季蓓蓓

摘 要：檔案信息化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的手段，以檔案資源為對(duì)象，以檔案工作為依托，以檔案管理最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和檔案行政部門的要求，開發(fā)檔案價(jià)值信息的過(guò)程。

關(guān)鍵詞：信息；建設(shè)；檔案信息化

檔案工作主要任務(wù)之一是管理檔案和提供檔案信息為國(guó)家、社會(huì)、民生服務(wù)。它深深根植于人類社會(huì)的生產(chǎn)、生活之中，與國(guó)家經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展、民生需求發(fā)展同步，并隨著政治文明和社會(huì)文明程度的提高越來(lái)深入到社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識(shí)飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的情景下，我國(guó)已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期，隨著信息社會(huì)和檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理和利用工作也進(jìn)入了信息化建設(shè)的快車道。檔案信息化就是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，以檔案工作為依托，以檔案學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和檔案行政部門的要求，開展檔案整理，保管開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程。

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

20世紀(jì)80年代，我國(guó)實(shí)行了檔案標(biāo)準(zhǔn)化，在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量局的推動(dòng)下，制定出一系列標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法，并加以發(fā)展完善。但我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)為多元結(jié)構(gòu)，增加了檔案自身的復(fù)雜性和多樣性。此外，檔案存在較為明顯的地區(qū)差異和行業(yè)差別，分散管理特點(diǎn)突出。在檔案管理系統(tǒng)中，過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊，管理方式不可更改的情況時(shí)有發(fā)生。在現(xiàn)階段，雖然各行業(yè)、各單位都把檔案信息化管理作為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，但受到經(jīng)濟(jì)、硬件設(shè)備、軟件技術(shù)等因素的影響，檔案信息化管理水平較低，數(shù)據(jù)不完整現(xiàn)象仍然明顯。這些都使檔案信息化發(fā)展存在著很大的盲目性。檔案信息化化發(fā)展進(jìn)程受到標(biāo)準(zhǔn)化程度較低的影響，出現(xiàn)了大量低水平的重復(fù)建設(shè)，漏洞倍出，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也只能發(fā)揮輔助管理職能。

很多檔案員傳統(tǒng)管理模式比較嚴(yán)重，存在為保管而保管，重保管輕利用和等、要、靠的思想，以及閉架借閱，你查我調(diào)等傳統(tǒng)做法；另外，有部門人員長(zhǎng)期從事手工管理，比較習(xí)慣，對(duì)手工管理模式很熟練，很滿意，認(rèn)為自己干了十幾年、二十幾年的檔案工作了，業(yè)務(wù)“熟練”，于是就沾沾自喜、不求進(jìn)取，抱有混日子的思想。雖然這部分人員是憑借長(zhǎng)期從事檔案工作和老資格獲得了高級(jí)職稱，可謂多年的媳婦熬成了婆，其實(shí)這些人第一學(xué)歷比較低，文化素質(zhì)不高，開展有深度或技術(shù)含量高的工作就不行了，就更談不上懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理和信息化應(yīng)用知識(shí)了。不想了解，也不想接觸，更沒(méi)能力掌握，得過(guò)且過(guò)，安于現(xiàn)狀，不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊思想舊觀念，這些都成為制約檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。缺少檔案信息化軟件，滿足不了檔案管理的需要；購(gòu)置了檔案信息管理軟件，在將檔案目錄錄入到計(jì)算機(jī)中，能夠?qū)崿F(xiàn)簡(jiǎn)單的目錄查詢，統(tǒng)計(jì)等功能，但由于專業(yè)技術(shù)跟不上，不能運(yùn)用自如。在平時(shí)商家售后培訓(xùn)，技術(shù)服務(wù)等一系列工作都不能及時(shí)到位，致使檔案信息化建設(shè)和發(fā)展受到制約。一些有手工管理經(jīng)驗(yàn)的人員在檔案理論，管理方法和運(yùn)用已熟門熟路了，但對(duì)以電子計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、信息存儲(chǔ)、電子檢索等技術(shù)的運(yùn)用十分吃力；而年輕工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)較熟，只會(huì)用來(lái)打字，傳輸文件等業(yè)務(wù)，但對(duì)檔案管理的基本原則和管理流程卻知甚少。

2 開拓檔案信息化建設(shè)的新常態(tài)

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施是條件，標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)是手段，信息資源是核心，信息利用是目的；安全管理是保障，人才是關(guān)鍵。人才是檔案信息化的建設(shè)者，更是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵；當(dāng)前，檔案隊(duì)伍中大多數(shù)專業(yè)人員，還不能輕駕檔案信息化系統(tǒng)。因此，各級(jí)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化組合檔案工作者隊(duì)伍，應(yīng)配備檔案信息化專門技術(shù)研發(fā)方面的信息專業(yè)人才，負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)、設(shè)計(jì)和使用，對(duì)檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的智力支持；其次，應(yīng)立足現(xiàn)有人員的培養(yǎng)提高，為其輸送新鮮血液和充電，去除檔案工作很簡(jiǎn)單，只是保管檔案，負(fù)責(zé)和利用檔案者提供查閱即可的思想，使其檔案人員逐步掌握檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的要求；檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需求設(shè)計(jì)內(nèi)容，確保培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，并制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和時(shí)間的有機(jī)結(jié)合，要增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求和發(fā)展的新常態(tài)。

加大投入，為檔案信息化建設(shè)夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識(shí)開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。一是計(jì)算機(jī)管理服務(wù)，這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)，小型檔案安全管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。二是縮微技術(shù)服務(wù)，目前不少地方檔案館通過(guò)縮微設(shè)備，對(duì)一些珍貴的檔案進(jìn)行縮微復(fù)制，取得了一定的成效。三是光盤存儲(chǔ)服務(wù)，由于光盤具有存儲(chǔ)容量大，處理速度寬的特點(diǎn)，可廣泛用于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)。四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域，不同時(shí)空利用檔案。五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，檔案部門充分利用地區(qū)公共信息網(wǎng)，建好檔案信息平臺(tái)。六是視聽傳播服務(wù)，運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發(fā)布。

總之，檔案信息化建設(shè)是檔案工作的重要內(nèi)容，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展如此之快的這個(gè)時(shí)代，檔案管理進(jìn)入電子信息平臺(tái)是時(shí)代賦予我們的使命，信息化的發(fā)展和推動(dòng)也一定是所有檔案管理工作的必然方向，檔案管理人員要逐步完善檔案管理過(guò)程中的科學(xué)化，系統(tǒng)化和信息化，便于檔案的利用和查找，控掘檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案的作用。

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