馬金花

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展及信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)跟不上時(shí)代的要求。在信息化背景下，我國(guó)的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，為應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，檔案管理工作要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，積極探索應(yīng)對(duì)對(duì)策略，以使檔案管理工作能更好的為社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；挑戰(zhàn)；應(yīng)對(duì)策略

檔案管理工作隸屬?lài)?guó)家文獻(xiàn)信息管理，具有非常重要的意義。本文主要介紹了檔案管理信息化的內(nèi)涵及其原則，就信息化背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行了討論，并對(duì)在信息化時(shí)代檔案管理工作需采取的應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行了深入探討。

1 檔案管理信息化及其原則

1.1 檔案管理信息化

檔案管理信息化就是通過(guò)數(shù)字化或者網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源管理，通過(guò)系統(tǒng)加工及網(wǎng)絡(luò)傳輸，使檔案信息資源得以合理配置及有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享。這是一新型的檔案管理模式，工作重點(diǎn)要逐步過(guò)渡到對(duì)實(shí)體檔案管理方式的改變上，逐漸推動(dòng)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化及電子化，最終使檔案信息的管理和利用更為便捷，能更好的服務(wù)社會(huì)。

1.2 檔案管理信息化的原則

1.規(guī)范性

檔案管理工作要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)工作規(guī)范和要求開(kāi)展，這是保證檔案管理品質(zhì)的基本要求，也是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的保證。信息化時(shí)代到來(lái)，檔案管理工作開(kāi)始應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，將檔案信息以電子檔案形式存儲(chǔ)和管理，大大提高了檔案管理工作的效率及質(zhì)量，更便于檔案信息的使用。信息化檔案管理更需要嚴(yán)格遵循其規(guī)范性，否則檔案管理工作就難以順利開(kāi)展。

2.安全性

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，很多領(lǐng)域都應(yīng)用了現(xiàn)代化技術(shù)，檔案管理工作也開(kāi)始走信息化道路。但是在檔案信息化管理過(guò)程中，要想保證檔案信息的安全性，就必須不斷加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的鉆研，保證網(wǎng)絡(luò)化檔案信息的安全性，避免檔案信息被竊取或者管理過(guò)程中因各種原因造成遺失。

3.效益性

檔案信息化建設(shè)過(guò)程會(huì)涉及很多環(huán)節(jié)，系統(tǒng)性較強(qiáng)，在實(shí)際工作中需要大量人力、物力、財(cái)力支撐，因此也要注重效益性原則。

2 信息化背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理傳統(tǒng)理論面臨挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案信息來(lái)源是由文件的形成機(jī)關(guān)整理為館藏檔案，但是在信息化背景下，機(jī)關(guān)組織常因工作需要變更組織結(jié)構(gòu)，很難實(shí)現(xiàn)明確劃分，同時(shí)，工作任務(wù)項(xiàng)目化，且跨越不同組織，由不同組織共同完成的電子文件也難以辨別卷宗的歸屬，這些都使得傳統(tǒng)的檔案信息來(lái)源受到挑戰(zhàn)。另外，在文件從形成到銷(xiāo)毀的周期內(nèi)，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件也有不同的技術(shù)要求和運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)，使檔案信息的周期原則也受到挑戰(zhàn)。

2.2 檔案管理模式面臨挑戰(zhàn)

信息化背景下，電子檔案信息比例上升，電子文件有其特殊特征，如流動(dòng)性、易逝性、易改性等，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)，如信息化電子文件的管理、歸檔、鑒定及錄制貫穿整個(gè)文件管理生命周期，信息化檔案管理使管理者的工作量降低，但是信息量激增。因此，檔案管理工作要適應(yīng)這些改變，不斷改變傳統(tǒng)的管理模式和管理思路，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2.3 檔案管理人員自身素質(zhì)受到挑戰(zhàn)

近年來(lái)，我國(guó)檔案管理人員素質(zhì)有了一定提升，但仍滿(mǎn)足不了檔案管理工作的要求，尤其是信息化時(shí)代到來(lái)，檔案管理人員的素質(zhì)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。當(dāng)前只有國(guó)家、省級(jí)、市級(jí)檔案館的工作人員有一部分受過(guò)專(zhuān)業(yè)教育，其他單位檔案管理人員很多是“半路出家”，且大都僅熟悉傳統(tǒng)的檔案管理模式。在信息化背景下，檔案管理人員需要同時(shí)具備電子、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息等綜合知識(shí)。在我國(guó)，既熟悉檔案管理，又精通信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才非常匱乏。

