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        云考勤技術(shù)在圖書館管理工作中的應(yīng)用

        2015-05-13 00:30:09耶健西安交通大學(xué)圖書館陜西西安710049
        圖書館學(xué)刊 2015年10期
        關(guān)鍵詞:考勤職工軟件

        耶?。ㄎ靼步煌ù髮W(xué)圖書館,陜西西安710049)

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        云考勤技術(shù)在圖書館管理工作中的應(yīng)用

        耶健
        (西安交通大學(xué)圖書館,陜西西安710049)

        [摘要]針對圖書館現(xiàn)有考勤管理系統(tǒng)現(xiàn)狀,分析了實際工作中存在的問題,提出了利用云考勤技術(shù)完成圖書館職工考勤管理的解決方案。該方案可節(jié)約建設(shè)成本,簡化考勤工作流程,是解決圖書館考勤管理工作難題的有效嘗試。

        [關(guān)鍵詞]云考勤圖書館管理軟件即服務(wù)

        [分類號]G251.1

        1 引言

        在圖書館各項管理工作中,考勤管理的重要性是顯而易見的??记诠芾硎菆D書館管理的重要工作之一,它與職工的工資、獎金及年終考評等利益息息相關(guān)。圖書館加強職工的考勤管理,嚴(yán)肅考勤紀(jì)律不僅是做好各項服務(wù)工作的必要前提,還是增強工作人員時間觀念,提高工作效率的重要手段,更重要的是,可以大大改善圖書館的服務(wù)面貌,提升圖書館的整體形象。

        近年來,隨著社會的發(fā)展和信息技術(shù)的進步,圖書館考勤工作大多使用設(shè)備考勤代替人工考勤,設(shè)備考勤工作模式主要有3種——單機考勤、門禁考勤、網(wǎng)絡(luò)考勤。單機考勤主要指單機運行的指紋考勤機,其優(yōu)點是節(jié)約耗材、使用簡單、防止代打、考勤數(shù)據(jù)由電腦處理等,比較適合于圖書館各部門簡單考勤。缺點是考勤數(shù)據(jù)需要人工采集、管理不便、考勤較慢、需要安裝考勤管理軟件等。門禁考勤適合于安裝了門禁系統(tǒng)的圖書館,門禁系統(tǒng)存儲著進館人員的出入信息,通過數(shù)據(jù)提取與分析統(tǒng)計,可以用于圖書館考勤管理。其優(yōu)點是一卡多用、考勤速度快、數(shù)據(jù)實時上傳、在線查詢統(tǒng)計等。缺點是只能用于簡單考勤,考勤功能過于簡單且不能防止代打卡等。網(wǎng)絡(luò)考勤是專門建立一套通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)進行考勤管理的系統(tǒng)。其優(yōu)點是支持多點考勤管理,考勤功能完善,軟件兼容性強。缺點是系統(tǒng)建設(shè)支出和管理成本大,系統(tǒng)配置和升級維護麻煩。

        西安交通大學(xué)圖書館在2003年購置了上海華銘的門禁系統(tǒng),替代原來的人工考勤,但在實際使用過程中發(fā)現(xiàn)門禁考勤不能完全滿足圖書館考勤工作需要,主要有以下幾個原因:①圖書館崗位工作時間有正常班、三班倒和多人輪班等各種班次,而門禁管理系統(tǒng)不具備按班次考勤的功能[1];②不具備輸入職工請假、調(diào)休、加班和外出等事務(wù)信息的功能,也就不能將這些信息實時反映到考勤統(tǒng)計報表中;③不支持個人對考勤信息實時查詢;④不能解決代打卡問題且考勤數(shù)據(jù)可篡改。

        從本館目前考勤應(yīng)用現(xiàn)狀可以看出,原有的考勤工作模式和管理方法已不能滿足圖書館考勤管理工作需要,在經(jīng)過多次調(diào)研后,本館決定使用基于SaaS(軟件即服務(wù))的云考勤技術(shù)來完成圖書館的考勤管理工作,基于SaaS的云考勤系統(tǒng)是建立在云計算技術(shù)之上的全新的考勤服務(wù)平臺,該平臺整合了互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用三大核心要素:計算、存儲和網(wǎng)絡(luò),面向用戶提供公用化的互聯(lián)網(wǎng)考勤服務(wù)[2]。該系統(tǒng)與傳統(tǒng)考勤方式的區(qū)別在于:用戶無需投資考勤管理需要的服務(wù)器硬件、軟件和人員,而只需要為考勤管理支出少量的云服務(wù)租賃費用,就可通過互聯(lián)網(wǎng)享有考勤軟件使用服務(wù)及考勤系統(tǒng)的升級和維護,做到用最少的投入獲取最大的收益。

