張 麗

（山東省濟寧市兗州區(qū)臨礦集團煤炭運銷公司，山東 濟寧 272100）

為了防范、控制、化解和處理公司風險，促進公司科學、健康地運營和發(fā)展，結(jié)合公司實際情況，制定以下管理制度。

一、統(tǒng)銷礦井經(jīng)營風險管控

一是公司相關業(yè)務人員負責收集客戶資質(zhì)，由營銷管理科對客戶主體資格、信用、債務償還能力等情況進行審查，審查通過后方可簽訂煤炭買賣合同。

二是執(zhí)行“先收款，后發(fā)貨”原則。除集團公司規(guī)定的統(tǒng)調(diào)電廠及個別信譽好的直供戶外，其他客戶一律不準進行賒銷。特殊情況需進行賒銷發(fā)貨的，須經(jīng)經(jīng)營風險管控領導小組研究同意，方可進行賒銷。

二、外部煤炭經(jīng)營風險管控

（一）合同管理

1.所有煤炭經(jīng)營業(yè)務必須簽訂書面的煤炭買賣合同，嚴禁無合同付款、無合同發(fā)貨，各經(jīng)營業(yè)務部門及駐外辦事處在開展外部煤炭經(jīng)營業(yè)務時，經(jīng)辦部門要嚴格審核客戶的主體資格、注冊資金、經(jīng)營資格、商業(yè)信譽、企業(yè)資信等，確保客戶“五證”齊全、有效。對于需要全面了解客戶主體資格證明材料，生產(chǎn)、經(jīng)營及商業(yè)信譽等情況的，必要時需到簽發(fā)部門進行驗證和去客戶所在地進行實地考察。

2.外部煤炭買賣合同，應采用書面形式當面或特快專遞（備注要詳細說明是什么合同、協(xié)議）的方式簽訂。嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須公司主要領導特批。

單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

3.完善合同條款。合同內(nèi)容包括煤炭的品種規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、價格、金額、交貨日期及地點、驗收、運輸方式、結(jié)算方式、違約責任等必須明確約定，以防約定不明確而出現(xiàn)糾紛。必要時根據(jù)業(yè)務需要可設立定金、質(zhì)押、抵押等擔保性條款，并由承辦人辦理質(zhì)押、抵押登記等相關的手續(xù)。

4.各業(yè)務部門在簽訂、履行、變更、解除合同的過程中必須保存好下列有關證據(jù)（原件）。在合同履行完畢后，交管理科進行備案。以備將來有糾紛時查考。

（1）合同文件（包括變更、解除合同或協(xié)議，電報、電傳、傳真、信函、回執(zhí)、視聽資料、授權(quán)委托書等相關資料）；

（2）送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關的票據(jù)票證；

（3）貨權(quán)轉(zhuǎn)移憑證，貨款承兌、托收憑證，有關財務賬目等；

（4）作為質(zhì)量標準的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報告、檢測結(jié)果等；

對于合同約定需要檢驗樣品的，應當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管或指定第三人保管。

5.各業(yè)務部門根據(jù)洽談情況擬定合同初稿，要求合同內(nèi)容嚴謹、周密，符合相關法律、法規(guī)。以電子郵件、傳真、復印件等形式，在簽訂正式合同前交營銷管理科審核、管理和備案，報公司主要領導審查，由分管領導按公司授權(quán)簽訂。

（二）客戶主體資格要求

1.公司開展外部煤炭經(jīng)營業(yè)務時，上下游客戶原則上以國企或有實力的大型實體性民營企業(yè)為貿(mào)易對象。上游客戶是貿(mào)易型公司的，必須先發(fā)貨后付款；下游客戶是貿(mào)易型公司的，必須先收款后發(fā)貨。

2.重視客戶資信管理。應重視對客戶進行資信調(diào)查和信用等級評估，根據(jù)客戶的財務狀況、經(jīng)營狀況、歷史交易狀況，確定客戶的信用等級和信用額度。

建立定期對賬制度，對用戶每月發(fā)出對賬函，由業(yè)務人員到對方財務部門蓋章確認，以確保貨款數(shù)額無差錯。

3.短期墊資托盤業(yè)務，月度資金回報率原則上不低于3%。在向上游客戶打入預付款前，原則上要求下游客戶先打入不低于20%的保證金，并按收款進度轉(zhuǎn)移貨權(quán)。向下游客戶先發(fā)貨后收款的，必須要求下游客戶提供質(zhì)押、抵押等擔保（包括上游客戶或第三方提供的質(zhì)押、抵押等擔保）。

三、風險防范措施

建立嚴格的風險審查制度。經(jīng)營風險控制領導小組評估已識別出現(xiàn)風險的影響及其可能性的過程，并根據(jù)風險情況，制定應對風險方案，進而在整個過程中跟蹤已識別的風險，監(jiān)視殘余風險和防止新的風險，確保風險應對計劃的執(zhí)行，降低風險的負面影響。對于不可控的風險，必須堅決的予以否決。要建立完善的客戶檔案，只有對客戶財務狀況、銷售能力、市場網(wǎng)絡、組織管理等方面充分了解，據(jù)此建立科學有效的評估模式和預警機制，才能降低公司在銷售中可能出現(xiàn)的風險。

四、資金風險管控

第一，單筆合同金額在1000萬以上的經(jīng)營業(yè)務，需經(jīng)經(jīng)營風險管控領導小組會議研究、簽批后財務部門方可付款。簽批由有關業(yè)務部門提報，各管理科室負責人、領導小組組長、副組長共同簽字，方可辦理付款手續(xù)。

