王世海

(西南交通大學(xué) 實驗室及設(shè)備管理處，成都 610031)

·國有資產(chǎn)管理·

淺談高校儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案資料管理

王世海

(西南交通大學(xué) 實驗室及設(shè)備管理處，成都 610031)

針對高校儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案資料管理實際存在的問題出發(fā)，結(jié)合高校儀器設(shè)備招投標(biāo)工作流程，從管理者、管理方式、管理方法、信息化技術(shù)等方面設(shè)計一個流程化的管理模式。實現(xiàn)高校儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案資料管理的規(guī)范化、效率化、信息化。

招投標(biāo)；檔案管理；管理信息化；儀器設(shè)備

1 高校設(shè)備招投標(biāo)資料管理的現(xiàn)狀

1.1 設(shè)備招投標(biāo)采購檔案工作重視不夠

高校設(shè)備招投標(biāo)采購過程由專職的職能部門：采購中心或者兼職的職能部門、國有資產(chǎn)管理處、實驗室及設(shè)備管理處主要負責(zé)實施。而招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的文本資料最終都保存于高校檔案管理部門，且采購執(zhí)行部門極少會配置專人或者專業(yè)的檔案管理人員負責(zé)整理、歸檔這些文本資料。

1.2 設(shè)備招投標(biāo)采購檔案存檔資料不規(guī)范

政府采購在高校廣泛實施后，由于采購設(shè)備的多樣性，使得招投標(biāo)過程中出現(xiàn)了很多不同的情況。例如，三家以上的公開開標(biāo)、公告二次后的兩家競爭性談判、公告二次后的一家單一來源談判等，使得文本資料的多樣性，沒有規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。加之專業(yè)的檔案管理部門出臺的招投標(biāo)資料存檔目錄，大多基于《政府采購檔案管理制度》，屬于大框架，不細化。造成了采購單位按照采購項目自行需求的選擇文檔資料的存檔，材料不統(tǒng)一，放置順序也無規(guī)范。

1.3 設(shè)備招投標(biāo)采購檔案整理不及時

一套完整的招投標(biāo)采購檔案反應(yīng)了招投標(biāo)活動的整個過程，從計劃的報批到確定中標(biāo)的供應(yīng)商，再到合同簽訂以及最后的設(shè)備驗收，整個周期可能較長，文檔資料也是隨著時間的推移慢慢增加。由于前期就沒有一個明確的總體目錄，造成新增的文檔資料沒有及時的歸檔，到了項目審計抽出來，缺這樣資料，少那樣資料。

1.4 設(shè)備招投標(biāo)檔案管理信息化手段落后

由于招投標(biāo)檔案大都是紙質(zhì)文檔，整理收集均靠人工操作。而整套資料存檔后只有大目錄下的索引，無電子版數(shù)據(jù)，在查閱是通過索引查到原始材料，再進行查找翻閱，費時費力。

2 主要應(yīng)對措施

2.1 專人專管，提高管理人員檔案意識及業(yè)務(wù)水平[1]

要構(gòu)建一份齊全完整的采購檔案，不論是專職的采購部門還是兼職的采購部門都應(yīng)設(shè)立專職的設(shè)備采購檔案管理人員。管理人員需要具備責(zé)任心和相應(yīng)的業(yè)務(wù)水平，這就要求職能部門不定期的為檔案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，加強管理人員的檔案意識，從日常工作的積累中不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。

2.2 建立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)備采購檔案整理規(guī)范

設(shè)備采購招投標(biāo)文件資料種類繁多，在立卷與歸檔上應(yīng)遵循文檔資料的形成規(guī)律，以保持文件資料的有機聯(lián)系，便于查找和使用。整理方法應(yīng)依據(jù)國家、行業(yè)規(guī)范，政府采購檔案管理制度，根據(jù)高校自身的實際情況，結(jié)合設(shè)備采購工作程序制定相應(yīng)的整體規(guī)范。針對大型的預(yù)研定制類設(shè)備采購，設(shè)備采購檔案可以按招標(biāo)工作流程或者資料形成的時間順序進行整理。例如：招投標(biāo)前期文件(設(shè)備可行性報告、立項文件、經(jīng)費批復(fù)文件等)、招投標(biāo)過程文件(評標(biāo)報告、中標(biāo)結(jié)果等)、合同簽訂與履行、設(shè)備驗收情況等。常規(guī)的專用設(shè)備招標(biāo)采購檔案也可按照招投標(biāo)工作流程活資料形成的時間順序進行整理，無論采用邏輯關(guān)系組卷，還是采用時間順序組卷，原則是統(tǒng)一一種方式，并在編制說明中予以表述，便于檔案后期的使用、查詢和管理。也使檔案在移交專門的管理部門時交接簡單、清楚、明了。

