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        多格式的頁碼頁眉問題研究

        2015-06-08 09:58:44楊金花
        電子設(shè)計工程 2015年16期
        關(guān)鍵詞:按鈕設(shè)置

        楊金花

        (西安鐵路職業(yè)技術(shù)學院 陜西 西安 710014)

        常見的文章中的頁碼、頁眉是單一的一種統(tǒng)一的格式,實現(xiàn)這種單一的統(tǒng)一頁碼格式,利用word軟件中的頁碼、頁眉工具即可完成。但是工作中也會遇到一篇文章中的頁碼、頁眉有多種格式,例如工作中常見的正式出版物、學生的畢業(yè)論文、科研結(jié)題報告、項目標書等,都會遇到一篇文章中有多種不同格式的頁碼、頁眉問題。例如,有一篇學生的畢業(yè)論文,第一頁是文章的封皮,封皮上沒有頁碼;第二頁和第三頁是文章的目錄,第二頁和第三頁的頁碼是按羅馬數(shù)字形式顯示,這兩頁的頁碼是連續(xù)的;從第四頁開始是文章的正文,其內(nèi)容是以章節(jié)結(jié)構(gòu)組織起來的。文章的正文每一頁頁碼是以阿拉伯數(shù)字形式顯示,而且是從“1”開始連續(xù)顯示。前面封皮和兩頁目錄無頁眉。文章的正文每一頁的頁眉位置上顯示內(nèi)容是本頁所在的章節(jié)名稱。

        要實現(xiàn)一篇文章中存在多種格式的頁碼、頁眉,除了要用word軟件中的設(shè)置頁碼、頁眉操作來實現(xiàn),還必須使用到word中的“分節(jié)符”工具,以及與頁腳、頁眉有關(guān)的“鏈接到前一條頁眉”,“首頁不同”,域等的工具。目前,面對這種多格式的頁碼、頁眉的設(shè)置,絕大多數(shù)人都會以操作失敗而告終。

        實現(xiàn)一篇文章中存在多種格式的頁碼、頁眉,會遇到以下關(guān)鍵問題:一是分節(jié)符類型選??;二是頁腳、頁眉與頁碼的關(guān)系;三是“鏈接到前一條頁眉”工具使用;四是“首頁不同”工具使用;五是word域工具。本文對這五個問題進行深入的研究和實踐證明。

        1 分節(jié)符類型選取

        word軟件中有一個“節(jié)”的概念。新建的一篇word文檔,word默認是一個節(jié)[1-3]。Word中的一個節(jié),可以看成是一個獨立的區(qū)域,或者也可以理解為一個范圍,頁碼、頁眉格式設(shè)置是在一個節(jié)里有效。在不同的節(jié)里,word可以定義不同的頁碼或者頁眉格式。“節(jié)”是用“分節(jié)符”實現(xiàn)的。兩種不同頁碼或者頁眉之間需要插入“分節(jié)符”,一個“分節(jié)符”把word文檔分成了兩個節(jié)。word中許多設(shè)置的有效范圍是一個節(jié),比如,頁碼、頁眉、頁面邊距的設(shè)置等[5]。通俗地可以這樣理解,一個分節(jié)符將文檔分成兩部分,每一部分可以有各自的頁碼、頁眉設(shè)置。所謂的“節(jié)”,就是Word用來劃分文檔的一種方式[7]。所以,從上面例子學生畢業(yè)論文的要求看,頁碼有三種不同的格式要求,即三個節(jié),需要插入二個分節(jié)符來實現(xiàn)。

        使用“分節(jié)符”時還涉及分節(jié)符類型的問題。分節(jié)符的類型有四種:一是“下一頁”,其功能是在光標所在位置開始插入一個分節(jié)符,把從光標處開始的內(nèi)容移動到下一頁開始新節(jié),。二是“連續(xù)”,其功能是在光標處插入一個分節(jié)符,并從光標處開始新節(jié)。三是“偶數(shù)頁”,其功能是在光標處插入分節(jié)符,并把從光標開始的內(nèi)容移動到下一個偶數(shù)頁上開始新節(jié)。四是“奇數(shù)頁”,其功能是在光標處插入分節(jié)符,并從光標開始的內(nèi)容移動到下一個奇數(shù)頁上開始新節(jié)[5-7]。

        從上面的分析可以得知,在插入分節(jié)符時,選擇分節(jié)符類型與光標的位置有關(guān)。所以,在實際操作時,特別注意當前操作時的光標位置,決定選擇的分節(jié)符的類型。例如,文章中提到的學生論文這個例子,在第一頁與第二頁之間需要插入一個分節(jié)符,如果把光標放在第一頁的末尾,分節(jié)符的類型應(yīng)該是“下一頁”。如果把光標放在第二頁開始,分節(jié)符的類型應(yīng)該是“連續(xù)”。

