劉超

隨著電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使很多單位和部門實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，由此而產(chǎn)生的電子文件與紙質(zhì)文件，也匯成浩大的信息流，成為社會(huì)改革、發(fā)展的寶貴資源。同時(shí)，也給我們提出了一個(gè)新的問(wèn)題：現(xiàn)代化辦公文件管理中如何對(duì)電子文件合理的管理利用？根據(jù)電子文件的特性，我個(gè)人認(rèn)為在辦公文件管理中電子文件歸檔環(huán)節(jié)存在以下幾個(gè)問(wèn)題：

1 對(duì)實(shí)行辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的電子文件重要性認(rèn)識(shí)不足，所產(chǎn)生的電子文件未能及時(shí)歸檔，使電子文件處于自生自滅狀態(tài)。電子文件是近幾年才出現(xiàn)的一種新的載體，對(duì)它的意義和作用，人們還未充分認(rèn)識(shí)，沒(méi)有引起足夠的重視。多數(shù)使用辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位，對(duì)電子文件沒(méi)有進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，僅把電子文件存儲(chǔ)在硬盤內(nèi)（條件優(yōu)越的單位設(shè)有兩臺(tái)服務(wù)器）。這樣，即使不會(huì)丟失，日積月累，電子文件也會(huì)成災(zāi)。

2 未使用辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理，大部分是處于辦公自動(dòng)化的起步階段，多數(shù)只用僅算機(jī)起草文件，一旦打印出紙質(zhì)正式文件后，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的電子文件所覆蓋，或因存儲(chǔ)載體用于其它信息的存儲(chǔ)而被清洗。因此，對(duì)電子文件的收集、整理、歸檔已勢(shì)在必行。

3 電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發(fā)紙質(zhì)文件作為歸檔保存用。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，勢(shì)必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據(jù)筆者了解，采用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的單位，使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)大多數(shù)是本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)，往往是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行電子文件歸檔。

5 電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長(zhǎng)期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也帶來(lái)一定的不安全因素。諸如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等等。這些都給電子文件的安全保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)很多問(wèn)題。

上述問(wèn)題不解決，辦公自動(dòng)化將會(huì)因電子文件難以管理而阻礙辦公自動(dòng)化的擴(kuò)展和深化，電子文件類型的檔案也會(huì)因檔案人員的束手無(wú)策或疏忽而遭受損失。

今天，人們對(duì)文件的管理，仍停留在對(duì)紙質(zhì)文件的管理思維上，主要原因是長(zhǎng)期以來(lái)人們使用紙質(zhì)文件的慣性。紙質(zhì)文件在檔案管理、歸檔上只要避開(kāi)天災(zāi)人禍，遵守檔案管理和保護(hù)的要求，就能長(zhǎng)期保存。而電子文件則不然，由于電子文件的歸檔及管理都要靠技術(shù)條件來(lái)實(shí)現(xiàn)，在利用技術(shù)和設(shè)備將信息記錄于存儲(chǔ)載體后，文件的保存就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備。電子檔案的保存期限，是由電子檔案的內(nèi)容來(lái)決定的，而實(shí)現(xiàn)電子檔案的保管期限，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性等等。這是一項(xiàng)復(fù)雜的技術(shù)工程，是造成人們對(duì)電子文件管理產(chǎn)生畏難情緒的重要原因。在電子時(shí)代，要使人類活動(dòng)的真實(shí)記錄得以繼續(xù)，就要迎接電子文件的挑戰(zhàn)，管好、用好電子文件，使之為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。