謝海燕

摘 要：檔案價(jià)值取決于其連續(xù)性、完整性、原始性、創(chuàng)新性等“四性”?！八男浴庇秩Q于文件材料歸檔時(shí)檔案工作人員的責(zé)任心和使命感。如何發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，不僅是單位檔案工作秩序和利用的反映，也是檢驗(yàn)檔案管理水平的重要標(biāo)志。

關(guān)鍵詞：檔案；“四性”；建設(shè)

檔案價(jià)值取決于檔案的連續(xù)性、完整性、原始性、創(chuàng)新性等“四性”，而這“四性”又取決于文件材料歸檔時(shí)檔案工作人員的責(zé)任心和使命感。本人在基層單位從事檔案管理工作20余年，目睹了基層單位在檔案管理工作中存在的問(wèn)題。如：檔案基礎(chǔ)工作薄弱、人員更替頻繁、檔案收集不完整、不系統(tǒng)、不準(zhǔn)確等。導(dǎo)致部分單位檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性、史實(shí)性得不到有效的保障，難以發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用，有些甚至給政府的事業(yè)造成了不應(yīng)有的損失?；鶎訂挝粰n案工作是政府和社會(huì)檔案管理工作的基礎(chǔ)和前沿，基地不牢，“檔案大廈”必然不固。因此，高度重視基層單位、部門(mén)檔案的“四性”工作，關(guān)系到檔案工作的穩(wěn)定、持續(xù)、快速發(fā)展，關(guān)系到全社會(huì)的協(xié)調(diào)、有序、健康發(fā)展。

1 高度重視，加強(qiáng)基層單位檔案工作的連續(xù)性建設(shè)

在多年的基層檔案工作中，我深刻體會(huì)到造成目前基層檔案連續(xù)性得不到保障，原因甚多，主要表現(xiàn)在：一是部分單位領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)檔案工作不重視。在日常工作中大多只重視業(yè)務(wù)或經(jīng)濟(jì)工作，忽視了能馬上見(jiàn)效的檔案工作，普遍存在“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。二是單位變動(dòng)或取消時(shí)檔案交接不連續(xù)。改革開(kāi)放以來(lái)，由于不少基層單位經(jīng)歷了數(shù)次的機(jī)構(gòu)改革“洗禮”，不少單位分分合合，變動(dòng)后檔案資料無(wú)人跟蹤，無(wú)辦理交接或移交相關(guān)手續(xù)，檔案資料丟失嚴(yán)重。三是人員調(diào)動(dòng)或崗位調(diào)換頻繁，檔案移交不及時(shí)。從事檔案崗位的工作人員的調(diào)崗頻繁，加上在移交環(huán)節(jié)上手續(xù)不完善，致使檔案資料丟失也較多。四是檔案業(yè)務(wù)人員兼職較多，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。大多數(shù)檔案人員身兼多職，日常工作中疲于應(yīng)付其他工作，難以專(zhuān)心做好檔案工作。五是檔案制度不健全，檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該移交的不移交，出現(xiàn)了檔案交接只有一串鑰匙、一張臺(tái)、一個(gè)柜的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作的基本要求?？朔鲜鲞B續(xù)性上存在的種種弊端，必須做到“四個(gè)抓”。一是抓領(lǐng)導(dǎo)。只有建立健全相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任機(jī)制，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)在思想上高度重視，才會(huì)真抓，才會(huì)形成上行下效，一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的工作局面。二是抓責(zé)任追究。建立健全檔案工作相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員責(zé)任終身追究制，定期考核，再現(xiàn)問(wèn)題嚴(yán)格追究問(wèn)責(zé)。三是建立健全檔案管理辦法，使檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作有章可循。四是加強(qiáng)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2 理性審視，加強(qiáng)基層單位檔案的完整性建設(shè)

