李燕妮

摘 要：隨著建設(shè)項(xiàng)目管理方式的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作的重要性日益凸顯出來?？偝邪鼏挝淮娼ㄔO(shè)單位行使管理職責(zé)，建設(shè)項(xiàng)目檔案就是一切建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記載，但現(xiàn)有的管理模式不能滿足檔案工作的需要。本研究從現(xiàn)狀分析出發(fā)，抓住重點(diǎn)，分別落實(shí)，強(qiáng)化管理，為總承包項(xiàng)目的檔案管理提供了參考模式。

關(guān)鍵詞：總承包項(xiàng)目；檔案管理

近年來的工程實(shí)踐表明，工程總承包管理模式以其獨(dú)特的優(yōu)勢在國際工程承包市場上倍受青睞，業(yè)主也日益重視承包商所能提供的綜合服務(wù)能力。工程總承包管理的本質(zhì)，就是要充分發(fā)揮總承包商的集成管理優(yōu)勢，不僅僅是施工技術(shù)優(yōu)勢，尤其是檔案管理可稱之為項(xiàng)目建設(shè)管理的基礎(chǔ)和支柱。檔案管理是項(xiàng)目管理的組成部分，是不可分開的“碑文”與“碑”的關(guān)系，能真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)過程、質(zhì)量、技術(shù)、資產(chǎn)、管理水平等一系列要素，完善的檔案管理有助于規(guī)范和促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目管理過程[1]。但是目前國內(nèi)的總承包商大多是設(shè)計(jì)院出身，角色的轉(zhuǎn)變一方面擴(kuò)大了工作范疇和工作內(nèi)容，另一方面也對(duì)整體的檔案管理能力提出了更高的要求，對(duì)工作人員的素質(zhì)提出了更為全面的要求。

一、總承包商檔案管理的現(xiàn)狀

1.重視程度不夠

各級(jí)項(xiàng)目管理人員重建設(shè)輕管理，檔案管理思想意識(shí)單薄，認(rèn)為檔案管理只是檔案人員一個(gè)人的工作，過程中沒有必要進(jìn)行精細(xì)化管理，只是在項(xiàng)目結(jié)束后再查缺補(bǔ)漏就能滿足檔案驗(yàn)收要求，甚至個(gè)別項(xiàng)目在結(jié)束后才從零入手“做”資料。“重有形輕無形，重技術(shù)輕檔案”這一觀念導(dǎo)致檔案管理是目前整個(gè)項(xiàng)目管理的薄弱環(huán)節(jié)，已成為項(xiàng)目建設(shè)的短板。

2.管理不規(guī)范，制度不健全

雖然從總承包商到小的分包隊(duì)伍，都由專兼職的人員負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料，但是基本都是按照自己既往的思路及經(jīng)驗(yàn)管理自己范圍內(nèi)的檔案，總承包商很少能做到統(tǒng)籌全局，統(tǒng)一部署，也就沒有統(tǒng)一的檔案管理體系架構(gòu)和規(guī)范的制度約束，直接導(dǎo)致各單位之間的歸檔范圍和歸檔形式大相徑庭，嚴(yán)重影響檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及安全。

3.人員水平低

目前大部分項(xiàng)目雖然配備了一些專門的文檔管理人員從事檔案管理工作，但這些人員基本都缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，最多也就是做過施工單位的資料員或者有個(gè)資料員證，日常工作主要是負(fù)責(zé)收發(fā)文和存取借閱，基本不懂工藝技術(shù)，缺乏成熟的工程建設(shè)和檔案管理方面的理論知識(shí)，而且大部分都是臨時(shí)聘用，導(dǎo)致人員流動(dòng)性差，直接造成資料分散甚至丟失的困境。

