楊燕妮

摘 要：社會(huì)的高速發(fā)展使得原有的某些制度無法適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的步伐，制度創(chuàng)新的需求充斥著社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域，其中檔案管理制度的創(chuàng)新在適應(yīng)社會(huì)新形勢發(fā)展的背景下逐步完善。文章通過描述檔案管理制度的創(chuàng)新對檔案管理工作順利進(jìn)行所擁有的重要現(xiàn)實(shí)意義為著手點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際情況，充分闡述了檔案管理制度創(chuàng)新的重要內(nèi)容以及重要事項(xiàng)，為檔案管理專業(yè)人員提供了理論參考。

關(guān)鍵詞：制度創(chuàng)新；檔案管理；重要性

制度創(chuàng)新并不是完全摒棄原有的制度不用，而是在吸收原有制度優(yōu)秀的內(nèi)容的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的符合時(shí)代發(fā)展的、擁有新理念的一種新制度。制度的創(chuàng)新更加有利于行業(yè)的發(fā)展，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。在檔案管理領(lǐng)域上來說，制度的創(chuàng)新就是以一種即擁有舊制度的合理因素，又符合當(dāng)前檔案管理發(fā)展的新制度來提高檔案管理人員工作能力、提高檔案管理質(zhì)量、增強(qiáng)檔案管理效率、落實(shí)檔案管理功能。檔案管理的制度創(chuàng)新主要包括：（1）檔案管理人員領(lǐng)域的創(chuàng)新；（2）各檔案之間關(guān)系的領(lǐng)域的創(chuàng)新；（3）檔案管理運(yùn)行機(jī)制領(lǐng)域的創(chuàng)新；（4）檔案管理模式領(lǐng)域的創(chuàng)新。這些分布在檔案管理各種領(lǐng)域的創(chuàng)新共同作用，形成一種整體的創(chuàng)新，共同推進(jìn)檔案管理制度的發(fā)展。

1 檔案管理制度的創(chuàng)新對目前檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 檔案管理制度創(chuàng)新符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了社會(huì)各個(gè)行業(yè)人才需求量逐漸增加，而相對的人才流動(dòng)也比以往更加頻繁，這就增加了檔案管理的難度，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)的問題，主要可以體現(xiàn)在以下個(gè)方面：

（1）不同性質(zhì)的單位所面臨的檔案管理問題各有不同。第一，私有企業(yè)、公司人員流動(dòng)量大，尤其是底層人員，常常出現(xiàn)跳槽現(xiàn)象，使得人力資源部門隨時(shí)準(zhǔn)備更新員工信息；第二，國有企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)人員流動(dòng)相對穩(wěn)定，但是由于國有企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)存在時(shí)間長遠(yuǎn)，人員檔案眾多，有很多檔案隨著時(shí)間而流失，造成檔案資料的不完整和不全面，同時(shí)，無法做到及時(shí)更新檔案，嚴(yán)重影響檔案管理功能。

（2）虛假檔案。在傳統(tǒng)的檔案管理領(lǐng)域常常會(huì)出現(xiàn)涂改和偽造檔案的現(xiàn)象，虛假內(nèi)容逐漸增多。同時(shí)，單位組織評價(jià)過于死板，無法從簡單的檔案中真實(shí)的反映人員的實(shí)際情況，更加助長了虛假檔案的產(chǎn)生。

（3）檔案管理制度創(chuàng)新補(bǔ)足管理漏洞。傳統(tǒng)檔案管理在檔案材料的收集、整理和利用上存在著管理漏洞，導(dǎo)致檔案資料由于缺損、遺失等原因形成信息失真，缺失了檔案的意義。

以上問題的產(chǎn)生充分體現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理制度無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展模式，制度創(chuàng)新勢在必行。

1.2 檔案管理制度創(chuàng)新為檔案管理工作提供體制保證

規(guī)章制度的設(shè)立規(guī)范了人們的行為、保證良好的社會(huì)秩序，為社會(huì)的有序發(fā)展提供了保證。人事檔案作為直觀反映人們整體信息和經(jīng)歷的檔案，其檔案需要更加全面、準(zhǔn)確、清晰的反映出人的整體素質(zhì)。完好的檔案需要做到：（1）符合個(gè)人實(shí)際情況，充分反映該人的經(jīng)歷和狀況；（2）檔案資料必須準(zhǔn)確，不實(shí)材料不得存檔；（3）檔案內(nèi)容清晰，字跡模糊不得存檔。檔案的完備必須需要檔案管理人員按照正確的檔案管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，避免因個(gè)人的失誤導(dǎo)致他人和單位的損失。因此，需要根據(jù)日常檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，創(chuàng)新檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理更加健全。