維護(hù)檔案的完整與安全，這是檔案工作的基本要求和所必備的一個(gè)條件。檔案完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個(gè)方面。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作越來(lái)越得到社會(huì)各方面的支持和重視。但不容質(zhì)疑，當(dāng)前檔案工作發(fā)展還很不平衡，特別是基層單位的檔案工作在完整性上仍存在著諸多問(wèn)題，主要出現(xiàn)在以下幾方面：一是普遍缺乏關(guān)鍵性材料。檔案收集工作不嚴(yán)密，使較多的關(guān)鍵性資料的缺失，有的甚至是人為刻意造成的缺失，檔案文件完整性受到不同程度損害。此外，由于人員編制、素質(zhì)及設(shè)備條件等限制，管理方式陳舊，規(guī)章制度不健全，借閱制度混亂，借閱不登記現(xiàn)象屢有發(fā)生，管理者雖心有怨言，卻裝“老好人”糊里糊涂借出，迷迷糊糊收回，怕得罪某些人。這里所謂的管理僅是開(kāi)門(mén)送材料，關(guān)門(mén)堆資料，沒(méi)有借閱登記本，工作就是混日子。二是有些單位不重視檔案管理工作，再加上管理工作的人浮于事，使檔案遲遲得不到整理。甚至有的單位忙于日常事務(wù)，對(duì)堆積起來(lái)的檔案不聞不問(wèn)，任其發(fā)展，檔案員更是做一天和尚撞一天鐘，工作被動(dòng)，毫無(wú)責(zé)任心。在現(xiàn)實(shí)中檔案資料的收集隨心所欲，使檔案的完整性大打折扣。三是人員素質(zhì)低，制度不健全。不少檔案人員對(duì)哪些材料該收集、哪些資料該歸檔心中無(wú)數(shù)，檔案資料的收集表現(xiàn)出那么的“任性”，造成一些無(wú)關(guān)的資料歸了檔，關(guān)鍵性的資料卻沒(méi)有收集歸檔。四是一些反映本單位重要業(yè)務(wù)的檔案，反映本單位行政管理職能或重要的公務(wù)活動(dòng)檔案散存在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處和相關(guān)業(yè)務(wù)科室，沒(méi)有按規(guī)定做好移交，致使不少單位人員變動(dòng)了，檔案不見(jiàn)了等等。上述各種問(wèn)題嚴(yán)重制約了基層單位檔案的完整性建設(shè)，這些遺留下的問(wèn)題有時(shí)會(huì)造成不可估量的損失。要克服上述的種種問(wèn)題有很多工作要做，必須要理性審視，重點(diǎn)要做到“四個(gè)強(qiáng)化”：一是要強(qiáng)化制度建設(shè)，建立鐵一般的制度，明確程序、明確責(zé)任，劃定底線(xiàn)、強(qiáng)化執(zhí)法。二是要強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提高整體素質(zhì)，用可用之人。三是強(qiáng)化投入，包括人員及設(shè)備的投入。機(jī)構(gòu)改革后，由于編制等限制，基層檔案人員多為兼職，檔案管理只不過(guò)是這些人的一小部分工作，難以專(zhuān)心致志，必須加以克服。四是強(qiáng)化監(jiān)督檢查。綜合目前基層單位檔案工作中存在的諸多問(wèn)題，我認(rèn)為這與我們的上級(jí)主管部門(mén)有一定的關(guān)系，不少基層單位的檔案工作長(zhǎng)期無(wú)上級(jí)人員檢查指導(dǎo)，即使有時(shí)有人到場(chǎng)檢查，很多時(shí)候也是走馬觀花，難以找出真正問(wèn)題而發(fā)出具體的整改意見(jiàn)。這種狀況必須要加以認(rèn)真改正，強(qiáng)化對(duì)基層單位檔案的檢查監(jiān)督管理，努力將基層單位檔案管理中存在的問(wèn)題消滅在萌芽狀態(tài)。

3 堵塞漏洞，加強(qiáng)基層單位檔案的原始性建設(shè)