        2云考勤系統(tǒng)的技術(shù)原理及軟件功能

        2.1云考勤系統(tǒng)工作模式

        SaaS是云考勤系統(tǒng)的技術(shù)表現(xiàn)形式。SaaS是一種通過互聯(lián)網(wǎng)提供軟件服務(wù)的應(yīng)用模式,軟件服務(wù)商將應(yīng)用軟件統(tǒng)一部署在公用或私有計算云上,客戶根據(jù)自己需求,通過互聯(lián)網(wǎng)向軟件服務(wù)商定購所需的軟件服務(wù),按定購的應(yīng)用類別和時間長短支付費用,并通過互聯(lián)網(wǎng)獲得軟件服務(wù)商提供的服務(wù)[3]。云考勤服務(wù)提供商就是采用SaaS的方式管理和維護云考勤軟件。云考勤服務(wù)商在向客戶提供互聯(lián)網(wǎng)考勤軟件服務(wù)的同時,也提供考勤軟件的離線操作和本地數(shù)據(jù)存儲,讓用戶隨時隨地都可以使用自己定購的軟件和服務(wù)。對于中小型規(guī)模的客戶來說,云考勤是考勤管理工作的最好途徑,它使客戶享受到專業(yè)考勤服務(wù)的同時,節(jié)約了構(gòu)建和維護考勤基礎(chǔ)設(shè)施及考勤軟件的支出。

        2.2云考勤系統(tǒng)架構(gòu)

        云考勤系統(tǒng)通過把B/S與C/S的系統(tǒng)架構(gòu)相結(jié)合,充分利用兩者的優(yōu)勢進行互補,有效地將考勤設(shè)備、考勤軟件和云計算高度融合,并在考勤管理系統(tǒng)中預(yù)留接口,實現(xiàn)二次開發(fā)和軟件功能擴展,實現(xiàn)一機多用,互聯(lián)互通。云考勤系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)把用戶的考勤終端連接到云端的考勤服務(wù)器數(shù)據(jù)庫內(nèi),用戶可通過網(wǎng)頁進行考勤管理軟件的部署,并借助角色和組的管理模式對不同的客戶類型、用戶需求進行相應(yīng)的權(quán)限和角色的下發(fā),完美呈現(xiàn)考勤業(yè)務(wù)應(yīng)用。云考勤系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

        圖1 云考勤系統(tǒng)架構(gòu)

        2.3云考勤系統(tǒng)功能模塊

        云考勤系統(tǒng)支持考勤管理員通過瀏覽器進行工作人員的管理和考勤規(guī)則的定義;支持查詢統(tǒng)計及打印原始出勤記錄表、每天考勤情況明細(xì)表和考勤日報及考勤月報;支持對員工的上班班次進行靈活的設(shè)定與調(diào)整;支持員工隨時隨地通過瀏覽器登錄考勤系統(tǒng)查看個人的出勤情況,以及在線請假、加班和補簽單的填寫;支持部門主管對申請單的審批功能,并提供了靈活的排班、年假設(shè)置等功能。

        云考勤系統(tǒng)共有5大功能模塊:人員信息管理、數(shù)據(jù)采集中心、考勤設(shè)備管理、考勤規(guī)則設(shè)置以及Web查詢統(tǒng)計,實現(xiàn)了考勤簽到、人員管理、排班管理、請假管理、查看通知、考勤統(tǒng)計等多個功能應(yīng)用。系統(tǒng)功能模塊關(guān)系如圖2所示。

        圖2 云考勤系統(tǒng)功能模塊

        2.4考勤數(shù)據(jù)處理流程

        考勤管理員通過網(wǎng)頁登錄云考勤業(yè)務(wù)界面錄入工作人員個人信息,通過指紋考勤機錄入工作人員指紋信息后,下發(fā)工作人員信息和指紋信息到各個考勤點并設(shè)定簽到工作時間和考勤統(tǒng)計規(guī)則,工作人員開始簽到。考勤簽到的流程及考勤結(jié)果統(tǒng)計報表產(chǎn)生過程如圖3所示。

        圖3 云考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程

        2.5云考勤系統(tǒng)的API接口

        云考勤系統(tǒng)提供API(Application Programming Interface,應(yīng)用程序編程接口)接口以實現(xiàn)考勤和人事數(shù)據(jù)的交換與集成,便于用戶進行二次開發(fā)以及第三方應(yīng)用服務(wù)的快速接入,從而提升云考勤平臺的延展性,主要接口如表1所示。

