徐旭東

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的普遍應(yīng)用并發(fā)揮效能，信息化帶來(lái)的產(chǎn)業(yè)革命力量不斷膨脹，在職業(yè)學(xué)校圖書(shū)檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技設(shè)施和技術(shù)手段已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理是信息化不斷滲透和發(fā)展的產(chǎn)物，也是學(xué)校圖書(shū)檔案管理模式的升級(jí)換代。那么如何發(fā)揮信息化模式下的職業(yè)類(lèi)學(xué)校計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)學(xué)校圖書(shū)檔案管理再上新臺(tái)階，應(yīng)是我們研究的重點(diǎn)。

一、職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.圖書(shū)檔案破損率高

職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)采用人工圖書(shū)檔案管理方式，在整理、搬運(yùn)、組檔、編目等多道工序中，不僅需要耗費(fèi)大量的人力進(jìn)行搬挪、移動(dòng)，而且還會(huì)因?yàn)榇娣诺臒o(wú)序需要進(jìn)行反復(fù)多次的檢查、調(diào)整，這都會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)圖書(shū)檔案的磨損和破壞。因此，傳統(tǒng)管理方式下，圖書(shū)檔案的破損率較高，對(duì)一些珍貴文獻(xiàn)造成的損失更是不可恢復(fù)。

2.圖書(shū)檔案利用率低

圖書(shū)檔案利用一直是包括職業(yè)學(xué)校在內(nèi)的絕大多數(shù)學(xué)校圖書(shū)檔案管理中的難題，由于管理能力的欠缺和利用意識(shí)的淡薄，大多數(shù)職業(yè)學(xué)校的圖書(shū)檔案管理較多采用封閉或者半封閉的管理模式，重藏輕用現(xiàn)象比比皆是，這些被收藏起的圖書(shū)檔案看似是被作為學(xué)校作為珍貴資料收藏起來(lái)，但實(shí)則一旦被堆放進(jìn)檔案室就沒(méi)有了“重見(jiàn)天日”的機(jī)會(huì)。經(jīng)年的圖書(shū)檔案被“埋進(jìn)”檔案室，不是被人遺忘就是因雜亂無(wú)章而喪失被“啟用”的價(jià)值。

二、計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

1.編目存儲(chǔ)便捷，節(jié)約工作時(shí)間

信息技術(shù)最典型的特點(diǎn)就是讓操作變得便捷，計(jì)算機(jī)在圖書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)一步解放了管理人員的雙手和大腦，使涉及其中的流程和操作都變得方便和快捷。摒棄了純手工操作，人力得到極大的解放，節(jié)約了大量的人力，縮短了工作時(shí)間，因此也就提高了單位時(shí)間內(nèi)的工作效率。因?yàn)橛?jì)算機(jī)本身就包含強(qiáng)大的計(jì)算能力，因此錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的圖書(shū)檔案資料可以借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的內(nèi)部運(yùn)算，使工作難度大大降低，從而實(shí)現(xiàn)工作效率提高的同時(shí)信息安全得到保障。

2.查閱使用方便，便于資料共享

計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理是將圖書(shū)檔案以數(shù)字的方式錄入系統(tǒng)，可以保存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，也可以上傳至云端，儲(chǔ)存在一個(gè)極為龐大的存儲(chǔ)空間內(nèi)。人們?cè)诓殚喪褂眠@些數(shù)據(jù)時(shí)，就可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息互動(dòng)性和共享性進(jìn)行方便快捷的查詢和使用。另外，圖書(shū)檔案資料還可以在多媒體信息平臺(tái)上進(jìn)行交互共享。利用計(jì)算機(jī)將圖書(shū)檔案資料進(jìn)行加工整理之后，再通過(guò)共享平臺(tái)使這些圖書(shū)檔案信息得以發(fā)揮更大的價(jià)值。

3.管理方法先進(jìn)，人員素質(zhì)較高

計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理結(jié)合了人的管理智慧和計(jì)算機(jī)的技術(shù)，不管是圖書(shū)檔案資料的信息錄入，還是對(duì)信息進(jìn)行的科學(xué)分類(lèi)和數(shù)據(jù)分析，以及對(duì)分析過(guò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和創(chuàng)建共享平臺(tái)，都需要較為專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，因此計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)對(duì)其管理人員的素質(zhì)要求比較高，而且需要他們根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展、圖書(shū)檔案管理模式演變等不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能水平。

三、信息化模式下的中職計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理的工作方法

1.設(shè)置專(zhuān)職管理，提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

信息化模式下，不管是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)還是數(shù)據(jù)資源管理技術(shù)，都要求對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)知識(shí)和操作相當(dāng)熟悉。在職業(yè)學(xué)校實(shí)行計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理是一項(xiàng)體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展水平和建設(shè)水準(zhǔn)的工作。另外，從業(yè)人員不單從上崗之日起就擁有專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)檔案管理技能，還需要在工作的過(guò)程中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以便不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備，提高數(shù)字化管理水平

計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理歸根到底應(yīng)用的主要設(shè)備還是計(jì)算機(jī)，這就需要在設(shè)備投入上將引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備作為重點(diǎn)。除了計(jì)算機(jī)之外，還需要必要的硬件軟件系統(tǒng)，這就需要購(gòu)進(jìn)或者自行開(kāi)發(fā)適合本校的圖書(shū)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。在日后的養(yǎng)護(hù)過(guò)程中，還需要不斷進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，以實(shí)現(xiàn)最佳效能。

3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高資源共享效率

計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理最顯著的優(yōu)勢(shì)就是可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)，建立資源共享中心和平臺(tái)，人們可以方便快捷地獲得自己需要的圖書(shū)檔案資料。因此，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并試圖將數(shù)據(jù)庫(kù)不斷更新和完善，是提高計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理水平的技術(shù)保障和數(shù)據(jù)分析的發(fā)揮空間。另外，要想有效提高圖書(shū)檔案的利用率，就需要不斷提高數(shù)據(jù)資源的共享效率，創(chuàng)設(shè)更加安全、便捷的方式溝通彼此的信息，謀取最大的實(shí)用效益。

職業(yè)學(xué)校的圖書(shū)檔案管理會(huì)隨著科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展不斷創(chuàng)新和發(fā)展。在信息化不斷滲透的現(xiàn)代社會(huì)，計(jì)算機(jī)圖書(shū)檔案管理已經(jīng)不再陌生，借助其優(yōu)勢(shì)日益成為包括職業(yè)學(xué)校在內(nèi)的各種院校圖書(shū)檔案管理的主要方式。同樣，借助這樣強(qiáng)勁的勢(shì)頭，職業(yè)學(xué)校圖書(shū)檔案管理水平也將得到進(jìn)一步提升。

（作者單位：江蘇省淮安市高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校）