摘 要：自2003年起國家科技計劃項目全部通過網(wǎng)絡(luò)在科技計劃項目管理系統(tǒng)申報、受理。據(jù)統(tǒng)計，僅2013年一年就將產(chǎn)生2900多項的科技計劃項目檔案， 這些項目檔案不僅有紙質(zhì)檔案，同時又有電子檔案。本文通過對福建省科技計劃項目電子文件歸檔管理系統(tǒng)的研究與分析，就實現(xiàn)科技計劃項目電子文件歸檔需要解決的技術(shù)性問題逐一進(jìn)行探討，提出解決方案。

關(guān)鍵詞：科技計劃項目；電子文件；歸檔；技術(shù)；研究

0 引言

科技計劃項目研究是指在國家科技計劃中實施安排，由單位或個人承擔(dān)，并在一定時間周期內(nèi)進(jìn)行的科學(xué)技術(shù)研究開發(fā)活動。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募１臼兰o(jì)初我國開始改革科技計劃項目管理模式。從2003年起國家科技計劃項目全部通過網(wǎng)絡(luò)在科技計劃項目管理系統(tǒng)申報、受理。據(jù)統(tǒng)計，2013年福建省通過科技計劃項目管理系統(tǒng)申報立項的省級以上科技計劃項目共計2922項，安排年度經(jīng)費17.92億元。這樣僅2013年一年就將產(chǎn)生2900多項的科技計劃項目檔案， 這些項目檔案不僅有紙質(zhì)檔案，同時又有電子檔案。實現(xiàn)科技計劃項目電子文件歸檔，完善科技計劃項目檔案雙套制管理，成為當(dāng)今科技管理、科技研究和檔案管理人員共同面對的問題。

1 福建省科技計劃項目電子文件歸檔管理系統(tǒng)的研究與分析

1.1 福建省科技計劃項目管理系統(tǒng)

福建省科技計劃項目管理系統(tǒng)前臺和后臺業(yè)務(wù)模塊全部采用B/S結(jié)構(gòu)體系，通過先進(jìn)的平臺技術(shù)和設(shè)計構(gòu)架，緊密集成辦公自動化系統(tǒng)，建立福建省科技廳與各科研單位和專家之間網(wǎng)上項目申報管理的通道，實現(xiàn)項目網(wǎng)上申報、查詢、申請、審批、驗收等業(yè)務(wù)功能。

1.1.1 系統(tǒng)軟硬件環(huán)境及配置

軟件環(huán)境及配置：Windows 98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系統(tǒng)。Microsoft Internet Explorer 6.0及以上瀏覽器。office 2000、office XP，office 2003辦公軟件套件，完整的功能支持最好使用office 2000以上版本。

硬件環(huán)境及配置：Intel PIII450中央處理器（CPU），128MB內(nèi)存。10GB硬盤，10M/100M自適應(yīng)以太網(wǎng)卡。與Internet網(wǎng)絡(luò)連通。

1.1.2 系統(tǒng)用戶功能

主要用戶功能包括：用戶注冊、專家注冊、、單位管理、申報管理、立項管理、合同管理、歷史項目、執(zhí)行與驗收、系統(tǒng)管理等。

1.2 福建省科技檔案館檔案管理系統(tǒng)

福建省科技檔案館是接收、整理、保管和利用福建省省級科技計劃項目檔案的專門機(jī)構(gòu)。目前科技檔案館使用的是科易檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)是遵循國家檔案局制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合科技檔案館實際需求進(jìn)行定制的一套綜合檔案管理系統(tǒng)。

1.2.1 科易檔案信息管理系統(tǒng)主要特點

文檔一體化。把檔案收集整理組卷階段延伸到文件管理階段，實現(xiàn)與辦公自動化的無縫銜接，做到電子文件即辦即歸。綜合管理。不僅實現(xiàn)了文書檔案的管理，還根據(jù)實際需求，擴(kuò)展了科研、會計、照片、基建等檔案的目錄級管理。館室銜接。系統(tǒng)可以實現(xiàn)與省檔案局（館）系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一，在內(nèi)容上設(shè)置移交進(jìn)館模塊，可將目錄數(shù)據(jù)直接上報給省檔案局（館）。