        表1 云考勤系統(tǒng)API接口

        3云考勤技術(shù)在西安交通大學(xué)圖書館的應(yīng)用

        3.1考勤管理工作現(xiàn)狀和解決方案

        圖書館考勤管理的目的是規(guī)范職工的勞動紀(jì)律,提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量。西安交通大學(xué)圖書館原有考勤管理工作效率比較低,主要原因是圖書館的業(yè)務(wù)部門有多個分布在兩個校區(qū),有些部門工作崗位位置比較分散,需要設(shè)置多個考勤點,一些工作人員的工作崗位不固定,上班簽到地點和下班簽退地點不一致。如何實時了解全館職工出勤情況,及時同步多個考勤點數(shù)據(jù),快速準(zhǔn)確完成圖書館全體職工的考勤報表是現(xiàn)有考勤管理所面臨的難題。圖書館是學(xué)校重要的服務(wù)單位,開館時間比較長,必然存在一些上班時間和地點不固定的輪班職工,其出勤狀態(tài)如何,難以快速判斷和衡量。職工的事假病假、臨時調(diào)班、外出活動等信息一般是人工處理的,這些信息需要考勤管理員事后做登記和統(tǒng)計工作,因此工作效率難以提高。

        隨著科技進步和信息技術(shù)的不斷發(fā)展,考勤技術(shù)也得以發(fā)展,2013年出現(xiàn)的群英云考勤系統(tǒng)首創(chuàng)了全球云端網(wǎng)絡(luò)指紋考勤服務(wù),經(jīng)過前期調(diào)研和試用考察,西安交通大學(xué)圖書館認(rèn)為使用該公司的云端考勤管理平臺和考勤軟件,既能免除服務(wù)器軟硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和考勤軟件升級維護等支出,又能實現(xiàn)專業(yè)的考勤管理,是解決目前圖書館考勤難題的最佳方案。

        3.2基于云平臺的圖書館考勤系統(tǒng)架構(gòu)

        基于云的考勤技術(shù)與傳統(tǒng)的考勤技術(shù)相比有很大創(chuàng)新,它有效實現(xiàn)了考勤系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)連接,能夠快速同步不同考勤機上職工的考勤信息,職工在各個考勤點的考勤數(shù)據(jù)都被統(tǒng)一保存至云端考勤服務(wù)器。考勤管理員可通過瀏覽器登錄考勤管理系統(tǒng),設(shè)定考勤規(guī)則、錄入員工信息和監(jiān)控考勤設(shè)備。被考勤員工可隨時隨地通過瀏覽器查看個人考勤記錄、提交請假、調(diào)休和補簽等申請。西安交通大學(xué)圖書館云考勤系統(tǒng)實際架構(gòu)如圖4所示。

        圖4 圖書館云考勤系統(tǒng)實際運行

        3.3圖書館云考勤管理實施過程

        西安交通大學(xué)圖書館共有職工140多人,分布在興慶校區(qū)和雁塔校區(qū)兩個校區(qū),首先在圖書館大門處安裝好指紋考勤機并聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)后,接著由辦公室負(fù)責(zé)考勤信息準(zhǔn)備流程:批量錄入信息->設(shè)置工作時間->上傳數(shù)據(jù)至考勤機->考勤機采集個人指紋->考勤開始。

        ①批量錄入信息:考勤管理員登錄云端考勤系統(tǒng),后臺用多種方式(單個添加、批量添加、表格導(dǎo)入、郵件邀請等)錄入圖書館職工信息,職工信息添加成功后,系統(tǒng)自動生成職工CC號即為其考勤賬號。

        ②設(shè)置工作時間:考勤管理員分組設(shè)置每一個圖書館職工的工作時間,方便系統(tǒng)判斷職工的打卡時間是否為遲到或早退。

        ③上傳數(shù)據(jù)至考勤機:考勤管理員通過互聯(lián)網(wǎng)一次性上傳職工姓名、考勤編號等信息至指定的考勤機里,省去在各個考勤機上輸入職工信息的麻煩。

        ④考勤機采集個人指紋:考勤管理員在任意一臺考勤機上登記每個職工的指紋,考勤機只保存經(jīng)過算法加密后的指紋識別數(shù)據(jù),并自動上傳到云端服務(wù)器中,然后同步到其他考勤機中。

        ⑤職工開始用考勤機打卡,考勤管理員和職工登錄考勤系統(tǒng)查看和統(tǒng)計職工考勤記錄。

        3.4圖書館云考勤管理系統(tǒng)的特點

        ①Web考勤管理,突破傳統(tǒng)考勤繁雜的安裝與使用流程,只要能上網(wǎng),打開瀏覽器就能管理考勤事務(wù),功能簡單、可靠和實時。

        ②遠程多點接入,打破傳統(tǒng)考勤區(qū)域局限,跨區(qū)域跨網(wǎng)絡(luò)多點接入,在同一個管理賬號下可管轄多臺考勤機,統(tǒng)一管理其中的考勤數(shù)據(jù),不受地域遠近的限制。