二、做好總承包檔案管理工作的措施

1.構(gòu)建管理體系，做好全面策劃

總承包商要做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，起好牽頭抓總作用，從體系中明確決策層、執(zhí)行層的檔案管理職責(zé)，積極組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)、培訓(xùn)本單位和參建各方，務(wù)必要將檔案管理與規(guī)范要求納入各項(xiàng)目參建方的工作職責(zé)中并實(shí)施考核，加強(qiáng)管控力度，做到真正對(duì)建設(shè)單位負(fù)責(zé)[2]。總承包商在構(gòu)建體系時(shí)應(yīng)注重檔案體系的策劃，把控項(xiàng)目過程的檔案管理，控制驗(yàn)收移交的檔案資料，尤其是要與各參見單位明確檔案驗(yàn)收移交的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）把責(zé)任點(diǎn)落實(shí)到協(xié)議、合同細(xì)則中。同時(shí)總承包商要賦予執(zhí)行層的檔案管理人員充足的知情權(quán)、參與權(quán)、話語權(quán)，并增加其在項(xiàng)目管理中的權(quán)重，在體系中明確其審核、考核、驗(yàn)收等權(quán)利。

2.完善管理制度，強(qiáng)化逐級(jí)審核

要在“凡事有章可循，凡事有人監(jiān)督，凡事有據(jù)可查”的理念指導(dǎo)下建立統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案管理制度，把管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范程序化、規(guī)范化，做到全面覆蓋、職責(zé)明確、要求具體，考核有力，把檔案管理和項(xiàng)目管理緊密結(jié)合，實(shí)行節(jié)點(diǎn)把握，全程受控。在項(xiàng)目簽訂時(shí)先與建設(shè)單位明確該行業(yè)的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在該標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下按照單位內(nèi)部程序文件和作業(yè)文件指定本項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)，在招投標(biāo)和簽訂下游合同時(shí)與中標(biāo)單位明確該標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，建議把標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化到操作手冊的程度。標(biāo)準(zhǔn)中可涵蓋歸檔明確的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔分?jǐn)?shù)等歸檔要求，也可涵蓋過程階段檢查、開箱驗(yàn)收、文件模板等細(xì)節(jié)操作，同時(shí)也可在標(biāo)準(zhǔn)中明確總承包商內(nèi)部各專業(yè)工程師的專業(yè)檔案職責(zé)，強(qiáng)化工程師的專業(yè)審核意識(shí)，審查各項(xiàng)內(nèi)容要保留書面記錄，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)整改。

3.加大培訓(xùn)力度，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

總承包項(xiàng)目涉及業(yè)務(wù)范圍廣，這就要求檔案人員不僅需要熟悉工程項(xiàng)目的建設(shè)程序、內(nèi)容等基本信息，還要善于組織管理進(jìn)行各項(xiàng)工作間的協(xié)調(diào)，更重要的是要有很強(qiáng)的檔案邏輯性。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著檔案工作的質(zhì)量，總承包商要加強(qiáng)各級(jí)檔案管理人員及指導(dǎo)人員的配備和培訓(xùn)，從多方面入手保證檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定[3]。培訓(xùn)顆粒度要細(xì)化到檔案頁碼、檔案名稱的編寫和檔案的借閱，尤其要注重電子檔案的收集整理培訓(xùn)，注重“最佳實(shí)踐轉(zhuǎn)移”的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和分享，使管理人員具備較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。

三、結(jié)論

檔案管理是項(xiàng)目（企業(yè)）管理的內(nèi)在需求，不僅能鎖定證據(jù)、監(jiān)控過程、驗(yàn)證效果、規(guī)范管理，也對(duì)今后進(jìn)行改造或者擴(kuò)建的參考，更對(duì)于進(jìn)行投資效益的后評(píng)估有不可替代的重要作用，承載著多元價(jià)值?？偝邪鼏挝灰浞职l(fā)揮檔案管理支撐項(xiàng)目管理的作用，不斷更新管理理念、創(chuàng)新管理模式、強(qiáng)化管理措施、提升管理含量，使檔案管理全面深刻融入項(xiàng)目管理，更好地參與和服務(wù)項(xiàng)目建設(shè)。

（作者單位：中國航空規(guī)劃建設(shè)發(fā)展有限公司）

參考文獻(xiàn)：

[1] 任瑞珍.論建設(shè)工程檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2011，（4）：200.

[2] 吳笛.工程項(xiàng)目管理中文件控制體系的建立和運(yùn)作[J].項(xiàng)目管理技術(shù)，2010（3）：37.

[3] 劉靜.建筑工程建設(shè)項(xiàng)目前期資料的收集與管理[J].工程管理，2013（22）：293.