1.2.2 系統(tǒng)軟硬件運行環(huán)境和功能模塊

系統(tǒng)硬件環(huán)境：PC166以上，32MRAM；軟件環(huán)境：操作系統(tǒng)為Windows95/98/2000/NT/XP。具備檔案管理系統(tǒng)常用的功能模塊，如文件管理、檔案管理、檢索、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案保管、鑒定銷毀、移交進(jìn)館、檔案編研以及系統(tǒng)管理等。

1.3 在兩個管理系統(tǒng)中實現(xiàn)科技計劃項目電子文件歸檔的工作流程

福建省科技計劃項目管理信息系統(tǒng)融合J2EE技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)科技項目網(wǎng)上申報、推薦、受理、評審，任務(wù)書簽定，執(zhí)行情況跟蹤和驗收等功能?？梢栽趦?nèi)網(wǎng)（局域網(wǎng)）實現(xiàn)立項、經(jīng)費計劃、經(jīng)費結(jié)轉(zhuǎn)等功能。而福建省科技計劃項目檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)在使用的是科易檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)于2003年建立，為C/S結(jié)構(gòu)，無法實現(xiàn)科技計劃項目電子文件歸檔的技術(shù)要求，應(yīng)進(jìn)行改造升級，才能適應(yīng)以下工作流程：

1.3.1 電子文件采集接收

通過Web Service技術(shù)，在科技計劃項目系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中建立對接通道，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互對接。根據(jù)《福建省科技廳科技計劃項目檔案整理方法》規(guī)定的歸檔范圍，收集科技計劃項目信息系統(tǒng)中的科技計劃電子文件，同時自動捕獲或手動捕獲文件元數(shù)據(jù)。文件和元數(shù)據(jù)自動進(jìn)入中間庫（預(yù)歸檔庫）。

1.3.2 電子文件格式轉(zhuǎn)換

科技計劃項目管理系統(tǒng)中電子文件進(jìn)入中間庫（預(yù)歸檔庫）之前要先進(jìn)行統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換。

1.3.3 電子文件封裝

對同一項目的科技計劃項目應(yīng)歸檔的電子文件自動封裝成XML封裝包，即每個項目自動封裝成XML文件，并通過Web Service客戶端向Web Service服務(wù)端進(jìn)行發(fā)送。

1.3.4 電子數(shù)據(jù)檢驗

包括準(zhǔn)確性檢驗：檢驗檔案的內(nèi)容、范圍的正確性，鑒定文件是否需要歸檔；完整性檢驗：檢驗檔案數(shù)據(jù)（包括文件和元數(shù)據(jù)）的完整性；可用性檢驗：檢驗電子文件的可讀性等。

1.3.5電子數(shù)據(jù)遷移

將Web Service接收到的已通過檢驗的XML封裝包自動解包遷入至檔案管理系統(tǒng)中。

1.3.6 電子檔案著錄

排列電子文件順序，編制檔號，著錄文件級和案卷級目錄數(shù)據(jù)。

1.3.7 電子檔案格式轉(zhuǎn)換

系統(tǒng)將接收的電子文件統(tǒng)一按照格式轉(zhuǎn)換的標(biāo)準(zhǔn)要求自動進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。

1.3.8 電子檔案的封裝

整理規(guī)范的電子檔案數(shù)據(jù)將按照元數(shù)據(jù)封裝規(guī)范要求自動封裝成AIP封裝包（檔案信息包），提供長期保存的需求。

1.3.9 電子檔案的長期保存和備份。

1.4 對現(xiàn)有科易檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改造升級

要順利實現(xiàn)以上科技計劃項目電子文件歸檔的工作流程，應(yīng)對現(xiàn)有科易檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行改造與升級。系統(tǒng)改造與升級要基于OAIS（即開放檔案信息系統(tǒng)）模型，OAIS模型作為信息資源長期保存的國際標(biāo)準(zhǔn)。在系統(tǒng)設(shè)計中，應(yīng)充分考慮到現(xiàn)有實際情況，可基于OAIS模型，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)封裝檔案信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而保證檔案信息的真實性、有效性、可讀性。