前幾年，因工作需要，我到相關(guān)部門(mén)調(diào)查過(guò)改革開(kāi)放前種糧的面積及產(chǎn)量問(wèn)題，分別走訪(fǎng)到過(guò)縣、鎮(zhèn)、村各級(jí)，均不同程度地存在原始性資料缺失的現(xiàn)象?？h一級(jí)僅有一份統(tǒng)計(jì)總表，且部分有修改痕跡，無(wú)鎮(zhèn)一級(jí)上報(bào)的原始資料；鎮(zhèn)一級(jí)也存在同樣的問(wèn)題；在村一級(jí)中，有些根本無(wú)原始資料，有些即使有但卻不齊全，且與縣、鎮(zhèn)一級(jí)的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等等，使所反映的種糧面積、產(chǎn)量數(shù)據(jù)無(wú)法令人相信。同樣，在某次調(diào)查國(guó)土問(wèn)題時(shí)的情況也是如此，不少村發(fā)生在多年前的土地劃撥、轉(zhuǎn)讓、租賃等原始資料缺失，縣、鎮(zhèn)一級(jí)根本無(wú)資料可查，村一級(jí)村民僅憑記憶判斷這塊地是誰(shuí)的，哪塊地是哪個(gè)的，各說(shuō)各有理，造成土地的糾紛不斷，嚴(yán)重地影響了社會(huì)的穩(wěn)定。此外，在日常工作中也經(jīng)常聽(tīng)到或見(jiàn)到，一些基層單位因撤并或檔案管理人員的變動(dòng)而找不到原始資料是常有之事。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，都反映出我們基層單位檔案管理的原始性建設(shè)滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，帶來(lái)的后果有些是不可挽回的，有些還帶來(lái)了嚴(yán)重的社會(huì)問(wèn)題。原始性，是檔案的本質(zhì)屬性，是傳統(tǒng)載體檔案的主要特征，是有別于圖書(shū)、情報(bào)、資料、出版物等其他信息的根本特征。因此，基層單位檔案的原始性建設(shè)必須引起高度的重視。具體要做到“四個(gè)貫穿始終”：一是要檔案的原始性建設(shè)貫穿檔案管理工作的始終?；鶎訂挝蝗粘９ぷ饕蛉耸稚?，很多工作是被動(dòng)應(yīng)付式的，“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”成了工作常態(tài)。對(duì)檔案管理工作也是如此，沒(méi)能將原始性建設(shè)納入重要日程，平時(shí)的原始資料不注重收集、整理、歸類(lèi)歸檔等，有些甚至散落在個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)、個(gè)別人員手中。有時(shí)為了應(yīng)付上級(jí)檢查，沒(méi)有原始資料的臨時(shí)加班加點(diǎn)“造”回所謂原始資料，使原始資料失去了應(yīng)有的原始性。因此，在檔案管理發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃及日常的檢查管理中必須要將原始性建設(shè)納入重要日程，不可偏廢，貫穿于基層單位檔案管理的全過(guò)程。二是要將責(zé)任制貫穿始終。目前很多基層單位在找檔案始終資料時(shí)，查找時(shí)發(fā)現(xiàn)沒(méi)有原始資料的，很多時(shí)候沒(méi)有就得個(gè)“沒(méi)有了”，沒(méi)任何人為此事承擔(dān)責(zé)任。必須要嚴(yán)格按規(guī)定做好責(zé)任制的制定與追究，要將責(zé)任制貫穿于始終，哪怕原責(zé)任人后來(lái)調(diào)到那個(gè)單位、哪怕相關(guān)人員現(xiàn)已退休等，出現(xiàn)問(wèn)題也要追究相應(yīng)的責(zé)任。只有責(zé)任落實(shí)，我想原始性建設(shè)才能從根本上得到落實(shí)。三是要將原始性的制度建設(shè)貫穿于基層單位檔案管理的始終。既要抓好制度的建立健全，更要抓好制度在執(zhí)行過(guò)程中的督查檢查。在當(dāng)前，隨著形勢(shì)的發(fā)展要特別注重基層單位電子檔案原始性的制度建設(shè)，做到早謀劃、早堵漏、早防備，做到有備無(wú)患。四是要將日常監(jiān)管工作貫穿于基層檔案管理工作的始終。上一級(jí)對(duì)下一級(jí)的監(jiān)管要立足于早、著眼于嚴(yán)、求效于實(shí)。要徹底改變過(guò)去哪種走馬觀花式的工作指導(dǎo)或工作檢查。對(duì)基層單位當(dāng)年發(fā)生的大事、要事要做到心中有數(shù)，對(duì)基層單位當(dāng)年必須歸檔的原始性資料要做到心中有數(shù)，使監(jiān)管心中有底，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)放出整改通知。對(duì)責(zé)任不落實(shí)，造成原始資料丟失的，要依據(jù)相關(guān)的法規(guī)及制度嚴(yán)格追究責(zé)任，嚴(yán)懲不貸，絕不寬恕。

