王衛(wèi)芳

(浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 檔案室，杭州 310012)

高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理模式研究

王衛(wèi)芳

(浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 檔案室，杭州 310012)

高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是做好實(shí)驗(yàn)室工作的重要保證。實(shí)驗(yàn)室檔案主要包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍、科研與社會(huì)服務(wù)等五個(gè)方面。實(shí)驗(yàn)室的檔案可分為實(shí)物檔案和電子檔案兩種，不同性質(zhì)的檔案采用不同的保存與整理方式。實(shí)驗(yàn)室檔案信息化的管理的目的是將實(shí)驗(yàn)室檔案作為一種社會(huì)資源加以開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室檔案的信息共享。

實(shí)驗(yàn)室檔案；檔案管理；信息化管理；研究

實(shí)驗(yàn)室是高校教學(xué)的重要組成部分，是培養(yǎng)綜合型、復(fù)合型人才的重要基地。高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是做好實(shí)驗(yàn)室工作、全面提高實(shí)驗(yàn)室管理水平和實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平的重要保證，是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)重要工作。抓好實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)，理順實(shí)驗(yàn)室檔案管理模式，會(huì)促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室綜合管理水平的提高，從而更好地發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室在實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科學(xué)研究中的作用。建立一套健全的高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理體系，建設(shè)科學(xué)規(guī)范的文檔資料，可以為各種評(píng)估提供準(zhǔn)確、全面、及時(shí)和實(shí)用的實(shí)踐教學(xué)檔案信息，對(duì)推動(dòng)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，實(shí)施科學(xué)決策、開(kāi)展科學(xué)研究，都發(fā)揮著重大的作用，是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的一個(gè)不可或缺的工作重點(diǎn)[1]。

1 實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)室檔案是指在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理、教學(xué)、科研及社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、影片、錄音帶、錄像帶等文件與圖片材料[2]。實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)內(nèi)容主要包括以下五個(gè)部分。

1.1 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)檔案

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)檔案主要包括：上級(jí)部門(mén)批復(fù)的實(shí)驗(yàn)室專項(xiàng)資金建設(shè)文件；實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)設(shè)施圖紙、房屋使用面積的大小、裝修和驗(yàn)收情況說(shuō)明等資料；實(shí)驗(yàn)室各種水電路的布線圖；儀器設(shè)備的合格證、使用說(shuō)明書(shū)等；儀器設(shè)備驗(yàn)收記錄；大型儀器設(shè)備專用檔案。

1.2 實(shí)驗(yàn)室管理檔案

實(shí)驗(yàn)室管理檔案主要包括：國(guó)家、省、市有關(guān)部門(mén)相關(guān)的法律法規(guī)；實(shí)驗(yàn)室建立、改建和撤銷(xiāo)的文件[3]；學(xué)校與各實(shí)驗(yàn)中心的各項(xiàng)規(guī)章制度；學(xué)校與本實(shí)驗(yàn)中心的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃；歷年的實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃與年終工作總結(jié)；實(shí)驗(yàn)室使用記錄，實(shí)驗(yàn)室課外借用申請(qǐng)；歷年的實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)資料；儀器設(shè)備的使用、維修、借用、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等記錄；低值設(shè)備和低值材料的進(jìn)賬與領(lǐng)用記錄；實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放情況統(tǒng)計(jì)表等。

1.3 實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案

實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案主要包括：自編實(shí)驗(yàn)教材及指導(dǎo)書(shū)；實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃和大綱；實(shí)驗(yàn)室安排表、實(shí)驗(yàn)課表與學(xué)生分組情況；實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表，驗(yàn)證性、設(shè)計(jì)性實(shí)驗(yàn)比例表；各實(shí)驗(yàn)實(shí)際開(kāi)出記錄、開(kāi)出成功率，實(shí)驗(yàn)室使用人時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)等；學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告及與實(shí)驗(yàn)教學(xué)考核的相關(guān)資料。