1.4.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)方面

現(xiàn)有的科易檔案管理系統(tǒng)采用的是VB技術(shù)開發(fā)的，已不能滿足現(xiàn)有的技術(shù)結(jié)構(gòu)需求?？萍加媱濏椖抗芾硐到y(tǒng)采用的是J2EE的技術(shù)架構(gòu)，為了能更好的實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對接，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)升級為J2EE技術(shù)架構(gòu)?？梢圆捎没贘2EE多層架構(gòu)體系，使前端的表現(xiàn)與應(yīng)用邏輯、數(shù)據(jù)存儲相分離，通過組件式的開發(fā)與部署策略，使整個系統(tǒng)的架構(gòu)清晰靈活，方便部署和擴(kuò)展。

1.4.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面

科易檔案管理系統(tǒng)主要是基于目錄管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，無法滿足對元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需求。科技計劃項目管理系統(tǒng)要對科技計劃項目電子文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)封裝，檔案管理系統(tǒng)要達(dá)到科技計劃項目電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、格式轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)和封裝標(biāo)準(zhǔn)要求。

1.4.3 檔案管理方面

科易檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)在是采用輔助的鑒定方式，并且不能實現(xiàn)對庫房的綜合管理。將來的檔案鑒定需要采用網(wǎng)絡(luò)化、流程化的鑒定方式，系統(tǒng)要增加流程化的鑒定方式，提高網(wǎng)絡(luò)化管理要求。為了提高對實體庫房的管理，系統(tǒng)還應(yīng)增加“模擬庫房”功能，實現(xiàn)對庫房檔案的排列定位、管理、統(tǒng)計等功能。

1.4.4 數(shù)據(jù)存儲方面

為了能實現(xiàn)對電子數(shù)據(jù)的長期保存，科易檔案管理系統(tǒng)要增加數(shù)據(jù)存儲功能，包含電子檔案原文存儲管理、封裝包存儲管理、備份恢復(fù)、存儲日志等功能。

1.4.5 檔案利用方面

科易檔案管理系統(tǒng)利用方式比較單一，只提供了簡單檢索、組合檢索兩種方式進(jìn)行利用，并且也不能對利用的電子檔案全文進(jìn)行防擴(kuò)散控制等。為了能夠提供更高效的檔案利用功能，系統(tǒng)增加“檔案全文檢索”、“檔案跨類檢索”、“檔案跨庫檢索”功能，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的高效檢索。在查詢檔案全文時，系統(tǒng)要增加“數(shù)字水印”和“防拷屏、防打印、防下載”功能，提高利用檔案原文的安全性。同時，要增加“光盤發(fā)布”功能，可對需要脫離系統(tǒng)使用的檔案及原文發(fā)布至光盤等移動介質(zhì)上，方便使用。

2 福建省科技計劃項目電子文件歸檔需要解決的技術(shù)性問題

實現(xiàn)福建省科技計劃項目電子文件歸檔的技術(shù)要求應(yīng)基于“保證電子文件的真實性、完整性，保持電子文件的長期可讀性”的基本原則。在技術(shù)功能上應(yīng)達(dá)到：

一要適時捕獲應(yīng)歸檔的電子文件；

二要確定科技計劃項目電子檔案的元數(shù)據(jù)，并適時捕獲元數(shù)據(jù)；

三要能將各種文件自動轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)文件格式；

四要采用符合標(biāo)準(zhǔn)的封裝包格式，并能添加數(shù)字簽名鎖定；

五要基于元數(shù)據(jù)的建立，實現(xiàn)主要著錄數(shù)據(jù)的自動著錄和項目名稱、項目責(zé)任者、項目代號等多角度檢索，乃至全文檢索；

