晏愛(ài)琴 劉慧萍 趙明 柳青 王軍

摘要：本文分析了數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性，提出了管理平臺(tái)的技術(shù)構(gòu)架，并對(duì)數(shù)碼照片檔案的管理方法進(jìn)行了初步探索，以解決照片檔案收集難、整理煩瑣、利用不便等問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)構(gòu)架

數(shù)碼照片檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片。近年來(lái)，隨著數(shù)碼相機(jī)利用的普及化，利用方式的多樣化，數(shù)碼照片檔案量越來(lái)越大，一定程度上對(duì)數(shù)碼照片的收集、歸檔和管理的難度也越來(lái)越大。筆者結(jié)合實(shí)踐，探索數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理方式，著力解決數(shù)碼照片收集、歸檔和利用不便等問(wèn)題。

一、數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，優(yōu)化照片檔案管理流程，使照片檔案的收集、整理、利用各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，以取得檔案管理總目標(biāo)的最佳效果。它不是簡(jiǎn)單地將傳統(tǒng)手工操作復(fù)制成計(jì)算機(jī)操作，而是突破照片檔案收集來(lái)源和利用方式時(shí)間、空間的局限性，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

（一）解決照片檔案收集困難，需要網(wǎng)絡(luò)化的收集模式

數(shù)碼照片廣泛形成于各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，其收集困難體現(xiàn)在：一是隨著數(shù)碼照相機(jī)的普及，收集對(duì)象更為廣泛；二是大部分照片檔案的產(chǎn)生是不可預(yù)計(jì)的，檔案管理員無(wú)法掌握產(chǎn)生的每張照片，歸檔時(shí)容易出現(xiàn)遺漏；三是現(xiàn)有的整理方式較為煩瑣，致使立檔單位歸檔困難。

（二）保證照片檔案的齊全性，需要統(tǒng)一規(guī)范的著錄平臺(tái)

一是許多照片檔案非常珍貴，由于背景信息不詳，甚至根本沒(méi)有任何文字說(shuō)明，而無(wú)法提供準(zhǔn)確的利用；二是面對(duì)數(shù)碼照片日趨增多的現(xiàn)實(shí)，人為因素給傳統(tǒng)的照片檔案歸檔帶來(lái)一定的難度。例如，檔案管理員仍關(guān)注于照片檔案的整理方法，攝影者或者照片擁有者只知道照片內(nèi)容。

（三）確保照片檔案的有效利用，需要科學(xué)高效的利用平臺(tái)

照片檔案的管理，因受收集渠道不暢、整理不規(guī)范、資源不豐富，利用率不高等因素的影響，一直是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。查找照片的傳統(tǒng)方式，需要先檢索目錄，再在相冊(cè)或文件夾中查找相關(guān)照片。這種手工翻找方式，使得利用效率降低，特別是社會(huì)對(duì)照片檔案的認(rèn)知度也隨之降低。

二、對(duì)照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索

（一）數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)的技術(shù)構(gòu)架

1.基礎(chǔ)平臺(tái)層設(shè)計(jì)。管理平臺(tái)設(shè)計(jì)采取基于Web開(kāi)發(fā)方式，B/S模式構(gòu)架，瀏覽器通過(guò)Web Server同數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。采取數(shù)據(jù)庫(kù)與圖片分開(kāi)，索引目錄存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，照片分布式存儲(chǔ)于服務(wù)器中，通過(guò)存儲(chǔ)路徑與數(shù)據(jù)庫(kù)中的索引鏈接相對(duì)應(yīng)，極大地加快了檢索速度。

