張賀平

摘 要：圖書館檔案的管理信息化發(fā)展，對(duì)圖書館檔案管理提出了更高的要求。文章首先分析圖書館的檔案管理中存在的主要問(wèn)題，其次，基于圖書館檔案管理信息化的安全 性、設(shè)備配備的匹配性和管理人員的綜合素質(zhì)等方面來(lái)探討了一些有效措施，希望能夠?yàn)槲覈?guó)圖書館檔案管理的信息化進(jìn)程提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案管理；信息化發(fā)展；

中圖分類碼：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01

作為一種記錄文獻(xiàn)，圖書館所自有的檔案資料是圖書館工作的重要信息，也是圖書館自身的寶貴財(cái)產(chǎn)。圖書館檔案資料是對(duì)圖書館各項(xiàng)工作的全面記錄，也是對(duì)圖書 館工作人員進(jìn)行考核評(píng)估的主要參考依據(jù)之一。圖書館檔案對(duì)于圖書館工作總結(jié)、工作計(jì)劃的制訂以及管理工作的開展等，都有著非常重要的作用，所以，提升圖書 館檔案管理信息化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、圖書館檔案管理工作的重要性

（一）歷史價(jià)值

檔案資料之所以要長(zhǎng)期地進(jìn)行保存，為后人所利用，這是由于它具有自身特定的作用。對(duì)于圖書館來(lái)說(shuō)，建立和完善科學(xué)的檔案管理信息化系統(tǒng)，不僅是現(xiàn)代管理對(duì)其的要求，同時(shí)也是進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)的依據(jù)，檔案資料可以準(zhǔn)確全面地反映出圖書館的發(fā)展歷程。

（二）參考依據(jù)

拿圖書館的業(yè)務(wù)檔案來(lái)說(shuō)，每一年的業(yè)務(wù)檔案都對(duì)圖書館內(nèi)部各個(gè)部門工作人員這一年來(lái)所進(jìn)行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，如業(yè)務(wù)情況、業(yè)務(wù)成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，這些內(nèi)容都全面仔細(xì)地記載到檔案材料中，能夠?yàn)閷?lái)圖書館的建設(shè)管理提供更多的參考資料。

（三）科學(xué)依據(jù)

圖書館檔案資料是其在進(jìn)行管理和其他活動(dòng)中可以參考與借鑒的依據(jù)，在長(zhǎng)期的積累過(guò)程中，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，圖書館管理人員可以將它作為第一手參考資料來(lái)使用，這有利于提升圖書館管理水平。

二、圖書館檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，信息化建設(shè)不足

圖書館檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作通常來(lái)說(shuō)包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，基礎(chǔ)檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當(dāng)前圖書館檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，某些圖書館因?yàn)闆](méi)有建立與本館實(shí)際情況相符合的、科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的收集、整理等工作無(wú) 章可循。檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中基本上都存在著一些問(wèn)題，主要有檔案資料收集不全面、存檔期限劃定不準(zhǔn)確、檔案分類不清楚等，這些問(wèn)題在很大程度上影響 著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。

（二）圖書館信息化資源利用率不高

信息化的檔案資源主要有簡(jiǎn)潔、方便、高效等優(yōu)勢(shì)，因此其在社會(huì)資源中所占的比重日益提升，信息化資源的開發(fā)利用率直接關(guān)系到圖書館各項(xiàng)工作的正常開 展?；诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的圖書館檔案信息化建設(shè)和科學(xué)地對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用是未來(lái)圖書館檔案管理工作的一大發(fā)展趨勢(shì)，如果不將這項(xiàng)工作做好，那么將會(huì)在很大程度上 降低圖書館各項(xiàng)工作的開展效率，同時(shí)也會(huì)極大地阻礙圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