六要采用簡便而安全的技術(shù)方法進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。所以，要實現(xiàn)基于項目管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)無縫對接的科技計劃項目電子文件的歸檔還需要解決好電子文件的元數(shù)據(jù)設(shè)置、電子文件格式轉(zhuǎn)換、電子文件的封裝、系統(tǒng)的對接、電子文件的備份以及電子檔案檢索和防擴(kuò)散等一系列關(guān)鍵技術(shù)性問題。

2.1 電子文件元數(shù)據(jù)

2.1.1 科技計劃項目電子文件元數(shù)據(jù)

在科技計劃項目電子文件歸檔過程中，會有大量的電子文件生成，為了系統(tǒng)有效地記錄電子文件的內(nèi)容特征、形式特征、背景和管理過程信息，結(jié)合福建省科技計劃項目電子文件歸檔的需求，福建省科技檔案館參照中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文書電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）制定了《福建省科技廳科技計劃項目電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》。對福建省科技計劃項目電子文件元數(shù)據(jù)共設(shè)置了269個元數(shù)據(jù)項，通過這些元數(shù)據(jù)項信息在科技計劃項目電子文件歸檔的時候能夠很好地維護(hù)科技計劃項目電子檔案的真實面貌。

2.1.2 科技計劃項目電子文件主要元數(shù)據(jù)的設(shè)置

科技計劃項目電子文件元數(shù)據(jù)除按照《福建省科技廳科技計劃項目電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》進(jìn)行規(guī)范設(shè)置外，還要制定《科技項目系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)項目及字段對照表》，即要設(shè)置科技計劃項目電子文件的主要元數(shù)據(jù)，作為科技計劃項目電子檔案的主要著錄項，使科技項目系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的字段統(tǒng)一對應(yīng)，以便科技文件材料數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入。目前科技計劃項目電子檔案管理采用二級制管理模式，分別為項目級和文件級。在項目級設(shè)置的主要元數(shù)據(jù)項有項目名稱、項目編號、承擔(dān)單位、項目負(fù)責(zé)人、年度等。在文件級設(shè)置的主要元數(shù)據(jù)項比較復(fù)雜，因為每個項目包括項目申請書、評審材料等材料，每份材料中分別包含相關(guān)的數(shù)據(jù)項，如項目申請書包含項目名稱、項目申請單位、申請日期、計劃類別等。

2.2 電子文件格式

2.2.1 電子文件格式轉(zhuǎn)換的必要性

目前，電子文件格式種類繁多，辦公自動化、檔案管理軟件所用的開發(fā)語言、數(shù)據(jù)，難以進(jìn)行及時接收、規(guī)范管理和有效利用。同時，計算機(jī)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)也是多種多樣，這些都造成了電子文件格式的五花八門，同時各種管理軟件又互不兼容，甚至軟件相同、版本不同的文件彼此也不能通用，這就嚴(yán)重阻礙了電子文件接收和電子檔案管理工作的開展。

2.2.2 科技計劃項目電子文件歸檔的轉(zhuǎn)換格式

《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）中要求對保存格式要可轉(zhuǎn)換：

一是要支持其它格式與版式電子文件長期保存格式相互轉(zhuǎn)換；

二是要支持過時的版式電子文件長期保存格式轉(zhuǎn)換為新的版式電子文件長期保存格式。

目前福建省科技計劃項目管理系統(tǒng)中的材料報送格式一般采用DOC格式進(jìn)行報送，其中一些材料如附件等，也有采用PDF、DOC、EXCEL或JPG格式申報。按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）要求，圍繞系統(tǒng)中電子文件格式轉(zhuǎn)換要求，對幾種常用的文件格式進(jìn)行系統(tǒng)比較研究，研究發(fā)現(xiàn)PDF在格式功能對比中是目前比較適合的文件轉(zhuǎn)換格式。科技計劃項目電子檔案的信息采集可以通過科技計劃項目歸檔時把電子文件轉(zhuǎn)換成PDF格式通過系統(tǒng)接口歸入檔案數(shù)據(jù)庫中。

2.3 電子文件封裝

2.3.1 電子文件封裝格式標(biāo)準(zhǔn)

