畢鴻程

摘 要：人事檔案是人事管理實踐活動的產(chǎn)物，是客觀事物的原始記錄，其內(nèi)容主要是記述和反映個人的自然情況、社會經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力和工作學(xué)習(xí)狀況等材料，并以此來服務(wù)于組織人事工作。如何更好的管理人事檔案資料也就成為重中之重。

關(guān)鍵詞：人事檔案；新模式；

文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

一、人事檔案管理存在的問題

（一）材料內(nèi)容過于形式化，空洞無物。如每年一次的鑒定考核內(nèi)容，評語都基本上是“堅持四項基本原則、擁護黨的領(lǐng)導(dǎo)”，“努力鉆研業(yè)務(wù)”，“科研能力較強”之類的話語，很難反映一個人的特點和全貌，體現(xiàn)不出個性特色。

（二）部分材料不規(guī)范、不完整。應(yīng)該歸檔的材料檔案里沒有，不應(yīng)該歸檔的材料卻出現(xiàn)在檔案里，歸檔材料的書寫不規(guī)范，形式不統(tǒng)一，考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團的時間、學(xué)歷，以及參加工作時間等前后記載不一致，出現(xiàn)年齡越填越小，工作時間越填越早，學(xué)歷越填越高等現(xiàn)象，使檔案材料的真實性大大降低。

（三）材料利用分散。組織人事部門只掌握個人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職稱評定、工資等方面的材料，而教師的教學(xué)科研情況材料則比較分散，一部分由各個系室收集，一部分由教學(xué)科研處掌握，要了解一個教師的綜合情況，就必須到幾個部門去了解、去統(tǒng)計。這種分散管理破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映教職工的真實面貌。

（四）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉(zhuǎn)遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)缺乏一整套系統(tǒng)的規(guī)章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環(huán)節(jié)均為手工操作，工作效率低下，準(zhǔn)確性較差，利用率較低，與科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，計算機、光盤、掃描儀、縮微設(shè)備等現(xiàn)代信息技術(shù)手段尚未在學(xué)院人事檔案管理中廣泛應(yīng)用，難以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。

二、人事管理新模式的探索

（一）健全工作制度，加強科學(xué)管理。建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并堅持執(zhí)行，使其真正落到實處。尤其要建立應(yīng)用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管制度要進一步嚴(yán)格要求，阻止虛假材料進檔，避免出現(xiàn)無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細則，使檔案的整理更加科學(xué)全面完整，為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。

（二）檔案客觀真實，突出個性特色。學(xué)校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二建檔對象文化層次較高；三檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應(yīng)補充新時期形成的材料，例如將人事調(diào)動、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、公積金等與個人利益密切相關(guān)的材料納入個人檔案之中。其次，應(yīng)以收集客觀材料為主，如教師教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)研究和反映教師思想品德、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作能力、成就貢獻等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內(nèi)容材料。人事檔案收集的渠道應(yīng)是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學(xué)校機關(guān)各相應(yīng)管理部門收集當(dāng)事人的教學(xué)情況、科研成果及其他業(yè)務(wù)方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。

（三）人事檔案的科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現(xiàn)實記錄轉(zhuǎn)化為“活”信息，建立一個豐富強大的數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)對人才隊伍進行統(tǒng)計和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)最主要的部分是人事信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務(wù)和職稱情況、人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況等。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不僅能夠重復(fù)使用，提高數(shù)據(jù)的利用率，還能消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結(jié)構(gòu)比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時為學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。

三、高校人事管理的特點

（一）人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構(gòu)其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

（二）利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員，都不會忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

（三）人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。市場經(jīng)濟的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，同時，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

綜上所述，人事檔案管理是一切管理工作的基礎(chǔ)，必須做到認真、細致以達到相關(guān)信息的完整和可靠。因此我們在實際工作中必須不斷的建立健全相關(guān)規(guī)章制度，積極主動的創(chuàng)新工作手段，盡可能多的應(yīng)用現(xiàn)代科技，提高工作效率。努力提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使得其面臨新情況時能夠及時的做出應(yīng)對。

參考文獻：

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