1.4 實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍管理檔案

實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍建設(shè)與管理檔案主要包括：實(shí)驗(yàn)室工作人員匯總表；實(shí)驗(yàn)室工作人員個(gè)人履歷表；實(shí)驗(yàn)室崗位責(zé)任制、分工細(xì)則；實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施情況、培訓(xùn)總結(jié)等；晉級(jí)晉職、職稱評(píng)聘資料記錄[4]；實(shí)驗(yàn)室人員值班安排、值班記錄等；實(shí)驗(yàn)室會(huì)議資料。

1.5 科研與社會(huì)服務(wù)檔案

實(shí)驗(yàn)室科研檔案包括：歷年縱向、橫向科研項(xiàng)目和教改項(xiàng)目的申報(bào)書(shū)、上級(jí)批準(zhǔn)文件、合同等；科研任務(wù)書(shū)和成果鑒定材料；發(fā)明專利；實(shí)驗(yàn)研究論文與出版專著等。

社會(huì)服務(wù)檔案包括：實(shí)驗(yàn)室社會(huì)服務(wù)安排，儀器設(shè)備的社會(huì)服務(wù)統(tǒng)計(jì)、記錄等。

2 實(shí)驗(yàn)室檔案管理模式實(shí)踐

高校的實(shí)驗(yàn)室檔案工作存在著種類多、內(nèi)容雜、涉及范圍廣的特點(diǎn)，建立實(shí)驗(yàn)室檔案的工作量是很大的[5]。在實(shí)驗(yàn)室檔案管理中，將集成思想應(yīng)用于實(shí)驗(yàn)室檔案管理實(shí)踐的全過(guò)程。通過(guò)集成管理，對(duì)檔案管理要素、管理結(jié)構(gòu)及其內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行重構(gòu)，使各個(gè)要素依據(jù)檔案自身的內(nèi)在規(guī)律，組合成一個(gè)有機(jī)整體[6]。按照檔案保存的形式來(lái)分，實(shí)驗(yàn)室檔案可分為實(shí)物檔案和電子檔案兩種。

2.1 實(shí)驗(yàn)室實(shí)物檔案管理

實(shí)物檔案包括紙質(zhì)文件、圖紙、磁帶、光盤(pán)等，可以按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案搜索方式，使使用者能及時(shí)找到所需信息。實(shí)驗(yàn)室實(shí)物檔案主要包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放等過(guò)程中積累的各種直接的、有意義的、具有保存價(jià)值的紙質(zhì)材料。按照檔案編目(archival cataloging)的基本原理，采用漢語(yǔ)拼音的方式，按實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)內(nèi)容將實(shí)驗(yàn)室實(shí)物檔案分為6大類，其中JS代表實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、GL代表實(shí)驗(yàn)室管理、JX代表實(shí)驗(yàn)教學(xué)、DW代表實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍管理、KY代表實(shí)驗(yàn)室科研、QT代表社會(huì)服務(wù)和其他有保存價(jià)值的檔案。其實(shí)驗(yàn)室檔案編碼模式如圖1所示。

圖1 實(shí)驗(yàn)室檔案編碼模式

所有實(shí)驗(yàn)室檔案材料按類進(jìn)行歸檔，每類都有一個(gè)固定的位置，類下面根據(jù)需要建立二級(jí)類目，每件檔案都有唯一的編號(hào)。使用檔案管理軟件進(jìn)行目錄管理，方便檔案的查詢和利用，也可編制案卷目錄，方便人工查詢。

2.2 實(shí)驗(yàn)室檔案信息化管理

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)與管理也逐漸采用信息化的方式。檔案信息化可理解為是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過(guò)程[7]。實(shí)驗(yàn)室電子檔案包括兩個(gè)部分：(1)可供全校查閱的檔案信息化集成的基本要素。包括實(shí)驗(yàn)室檔案的編目情況、實(shí)驗(yàn)室檔案存儲(chǔ)位置等，可供有需要的人員簡(jiǎn)單地查找相應(yīng)檔案所在位置并能迅速得到所需檔案。(2)結(jié)合信息化的手段進(jìn)行編目、整理和保存的電子類檔案。主要包括上級(jí)文件的電子公文、電子圖紙、文檔(電子版實(shí)驗(yàn)教材等)圖片、視頻、教學(xué)軟件等內(nèi)容，并把紙質(zhì)文檔中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描與電子化，保存在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。(3)通過(guò)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)中心平臺(tái)，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放預(yù)約系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教學(xué)資源庫(kù)等信息化平臺(tái)，將所有實(shí)驗(yàn)室的檔案信息進(jìn)行集成。實(shí)驗(yàn)室檔案信息化集成的目的是將實(shí)驗(yàn)室檔案作為一種社會(huì)資源加以開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室檔案的信息共享。

