張雪威

法（灋），以水之平，廌觸不直者去之，釋為法律、法度公平如水，是司法“正大光明”“清平公正”的象征。古代，法是民心所向，眾望所歸。當(dāng)下，這種呼聲愈發(fā)強(qiáng)烈。據(jù)國(guó)家語(yǔ)言資源監(jiān)測(cè)與研究中心、商務(wù)印書館、人民網(wǎng)主辦的漢語(yǔ)盤點(diǎn)2014結(jié)果顯示，“法”當(dāng)選為年度國(guó)內(nèi)字，這不僅反映了民眾最深切的感受，更是依法治國(guó)觀念深入人心的體現(xiàn)。作為北京市司法行政部門，市司法局的每一份責(zé)任都是沉甸甸的。不久前，記者走訪了北京市司法局辦公室檔案科，希望通過其專業(yè)檔案工作的發(fā)展足跡，探尋北京司法行政工作不同尋常的變化。

建章立制，有據(jù)可依

市司法局1979年恢復(fù)成立至今，其專業(yè)檔案工作已經(jīng)走過了三十余年的歷史。在這三十余年間，市司法局的專業(yè)檔案工作經(jīng)歷了從無(wú)到有，從分散管理到集中管理的歷程，在多年的不懈努力下，目前，市司法局的專業(yè)檔案工作取得了很大進(jìn)步：一是實(shí)現(xiàn)了數(shù)量眾多、門類多樣的專業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案科張寒梅介紹說：“截至2014年底，檔案科管理的專業(yè)檔案共計(jì)14萬(wàn)卷（冊(cè)、件）。包括法律職業(yè)檔案、律師執(zhí)業(yè)檔案、律師事務(wù)所檔案、司法鑒定工作檔案以及公證執(zhí)業(yè)檔案，占全部檔案的89%?！倍菣n案科負(fù)責(zé)對(duì)全市司法鑒定所的司法鑒定業(yè)務(wù)檔案和全市公證處的公證業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

2011年以前，北京市司法局專業(yè)檔案一直由相關(guān)業(yè)務(wù)處室自行管理，這種管理模式雖然可以達(dá)到管理專業(yè)檔案的目的，但是由于業(yè)務(wù)處室并不熟悉檔案管理的基本要求，特別是專業(yè)檔案的隨意堆放、整理方法的不規(guī)范，檢索目錄的混亂化，導(dǎo)致專業(yè)檔案的安全存在重大隱患，也直接影響到專業(yè)檔案利用服務(wù)工作的開展。劉延軍科長(zhǎng)坦言。

專業(yè)檔案作為一種客觀且真實(shí)的歷史記錄，特別是其具有的不可替代的憑證作用亦將助力司法行政職能作用的發(fā)揮。對(duì)專業(yè)檔案實(shí)施集中統(tǒng)一的管理，是解決分散管理雜亂無(wú)章、標(biāo)準(zhǔn)各異等問題，促使專業(yè)檔案有效助力司法行政業(yè)務(wù)工作的必然之舉。市司法局黨委書記、局長(zhǎng)于泓源對(duì)專業(yè)檔案的規(guī)范化工作給予高度重視，2011年要求成立專業(yè)檔案規(guī)范化工作組，由主管局領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)專業(yè)檔案規(guī)范化工作的組織、協(xié)調(diào)、落實(shí)和監(jiān)督。檔案科經(jīng)過對(duì)相關(guān)處室保管的專業(yè)檔案情況的調(diào)研和梳理，發(fā)現(xiàn)分散于相關(guān)處室的專業(yè)檔案約有10萬(wàn)卷，主要包括律師類檔案，分別是律管處管理的1.3萬(wàn)份律師資格檔案、3.5萬(wàn)份律師執(zhí)業(yè)檔案和律師事務(wù)所1680余盒檔案，司法鑒定工作檔案以及公證執(zhí)業(yè)檔案等。為改變?cè)趯I(yè)檔案管理工作中存在的種種問題，最為關(guān)鍵的是全面制定（修訂）專業(yè)檔案管理制度。

作為一項(xiàng)全局性的工作，專業(yè)檔案管理制度的制定（修訂）工作得到了市司法局領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注，按照局領(lǐng)導(dǎo)提出的“突出重點(diǎn)、客觀公正、內(nèi)容規(guī)范”的原則，制定（修訂）了律師類檔案、公證執(zhí)業(yè)檔案等規(guī)范性制度。