2.數(shù)據(jù)層設(shè)計(jì)?？紤]到照片索引數(shù)據(jù)和圖片數(shù)據(jù)的存放與流向，共設(shè)計(jì)出7個(gè)數(shù)據(jù)表存放索引數(shù)據(jù)：照片信息表、部門(mén)信息表、照片類(lèi)別信息表、用戶信息表、權(quán)限設(shè)置表、查詢(xún)項(xiàng)信息保存表、用戶錄入信息表。從照片數(shù)據(jù)的流向來(lái)看，普通數(shù)碼照片由歸檔人員篩選后作為待歸檔照片，待歸檔照片由歸檔人員上傳并著錄背景說(shuō)明后進(jìn)入預(yù)備庫(kù)，此時(shí)預(yù)備庫(kù)中的照片還不是檔案，只有系統(tǒng)管理員審核給予檔案號(hào)后才能進(jìn)入正式庫(kù)成為真正的檔案。如圖1所示。從照片數(shù)據(jù)的利用來(lái)看，查詢(xún)界面顯示的是縮略圖，無(wú)下載權(quán)限者查看的是帶水印圖，有下載權(quán)限者下載的是原圖，共計(jì)三種形式。

3.應(yīng)用層設(shè)計(jì)。照片檔案管理平臺(tái)一般包括普通訪問(wèn)者、部門(mén)檔案員、檔案館系統(tǒng)管理員。普通訪問(wèn)者需要了解該平臺(tái)有哪些照片，分類(lèi)瀏覽并查詢(xún)?cè)趲?kù)照片。由于并沒(méi)有確認(rèn)其身份，只能提供照片檔案的縮略圖、帶水印圖。部門(mén)檔案員需要完成本部門(mén)照片網(wǎng)絡(luò)歸檔和照片檔案的查詢(xún)利用。系統(tǒng)管理員一要審核上傳照片入庫(kù)、修改已入庫(kù)照片的信息、審批下載請(qǐng)求；二要打印照片目錄、統(tǒng)計(jì)在庫(kù)照片情況與照片下載情況；三要進(jìn)行系統(tǒng)日志管理、照片類(lèi)別管理、部門(mén)管理、用戶管理等。

（二）數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的應(yīng)用

1.面向?qū)ο蠡芾恚浴凹睘閱挝涣⒕?，?jiǎn)化照片檔案的整理流程。傳統(tǒng)照片的歸檔，需要判斷照片所揭示的內(nèi)容或?qū)ｎ}，將所有照片按“年度—專(zhuān)題”分類(lèi)或按“專(zhuān)題—年度”分類(lèi)組卷建冊(cè)或建文件夾，這種方式受人為判斷因素影響較大，很容易導(dǎo)致組卷煩瑣。照片檔案具有不同于文書(shū)檔案的特點(diǎn)，張與張之間的聯(lián)系并不是很緊密，每張照片都可以單獨(dú)體現(xiàn)其價(jià)值。對(duì)此，筆者認(rèn)為可以打破“卷”的概念，破“卷”為“件”，以“件”為單位進(jìn)行管理。雖然沒(méi)有“卷”的概念，但系統(tǒng)自動(dòng)編制的照片檔案號(hào)（年度—?dú)w檔部門(mén)代碼—流水號(hào)），能夠反映出事件年度和部門(mén)。同時(shí)設(shè)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)編制檔案號(hào)，檢驗(yàn)每張照片檔案號(hào)的唯一性，避免手工誤操作、重號(hào)，減輕了整理的工作量。

2.建立網(wǎng)絡(luò)化歸檔渠道，拓展照片檔案來(lái)源。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化歸檔渠道，數(shù)碼照片可以在活動(dòng)結(jié)束后即時(shí)上傳歸檔，打破了照片歸檔時(shí)間、空間的局限性；選擇基于Web的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，通過(guò)便捷的歸檔步驟，讓歸檔操作像發(fā)送電子郵件一樣簡(jiǎn)單，攝影者或照片擁有者點(diǎn)擊鼠標(biāo)，按照提示即可完成歸檔，極大地豐富了照片檔案的來(lái)源。

3.系統(tǒng)植入照片檔案六要素，減少歸檔煩瑣環(huán)節(jié)，規(guī)范系統(tǒng)著錄內(nèi)容。通過(guò)合理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將照片檔案的六要素等植入系統(tǒng)，歸檔人員必須填寫(xiě)六要素后，歸檔程序才能完成。甚至還可以限定某一項(xiàng)的輸入格式、字?jǐn)?shù)要求或者讓其對(duì)照片做類(lèi)別劃分等，以保證入庫(kù)照片的信息完整性。對(duì)不同來(lái)源的照片檔案，在著錄界面需要按照歸檔要求規(guī)范統(tǒng)一。