封裝格式主要依照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48—2009）。國家檔案局在2009年發(fā)布了《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009），國家檔案局推薦使用EEP（Electronic Records Encapsulation Package）作為電子文件封裝方式。EEP是“封裝電子文件全部數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元”，是目前文書類電子文件（檔案）長期保存的目標(biāo)封裝方式?？萍加媱濏椖侩娮游募姆庋b方法還應(yīng)當(dāng)根據(jù)科技計劃項目檔案的成套性的特點確定。

2.3.2 科技計劃項目檔案的封裝

科技計劃項目電子文件封裝包中的電子文件元數(shù)據(jù)包括《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》DA/T46-2009 規(guī)定的元數(shù)據(jù)、封裝新增的元數(shù)據(jù)，同時還應(yīng)包含《福建省科技廳科研檔案整理方法》所列歸檔范圍的文件、文件元數(shù)據(jù)等信息。具體的封裝流程為：先在科技計劃項目系統(tǒng)內(nèi)將相關(guān)電子文件轉(zhuǎn)化為PDF文件格式，連同文件的元數(shù)據(jù)一起存放到一個固定的工作目錄下進(jìn)行打包，進(jìn)行數(shù)字簽名以及簽名鎖定，形成包括文件型封裝包和案卷型封裝包的原始型電子文件封裝包。然后發(fā)送到檔案管理系統(tǒng)的中間庫，根據(jù)歸檔要求進(jìn)行驗證和必要的修改，隨后做第二次打包、數(shù)字簽名以及簽名鎖定，形成修改型電子文件封裝包并存儲至檔案管理系統(tǒng)中。

2.4 系統(tǒng)的對接

2.4.1 對接采用的技術(shù)

Web Service技術(shù)是利用標(biāo)準(zhǔn)的Web協(xié)議和可編程訪問的Web組件，目標(biāo)是提供跨平臺的互操作性，讓分布在地理上不同區(qū)域的計算機(jī)和設(shè)備協(xié)同工作。Web Service將應(yīng)用功能封裝成若干Web組件，并將其發(fā)布在網(wǎng)上，供需要獲得這些功能的應(yīng)用系統(tǒng)訪問，而且各種應(yīng)用系統(tǒng)間都能夠通過這種方式進(jìn)行互聯(lián)互通。按照Web Service架構(gòu)設(shè)計的系統(tǒng)將具有很好的跨平臺性和兼容性。同時，Web Service技術(shù)是一種松散耦合型的計算技術(shù)。因此，在跨系統(tǒng)的資源整合和一站式應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建方面具有獨特的優(yōu)勢。

2.4.2 實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的對接

福建省科技計劃項目管理系統(tǒng)和科易檔案管理系統(tǒng)是基于省科技廳的局域網(wǎng)將辦理完畢的科技項目電子文件自動歸檔至科技檔案管理系統(tǒng)中?？紤]到跨平臺性、松耦合、標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)議和發(fā)展趨勢，可采用Web Service技術(shù)方式實現(xiàn)科技項目管理系統(tǒng)與科易檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和對接。

2.5 電子文件防擴(kuò)散技術(shù)

2.5.1 電子文件的防擴(kuò)散技術(shù)的種類

目前電子文件的防擴(kuò)散技術(shù)主要有數(shù)字水印技術(shù)（Digital Watermarking）、復(fù)制打印控制技術(shù)和利用電子文件審批技術(shù)等。福建省科技計劃項目電子文件目前采用的防擴(kuò)散技術(shù)主要包括數(shù)字水印技術(shù)和復(fù)制打印控制技術(shù)。

2.5.2 科技計劃項目電子文件可采用的防擴(kuò)散技術(shù)