就制定律師類檔案管理制度而言，可供參考的法律規(guī)定較少，僅有司法部、國(guó)家檔案局印發(fā)的《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》通知及市司法局印發(fā)的《北京市律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》，這些規(guī)定于20世紀(jì)90年代初制定，且部分內(nèi)容已經(jīng)發(fā)生了較大變化。為了使制度更加科學(xué)合理、具有操作性，在市檔案局的指導(dǎo)下，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《北京市實(shí)施<中華人民共和國(guó)檔案法>辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，并參考部分省市律師業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定，起草形成了《北京市司法局律師類檔案管理制度》初稿，通過司法局局域網(wǎng)、調(diào)查問卷、召開意見建議征求會(huì)、專家座談會(huì)等多種形式廣納意見。對(duì)律師、律師事務(wù)所檔案的歸檔范圍、保管期限，以及檔案的移交等內(nèi)容進(jìn)行多次修改，并最終制定了《北京市司法局律師類檔案管理制度（試行）》。之后，還制定了《北京市司法局公證執(zhí)業(yè)檔案管理制度（試行）《北京市司法鑒定工作檔案管理制度（試行）》等制度?！斑@次制定（修訂）工作，將檔案工作貫穿于司法行政工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，即通過明確業(yè)務(wù)部門和檔案部門在專業(yè)檔案工作方面的職責(zé)與工作要求、標(biāo)準(zhǔn)等，理順了檔案部門和業(yè)務(wù)處室之間的關(guān)系。也增強(qiáng)了業(yè)務(wù)處室的檔案意識(shí)，同時(shí)將檔案工作更好地融入到業(yè)務(wù)處室的實(shí)際工作中，達(dá)到了以業(yè)務(wù)促檔案，以檔案促業(yè)務(wù)的目的，進(jìn)而推進(jìn)整個(gè)司法行政工作全面、協(xié)調(diào)、科學(xué)發(fā)展?！眲⒀榆娍偨Y(jié)道。

規(guī)范管理，激活全盤

科學(xué)合理的建章立制，縝密求實(shí)的規(guī)范管理，讓市司法局的專業(yè)檔案工作發(fā)生了巨大的變化。律師許可處工作人員感嘆說：“在集中統(tǒng)一管理前，律師許可處單獨(dú)管理全市2000余家律師事務(wù)所的檔案，當(dāng)時(shí)自行管理挺方便的。后來(lái)，幾經(jīng)人員調(diào)整變動(dòng)，接手檔案工作的同志對(duì)專業(yè)檔案的管理情況不了解且無(wú)章可循，加之一些重要的檔案材料出現(xiàn)了破損，增加了查閱工作的難度。集中統(tǒng)一管理后，由檔案科對(duì)這部分檔案材料嚴(yán)格進(jìn)行規(guī)范管理，查閱快捷便利，著實(shí)讓我們嘗到了甜頭?！?/p>