4.設(shè)立臨時(shí)和正式存檔虛擬庫(kù)，建立嚴(yán)格的審核機(jī)制，確保照片檔案的質(zhì)量。為了保證照片檔案的質(zhì)量，在照片檔案系統(tǒng)管理中設(shè)立臨時(shí)和正式兩個(gè)虛擬庫(kù)，攝影者或照片擁有者把添加信息的照片上傳到臨時(shí)庫(kù)中，進(jìn)入正式庫(kù)時(shí)必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核機(jī)制，如畫(huà)面清晰、主題明確、鏡頭不重復(fù)、分辨率高等，系統(tǒng)管理員審核合格后的照片，才能賦予檔案號(hào)，作為照片檔案進(jìn)入正式庫(kù)。

5.提供即時(shí)、自助、多樣的互聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)服務(wù)，提高照片檔案利用效率。在照片檔案管理系統(tǒng)中，利用者通過(guò)自助式、多樣化檢索平臺(tái)，按照時(shí)間、歸檔單位、圖片類(lèi)別、關(guān)鍵人物等方式進(jìn)行單項(xiàng)或多項(xiàng)方式組合檢索。特別是在活動(dòng)結(jié)束后，攝影者即可將照片通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)傳入照片檔案庫(kù)以提供利用。照片檔案從拍攝到進(jìn)入利用流通環(huán)節(jié)只需幾分鐘，這在原來(lái)的照片檔案管理模式中基本是不可能的。

三、數(shù)碼照片網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

（一）網(wǎng)絡(luò)化管理要兼顧老照片

網(wǎng)絡(luò)化管理之前，會(huì)存有大量紙質(zhì)老照片，并按專(zhuān)題分類(lèi)編有相應(yīng)的檔案號(hào)，其編號(hào)方法與現(xiàn)在的按件管理有較大差別。如果將所有紙質(zhì)照片全部重新整理并且按新規(guī)則編號(hào)，工作量較大且查找紙制照片不方便。網(wǎng)絡(luò)化管理能夠兼顧以前歸檔的紙質(zhì)照片，保留原檔案號(hào)不變，掃描后將原檔案號(hào)作為電子照片的文件名，然后在系統(tǒng)中設(shè)置兩種管理員審核照片的方式，對(duì)由紙質(zhì)照片數(shù)字化而來(lái)的電子照片，按照老照片的審核方式，將上傳電子照片的文件名作為審核后的檔案號(hào)，保證系統(tǒng)中的照片檔案號(hào)與原紙質(zhì)照片上編寫(xiě)的檔案號(hào)保持一致；對(duì)新歸檔上傳的照片，則按照新照片的審核方式，即“年度-部門(mén)-流水號(hào)”賦予檔案號(hào)存于庫(kù)中。

（二）建立照片歸檔常態(tài)化的機(jī)制

歸檔部門(mén)要完成大量照片的歸檔工作，著錄齊全的照片背景信息很重要。將歸檔時(shí)間由傳統(tǒng)的年底歸檔調(diào)整為活動(dòng)結(jié)束后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔，建立即時(shí)歸檔的機(jī)制。同時(shí)，檔案部門(mén)通過(guò)每周信息或工作簡(jiǎn)報(bào)方式，了解歸檔部門(mén)發(fā)生的重大事件，按照內(nèi)容向相關(guān)部門(mén)及時(shí)提出歸檔要求。

（三）照片審核需重點(diǎn)關(guān)注六要素的錄入

照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中，利用者經(jīng)常會(huì)提出“檢索與某關(guān)鍵人物相關(guān)的所有照片”這樣的需求。這就需要檔案管理員在審核通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交的照片時(shí)，要重點(diǎn)查看其六要素是否填寫(xiě)齊全。若信息不齊全，必須提醒歸檔人員補(bǔ)齊且審核通過(guò)后，才能進(jìn)入到正式的照片檔案庫(kù)中。