1.3 檔案管理制度創(chuàng)新是調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性

檔案管理制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從各自的實(shí)際出發(fā)，在各項(xiàng)制度的支持下，專業(yè)人員通過努力制定符合經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新型檔案管理制度。目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度不夠健全，檔案存儲(chǔ)分散，規(guī)范性較差，利用率普遍較低，需要更為詳實(shí)、科學(xué)的制度，將檔案管理的方針政策明確化。而這一過程使檔案管理人員的責(zé)任更加明確，明確檔案管理人員的工作任務(wù)和目標(biāo)，利用獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰相接的辦法，促進(jìn)員工工作的積極性。

2 檔案管理制度創(chuàng)新的具體內(nèi)容

2.1 創(chuàng)建檔案培訓(xùn)制度

機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)安排檔案管理接受檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，可邀請上級業(yè)務(wù)人員授課，每年至少一次。上級部門負(fù)責(zé)對下級檔案管理人員的上崗培訓(xùn)，制訂教育培訓(xùn)計(jì)劃，舉辦多種形式、不同層次人員參加的培訓(xùn)班，普及檔案基礎(chǔ)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。

2.2 創(chuàng)建檔案檢查制度

各級檔案管理單位在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，檔案員應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)的向所屬人員收集檔案材料，熟悉檔案整理規(guī)則、技術(shù)，規(guī)范整理各種門類的檔案，按照檔案制度向職工提供檔案服務(wù)，并定期對歸檔檔案的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢查。

2.3 創(chuàng)建檔案責(zé)任追查制度

檔案管理部門應(yīng)按照各級檔案管理辦法，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對相關(guān)文件材料進(jìn)行歸檔，登記造冊。人事變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案材料移交手續(xù)，對私自帶走、銷毀、藏匿檔案材料的，嚴(yán)格按照中華人民共和國檔案法追究相關(guān)責(zé)任。對文件材料應(yīng)歸檔而未歸檔造成遺失，導(dǎo)致職工利益受損、政務(wù)工作難開展、引起群眾上訪的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。

2.4 創(chuàng)建檔案聯(lián)系制度

落實(shí)各級檔案工作的包干負(fù)責(zé)制，由上級抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干分別負(fù)責(zé)所屬單位的檔案工作，便于及時(shí)了解檔案工作情況，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。

3 檔案管理制度創(chuàng)新需要關(guān)注的重點(diǎn)問題

3.1 完善檔案資源管理體系建設(shè)

檔案管理制度的完善是需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。根據(jù)日常檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行改正并不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度以避免錯(cuò)誤的再次發(fā)生。在針對檔案管理制度創(chuàng)新時(shí)，可通過創(chuàng)新檔案資源的監(jiān)督管理機(jī)制，將檔案管理落到實(shí)處，監(jiān)督檔案管理人員的工作，使員工形成自覺的檔案管理意識(shí)。規(guī)定第一責(zé)任人員，及時(shí)對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題給予符合實(shí)際的有效措施。

3.2 拓寬渠道，保障檔案資源歸檔的齊全

確保檔案資源的歸檔主要可以從檔案的來源、檔案的質(zhì)量、檔案的征集等幾個(gè)方面來保障檔案的完整。以檔案的來源為例，在檔案歸檔第一步就無法做到檔案的完整就更談不上保證檔案資料的齊全。

3.3 強(qiáng)化對檔案工作的評價(jià)與考核

一是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作評價(jià)獎(jiǎng)懲機(jī)制，對檔案資源管理做得比較好的，應(yīng)給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對檔案工作不重視造成檔案丟失的，要通報(bào)批評；二是要結(jié)合企業(yè)開展的比學(xué)趕幫超活動(dòng)，參與年度紅旗的評比；三是要組織開展二級企業(yè)的檔案工作評價(jià)服務(wù)檢查，及時(shí)指出檔案資源管理中存在的問題，切實(shí)做好檔案收集整理工作。

3.4 加快檔案資源的信息化建設(shè)

一是借助檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，整合各板塊業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息資源；二是大力推廣應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，把檔案應(yīng)用與歸檔機(jī)制延伸至企業(yè)的每個(gè)部門及每個(gè)崗位，做到人人應(yīng)知應(yīng)會(huì)；三是加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化管理，在保障安全保密的前提下做到在線查、調(diào)閱檔案信息資源；四是需加大宣傳力度和檔案管理系統(tǒng)的提升力度，以最大限度實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。

3.5 提高檔案資源管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

對于負(fù)責(zé)檔案運(yùn)用工作的管理人員應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，可以通過以下幾個(gè)方面：（1）技能培訓(xùn)，提升專業(yè)技能。（2）加強(qiáng)與檔案管理工作相關(guān)的法律和法規(guī)的學(xué)習(xí)，了解檔案管理工作的重要性，提升檔案管理人員的工作熱情。（3）完善用人制度，優(yōu)先吸取和選拔專業(yè)知識(shí)強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，擴(kuò)展檔案管理人員隊(duì)伍。

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