案管理體系引導(dǎo)員工正確認(rèn)識(shí)科技檔案的重要作用及對(duì)科技材料及時(shí)進(jìn)行歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)員工對(duì)文件材料及時(shí)進(jìn)行歸檔的自覺性，增強(qiáng)檔案意識(shí)。

2.2 重視科技檔案建設(shè)，健全各項(xiàng)規(guī)章制度

電力企業(yè)科技檔案是電力企業(yè)工作不斷得以發(fā)展的信息資源保障，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到科技檔案工作的重要性，在資金及人員安排上給予充分的重視，以保證電力企業(yè)科技檔案管理工作的順利開展。在領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，科技檔案管理部門應(yīng)注重有關(guān)規(guī)章制度的建立健全。在建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度的過程中，首先應(yīng)根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合電力部門的工作實(shí)際情況，從電力科技檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用及鑒定等方面入手，在科技檔案管理進(jìn)的科技檔案管理技術(shù)，才能更好地促進(jìn)電力企業(yè)科技檔案管理工作的開展。

2.3 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案材料的形成，即從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔以前都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作的發(fā)展方向。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。為了使檔案管理人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案管理人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化管理方法要不斷改革，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。只有對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

2.4 強(qiáng)化現(xiàn)代管理手段，努力提高信息化程度

隨著計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的高速發(fā)展，為現(xiàn)代化辦公手段的采用提供了技術(shù)條件和物質(zhì)條件?？萍紮n案工作也由管理單一的紙質(zhì)載體檔案逐步發(fā)展到管理多種載體的檔案。形勢(shì)發(fā)展對(duì)科技檔案管理工作提出了新的要求。科技檔案管理部門必須尋求適應(yīng)時(shí)代要求的管理方法。而逐步實(shí)現(xiàn)科檔案管理的信息化成為當(dāng)前科技檔案工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的迫切需求。因此，必須強(qiáng)化現(xiàn)代化管理手段，開展檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，建立起以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為工作平臺(tái)的檔案信息管理系統(tǒng)。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具，以及運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行庫(kù)房管理、特殊檔案項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)上，逐步將檔案的保存功能向信息中心轉(zhuǎn)變，積極開展網(wǎng)上服務(wù)，使生產(chǎn)人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行所需檔案信息的查詢、檢索與利用，滿足電力企業(yè)生產(chǎn)人員對(duì)檔案工作的不同需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

科技檔案的利用是歸檔的最終目標(biāo)。作為供電企業(yè)科技檔案管理人員，一定要解放思想，不斷更新觀念，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過加強(qiáng)科技檔案的科學(xué)管理，積極開展科技檔案利用工作，加強(qiáng)對(duì)科技檔案的保護(hù)，提高科技檔案工作者素質(zhì)等多種途徑來(lái)充分發(fā)揮企業(yè)科技檔案在企業(yè)各項(xiàng)工作中的作用。

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