2.3 建立齊全、完整的設(shè)備采購檔案管理目錄及時歸檔

高校設(shè)備采購招投標(biāo)活動從立項到合同簽訂、設(shè)備驗收有一個較長的時間段，這就要求建立起一個涵蓋齊全，資料完整的設(shè)備采購檔案管理目錄，在目錄中一項檔案資料產(chǎn)生后及時地放入項目檔案中。而西南交通大學(xué)設(shè)備采購檔案管理目錄是基于《中華人民共和國政府采購法》和《政府采購檔案管理制度》，結(jié)合高校的《設(shè)備采購檔案管理操作規(guī)程》下制定的。如表1所示。

表1 設(shè)備采購檔案管理目錄

續(xù)表1

整套資料的存放歸檔建議可以采取以下步驟：

(1)在采購項目論證、立項、執(zhí)行批復(fù)計劃下來以后，準(zhǔn)備一個標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，并按照一定的編碼規(guī)則給采購項目編號，如圖1所示。從始至終該編號可以一直作為采購項目編號、合同編號、設(shè)備驗收編號。

圖1 設(shè)備招標(biāo)編碼規(guī)則

(2)按照圖1的存檔目錄，填寫上采購項目編號。在已經(jīng)產(chǎn)生的采購設(shè)備論證報告，經(jīng)費撥付單位或項目立項單位的審批文件上勾。各高校還可以根據(jù)自身的實際情況添加一些要素，如各條目存入檔案盒的時間、經(jīng)辦人。

(3)隨著設(shè)備采購招標(biāo)標(biāo)合同的進行，及時地將原始資料放入檔案盒，并在目錄清單上對應(yīng)處做上標(biāo)記。直到設(shè)備采購項目最終的驗收報告出來后，整套資料就齊備了。開始對所有的資料進行編制頁碼，最后按照頁碼生產(chǎn)存檔資料的目錄。如表2所示，有條件的部門還可以自行裝訂成冊。

2.4 使用信息化手段進行儀器設(shè)備招投標(biāo)資料管理[2]

(1)要按照《政府采購檔案管理制度》與《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定精神指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔[3]，制定出符合招投標(biāo)流程的具體辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)招投標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、運行、管理和維護工作[4]。

(2)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計[6]，可以根據(jù)高校自身的實際需求，結(jié)合項目審計、財務(wù)審核等方面合理設(shè)置數(shù)據(jù)庫的字段?；緮?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以在不同的數(shù)據(jù)庫表單中設(shè)置相互映射的字段關(guān)聯(lián)。

(3)充分利用和發(fā)揮校園網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)平臺的作用，及時保障儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案的建庫入網(wǎng)。

(4)信息平臺應(yīng)建立好嚴(yán)格的權(quán)限操作角色劃分。

(5)建立儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案信息安全保障體系建設(shè)。加強儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的管理，針對各種存在的威脅,采取有效的安全措施,提高整體安全水平,建成堅固的電子檔案信息安全管理體系[5]。

(6)通過對檔案紙質(zhì)文檔進行掃描以及OCR識別等技術(shù)手段對檔案進行數(shù)字化處理，連同錄入的儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案管理信息存儲在設(shè)計合理的文件系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫中，通過信息管理平臺對檔案進行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案的檢索、調(diào)閱、登記、審批等的自動化。

表2 存檔資料的目錄

3 結(jié)束語

高校儀器設(shè)備招投標(biāo)資料是國家審計、審查的重要證明材料，也是支持高校儀器設(shè)備采購招投標(biāo)合法合規(guī)的重要支撐材料，同時保障了高校經(jīng)費使用的合理與安全。做好高校儀器設(shè)備招投標(biāo)資料的管理可以高效、安全、規(guī)范地提高管理水平、完善管理制度；是從根本上支持高校發(fā)展的重要工作。

[1]朱文莉. 如何做好檔案管理人員的角色定位[J].當(dāng)代經(jīng)濟(下半月),2008(8)：79.

[2] 王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社, 2006.

[3]國家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法[M].2003.

[4]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè) [J] .現(xiàn)代情報，2007，6(6):63-64，67.

[5]項文新.構(gòu)建基于信息安全風(fēng)險評估的檔案信息安全保障體系必要性研究[J]. 檔案學(xué)通訊. 2008(1)：56-58.

[6]羅俊，李仁旺，陳立平. 用JSP/Servlet構(gòu)建的三層式產(chǎn)品開發(fā)過程管理系統(tǒng)[J].計算機工程,2002,4(28):44-46，69.

Discussion on the Management of the Bidding File of Equipment of Colleges and Universities

WANG Shihai

(Office of Labs and Facilities Management, Southwest Jiaotong University, Chengdu 610031,China)

With the goal of resolving the problems encountered in the management of bidding documents of the instruments and equipment of colleges and univercitiesand taking the current bidding process as reference, design a process of management within managers, management modes, management methods,information technology and other aspects realize the and informationization of the management of university instruments and equipment bidding documents.

bidding; file management; management informationization; instrument and equipment

2014-07-07

王世海(1981-)，男，工學(xué)碩士，八級職員，專業(yè)方向：通信與信息系統(tǒng)。

G482

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2015.03.065