第一種防擴(kuò)散技術(shù)是數(shù)字水印技術(shù)。數(shù)字水印技術(shù)是將一些標(biāo)識信息（即數(shù)字水印）直接嵌入數(shù)字載體當(dāng)中（包括多媒體、文檔、軟件等）或是間接表示（修改特定區(qū)域的結(jié)構(gòu)），且不影響原載體的使用價值，也不容易被探知和再次修改。但可以被生產(chǎn)方識別和辨認(rèn)。通過這些隱藏在載體中的信息，可以達(dá)到確認(rèn)內(nèi)容傳送隱秘信息或者判斷載體是否被篡改等目的。第二種防擴(kuò)散技術(shù)是復(fù)制打印控制技術(shù)。防止電子文件的復(fù)制粘貼、打印下載等電子文件的擴(kuò)散。未經(jīng)授權(quán)的文件，無論創(chuàng)建者還是使用者都不能打印。只有經(jīng)過申請，并得到管理員審核批準(zhǔn)后，才能打印所指定的文件。

2.6 電子檔案備份

2.6.1 電子檔案備份制度

國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》要求：“歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。”國家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》也明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式二套，一套封存保管，一套供查閱利用。必要時，復(fù)制第三套，異地保存?！?/p>

2.6.2 科技計劃項目電子檔案備份方式

目前科技計劃項目電子檔案備份主要采取異質(zhì)備份和異地備份兩種方式。

第一種異質(zhì)備份方式。福建省對科技計劃項目電子檔案已建立制度，在增加、修改數(shù)據(jù)結(jié)束時要對系統(tǒng)的全部數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行移動硬盤脫機(jī)備份。將來在檔案管理系統(tǒng)升級時要有自動備份功能，將數(shù)據(jù)庫備份工作列為一項周期執(zhí)行任務(wù)，由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行自動備份。同時，重要文書檔案已經(jīng)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和掃描件、電子檔案雙套制。

第二種異地備份方式。通過與省外科技檔案館建立互為異地磁盤備份的關(guān)系，形成比較可靠的防災(zāi)備份體系。

2.7 電子檔案全文檢索

2.7.1 全文檢索與目錄檢索的區(qū)別

目錄檢索是對目錄數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容進(jìn)行檢索，檢索到的信息一般是文件的題名或者是檔案工作者對該篇文檔的高度概括。全文檢索不僅能對數(shù)據(jù)庫中的目錄進(jìn)行檢索而且可以對目錄所掛接的原文內(nèi)容進(jìn)行直接的檢索。全文信息檢索可以使用戶在短時間內(nèi)獲取與需求緊密相關(guān)的信息，使用戶有更多的時間去完成更重要的工作，從而大大提高了工作效率，同時，有利于用戶獲取所需的全部內(nèi)容，用戶所需的內(nèi)容可能在多份文檔的原文中出現(xiàn)，通過全文檢索工作，一次就可查獲用戶所需要的全部信息。

2.7.2 科技計劃項目電子檔案全文檢索

要創(chuàng)建全文索引庫，就是要將科技計劃項目檔案的條目信息和相關(guān)聯(lián)的電子文件一起通過識別轉(zhuǎn)化成txt文本信息，然后通過系統(tǒng)的算法對所創(chuàng)建的文本信息進(jìn)行分詞，最后把關(guān)鍵詞存入數(shù)據(jù)庫的過程。創(chuàng)建全文索引庫所支持的電子文件格式應(yīng)該包括：DOC、PDF、TXT、HTML/HTM；如果文件的格式是TIF/TIFF、JPEG/JPG等圖像格式則需要采用OCR識別技術(shù)先把圖像識別為TXT格式的文本文件才可創(chuàng)建全文索引庫。

3 結(jié)束語

科技計劃項目電子文件歸檔管理工作是一項系統(tǒng)工程，我們的研究工作才剛剛開始， 從技術(shù)理論研究到指導(dǎo)實踐還要有一個過程。現(xiàn)代科技發(fā)展很快，加快實現(xiàn)科技計劃項目電子文件歸檔工作不單在福建省，在全國范圍也是迫在眉睫的事情，所以要組織檔案、信息、管理等領(lǐng)域的各方力量，集思廣益，不斷研究實踐，積極進(jìn)取。同時，配以相關(guān)的制度、技術(shù)和人才等方面保障措施，使科技計劃項目電子文件歸檔目標(biāo)得以順利實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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