這些變化，主要源自規(guī)范化管理后，業(yè)務(wù)管理和檔案管理之間關(guān)聯(lián)性的增強(qiáng)。專業(yè)檔案集中管理后，檔案科梳理了法律職業(yè)資格檔案、律師執(zhí)業(yè)檔案、律師事務(wù)所檔案、司法鑒定管理工作檔案、公證執(zhí)業(yè)檔案等專業(yè)檔案的特點(diǎn)，并學(xué)習(xí)借鑒了市工商局專業(yè)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，確定了各類專業(yè)檔案的整理方法。法律職業(yè)資格檔案、律師執(zhí)業(yè)檔案及律師事務(wù)所檔案雖然都屬于律師工作業(yè)務(wù)檔案，但是因主體的不同，使得檔案管理具有不同特色。法律職業(yè)資格主體是考生，其主體相對(duì)單一，從文件形成到利用，都是以每個(gè)考生為單位進(jìn)行的。因此，實(shí)行“一人一卷”的按卷整理方式最符合法律職業(yè)資格檔案的特點(diǎn)。律師執(zhí)業(yè)檔案是律師依法執(zhí)業(yè)、誠(chéng)信執(zhí)業(yè)的重要憑證，其性質(zhì)與人事檔案類似，對(duì)全市2萬(wàn)余名律師執(zhí)業(yè)檔案，主要以“一人一檔、一人一盒”按件整理，這種整理方式減少了煩瑣、復(fù)雜的組卷過程，極大地提高了工作效率。律師事務(wù)所檔案管理工作則相對(duì)復(fù)雜。“1995年國(guó)辦律師事務(wù)所撤銷后，律師事務(wù)所的性質(zhì)發(fā)生了很大變化。加之近年來(lái)律師事務(wù)所數(shù)量的增多（目前有2000余家），照搬國(guó)辦律師事務(wù)所的文書檔案管理模式是行不通的。”張寒梅解釋說，“多方調(diào)研下，我們發(fā)現(xiàn)市工商局個(gè)體戶檔案的管理方式值得借鑒，一是個(gè)體戶和律師事務(wù)所性質(zhì)相似，均以合伙制為主；二是工商局個(gè)體戶檔案按照‘一戶一盒的方式進(jìn)行檔案整理工作，與律師事務(wù)所所檔案的特點(diǎn)有一定的契合性，實(shí)際工作中可以提供較多參考?！币虼寺蓭熓聞?wù)所檔案的整理，主要按“一所一檔”的方式整理，這樣可以把互有聯(lián)系的文件組合成一個(gè)有機(jī)整體，讓律師事務(wù)所檔案管理更加系統(tǒng)化。為使保管和利用更加便捷，檔案科將律師事務(wù)所成立和撤銷的檔案定為永久保管，變更檔案定為30年保管，年檢檔案則定為10年保管，并按照不同保管期限排列上架，切實(shí)做到了檔案管理的規(guī)范、有序?！拔覀?cè)诠芾砺蓭燁悪n案中積累了很多經(jīng)驗(yàn)，司法鑒定工作檔案和公證執(zhí)業(yè)檔案的管理工作也都是以此為基礎(chǔ)進(jìn)行的。”劉延軍表示道。

檔案科在對(duì)內(nèi)實(shí)行專業(yè)檔案規(guī)范化集中統(tǒng)一管理的同時(shí)，對(duì)外加大了司法鑒定業(yè)務(wù)檔案和公證業(yè)務(wù)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)力度，不斷規(guī)范管理、提升管理水平。公證業(yè)務(wù)檔案作為重要的民生檔案，涵蓋收養(yǎng)證明，繼承權(quán)證明、房屋買賣證明、遺囑證明等51項(xiàng)內(nèi)容，與人們的生活息息相關(guān)。目前，公證業(yè)務(wù)檔案由全市25家公證處自行保管，檔案科主要進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。今年3月，檔案科協(xié)同市司法局公證工作管理處、市公證協(xié)會(huì)對(duì)全市25家公證處的公證業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行了專項(xiàng)檢查。發(fā)現(xiàn)部分公證處存在業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房存放雜物；檔案裝具不符合要求等問題。鑒于此，市公證協(xié)會(huì)和檔案科就公證業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀和亟待解決的問題向分管局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了專題匯報(bào)，并要求相關(guān)公證處6月底前按照《北京市司法局公證業(yè)務(wù)檔案管理制度（試行）》的相關(guān)要求完成整改工作。為了使整改工作順利進(jìn)行，檔案科對(duì)全市公證處50名檔案員進(jìn)行了培訓(xùn)授課，對(duì)公證處進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。目前，各公證處對(duì)上述存在的問題進(jìn)行了整改，基本解決了庫(kù)房不合格、整理不規(guī)范等問題。為了更好地推進(jìn)這項(xiàng)工作，市司法局與公證協(xié)會(huì)組織召開了全市公證業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，市司法局副局長(zhǎng)鄧建生指出，大數(shù)據(jù)時(shí)代公證行業(yè)必須將檔案管理工作列入重要議程，要盡快實(shí)現(xiàn)公證業(yè)務(wù)檔案的安全保管和電子化，盡早建成全市公證檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)。