2.4 檔案信息的安全性面臨挑戰(zhàn)

隨著改革開(kāi)放的深入發(fā)展，檔案資料作為一種重要的社會(huì)記憶載體，其開(kāi)放性必然逐漸提高，我國(guó)的檔案信息安全性會(huì)面臨前所未有的挑戰(zhàn)。另外，技術(shù)層面的黑客、病毒入侵也會(huì)給檔案信息的安全儲(chǔ)存及保密等帶來(lái)威脅。

3 檔案管理工作針對(duì)信息化的應(yīng)對(duì)策略

3.1 提高檔案信息化管理意識(shí)

傳統(tǒng)的檔案管理模式根深蒂固，部分檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣這種管理模式，不愿意改變。為此，要不斷提高檔案管理人員的信息化管理意識(shí)，增加對(duì)檔案信息化管理的力度，投入先進(jìn)的管理設(shè)備，引導(dǎo)管理人員自覺(jué)改變傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)，樹(shù)立科學(xué)的信息化管理理念，以使檔案管理工作能更好地服務(wù)人民。

3.2 加速檔案管理信息化進(jìn)程

在信息化背景下，信息使用者對(duì)信息的需求在數(shù)量、廣度和深度上都有更高的改變，因此檔案管理要注重與其他部門(mén)的聯(lián)系，以增強(qiáng)信息的全面性及準(zhǔn)確性。如果能實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，則能更大限度的提高檔案信息的使用價(jià)值，這就要求檔案管理者要充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)，加速檔案管理信息化進(jìn)程。可從以下著手：在檔案管理工作中推廣計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備的使用，利用其存儲(chǔ)能力強(qiáng)、信息處理快、傳輸無(wú)障礙等特點(diǎn)，提高檔案管理信息化水平；通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化收集、歸檔、流轉(zhuǎn)、處置等，推動(dòng)檔案管理一體化進(jìn)程。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

檔案信息是非常重要的信息資源，只有保證其安全性才能真正體現(xiàn)其價(jià)值。在信息化背景下，伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，黑客病毒入侵、信息泄密、系統(tǒng)癱瘓等安全問(wèn)題頻現(xiàn)，建立健全檔案信息安全保障體系非常重要。檔案信息安全保障體系，要求檔案管理工作者要有很高的安全管理意識(shí)。在進(jìn)行存儲(chǔ)檔案工作時(shí)，要使用內(nèi)網(wǎng)，同時(shí)運(yùn)用各種殺毒軟件阻止黑客病毒等入侵，要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全備份；在使用檔案信息時(shí)，要利用加密技術(shù)、受控訪(fǎng)問(wèn)、信息確認(rèn)等技術(shù)進(jìn)行防護(hù)，以確保檔案信息使安全使用。

3.4 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀(guān)念

信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式及服務(wù)觀(guān)念已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代要求，因此檔案管理人員要借助檔案信息化建設(shè)這一改革契機(jī)，在實(shí)際工作中不斷解放思想、創(chuàng)新服務(wù)觀(guān)念。要利用好檔案信息資源共享這一平臺(tái)，不斷拓寬檔案信息開(kāi)發(fā)及利用渠道，提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用效率。要改進(jìn)檔案信息宣傳方式，提高其宣傳效果，使檔案信息不但能滿(mǎn)足人們使用需求，還應(yīng)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益。

3.5 組建合格管理團(tuán)隊(duì)

組建合格的管理團(tuán)隊(duì)，是成功實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的根本，直接影響檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量與速度。首先，要不斷提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的信息化意識(shí)。檔案管理人員要熟悉電子檔案文件的特性，做好對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，還應(yīng)該掌握必要的計(jì)算機(jī)安全防護(hù)知識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的安全完整性。作為合格的檔案管理團(tuán)隊(duì)，其成員要有不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，積極參與各種相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。其次，要不斷提高檔案管理者的信息化工作能力，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向信息化模式轉(zhuǎn)變，檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化技能培訓(xùn)，要涵蓋網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息工程等內(nèi)容。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)與方向，因此，檔案管理部門(mén)要不斷提高信息化管理意識(shí)，健全信息安全保障體系，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀(guān)念，組建合格管理團(tuán)隊(duì)，不斷推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

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