劉煥成

一提到檔案，首先映入人們腦海的應該是當官的履歷，是企業(yè)職工參加工作的證明，跟普通老百姓“沒有一毛錢的關系”，但是社保業(yè)務檔案與老百姓的生活確是越來越密不可分。隨著我國社會保障水平的不斷提高、社會保障體系建設的不斷完備、社會保障覆蓋范圍的不斷擴大，即便是剛出生的嬰兒，只要參加了社會保險，也會形成社會保險業(yè)務檔案。

所謂社保業(yè)務檔案，全名應稱作社會保險業(yè)務檔案，人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令發(fā)布的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》中是這樣表述的：“是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄?！?/p>

我們知道，社會保險分為養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險和生育保險五個險種。我們在實際工作中根據社保業(yè)務檔案的經辦環(huán)節(jié)，一般分為九大類，即社會保險管理類、社會保險費征繳類、養(yǎng)老保險待遇類、醫(yī)療保險待遇類、失業(yè)保險待遇類、工傷保險待遇類、生育保險待遇類、社會保險業(yè)務統(tǒng)計報表類、社會保險稽核監(jiān)管類。社保業(yè)務環(huán)節(jié)多，過程復雜，今天筆者與大家探討的是關于社保業(yè)務檔案管理中存在的一些需要注意問題。

一、做好檔案工作，離不開單位領導的重視和支持

我們在寫文件的時候，在分享管理經驗的時候，一般都會有意識或無意識地加上這么一條“單位領導的重視和支持”。這樣看似一句空話，實則里面蘊含了非常深刻的經驗。我們通過走訪很多單位發(fā)現，單位領導，尤其是單位一把手重視檔案工作的，檔案工作就搞得好，水平就相對較高，單位整體運行就比較順暢;相反，檔案工作得不到領導的重視和支持，檔案管理就有些混亂。單位領導重視檔案工作，對檔案工作能投入較多的精力，配備充足的人員、提供滿足工作的經費，我們的檔案管理工作自然要輕松得多。有時候我們會抱怨領導對檔案工作不重視，筆者認為那對領導有些不公平。因為作為一個領導，并不可能把整個單位的所有業(yè)務都精通，有時候不重視，是因為不了解。我們在走訪過程中也遇到這樣的情形，當我們對領導進行檔案重要性的宣傳時，很多領導恍然大悟一般，覺得原來檔案是這么重要。所以更多時候，我們不要去抱怨領導不重視檔案工作，我們應該去更多向領導宣傳檔案工作，用我們檔案發(fā)揮作用的實例去宣傳。領導對檔案有了新的認識，對檔案的重要性有了新的了解，自然而然就會重視檔案工作了。

二、做好檔案工作，離不開對業(yè)務檔案的規(guī)范化整理

檔案的收集整理工作是整個檔案管理工作的基礎性工作，這個基礎性工作水平的高低，關乎著所立案卷的質量，直接影響日后檔案的提供利用。

1.檔案收集不完整。檔案的收集工作是檔案管理環(huán)節(jié)的第一步，文件材料收集不齊全、不完整，我們整理出的案卷也是不齊全完整的，日后進行查考利用的時候，它的證明力就會大大折扣，甚至不能證明某些問題。比如，我們發(fā)現，有些經辦單位，在工作過程中，經辦規(guī)程和業(yè)務規(guī)范上要求的表單是收集起來了，參保人員也簽了字了，可是卻沒有審核單位的簽章，就像一份公文沒有加蓋公章一樣，這樣一來，文件材料就失去了法律效力，連這份文件材料的真實性都不能證明，還能指望用這份文件材料去證明某些實際問題么？一位哲人說過“你用一個假命題去證明另一個假命題，得到的結論仍是假命題”。

2.案卷編號體系還不明晰。檔案整理工作中有嚴格的分類方案和編號系統(tǒng)。編號就是每份文件材料的身份證號。這個編號是唯一的、連續(xù)的，而在實際工作中存在很多重號、斷號的現象。社保業(yè)務檔案的檔號格式一般是：