        由于第一頁封面上沒有頁碼,第二頁和第三頁目錄頁碼是連續(xù)的羅馬數(shù)字“Ⅰ”、“Ⅱ”。所以在第一頁與第二頁之間需要一個分節(jié)符。實現(xiàn)的方法是把光標移到第二頁的最上面一行的開始,用鼠標單擊菜單欄上的“分隔符”,系統(tǒng)會自動彈出菜單,移動鼠標到“分節(jié)符”類里的“連續(xù)”選項單擊鼠標左鍵,或者將光標移到第一頁的末尾,用鼠標單擊菜單欄上的“分隔符”,系統(tǒng)會自動彈出菜單,移動鼠標到“分節(jié)符”類里的“下一頁”選項單擊鼠標左鍵,于是在第一頁與第二頁之間插入了一個分節(jié)符。

        由于目錄的頁碼是羅馬數(shù)字形式,而從正文開始,頁碼是從阿拉伯數(shù)字“1”形式開始編碼且顯示的。所以在正文的第一行需要插入一個分節(jié)符。實現(xiàn)的方法是把光標移動到正文開始第一行,在此處插入一個分節(jié)符,類型是“連續(xù)”即可。

        分節(jié)符是一個雙虛橫線。如果插入分節(jié)符后,但看不見分節(jié)符,這時可以單擊“顯示/隱藏編輯標記”按鈕,之后就可以看到分節(jié)符了。

        分節(jié)符是可以刪除的。把光標放在分節(jié)符的最前面,按“Delete”鍵,或者把光標放在分節(jié)符的最后,按“Backspace”鍵,分節(jié)符就被刪除了。

        2 頁腳、頁眉與頁碼關(guān)系

        頁腳的位置是在一頁正文的最下面位置。頁腳的準確位置是可以設(shè)置的。決定頁腳的位置值是在“頁眉和頁腳工具設(shè)計”選項卡中“位置”組“頁腳底端距離”列表框中輸入,頁腳底端距離應(yīng)該小于頁邊距值。頁腳內(nèi)容可以是頁碼、文本和圖像。當頁腳內(nèi)容僅為頁碼時可以用word軟件中的 “頁碼”工具來設(shè)置。

        頁眉的位置是在一頁正文的最上面位置。頁眉的準確位置是可以設(shè)置的。決定頁眉的位置值是在“頁眉和頁腳工具設(shè)計”選項卡中“位置”組“頁眉底端距離”列表框中輸入,頁眉底端距離應(yīng)該小于頁邊距值。頁眉內(nèi)容可以是頁碼、文本和圖像。當頁眉內(nèi)容僅是頁碼時可以用word軟件中的 “頁碼”工具來設(shè)置。

        在設(shè)置一頁的“頁碼”時必須確定二個內(nèi)容。一是頁碼的位置,二是頁碼的格式。確定頁碼位置的操作是:用鼠標單擊菜單欄“插入”,在“頁眉和頁腳”組中用鼠標單擊“頁碼”按鈕,下拉菜單中前二項都是有關(guān)頁碼位置的選項。頁碼數(shù)字形式是由頁碼的格式確定的。頁碼可以是各種形式的數(shù)字。例如阿拉伯數(shù)字形式1,2,3,……,或者羅馬數(shù)字形式Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ,……,或者一,二,三,……,等。頁碼格式的設(shè)置操作是:用鼠標單擊菜單欄“插入”,在“頁眉和頁腳”組中用鼠標單擊“頁碼”按鈕,選擇下拉菜單中第五項“設(shè)置頁碼格式”選項即可。

        結(jié)合上面的學生畢業(yè)論文例子,首先是把光標放在第一個分節(jié)符之后,將頁碼格式設(shè)置成羅馬數(shù)字形式Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ,……。然后將光標放在第二個分節(jié)符之后,將頁碼格式設(shè)置成阿拉伯數(shù)字形式 1,2,3,……。

        3 “鏈接到前一條頁眉”工具

        在設(shè)置頁碼、頁眉時會涉及到“鏈接到前一條頁眉”工具。該工具在“導航”組中?!版溄拥角耙粭l頁眉”按鈕有效時,該按鈕顏色是桔紅色,其功能是在一個節(jié)里,每一頁的頁碼、頁眉內(nèi)容完全一樣。當該按鈕無效時,該按鈕顏色由桔紅色變?yōu)闇\灰色,即關(guān)閉了每一頁的頁碼、頁眉內(nèi)容完全一樣功能[4]。用鼠標單擊此按鈕,可以實現(xiàn)該按鈕有效與無效的轉(zhuǎn)換。