        ③記錄實時上傳,無需人工處理,考勤數(shù)據(jù)上傳后,可實時查看職工的考勤記錄,省去人工拷貝的環(huán)節(jié)。

        ④數(shù)據(jù)同步共享,職工個人信息以及對應(yīng)的指紋特征可在多臺機器上共享,避免了每個考勤機重復(fù)錄入員工信息的操作。

        ⑤本地免維護,無需搭建考勤管理服務(wù)器和安裝調(diào)試考勤管理軟件,更沒有地理限制,只要能上網(wǎng),就能打卡考勤,考勤數(shù)據(jù)自動同步到云端后臺進行統(tǒng)計分析。

        3.5職工考勤信息整合到校園信息門戶中

        校園信息門戶是對校園現(xiàn)有的各種服務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用資源的有效集成整合,以門戶的形式為學(xué)校教師和學(xué)生提供其需要的全部信息與服務(wù)[4]。圖書館職工考勤系統(tǒng)可以作為本單位在信息門戶的日常工作模塊放入其中,實現(xiàn)方法為校園信息職工考勤模塊訪問云考勤系統(tǒng)提供的API接口以實現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)的交換,校園門戶網(wǎng)頁中PHP語言調(diào)用代碼實例如下所示:

        $ch = curl_init();//創(chuàng)建一個新cURL資源

        $time = time();

        $data = array(//公共必傳參數(shù)

        ’account’=>’62e942ba942817a92a49ad26554be4f8’,// API賬號

        ’requesttime’=>$time,//請求時間

        );

        $data[’start’] =’2014-07-01’;//接口參數(shù)

        $data[’end’] =’2014-07-31’;

        ksort($data);//按key排序

        $sign = md5(join(’’,$data).’通訊密鑰’);//生成簽名

        $data[’sign’] = $sign;

        //設(shè)置URL和相應(yīng)的選項,請通過GET方式傳參,以下是獲取考勤記錄接口

        curl_setopt($ch,CURLOPT_URL,"http://kq.qycn.com/in?dex.php/Api/Api/recordlog?".http_build_query($data));

        curl_setopt($ch,CURLOPT_HEADER,0);

        curl_setopt($ch,CURLOPT_RETURNTRANSFER,1);

        //抓取URL并把它傳遞給瀏覽器

        $retjson = curl_exec($ch);//返回的數(shù)據(jù),json格式

        curl_close($ch);//關(guān)閉cURL資源,并且釋放系統(tǒng)資源

        4 結(jié)語

        2014年7月西安交通大學(xué)圖書館使用云考勤系統(tǒng)開始管理職工的考勤,經(jīng)過半年多的使用,圖書館的考勤管理工作有了很大的變化,職工遲到和提前下班的現(xiàn)象基本消失。職工可隨時上網(wǎng)查詢自己的考勤情況,也解決了其對考勤記錄的爭議。職工請假和外出可隨時提出申請,并在網(wǎng)上通過審核,審核結(jié)果自動上傳到云端考勤系統(tǒng)中并實時反映到職工個人的考勤報表中。部門主管從繁瑣的考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計和職工排班管理中解放出來,圖書館領(lǐng)導(dǎo)也能快速全面地掌握圖書館職工的出勤情況。

        綜上所述,云考勤管理系統(tǒng)在使用過程中能夠快速、穩(wěn)定、準(zhǔn)確地完成考勤管理,真實地反映職工的出勤情況,是一種較為先進的管理方式,是云計算技術(shù)在圖書館管理應(yīng)用中具體實現(xiàn),其對高校圖書館實現(xiàn)日常管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化具有重要的示范意義。

        參考文獻:

        [1]鄧奇強.圖書館利用門禁管理系統(tǒng)考勤存在的問題及解決辦法——以懷化學(xué)院圖書館為例[J].當(dāng)代教育理論與實踐,2013(8):64-66

        [2]百度百科.云考勤[EB/OL].[2015-04-02].http://baike.bai?du.com/view/9345516.htm.

        [3]朱鳳.淺談云計算在圖書館中的應(yīng)用[J].中華醫(yī)學(xué)圖書情報雜志,2011(1):56-59.

        [4]王翠萍,張妍妍.學(xué)科信息門戶的個性化服務(wù)調(diào)查研究[J].圖書館學(xué)研究,2008(7):59-63.

        耶健工程碩士,副研究館員,信息技術(shù)部副主任。

        收稿日期:(2015-06-26;責(zé)編:楊新寬。)

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