（三）圖書館信息化服務(wù)層次較低

當(dāng)前，圖書館的檔案資源信息化服務(wù)依舊還停留在對(duì)檔案材料的收集存檔環(huán)節(jié)上，僅僅為少數(shù)用戶提供簡(jiǎn)單的咨詢服務(wù)和閱覽服務(wù)等層次上。隨著社會(huì)基礎(chǔ)建 設(shè)進(jìn)程加快，各項(xiàng)現(xiàn)代化設(shè)備逐漸得到普及和完善，云計(jì)算平臺(tái)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來(lái)了更多的發(fā)展空間。但是圖書館 信息化服務(wù)的效果依舊不是很理想，在圖書館檔案信息化管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有充分地發(fā)揮出來(lái)，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務(wù)， 也沒(méi)有將用戶網(wǎng)上交流平臺(tái)建立起來(lái)，信息化服務(wù)層次過(guò)低，很多例如檔案材料報(bào)道、資源共享、專題提供等服務(wù)還沒(méi)有得到挖掘和開發(fā)。

三、圖書館檔案管理信息化發(fā)展的主要措施

（一）對(duì)圖書館檔案管理的信息化的安全問(wèn)題加以高度重視。

高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化為管理利用檔案帶來(lái)了極大的便利，可網(wǎng)絡(luò)安全的難以保證性也同樣嚴(yán)重地制約了圖書檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。為保證圖書館的檔案管理工作的安 全，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全管理進(jìn)行加強(qiáng)，使用加解密、訪問(wèn)控制和數(shù)字簽名等手段保護(hù)信息動(dòng)態(tài)傳輸、靜態(tài)存儲(chǔ)和可驗(yàn)證信息的交換過(guò)程等。為提高檔案管理安全性，有 效防止泄露檔案的信息，首先要不斷地發(fā)展科技，為圖書館檔案管理信息化改革存儲(chǔ)必要的技術(shù)設(shè)備；其次，要求相關(guān)人員甚至是普通的民眾均要對(duì)檔案管理安全性 和重要性真正意識(shí)到，要提高全民的素質(zhì)和引起全民的重視及關(guān)注。

（二）加強(qiáng)開發(fā)利用圖書館檔案。

圖書館管理水平的重要體現(xiàn)就是對(duì)其的開發(fā)利用，這也是圖書館檔案管理最終的目的。當(dāng)前的信息化的時(shí)代，無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化及電子化檔案管理能夠有效提高工作的 效率，提高檔案的查閱與利用的效率。利用各職能部門的電子文檔檔案材料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息管理部門的文件傳輸可以直接在系統(tǒng)信息文件管理有關(guān)的校內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行傳輸 文件系統(tǒng)的綜合圖書信息管理。該系統(tǒng)可以存儲(chǔ)，檢索，使用可以選擇其它功能。

（三）要按照檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行管理。

因各個(gè)單位不同的信息化的進(jìn)程和配置的設(shè)施造成了大多數(shù)檔案信息和數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)共享和兼容，這阻礙了檔案管理的信息化的進(jìn)程。為此，我們要統(tǒng)一配備專業(yè)數(shù) 字化的設(shè)備，建立起專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)。這樣，通過(guò)設(shè)備和系統(tǒng)的統(tǒng)一來(lái)實(shí)現(xiàn)全體檔案的信息資源的兼容共享，同時(shí)要保持同步更新?lián)Q代來(lái)應(yīng)對(duì)新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。 在全國(guó)范圍之內(nèi)著力于檔案管理信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建立，使其達(dá)到更大范圍的資源共享。綜上所述，信息化網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代圖書館的管理既面臨這傳統(tǒng)工作方式的束縛和物質(zhì)人員等條件的限制，但是網(wǎng)絡(luò)的普及化和信息技術(shù)的迅速發(fā)展也為其發(fā)展提供了優(yōu)越 的條件。因此，圖書館檔案的管理信息化建設(shè)要兼顧網(wǎng)絡(luò)的安全、專業(yè)化設(shè)施的配備和系統(tǒng)的統(tǒng)一、相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)的整體提高等來(lái)進(jìn)行，促進(jìn)圖書館檔案的 管理信息化順利健康的發(fā)展。

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