        上面提到的學生畢業(yè)論文,共有三種頁碼格式,即有三個節(jié),每個節(jié)里頁碼的格式不一樣。在一節(jié)里頁碼數(shù)字是連續(xù)的。因此,在設(shè)置每一個頁的頁碼時,應(yīng)注意將光標移到一個節(jié)里,一定要將“鏈接到前一條頁眉”按鈕點成無效狀態(tài),才能使頁碼數(shù)字連續(xù)。

        4 “首頁不同”工具

        Word中有一個“首頁不同”工具,其功能可以實現(xiàn)在同一節(jié)里的所有頁,唯獨首頁不顯示頁碼,其他頁上都有頁碼。特別要注意的是,雖然首頁不顯示頁碼,但是首頁占用了一個頁碼數(shù),因此其他頁的頁碼數(shù)應(yīng)該是從首頁頁碼數(shù)的下一個數(shù)分配的。也就是說,如果首頁不顯示頁碼,而下一個頁的頁碼又是從“1”開始的,那么第一頁和第二頁不能是同一個節(jié),在它們之間必須插入一個分節(jié)符。

        上面提到的學生論文首頁沒有頁碼,而第二頁和第三頁目錄頁碼是連續(xù)的羅馬數(shù)字“Ⅰ”、“Ⅱ”,從第四頁開始,頁碼是從阿拉伯數(shù)字“1”開始連續(xù)顯示,必須在第一頁與第二頁之間插入一個分節(jié)符,在第三頁與第四頁之間再插入一個分節(jié)符,這樣論文的第一頁在一個節(jié),而論文的第二頁和第三頁在另一個節(jié)里,從第四頁開始,一直到論文結(jié)束又是另一個節(jié)。論文的第一頁不顯示頁碼,是用word中“首頁不同”工具實現(xiàn)。第二頁和第三頁在一個節(jié)里,把光標放在這個節(jié)里的任意一個位置,將它們的頁碼格式設(shè)置成羅馬數(shù)字“Ⅰ”、“Ⅱ”即可。論文中的第四頁開始在一個節(jié)里,把光標放在這個節(jié)里的任意一個位置將它們的頁碼格式設(shè)置成阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”、……即可。

        5 word域工具

        域就是引導word在文檔中自動插入文字、圖形、頁碼或其他信息的一組代碼。每個域都有一個唯一的名字,它具有的功能與Excel中的函數(shù)非常相似。

        上面提到的學生畢業(yè)論文,格式上要求從正文開始,要求在頁眉處顯示這一頁正文所在的章節(jié)名稱。這一功能可以借助word中域工具來實現(xiàn)。用鼠標雙擊正文頁眉處進入頁眉和頁腳操作狀態(tài),將光標定位在頁眉位置處,用鼠標單擊“插入”選項卡,在“文本”組用鼠標單擊“文檔部件”按鈕,在下拉菜單中選擇“域”選項,打開了“域”對話框。先在左側(cè)“類別”列表框中選擇“StyleRef”,然后在右側(cè)“樣式名”列表中選擇“標題1”,同時選中復選項“更新時保留原格式”,鼠標單擊“確定”按鈕即可,如圖1所示。

        圖1 域的設(shè)置Fig.1 Domain settings

        6 關(guān)鍵技術(shù)

        在完成以上功能時,特別要注意三點。一是在實現(xiàn)一篇文章頁碼有三種不同格式要求時,是依據(jù)word中分節(jié)符把一篇文章分成三個節(jié)。這三個節(jié)可以看成是三種頁碼格式的范圍。分節(jié)符的位置和類型是決定分開的位置。分節(jié)符類型是與光標位置有關(guān)[8]。 二是第一頁不顯示頁碼,是利用的word的“首頁不同”功能實現(xiàn)的。雖然此處頁碼不顯示,但是這個頁還是占有一個頁碼,與它同在一個節(jié)里的其他頁的頁碼是從首頁的頁碼下一個數(shù)開始連續(xù)設(shè)置的。三是由于是三部分頁碼格式不同,所以一定要使“鏈接到前一條頁眉”按鈕變成暗色,使該功能無效,就是“鏈接到前一條頁眉”按鈕的顏色由橘紅色變成灰色,即由有效轉(zhuǎn)變成了無效。

        7 結(jié)束語

        本論文中研究了日常工作中常見的在一個文檔中出現(xiàn)多種不同頁碼格式,以及利用word中的域,實現(xiàn)在文檔中的頁眉處顯示內(nèi)容所在的章節(jié)名稱。解決這些問題是利用了word中的分節(jié)符,把一個文檔劃分成若干個范圍,然后分別定義每個范圍里的頁碼位置、頁碼格式。一個范圍的第一頁不顯示頁碼是用“選項”組中的“首頁不同”項實現(xiàn)的,但是這頁也占一個頁碼,只是不顯示而已,同一節(jié)中的其他頁的頁碼是由下一個頁碼數(shù)開始的。

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