2.3 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)，提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平，需要訓(xùn)練有素的實(shí)驗(yàn)室人員來(lái)配合。在實(shí)驗(yàn)室日常管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)的開(kāi)展中要注意不斷積累、豐富實(shí)驗(yàn)室檔案。要加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室人員檔案管理方面的知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高實(shí)驗(yàn)室人員在檔案管理方面的素質(zhì)[8]。為提高實(shí)驗(yàn)室檔案工作的有效性，校檔案室聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室管理部門(mén)對(duì)全校的實(shí)驗(yàn)員進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)，并聘任實(shí)驗(yàn)員作為兼職實(shí)驗(yàn)室檔案員。學(xué)校為實(shí)驗(yàn)室兼職檔案員定期開(kāi)設(shè)檔案知識(shí)講座與培訓(xùn)，講解實(shí)驗(yàn)室檔案的歸檔要求，并在實(shí)驗(yàn)室檔案歸檔時(shí)幫助、檢查、指導(dǎo)具體檔案整理工作。近年來(lái)，各實(shí)驗(yàn)室對(duì)檔案歸檔工作的越來(lái)越重視，加之在實(shí)驗(yàn)員中對(duì)檔案基本知識(shí)的普及，各實(shí)驗(yàn)室檔案的歸檔水平逐步提高，有效地保證了正常實(shí)驗(yàn)教學(xué)的進(jìn)行，保證了實(shí)驗(yàn)室可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

高校實(shí)驗(yàn)室檔案工作是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化、程序化的重要標(biāo)志之一[9]。實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持續(xù)性的工作，實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平的高低直接影響實(shí)驗(yàn)教學(xué)與其他各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)室在工作的正常開(kāi)展，以及實(shí)驗(yàn)室長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。因此，要重視高校實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)。檔案學(xué)的基本要求是體現(xiàn)存檔內(nèi)容的原始屬性，所以實(shí)驗(yàn)室檔案應(yīng)該是在實(shí)驗(yàn)教學(xué)與研究的過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。只有保證了記錄的直接性和真實(shí)性，才能保證歸檔材料的可信度和其真正的利用價(jià)值[10]。高校實(shí)驗(yàn)室檔案日積月累，檔案整理與管理的工作量越來(lái)越大，紙質(zhì)檔案越來(lái)越不能滿足當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室管理的需要。隨著信息化手段的普遍使用，檔案的信息化管理是實(shí)驗(yàn)室檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

[1]徐舶.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)世界，2006(9)：34-35.

[2]魏偉，林少波，何湘民.加強(qiáng)檔案建設(shè)，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室規(guī)范化管理[J].實(shí)驗(yàn)科學(xué)與技術(shù)，2008，6(2)：141-143.

[3]杜昔辰，任月梅.試論高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理[J].煤炭高等教育，2000(6)：87-88.

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[9]陳建銳，何增穎.高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理探討[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2013，30(8)：224-227.

[10]林芷蔭，徐國(guó)輝.高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理之我見(jiàn)[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2003，20(1)：120-122.

Study of Archives Management Mode of University Laboratory

WANG Weifang

(Archives Office, Zhejiang International Studies University, Hangzhou 310012, China)

The laboratory archives management work of universities is an important guarantee of laboratory work. The contents of laboratory archives are mainly including five aspects as follow: laboratory construction, laboratory management, experiment teaching, laboratory team, research and social service. Lab archives can be divided into two kinds: physical files and electronic files, and we must use different preservation and consolidation method to sort out different character of the archives. The purpose of lab archives information management is to develop and utilize the lab archives as a kind of social resources, in order to promote information sharing of the laboratory archives.

lab archives; archives management; information management;investigation

2014-04-03

王衛(wèi)芳(1978-)，女，碩士，館員，主要從事檔案管理研究。

G482;G270

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2015.01.062