全宗號—年度—目錄號—案卷號

其中目錄號是由保管期限代碼和檔案類別代碼組合而成的。如：1153—2014—Ygl—001。由于社保業(yè)務檔案數量龐大，我們一般先按年度分開，在每一個目錄號下小流水順次編號。好多單位在實際工作中，由于剛開始工作，數量少，檔案員往往忽略這個編號的問題，不區(qū)分年度，而是直接在目錄號下，第二年接續(xù)上年的案卷號順次編排，這樣一來造成案卷號數字太大。而我們檔案業(yè)務上一般是案卷號到了999后就需要啟用新的目錄號。

3.案卷題名擬寫還不夠規(guī)范。案卷題名就是一個案卷的名稱、題目，它是以簡練準確的語言概括揭示卷內文件的內容與成分。它是檔案人員對檔案進行登記造冊、編制各種檢索工具的基礎，所以擬寫案卷題名是立卷人員及檔案管理人員必須做好的一項基本工作。案卷題名的擬寫一般要求文字簡練、內容概括、結構完整、標點符號使用正確。具體到社保業(yè)務檔案上來講，我們的業(yè)務檔案整理方法也做了詳細說明，筆者認為在這里有必要再重申一下：

（1）管理類、征繳類、待遇類題名格式

需要區(qū)分街道或鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的表單材料，按照時間+某街道或鄉(xiāng)村代碼+材料名稱;不需要區(qū)分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的，按時間+某縣+材料名稱。

如：2014年某鄉(xiāng)（01）某村（03）待遇核定表

2014年某縣服務協(xié)議材料。

（2）統(tǒng)計類題名格式

時間+制表單位+統(tǒng)計報表名稱。

如：2014年某縣農保中心新農保月統(tǒng)計報表。

（3）稽核類題名格式

時間+本單位名稱+屬類。

在實際工作中，我們發(fā)現，好多單位的檔案整理人員并不是嚴格按照規(guī)范要求進行題名的擬寫，表現得很隨意，甚至只寫XXX統(tǒng)計報表。這樣的題名是不完整的，案卷里面需要表達的要素沒有完全地標示出來，這樣在日后提供利用的時候，文件很難被檢索得到，也就進一步阻礙了社保業(yè)務檔案發(fā)揮作用。

4.案卷裝具不符合工作要求。

我們知道，整理好的案卷都裝在檔案盒里。檔案盒一般都采用無酸牛皮紙制作，有規(guī)定的長度大小，筆者在這里指的檔案裝具不符合工作要求，并不是指檔案盒、柜等的制成材料不符合標準規(guī)范，而是指檔案整理人員不分檔案盒脊的內容，而是隨意地將社保業(yè)務檔案裝入與案卷要素不對應的其它檔案盒。社保業(yè)務檔案檔案盒的脊背應標識全宗號、年度、目錄號、案卷號（或起止號）等必備項目，應該使用樣子如圖（1）所示的檔案盒，而往往很多檔案整理人員用圖（2）所示的檔案盒去裝社保業(yè)務檔案，圖（2）所示檔案盒是我們現行的在整理以件為整理單位的文書檔案時所用的檔案盒，如果用它來裝社保業(yè)務檔案，我們所需要標識的內容跟檔案盒脊上所列示的項目是對應不上的。有些檔案整理人員認為這個不重要，我自己知道是怎么一回事就可以了，但是我們檔案整理講究的規(guī)范化整理，很可能這個檔案員由于工作需要調整到其它崗位上去了，再換作另外的檔案員，就不明白這是怎么個整理套路了，再者說，圖（2）所示的“起止件號”跟社保業(yè)務檔案所示的“案卷起止號”不是一個概念，這些希望檔案員人提起注意。

5.案卷裝訂還不夠美觀、實用。文件材料裝訂時，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復制件在后;轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后;來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。在工作中，我們發(fā)現許多單位的檔案員裝訂案卷時，把結論性的材料放在后面，把證明性的材料放在前面，比如，待遇審批表放在后面，把身份證復印件、戶口復印件放在前面，這種做法是不可取的。

文件材料裝訂時應左對齊、下對齊，打孔的位置應該是在文頭，有些單位的檔案員不知道是由于粗心大意，還是沒有這種意識，把文件材料裝反了，這樣裝訂，一是不符合我們的閱讀習慣，二是裝訂打孔時很可能會損害到檔案內容，把有內容的、簽字或者蓋章的地方打了孔了，損害了檔案內容的完整性。這雖然是個小細節(jié)，但是帶來的傷害卻是致命性的。