第二，單筆金額在1000萬元以下的外部煤炭經(jīng)營業(yè)務，由業(yè)務部門提報，經(jīng)分管副處長簽字、經(jīng)營副處長簽批、處長審批后財務結(jié)算科辦理付款手續(xù)。

五、結(jié)算風險管控

第一，各業(yè)務部門按合同規(guī)定及時辦理結(jié)算手續(xù)、索取上游發(fā)票或向下游開具發(fā)票。

第二，應收賬款回款期原則上為一個月，一個月內(nèi)不能及時回款的，業(yè)務部門負責人應向經(jīng)營風險管控領導小組書面說明原因，確定回款方案。

第三，對超出合同規(guī)定時間沒有辦理結(jié)算手續(xù)的，相關業(yè)務部門應向經(jīng)營風險管控領導小組書面說明原因并在盡可能短的時間內(nèi)進行結(jié)算。

第四，逾期結(jié)算超過3個月的，各業(yè)務部門應派專人重點追討，與客戶簽訂結(jié)算協(xié)議的，報公司經(jīng)營風險管控領導小組。

六、業(yè)務流程管理

（一）業(yè)務收款

客戶繳納外部煤炭經(jīng)營款項時，由財務結(jié)算科統(tǒng)一開具收款收據(jù)；對外部煤炭經(jīng)營欠款客戶各業(yè)務科室、駐外辦事處要相互配合及時催款。

（二）業(yè)務付款

1.支付申請：由相關業(yè)務部門根據(jù)資金支出計劃提交外部煤炭經(jīng)營資金申請表（財務結(jié)算科統(tǒng)一格式），申請表中應注明資金的用途、金額、支付方式、合同編號等內(nèi)容并附有買賣合同或協(xié)議。

2.支付審批：外部煤炭經(jīng)營資金申請表需經(jīng)部門蓋章，有關人員簽字后，交財務結(jié)算科審核，在付款日上午9點前把手續(xù)齊全的資金申請單交財務結(jié)算科，向集團公司統(tǒng)一申請資金進行支付，大額（1000萬元以上）資金需在付款日前一天告知財務結(jié)算科，否則財務結(jié)算科不予付款。

3.對于連續(xù)性業(yè)務，各業(yè)務部門要堅持節(jié)約財務費用支出為原則，分期多次付款，避免大額資金一次性支出，規(guī)避資金風險。

4.付款時原則上先取得對方收據(jù)再進行付款，對因特殊情況需要付款后再取得收據(jù)的，各業(yè)務部門應在五天內(nèi)及時向收款單位索取收款收據(jù)，送交財務結(jié)算科及時入賬。

5.付款業(yè)務審核：財務結(jié)算科取得手續(xù)完備的付款申請表后，經(jīng)合同審核登記、財務結(jié)算科審核后方可辦理付款業(yè)務。

（三）購進業(yè)務

1.各業(yè)務科室對采購的煤炭應及時核對質(zhì)量和數(shù)量，每月底前進行匯總。匯總單據(jù)要注明供貨商、煤炭品種、每天收貨數(shù)量、收貨金額，連同供貨商開具的發(fā)票一同經(jīng)部門蓋章、部門負責人、審核人、分管處長、經(jīng)營處長、處長簽字后交財務結(jié)算科入賬。過磅單應及時整理歸檔，以便公司月底或年底核對，審計及稅務部門稽查。

2.各煤炭經(jīng)營部門要指定一名統(tǒng)計員，負責資料整理歸檔和每天收貨、發(fā)貨、庫存明細臺賬的登記，并于次日上午以電子郵件形式上報合同管理科，以便公司掌控收貨、發(fā)貨、庫存情況。

3.對于外部煤炭經(jīng)營采購過程中發(fā)生的運雜費，各業(yè)務部門應及時開具與煤炭采購相對應的運雜費發(fā)票，以正確核算外部煤炭經(jīng)營成本，避免采購成本忽高忽低現(xiàn)象，造成數(shù)據(jù)不均衡，不能真實反映財務成果。

（四）銷售業(yè)務

1.各業(yè)務部門每月根據(jù)客戶發(fā)貨量及與客戶約定的價格，由部門蓋章，部門負責人、分管領導、審核人、經(jīng)辦人簽字后，編制增值稅發(fā)票填開通知單，交財務結(jié)算科開具銷貨增值稅發(fā)票，沒有特殊情況進項發(fā)票必須開進，并交給財務結(jié)算科。

2.除集團公司統(tǒng)銷礦井的外部煤炭經(jīng)營外，其他單位的外部煤炭經(jīng)營業(yè)務結(jié)算應提前通知財務結(jié)算科，以便及時開具發(fā)票。

七、應收貨款及預付貨款管理

第一，定期召開應收賬款例會，通報應收賬款的存量和回收情況，動態(tài)評估客戶信用等級，針對應收賬款中出現(xiàn)的問題，經(jīng)營風險控制領導小組集體研究解決方案，以確保應收賬款及時回收。

第二，經(jīng)營過程中形成的長期（半年以上）應收貨款及預付貨款，按“誰聯(lián)系業(yè)務，誰負責清收；誰經(jīng)辦業(yè)務，誰負責清收”的原則，由業(yè)務經(jīng)辦人負責清收。

第三，實行應收貨款及預付貨款清收終身負責制，直至“兩金”清收完畢。

八、庫存管理

第一，各外部煤炭經(jīng)營部門每月月底應及時盤點煤炭庫存，編制煤炭庫存盤點表，并說明發(fā)貨未開票及開票未發(fā)貨明細，參加人員簽字后，送交財務結(jié)算科與其賬面庫存數(shù)量核對。

第二，除特殊市場情況下，外部煤炭經(jīng)營業(yè)務原則上不留庫存，一方面避免市場風險，同時避免購銷差額過大，造成賬實不符。