建立數(shù)據(jù)庫(kù)，彰顯司法本色

在專業(yè)檔案規(guī)范化管理取得顯著成績(jī)的同時(shí)，2011年，市司法局專業(yè)檔案信息化建設(shè)開始立項(xiàng)。這項(xiàng)工作投入經(jīng)費(fèi)132萬(wàn)元，2012年底全部工程結(jié)束。檔案數(shù)字化工作中共完成掃描157346頁(yè)、錄入23131條、整理9063件、裝訂4962卷。通過與電子目錄的完全匹配掛接，已建成目錄完整、索引齊全、專業(yè)檔案詳細(xì)且含有多媒體格式的市司法局檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，檔案在服務(wù)業(yè)務(wù)工作方面發(fā)揮了重要作用。對(duì)業(yè)務(wù)處室來(lái)說，工作人員在相應(yīng)的權(quán)限下可以進(jìn)行在線瀏覽或下載電子文件原文，如果沒有電子文件的瀏覽或下載權(quán)限，可以發(fā)起電子文件的瀏覽或下載權(quán)限申請(qǐng)，經(jīng)過檔案管理員審批通過后，不出辦公室即可進(jìn)行電子文件的瀏覽或下載操作。近兩年數(shù)據(jù)顯示，檔案科為機(jī)關(guān)各處室查閱、借閱檔案達(dá)3000余卷，百余人次。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以提供多種檢索途徑的全文檢索，這種便捷的檢索方式，打通了為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)的綠色通道?！皵?shù)據(jù)庫(kù)沒有建成前，會(huì)遇到按照年度檢索找不到檔案的情況，這時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間查找實(shí)體檔案，如今在相應(yīng)的權(quán)限下只需輸入相應(yīng)的人名即可檢索?！眲⒀榆娬f。

十八屆四中全會(huì)通過的《中共中央關(guān)于全面推進(jìn)依法治國(guó)若干重大問題的決定》提出“完善司法管理體制和司法權(quán)力的運(yùn)行機(jī)制”的改革要求。而檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，真實(shí)再現(xiàn)了人類文明的全貌。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來(lái)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人類文明程度的不斷提高，檔案亦將成為亟需重視和開發(fā)的信息資源。檔案的這種性質(zhì)和作用，可以使其通過提升司法行政工作的公信力來(lái)更好地彰顯司法本色。

專業(yè)檔案的數(shù)字化，使法律職業(yè)準(zhǔn)入制度得以有效落實(shí)。取得法律職業(yè)資格證書，是擔(dān)任初任法官、檢察官以及從事律師、公證員職業(yè)必須具備的準(zhǔn)入資格憑證，對(duì)司法行政部門來(lái)說，法律職業(yè)資格考試不僅是選拔從業(yè)人員的第一關(guān)，更是保證司法公正的重要屏障。司法考試中心小劉解釋說：“招聘單位在選錄人員時(shí)，經(jīng)常到我們這兒查檔或者以函件形式進(jìn)行調(diào)查，以保證選錄人員具備從業(yè)資質(zhì)?！?/p>

專業(yè)檔案的數(shù)字化，提高了法律職業(yè)公信力。律師執(zhí)業(yè)檔案主要包括律師執(zhí)業(yè)申請(qǐng)、律師實(shí)習(xí)轉(zhuǎn)正、本地變更、異地變更、年檢等執(zhí)業(yè)情況材料，是律師執(zhí)業(yè)經(jīng)歷的客觀記錄，是判斷律師執(zhí)業(yè)期間誠(chéng)信度的重要參考。律師這個(gè)職業(yè)的公信力會(huì)影響到公眾對(duì)整個(gè)行業(yè)的看法，加強(qiáng)對(duì)律師執(zhí)業(yè)檔案及律師事務(wù)所檔案的管理，能夠起到約束執(zhí)業(yè)者的作用。劉延軍強(qiáng)調(diào)說：“如果部分律師執(zhí)業(yè)檔案中有不良記錄，他們的信用就會(huì)受到質(zhì)疑，進(jìn)而影響到他們的職業(yè)信用。目前，部分律師離京去外地繼續(xù)從事相關(guān)職業(yè)時(shí)，律師執(zhí)業(yè)檔案作為其重要職業(yè)信用的憑證，越來(lái)越受重視，對(duì)這部分檔案的查閱量也在增加?！?/p>

“洗盡鉛華也從容，平凡一生也英雄?！睓n案工作，沒有華麗的色彩，沒有耀眼的光環(huán)，但是總有一群默默無(wú)聞的檔案人用行動(dòng)詮釋著責(zé)任和使命，讓我們祝福那些無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人，并祝愿檔案事業(yè)愈行愈遠(yuǎn)！