另外，還有一點，我們社保經辦業(yè)務的表單會經常附一點其它的證明材料，這些證明材料大小不一，大的我們進行折疊，小的我們需要把他們粘貼到和檔案材料同樣大小的紙張上（一般是A4紙），有些檔案員是一張頁材料加一張襯紙，這樣一來，整本案卷，將近會有一半的襯紙組成，無形中增加了我們檔案案卷的數量，擠占了我們寶貴的庫房空間，但是保存的卻是毫無用處的一張白紙。所以筆者建議一張襯紙上多粘貼幾個材料，將他們排列整齊，按照要求，每張材料上編上頁碼。

三、做好檔案工作，離不開檔案管理制度的約束

我們檔案室里有很多檔案制度，比如檔案收集制度、整理制度、保管制度、借閱利用制度、統(tǒng)計制度……這樣制度的制定，并不是用來掛在墻上展覽用的，或者是應付上級主管機關檢查用的，而是需要切切實實地去執(zhí)行。只有依靠完善的制度來管理，我們的檔案室管理才會井然有序，我們的檔案工作才會一步步提高。在這些制度里，筆者想著重提一下收集制度里檔案的交接問題。

社保檔案管理辦法里有一個檔案移交表，還有一個移交清冊，這兩個表單是配合使用的，應該說移交清冊是移交表的一個附件。因為移交表在設計的時候，只是有移交數量的說明，卻沒有詳細列舉移交的文件材料有哪些。這樣勢必會造成這樣一種結果，交接表上顯示交接雙方于某日交接了檔案，但具體是交接了哪些檔案，沒有人知道，而且，隨著時間的推移，恐怕連交接雙方自己都記不起那天交接了哪些文件了。有些檔案員嫌麻煩，覺得一一列舉出交接的檔案材料太繁瑣，其實不然。移交清冊上記載的文件材料，應該一一核對清楚，交了就是交了，沒有交就是沒有交。還有就是移交表中應有第三者參與監(jiān)督。日后若檔案材料發(fā)生問題，比如找不到了，交接雙方各執(zhí)一詞，就沒辦法區(qū)分清責任了。

四、做好檔案工作，離不開建立健全“檔案的檔案”

通過上面文字的表達，我想大家應該對檔案有了初步的認識。這里又出來一個“檔案的檔案”，是玩文字游戲么？不是?！皺n案的檔案”，我們專業(yè)術語叫做“全宗卷”，它是我們在日常管理我們全宗內檔案的過程中形成的，由記錄和說明立檔單位檔案歷史和現狀的綜合性文字材料組成的，是管理檔案的一個工具。

建立健全全宗卷，有利于澄清事實、明確責任。全宗卷材料是對該全宗所做工作的歷史記錄和原始憑證明，一旦需要了解全宗和立檔單位的情況，就需要查閱全宗卷，以獲得比較可靠的依據。

建立健全全宗卷，有利于全宗管理的連續(xù)性。一個全宗的檔案，無論是哪個環(huán)節(jié)，都不是一次性完成和一勞永逸的，而是一直延續(xù)下去的，對于這種連續(xù)性的管理，必須借助于反映全宗歷史情況的全宗卷。

建立健全全宗卷，有助于在檔案工作人員發(fā)生變動的情況下，縮短熟悉檔案的時間，進一步提高工作效率。檔案人員應相對保持穩(wěn)定，但這不（下轉第103頁）（上接100頁）意味著檔案工作永遠不換人，全宗卷會有助于新的檔案員盡快了解全宗歷史情況，熟悉檔案整理方法，進一步提高工作效率。

以上是筆者與大家探討的關于社保業(yè)務檔案管理中需要注意的幾個問題，或許有些問題由于篇幅和水平有限，未能展開陳述?？傊?，筆者希望社保檔案管理員同志們在工作中注意所提的幾個問題，按照“參保一生，記錄一生，服務一生”的社會保險檔案管理工作指導思想，讓社保業(yè)務檔案服務好人民群眾，達到“記錄一生、服務一生、保障一生”的總要求，推動科學發(fā)展、促進社會和諧。

（作者單位：滄州市檔案局）