4 更新觀念，加強(qiáng)基層單位檔案的創(chuàng)新性建設(shè)

在基層日常單位檔案管理工作中，人們普遍形成了一種思維慣性，認(rèn)為，基層工作“上面千條線(xiàn)，下面一根針”，大多數(shù)檔案工作人員身兼職，能夠做好檔案基本工作就不錯(cuò)了，談何檔案管理工作的創(chuàng)新。所以，檔案管理的創(chuàng)新性對(duì)基層單位來(lái)說(shuō)似乎是很遙遠(yuǎn)的事。殊不知，由于創(chuàng)新性工作抓不好，很多工作檔案管理工作與上級(jí)要求不能有效地對(duì)接，與現(xiàn)代服務(wù)功能不能有效銜接，發(fā)揮不了服務(wù)功能作用，惡性循環(huán)在不斷地延伸著。這種不正常的狀況必須要加以改變。在現(xiàn)如今知識(shí)與信息蓬勃發(fā)展的時(shí)期，只有適應(yīng)時(shí)代要求，在傳統(tǒng)的檔案管理中加入創(chuàng)新性因素，才能使得檔案管理工作發(fā)揮最大作用。具體要做到“四個(gè)立足”：一要立足觀念上更新。作為上一級(jí)，對(duì)下一級(jí)的管理觀念要更新，無(wú)論下級(jí)提出要求也好，到基層單位指導(dǎo)檢查也好，必須要高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，與時(shí)俱進(jìn)。作為下級(jí)的基層單位，對(duì)自身的要求高，不要多地強(qiáng)調(diào)客觀原因，增強(qiáng)工作的使命感與緊迫感，努力改變既無(wú)動(dòng)力，又無(wú)目標(biāo)的工作狀況，努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者。逐步形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。二要立足于自身實(shí)際的同時(shí)，又要與時(shí)俱進(jìn)。對(duì)檔案室的建設(shè)要長(zhǎng)規(guī)劃、高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，需要配套的軟硬件設(shè)施設(shè)備必須要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)，不能只做哪些“舍遠(yuǎn)求近”的工作。此外，要在管理機(jī)制、管理模式、服務(wù)特色的創(chuàng)新。三要立足于檔案人員培養(yǎng)上的創(chuàng)新。要舍得花時(shí)間、花金錢(qián)到檔案人員的培訓(xùn)上，將基層檔案人員的學(xué)習(xí)提高列入相關(guān)崗位責(zé)任制中，定期進(jìn)行考查考核，使他們不斷地得到“充電”，視野不斷得到拓寬。四是立足于服務(wù)上的創(chuàng)新。要求基層檔案管理要圍繞服務(wù)做文章，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)效果，擴(kuò)大社會(huì)影響，使檔案工作服務(wù)貼近“中心”，貼近社會(huì)，貼近群眾，貼近現(xiàn)實(shí)。一改坐在家里等人上門(mén)查檔的現(xiàn)狀，變被動(dòng)等待服務(wù)為積極主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。

5 總結(jié)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)全球化的情況下，檔案工作最主要的目的就是有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源， 服務(wù)基層和民生、服務(wù)社會(huì)和大眾、服務(wù)經(jīng)濟(jì)和大局 ，創(chuàng)造檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。為此，在新的歷史時(shí)期，我們更應(yīng)注重檔案的連續(xù)性、完整性、原始性、創(chuàng)新性。

參與文獻(xiàn)

[1]張倩，黃淮學(xué)院圖書(shū)館，《淺談基層單位檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新性思考》，2014年8月。

[2]李志英，河南工業(yè)大學(xué)法學(xué)院，基層檔案工作存在的問(wèn)題及分析，2013年2月